Full kostnadsredovisning och Full kostnadstäckning SUHFs arbete med full kostnadstäckning leddes tidigare av Bo Sundqvist. En redovisningsmodell för full kostnadstäckning har tidigare utarbetats av Högskolornas Forum för Redovisningsfrågor och Ulla-Kari Fällman. Modellen redovisades för SUHFs förbundsförsamling våren 2007. Förbundsförsamlingen ställde sig bakom principerna i modellen och uppdrog åt SUHFs styrelse att fortsätta arbetet med att utveckla modellen. SUHFs styrelse tillsatte en styrgrupp för det fortsatta arbetet. Styrgruppen har bestått av Ann-Kristin Mattsson (LU), Staffan Sarbäck (LTU) och Kåre Bremer (SU). Styrgruppen har tillsatt en arbetsgrupp för att utarbeta en handledning/kalkylmodell till redovisningsmodellen. Arbetsgruppen har bestått av Ann-Kristin Mattsson (LU), Sonja Hellström (LTU) och Håkan Gehlin (PriceWaterHouseÖhrlings, representant för KAW). Tre personer, Ann-Kristin Mattsson, Claes Falk (UU) och Anna Stolarska (SU) har gjort beräkningar av indirekta kostnader för 23 pågående RJ-projekt vid LU, UU respektive SU.

Kärnverksamhet – U o F och stödverksamhet Kärnverksamhetens delar ska solidariskt bära kostnaderna för stödverksamheten Kärnverksamhetens delar = kostnadsbärare t ex ett forskningsprojekt Enligt kalkylmodellen indelas verksamheten vid ett lärosäte i två delar, kärnverksamhet (utbildning och forskning) och stödverksamhet (administration, infrastruktur mm). Grundprincipen är att kärnverksamhetens delar solidariskt ska bära kostnaderna för stödverksamheten. Kärnverksamhetens delar kallas därför för kostnadsbärare. De kan vara t ex ett forskningsprojekt eller ett utbildningsprogram.

Ett forskningsprojekts fulla kostnader Direkta kostnader: lön, drift, lokaler, utrustning Indirekta kostnader: Projektets andel av stödverksamhetens kostnader på: lärosätesnivå fakultets-(motsv)nivå institutionsnivå Ett forskningsprojekts fulla eller totala kostnader består av projektets direkta kostnader för lön, drift, lokaler och utrustning samt de indirekta kostnaderna vilka är detsamma som projektets andel av stödverksamhetens kostnader. Stödverksamheten fördelas på tre nivåer, lärosätesnivå, institutionsnivå och en mellannivå t ex fakultet. Den senare behöver inte identifieras för små lärosäten. Kalkylmodellen anger hur projektets indirekta kostnader för de tre nivåerna ska beräknas.

Ett forskningsprojekts lokalkostnader Direkta lokalkostnader: Lokaler som nyttjas av projektet inklusive andel i gemensamma institutionslokaler Indirekta lokalkostnader: Lokaler som nyttjas av stödverksamheten Det är värt att notera att det finns såväl direkta som indirekta lokalkostnader. Till de direkta lokalkostnaderna hör sådana för institutionens gemensamma utrymmen som nyttjas av projektet, t ex lunchrum. Målet är att dessa kostnader ska beräknas utifrån faktisk lokalhyra, inte genom schablonbelopp. I de fall projektet delar lokaler med annan verksamhet, t ex gemensamma utrymmen, beräknas projektets procentandel av sådana kostnader som projektlönekostnadernas procentandel av institutionens lönekostnader.

Beräkningsbas lönekostnader* Indirekta kostnader Lärosätet Fakultet Institution Rutorna representerar ett lärosäte med två fakulteter och fem institutioner. Smårutorna representerar kärnverksamhetens olika delar, t ex ett forskningsprojekt vid institutionen längst ned till höger. Vid lärosätet finns också stödverksamhet vars kostnader representeras av rutorna till höger. OBS att rutornas storlek inte har något med kostnadernas verkliga storlek att göra, de har förmodligen helt andra proportioner. För att beräkna projektets andel av de indirekta kostnaderna används lönekostnaderna som beräkningsbas. Alternativt kan löne- och driftkostnaderna användas som beräkningsbas, vilket kan vara lämpligt när stora delar av lönekostnaderna ligger helt utanför lärosätet t ex i form av ALF-medel inom medicin. Projektets andel av kostnaderna för institutionens stödverksamhet är densamma som projektets andel av institutionens lönekostnader. Beloppet för beräkningsbasen kan för enkelhetens skull tas t ex från senaste årsredovisning eller från aktuell budget, det måste inte tas från exakta belopp den tidpunkt då kalkylen görs. Notera också att kalkylen görs antingen för utbildning eller för forskning. Ett forskningsprojekt ska inte belastas med indirekta kostnader för stödverksamhet till utbildningen. *kärnverksamhetens (utbildning eller forskning) lönekostnader alt. löne- och driftkostnader

Beräkningsbas lönekostnader* Indirekta kostnader Lärosätet Fakultet Institution Projektets andel av kostnaderna för fakultetens stödverksamhet är densamma som projektets andel av fakultetens lönekostnader. *kärnverksamhetens (utbildning eller forskning) lönekostnader alt. löne- och driftkostnader

Beräkningsbas lönekostnader* Indirekta kostnader Lärosätet Fakultet Institution Projektets andel av kostnaderna för lärosätets gemensamma stödverksamhet är densamma som projektets andel av hela lärosätets lönekostnader. *kärnverksamhetens (utbildning eller forskning) lönekostnader alt. löne- och driftkostnader

Beräkningsbas lönekostnader* Indirekta kostnader Lärosätet Fakultet Institution Summan av projektets andel av kostnaderna för stödverksamheten på de tre nivåerna utgör projektets indirekta kostnader. *kärnverksamhetens (utbildning eller forskning) lönekostnader alt. löne- och driftkostnader

Några aktuella RJ-projekts fulla kostnader Direkta kostnader Indirekta kostnader Proj Lönek Driftk Lokalk ∑ Univ% Fak% Inst% ∑ UU1 520 5 74 599 16 48 36 347 UU2 414 15 60 489 22 39 39 149 LU1 414 10 64 488 15 20 65 321 LU2 586 40 72 698 26 32 42 215 SU1 566 10 46 622 36 36 28 408 SU2 656 90 138 794 49 33 18 348 Medel* 685 35 102 824 28 32 39 429 *av 23 projekt (det finns avrundningsfel) I oktober 2006 beviljade RJ 26 nya projekt varav 23 vid UU, LU och SU. Full kostnadsanalys enligt kalkylmodellen har gjorts för dessa 23 projekt. Tabellen visar ett urval av sex projekt samt medelvärdet. Det framgår att variationerna är stora mellan projekten.

Kostnadstäckning för RJ-projekt* vid olika påslag Påslag Bas f Totalt Kostnads- Kommentar % påslag bev täckn % 35 720 972 78 Gamla överensk 2005 o tidigare 11.1 720 800 64 RJs beslut oktober 2006 20 720 864 69 Överensk med RJ för 2007 24.2 720 894 71 RJ fr 2008 utan lokalkostn 24.2 824 1023 82 RJ fr 2008 med lokalkostn 52 824 1253 100 Full kostnadst ny beräkning 74 720 1253 100 Full kostnadst gammal beräkning *medelvärden för 23 projekt 720=löne och driftskostn (ej lokalkostn) 824=totala direkta kostn Med medelvädena från de 23 projekten kan kostnadstäckningen från RJ beräknas med olika typer av påslag för indirekta kostnader. Beräkningen förutsätter att RJ verkligen beviljat alla direkta löne- och driftskostnader 720 kkr. De båda raderna med 824 kkr som beräkningsbas för påslaget förutsätter att RJ också beviljar de direkta lokalkostnaderna.

RJs olika påslag fr o m 2008 Projekt och Pro Futura 24.2%* på beviljat belopp för direkta kostnader Viktigt ta med direkta lokalkostnader i ansökan Program (storprojekt) 16%* på beviljat belopp för direkta kostnader Direkta lokalkostnader ingår ej, betalas av lärosätet Infrastrukturstöd Enligt överenskommelse från fall till fall *Högskolemoms tillkommer, avskaffas fr o m 2009 Påslaget om 24.2% bedömer SUHFs styrelse som acceptabelt. Den stora vinsten med detta är att det beräknas på det totala bevilja de beloppet, alltså inklusive direkta lokalkostnader, om dessa i fortsättningen finns upptagna och beviljas av RJ. Påslaget om 16% för programmen har dikterats av RJ. Programstödet innehåller inte heller några bidrag till lokalkostnader som i sin helhet måste tas av lärosätet.

Rekommendationer Utbildning av prefekter och forskare Full kostnadsanalys i alla nya ansökningar Ta med lärosätets medfinansiering i ansökan Direkta lokalkostnader särskilt i RJ-ansökningar Utbildning av prefekter och forskare i full kostnadsanalys är viktigt. Det måste klargöras att bristande kostnadstäckning leder till att lärosätets egna resurser binds upp i stöd till externprojekten på bekostnad av lärosätets egna satsningar på t ex lektorers forskning eller forskarassistenttjänster. Det är viktigt att göra en full kostnadsanalys, att sätta upp alla direkta kostnader i ansökan, att beräkna hur stor andel av de indirekta kostnaderna som kommer att täckas av ett visst påslag anvisat av finansiären, samt sätta upp det felande beloppet som lärosätets medfinansiering.