Anbudsutvärdering – i teori och praktik 8 november 2013

Anbudsutvärdering En av de viktigaste delarna. Avgörande för att upphandlande myndighet ska få det bästa möjliga vid upphandlingen. Utvärderingsmodell som har brister leder till att upphandlande myndighet inte får det som önskas. Finns inga regler om hur en utvärderingsmodell ska vara utformad.

EU-rättsliga principerna Icke-diskriminering Likabehandling Ömsesidig erkännande Proportionalitet Öppenhet (förutsebarhet och transparens)

Särskilda kontraktsvillkor Ekonomiskt mest fördelaktiga Kvalificering Prövning Utvärdering Särskilda kontraktsvillkor Kraven på varan eller tjänsten Uteslutningskriterier Kvalificeringskriterier Kontraktsföremålet Utvärdering sker mot Pris Kvalitet Leverantörens organisation Ekonomiskt mest fördelaktiga Enligt FU

Är det lämpligt? Det ska byggas en lekstuga i stadsparken. Är de då lämpligt att ställa krav på några års högskoleutbildning på platschefen? att ställa krav på 10 års erfarenhet som platschef och minst 4 namngivna liknande referensprojekt? Är dessa krav lämpliga utifrån projektens syfte och omfattning?

Krav på produkten Krav på föremålet för upphandlingen kan formuleras fritt. Krav att varor tillverkas av visst material är tillåtet, däremot inte krav som är diskriminerande och oproportionerliga. Den fria rörligheten av varor inom EU får inte hindras.

Tekniska specifikationer Kan beskriva olika egenskaper, t.ex. miljöegenskaper för produkter. Får inte hänvisa till något specifikt varumärke eller ursprung. Kan utformas genom hänvisning till olika standarder, som prestandakrav eller som funktionskrav. Måste vara kopplade till det som ska upphandlas. HD:s dom i mål 7957-09, 2010-02-02 upphandling av bl.a. suturer och kirurgiska stapler.

Miljöhänsyn och sociala hänsyn Miljöhänsyn och sociala hänsyn kan beaktas i olika skeden av en upphandling. Krav kan ställas: På anbudsgivaren, s.k. kvalificeringskrav. På upphandlingsföremålet, s.k. obligatoriska krav (ska-krav). Som ett särskilt kontraktsvillkor. Vid utvärderingen, dvs. som tilldelningskriterium.   .

Särskilt om sociala hänsyn Finns inte någon entydig definition vad som innefattas i begreppet sociala hänsyn i rättspraxis Enligt Europeiska kommissionen kan det handla om olika arbetsmarknads- och socialpolitiska åtgärder som genomförs inom ramen för ett offentligt upphandlingskontrakt

Lokala hänsyn En UM får inte ge ett lokalt företag företräde i samband med en upphandling Krav på närodlat eller lokalproducerat är inte tillåtna Krav på korta transportavstånd är inte tillåtna

Kontrollerbara krav Kan UM kontrollera att ett krav uppfylls? ”Miljöklassad brandsläckare” – KamR i Gtbrg, mål nr 661-13, 2013-06-07

Kontrollerbara krav Krav som ska vara uppfyllt först vid fullgörande av kontrakt behöver inte uppfyllas under anbudstiden ”Renoveringsarbeten”, KamR i Gtbrg, mål nr.6247-12, 2012-11-28

TÄNK PÅ! Ställ tydliga krav i upphandlingen Leverans (rätt tid, rätt utfört) och ange tydligt konsekvenserna om leverans inte sker enligt kraven (viten). Fundera noga över kvalitetskraven innan upphandlingen påbörjas . Tänk noga igenom kvalificeringskraven och utvärderingsmodellen innan annonsering Vad är viktigt för er? Ställer ni för höga krav? Vad blir konsekvensen av det? Blir det några ekonomiska konsekvenser?

TÄNK PÅ MER! Miljöhänsyn kan tas som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt Särskilda villkor ska framgå av förfrågningsunderlag eller annons UM får begära att leverantören bekräftar och accepterar villkoret Det måste vara möjligt att kontrollera och följa upp villkoren under kontraktstiden

Tilldelning av kontrakt Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 1. Lägsta pris 2. Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga

Utformning av tilldelningskriterier Tilldelningskriterierna ska avse varan eller tjänsten, de får INTE avse anbudsgivarens organisation eller kapacitet inte ge UM obegränsad valfrihet (möjlighet till godtycke) vara mätbara vara kontrollerbara överensstämma med de grundläggande EU-rättsliga principerna

Viktning och rangordning I en upphandling under tröskelvärdena eller av s.k. B-tjänster ska tilldelningskriterierna viktas : t.ex. pris 60%, kvalitet 40%, eller rangordnas: t.ex. 1. Pris, 2. Kvalitet och 3. Leveranstid, eller viktas med intervall: t.ex. pris 60-70% och kvalitet 30-40%

Viktning och rangordning I en upphandling över tröskelvärdena ska tilldelningskriterierna viktas : t.ex. pris 60%, kvalitet 40%, eller viktas med intervall: t.ex. pris 60-70% och kvalitet 30-40% Om det inte är möjligt att vikta tilldelningskriterierna får de rangordnas.

Absoluta och relativa utvärderingsmodeller En utvärderingsmodell kan utformas på många olika sätt men… den måste vara förutsebar! Anbudsgivarna ska redan när de läser förfrågningsunderlaget förstå hur bedömningen kommer att ske. Beskriv vad som kommer att värdesättas Beskriv vad anbudsgivaren ska uppfylla för att uppnå de olika nivåerna (poängen) i värderingen

Absolut utvärderingsmodell Modellen uppfattas som tydlig, matematisk enkel och har inga inbyggda problem med poängskalan.   Utvärderingen av ett anbud är inte beroende av vilka andra anbud som kommer in i upphandlingen. Utvärderingen sker istället enligt fastställda parametrar. UM sätter ett pris på de kvalitativa egenskaper som kommer att värdesätts vid utvärderingen.

Absolut utvärderingsmodell Tilldelningskriterier Pris Leveranstid Inställelsetid (service) Kontrakt kommer att tilldelas den anbudsgivare som får det lägsta justerade priset efter det att anbudspriset och ”värdet” av snabb leverans och kort inställelsetid räknats samman

Absolut utvärderingsmodell Justerat pris Anbudsgivarens anbudspris minus värdet av snabb leverans och värdet av kort inställelsetid.   Ekonomiskt mest fördelaktigt Det anbud som får det lägsta justerade priset anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga.

Absolut utvärderingsmodell Utgångpris: Anbudspriset (2 000 000 kr) Leveranstid: Obligatoriskt krav = inom fyra månader Inom en månad, värde 300 000 kr Inom två månader, värde 200 000 kr Inom tre månader, värde 100 000 kr Inställelsetid: Obligatoriskt krav = inom 36 timmar Inom 5 timmar, värde 200 000 kr inom 10 timmar, värde 100 000 kr inom 24 timmar, värde 50 000 kr

Absolut utvärderingsmodell Justerat pris Anbudspris = 2 000 000 kr Maximalt avdrag = 300 000 kr + 200 000 kr = 500 000 kr Justerat pris = 1 500 000 Anbudspriset gäller förstås vid fakturering!

Relativ utvärderingsmodell Utvärderingen av ett anbud är beroende av vilka andra anbud som kommer in i upphandlingen. UM sätter poäng på de kvalitativa egenskaper som kommer att värdesätts vid utvärderingen. Anbudspriset poängsätts enligt en förutbestämd formel.

Relativ utvärderingsmodell Det finns flera olika varianter av hur anbudspriserna relateras till varandra. Ofta relateras det enskilda anbudets pris till det lägsta anbudspriset som lämnats i upphandlingen. Ett alternativ kan vara att det enskilda anbudets pris relateras till ett medelvärde av inkomna anbudspriser eller ett medianvärde.

Relativ utvärderingsmodell Tilldelningskriterier Pris Kvalitet (t.ex. leveranstid och inställelsetid) Kontrakt kommer att tilldelas den anbudsgivare som har högst poäng sedan poängen för kvalitetskriterierna och anbudspriset vägts samman

Relativ utvärderingsmodell Kvalitet : Definiera i förfrågningsunderlaget vad som krävs för att uppnå 0, 1, 2, 3, 4 respektive 5 poäng. Vikt = 60 % Pris: Ange i förfrågningsunderlaget till vilket pris (t.ex. lägsta anbudspris) som det enskilda anbudspriset ska relateras. Maximalt 5 poäng. Vikt = 40 % Pris beräknas enligt formeln: Lägsta pris/Enskilt anbudspris * 5 Därefter viktas kvalitetspoängen och prispoängen (60 respektive 40 %) och räknas samman.

Relativ utvärderingsmodell Anbud A Anbudspris: 1 000 000 kr Kvalitetspoäng: 4 Anbud B Anbudspris: 700 000 kr (lägst pris) Kvalitetspoäng: 2

Relativ utvärderingsmodell Anbud A Pris: 700 000/1 000 000 * 5 = 3,5 * 40 % = 1,4 Kvalitet: 4 * 60 % = 2,4 Totalt: 3,8 poäng Anbud B Pris: 700 000/700 000 * 5 = 5 * 40 % = 2.0 Kvalitet: 2 * 60 % = 1,2 Totalt: 3,2 poäng A vinner!

Relativ utvärderingsmodell Om i stället anbud B har ett betydligt lägre pris… Anbud A Pris: 300 000/1 000 000 * 5 = 1,5 * 40 % = 0,6 Kvalitet: 4 * 60 % = 2,4 Totalt: 3,0 poäng Anbud B Pris: 300 000/300 000 * 5 = 5 * 40 % = 2.0 Kvalitet: 2 * 60 % = 1,2 Totalt B = 3,2 poäng B vinner!

Tydlig utvärderingsmodell Det ska framgå tydligt av utvärderingsmodellen vad anbudsgivarna ska uppfylla för att få en viss poäng ”Upphandling av äldreomsorg”, KamR i Sthlm, mål nr 7362-12, 2013-02-06

Andra frågor vid anbudsutvärderingen Kan man använda en jury vid en anbudsutvärdering? Kan man utvärdera egna referenser? Onormalt låga anbud?

Exempel rättsfall Absolut utvärderingsmodell KamR i Göteborg 2011-05-30, mål nr. 1213-11 Relativ utvärderingsmodell KamR i Jönköping, 2011-06-20, mål nr 1418-11

Tack! Kammarkollegiets upphandlingsstöd Agneeta Anderson, 08-700 08 97 agneeta.anderson@kammarkollegiet.se Irina Svensson, 08-700 06 82 irina.svensson@kammarkollegiet.se