KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK Maarit Outinen, Stakes specialplanerare Tjänster för kommuner Kristiina Hellstén, Åbo stad Tupu Holma, Kommunförbundet Maarit Outinen 2006

Olika sätt att bedömma kvalitet Kundbedömning1: feedback från patienter, anhöriga, användare av service.. Kundbedömning2: feedback från beställaren, partnern, köparen… Extern bedömning (auditering): görs av en oberoende part eller köparen Olika sätt att bedömma kvalitet Självbedömning: personlig, teamet, arbetsenheten, organisationen Benchmarking: Jämförelse av egen verksamhet mot den bästa möjliga förebilden Intern bedömning: intern bedömning av organisationens verksamhet och handlingssätt Kollegial bedömning: ömsesidigt mellan kollegor i samma verksamhetsområde Tupu Holma 2003 Maarit Outinen 2006

JÄMFÖRELSER NÄR OCH VARFÖR Efter de första perioderna av kvalitets-utvecklingen börjar man sakna en ”spegel”: vad har andra gjort? vad kunde vi lära oss om andra? hur har vi själv lyckats? Maarit Outinen 2006

”TRADITIONELLT” STUDIEBESÖK ? ofta effektlös, för generell/ytlig nivå besöket förbereds dåligt man utvärderar inte hur man kan dra nytta till den egna verksamheten av det man lärt sig man ger inte feedback till ”värdarna” Maarit Outinen 2006

PEER REVIEW? Utveckling av verksamheten inom en grupp peers (kollegor) i samma yrkesgrupp eller som arbetar med samma problem. Gruppen evaluerar systematiskt och kritiskt varandras handlingssätt Evalueringen baserar sig vanligtvis på kriterier överenskomna på förhand, men också på yrkeskunnigheten av en erfaren kollega På grund av evalueringen görs rekommendationer för förbättring av verksamheten Tupu Holma 2003 Maarit Outinen 2006

att lära sig genom utmärkta prestationer BENCHMARKING? att lära sig genom utmärkta prestationer  kallas också jämförelse med rekordnivån, sökandet efter topprestationer effektiviteten av egen verksamhet, kvalitet och egna processer jämförs med de bästa konkurrenter eller andra i spetsen  syfte: genom jämförelsen ta ett kliv framåt i verksamheten Tupu Holma 2003 Maarit Outinen 2006

VARFÖR UTVECKLADES ETT NYTT (KVALITETSUTVECKLINGS)VERKTYG? Behov av ett nytt, lätthanterligt och förmånligt verktyg Mera effektiva studie- och andra liknande besök Behov av en metod för att stöda steget från själv- bedömning till att dra nytta av en extern partner På vilket sätt kunde man utveckla inbördes? Maarit Outinen 2006

UTVECKLING AV MODELLEN vid LASSO2 –projektet prövades olika verktyg för bedömning, till exempel besök genomgång av litteratur (fanns inte mycket) idéer från Holland (practice visit; visitatie-metoden) utvärderingsseminarium 11/2002 år 2003 pilotprojekt vid Stakes; 91 mycket olika organisationer deltog modellen publicerades preliminärt i LaatuPala 1/2003 och var fri att användas i testsyfte guiden publicerades 10/2004 Maarit Outinen 2006

ENKEL MODELL - KOLLEGOR PÅ STUDIEBESÖK Att utveckla arbetet med människor i samma yrke, i likadana arbetsenheter eller som har ett gemensamt problem/verksamhet; kärn- punkten i modellen är ett besök Maarit Outinen 2006

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN VÄLJANDET AV EN PARTNER BESÖKET/ BESÖK HOS PARTNERN UTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE RAPPORTERING INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING, FÖRÄNDRING Maarit Outinen 2006

VAD ÄR KÄNNETECKNANDE FÖR KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK? planerat och målinriktat besök spegling av den egna verksamheten mot partnerns verksamhet att inhämta upplysningar genom diskussioner, observationer eller med hjälp av överenskomna frågor (fråge-/minneslistor) eller andra kriterier omedelbart feedback till partnern efter besöket utvärdering av egna behov för utveckling, tydliga förslag till förbättringsåtgärder och beslut för att förbättra verksamheten Metoden kollegor på utvcklingsbesök används inte för betygsättning eller för att ge ett utlåtande gällande partnerns verksamhet!!! Maarit Outinen 2006

ÄMNE/FOKUS FÖR UTVECKLING OCH BEDÖMNING vårdpraxis, verksamhetsprocess, arbetssätt kvalitetskriterier, kriterier för bra vård och hur det realiseras kvalitets- eller andra problem i arbetet patienjournaler eller andra dokumenter eller dokumenteringspraxis vårdresultat (statistik, nyckeltal, jämföringstal mm.) kvalitetsystemet eller en del av systemet = nästan vilket ämne som helst som kan utvecklas! Maarit Outinen 2006

BESÖK FÖR INBÖRDES UTVECKLING TILLÄMPNING AV MODELLEN Ensidigt besök Ömsesidigt besök Multilateralt besök Andra typer av besök Maarit Outinen 2006

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK VS. PDCA -CIRKELN 7. Slutsatser och framtidsplaner: (finns de nya ämnen/partner och mer att lärä sig?) 1. Välj ämnet (vad vill man jämföra? för vilket ändamål behövs en spegel? 2. Klarlägg nuläget: (självbedömning: hur fungerar det hos oss) A act P plan 6. Sätt i gång: träna, befästa (man inympar nya ideér i praktiken) 3. Analysera orsak, definiera vad skall göras: (behov att få veta, hur det fungerar hos andra) C check D do 4. Genomför förbättringsåtgärder, ordna skolning eller träning om det behövs (planering och genomföring av besöket för inbördes utveckling) 5. Kolla påverkningar: vad lärde vi oss, kunde vi förbättra vår verksamhet? Tupu Holma 2003 Maarit Outinen 2006

ERFARENHETER AV ANVÄNDARE + enkel, praktisk och lätt att använda + ingen träning eller skolning behövs + checklistan är nyttig + ger nya idéer + stöder byggandet av nätverk + svårast att begränsa ämnet och att hålla sig vid det valda temat Maarit Outinen 2006

VARFÖR METODEN KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK MED I VERKTYGSLÅDAN?  för att kunna göra tillsammans med kollegor få nya insikter och idéer ömsesidigt lätt att använda motiverar till dokumentering och inhämtning av upplysningar  hjälper till att reflektera på sitt eget arbete  ger mod för att berätta om sitt arbete till andra gör verksamheten mera synbar och transparent  med hjälp av externa ögon kan man identifiera ’blinda punkter’ Maarit Outinen 2006

PÅ VILKET SÄTT PÅVERKAR FEEDBACK? (sk. Johar-fönster) Beteende/ handling Känt för mig / oss Okänt för mig / oss Känt för andra = synbart, observerbart A FRITT OMRÅDE B BLIND PUNKT Okänt för andra C PRIVAT D OKÄND Maarit Outinen 2006

BETYDELSE AV FEEDBACK A B C D ENHET UTAN FEEDBACK ENHET SOM DRAR NYTTA AV FEEDBACK Maarit Outinen 2006

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN VÄLJANDET AV EN PARTNER BESÖKET/ BESÖK HOS PARTNERN UTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE RAPPORTERING INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING, FÖRÄNDRING Maarit Outinen 2006

KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK 1. BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN VÄLJ PRELIMINÄRT UTVECKLINGSÄMNET Prioritera och begränsa: vilket ämne är viktigast och på vilket sätt det kan begränsas Konkretisera ändamålet: vad vill man bekanta sig med, varför behövs en spegel. Med detta sätter man grund för diskussioner med både ledningen och den möjliga partnern Maarit Outinen 2006

GÖR BESLUTET ATT ANVÄNDA METODEN, UTKRISTALLISERA SYFTET BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN (forts.) GÖR BESLUTET ATT ANVÄNDA METODEN, UTKRISTALLISERA SYFTET Diskutera i enheten/med gruppen, varför välja just dennna metod och vilken nytta vi kan få Gör klart, vilken roll den skall ha i enhetens kvalitets- utveckling Försäkra att ledningen accepterar metoden och dess användning, kom överens om resurser (tid, resekostnader) Dokumentera övervägningarnas resultat och att man förbundit sig att använda resultat för förändringar -> från början en enhetlig uppfattning, grund till rapportering Maarit Outinen 2006

SÖK MÖJLIG PARTNER OCH BÖRJA FÖRHANDSPLANERING 2. VÄLJ EN PARTNER SÖK MÖJLIG PARTNER OCH BÖRJA FÖRHANDSPLANERING Leta efter en passlig partner och ta kontakt. Förbered för kontakttagande en kort beskrivning om enheten (primärdata,max A4, tabellform). Gör också en presentation av deltagarna. Gör partnern bekant med metoden Kom överens med partnern om ensidigt/ömsesidigt besök Maarit Outinen 2006

(2. VÄLJ EN PARTNER forts.)  Kom överens om praktiska saker: förberedelserna före besöket, innehållet, datum, tidschema mm. Fråga efter beskrivande material: broschyr, primärdata mm. Sänd partnern motsvarande material Informera egen personal att en partner hittats och hur processen fortsätter Maarit Outinen 2006

3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET TILLSAMMANS MED PARTNERN DEFINIERA OCH BEGRÄNSA ÄMNET Klargör detaljerade mål för besöket: vad vill vi bekanta oss med och varför? Begränsa ämnet tillräckligt: begränsningen ökar djupheten Definiera mycket noggrant och konkret ämnet som jämförs Kom överens vilka ska delta i besöket och vilka vi önskar träffa vid besöket hos partnern Maarit Outinen 2006

KONTAKTA PARTNERN PÅ NYTT 3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts. KONTAKTA PARTNERN PÅ NYTT Reservera tillräckligt tid för detta skede: desto bättre ni förbereder er, desto säkrare att ni får resultat Kontakta partnern så många gånger som behövs för klarläggning av situationen Överväg om ’nyckelpersonerna’ i båda enheter borde träffas före besöket (speciellt vid ett ömsesidigt besök) Säkerställ att få träffa de viktiga/riktiga personerna Kom överens om en möjlig rundvandring Gör ännu en gång klar för partnern, vad besöket förutsätter Maarit Outinen 2006

UTARBETA FRÅGE-/MINNESLISTAN OCH BESÖKPLANEN 3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts. UTARBETA FRÅGE-/MINNESLISTAN OCH BESÖKPLANEN Kolla genom självbedömning hur besöksämnet förverkligas på den egna enheten. Tänk efter på vilket sätt ni kan besanna/begrunda det: t.ex. processbeskrivningar, instruktioner, resultat Sätt upp en fråge- /minneslista till besöket: anteckna kriterier, frågor eller dylika som hjälper till vid diskussioner Överväg om kunskap eller färdighet fattas; t.ex. intervju- eller observationsteknik, rapportering Utarbeta en detaljerad besökplan: tidsschema, arbetsfördelning vid och efter besöket, vem frågar, vem antecknar osv. Sänd besöksplanen och minneslistan till partnern Maarit Outinen 2006

Först kolla med partnern/deltagarna besökets syfte, mål, 4. GÖR BESÖKET Först kolla med partnern/deltagarna besökets syfte, mål, plan, tidsschema osv. Bekanta er med omgivningen, utrustningen osv. (rundvandring) om det ingår i programmet gjord på förhand Under besöket diskuteras, frågas, observeras utvecklingsämnet med hjälp av fråge-/minneslistan. Anteckna som planerat. Vid slutet av besöket ge feedback: slutsatser av tankar och ideér som besöket framkallat. Använd tillräckligt tid till gemensam bedömning och diskussion Utvärdera tillsammans erfarenheter av användning av metoden Kom överens, hur rapporteringen skall göras Maarit Outinen 2006

5. UTVÄRDERA BESÖKET, DRA NYTTA AV RESULTAT Gå igenom efter besöket: vad lärde vi oss? vilka saker förstärkte våra uppfattningar? vad har vi lyckats med? vad skall utvecklas? Vilka nya idéer? Upprepa samtidigt egna uppfattningar om partnerns verksamhet och bedöm om ’kollegor på utvecklingsbesök’ känns passande för vår kvalitetsutveckling Gör slutsatser och kom överens på vilket sätt ni skall använda och dra nytta av besöksresultat: gör entydiga förslag om förbättringsätgärder, anteckna dom och kom överens om ansvar, arbetsfördelning och tidsschema. Fäst extra uppmärksamhet vid uppföljning och bedömning av åtgärder Maarit Outinen 2006

Samla in allt material, som accumulerades under förberedning, 6. RAPPORTERA BESÖKET Samla in allt material, som accumulerades under förberedning, planering och genomföring av besöket Skriv (båda parterna) rapporten för eget bruk/ömsesidigt bruk Skriv t.ex. enligt följande struktur: - beskriv fakta: vem besökte vem och varför (inledning) - kortfattat förberedningssteg (samt uppsättande av minneslistan) - genomförda bedömningar och hur det gjordes - slutsatser och upptäckter: vilka förbättringsårgärder och hur genomförandet uppföljas, vem har ansvaret Maarit Outinen 2006

RAPPORTERA BESÖKET (forts.) - Utvärdera besöket: vad gick bra? Vad borde vi förbättra nästa gång? - Bedöm hur besöksmodellen passar för vår användning Sänd rapporten till partnern och till ledningen av egen organisation. Maarit Outinen 2006

7. LÄR DIG, UTVECKLA DIG, UTVECKLA VERKSAMHETEN, FÖRÄNDRA Genomför överenskomna förbättringar enligt planen Befäst och inympa besökets resultat in i det vardagliga arbetet Följ efter enligt planen, t.ex. genom självbedömning eller genom separata undersökningar vilka resultat besöket har givit: har verksamheten förändrats enlig förbättringsåtgärden Maarit Outinen 2006

8. REDSKAP FÖR KVALITETSUTVECKLING Utvärdera behovet av nya besök, leta efter partner och skapa nya nätverk för samarbete. Före nya besök läs igenom rapporterna av tidigare besök, fäst speciell uppmärksamhet till vad vi har lärt oss om användning av metoden och idéerna gällande utveckling av metoden Dokumentera i verksamhetshandboken (eller kvalitetsplanen, kvalitetsprogrammet) att metoden kollegor på utvecklings- besök är en av metoderna för kvalitetsutveckling Maarit Outinen 2006