Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Tidbok SÄS En del i samordnad bemanning Ett VGR- uppdrag

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Projekt i regionen som berör Tidbok VGR

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Förberedelser Vad måste göras Hur skall det göras Delmål Mätetal Införandeorganisation Ansvarsfördelning Införandeplan

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Vad måste göras? Patienten får besökstid/behandlingstid i samband med läkarbesöket eller när vårdbegäran inkommer tidbok > 4-6 månader finns schema för vårdgivare finns! Ökad delaktighet genom möjlighet för patienten att påverka/välja tid minskade ombokningar av besöks- och behandlingstider bättre nyttjande av besöks- och behandlingstider Bättre tillgänglighet för patienten (på sikt möjlighet för patienten att själv boka och boka om tider)

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Hur skall det göras? Kartläggning av hur bokningsprocessen sker idag Identifikation av hinder för att klara målet schema och tidbok för > 4-6 månader måste finnas! kompetensmatris måste finnas (vem kan göra vad) vad kan göras och hur i befintliga IT-system (Elvis, Orbit m.fl.) Stöd för genomförandet införandeorganisation SÄS nya IT-stöd för schemaplanering (Medinet …) Att i tvärprofessionell grupp/team ta fram beskrivning av rutiner /metod för att kunna ge patienten en tid för behandling/återbesök i samband med läkarbesök där beslut om behandling/ återbesök fattas Resursperson/införandeansvarig per klinik

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Delmål 1.Beskriva nuläget 2.Identifiera hinder 3.Åtgärda hinder 4.Schemaläggning > 4månader framåt klar 5.Tidbok > 4 månader framåt klar 6.Alla bokningar av mottagningsbesök (remiss, återbesök) görs omgående (tiden mellan registrering av vårdbegäran och bokningstillfället) 7.Alla bokningar av behandlingar/operation görs omgående MÄTBART

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Styrgrupp 3 Bitr. Sjukhusdirektörer Servicechef Projektgrupp Logistiker Verksamhetsutvecklare Projektledare VEC/AC Verksamhet Verksamhetschef (VC) Införaransvarig Team Driv/stöd i form av Projekt Sjukhusdirektör (Ingela Tuvegran) Införarorganisation

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Ansvarsfördelning Uppföljningsansvar ligger på styrgrupp (bitr. sjukhusdirektörerna) Utformning av handlingsplan och genomförande av informations- och dialog möten ligger på införandegruppen (införande ansvarig) Genomförande på kliniker och enheter/mottagningar ligger på resp. vc införandet effektueras av berörd vec/ac

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Projekt tidbok på SÄS En del av samordnad bemanning Skall vara i drift Attityd och värderingar är centralt! Vi måste tänka i nya banor när det gäller schemaläggning – för alla kategorier (Ernst & Youngs granskiningsrapport vårdlogistik)

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Projekt tidbok - planering Info Planering Kartläggning Utvärdering Val av ny metod Drift 31/3 30/11 NU-läge 24/9 Dir + VC 30/10 styrgrupp 15/1 NY-läge 29/1 SÄS Metod Klinik Nu- läge Arbetssätt Remissflöden o nybesök Stöd av Införargrupp ”Öppet hus”- Införaransvarig på klinik. Metod Mätetal Arbetssätt Flexibilitet Kompetens Kapacitetsplanering/ schemaläggning Inför 26/8 Styrgr 28/8 - genomförande

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Uppföljning

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Metod för kartläggning Använd ”simbanemetoden” Genomföres med notislappar på förtryckta ark Dokumenteras enkelt på A4 blankett/foto när det är klart

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Projekt tidbok – kartläggningsmall Från vårdbegäran till bokat besök Remittent Sekr SSK USK Läk system Roll Aktivitet Namnge system Aktivitet Tid accepterad Aktivitet Patient Beslut Aktivitet Nej Aktivitet Exempel JA

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Gemensam bild nulägesanalys Registrera och Q- säkra Vårdbegäran Prioritera/ bedöma (1) Prioritera/ bedöma/ Besluta/ återkoppl. remitent Skapa planerings- underlag Boka/ kalla/ erbjuda tid Acceptera/ kvittera Klinik

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Framtida läge enl flödesmodellen DBD2 Mätpunkter, ledtid Registrera Registrerad Bedöma och acceptera Bedömd och accepterad Bedömda behov av aktiviteter Bedömd och prioriterad Planera genomförande av aktiviteter Resurssatt planeringsunderlag kommunicerat med pat. Genomföra planerade aktiviteter Planerade aktiviteter genomförda

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson I n f o r m a t i o n s b ä r a r e / s y t e m L e d t i d Ta emot och registrera vårdbegäran Kompetens att -ta emot -Registrera -Arkivera En registrerad vårdbegära n Information om/från vårdbegäran regler och riktlinjer Information till Vårdbegäran mottagen registrerad arkiverad information om utförd aktivitet Regelverk God Vård SOSFS 2004:11 Tillämpningsanvisning 2009 B mottagen < 2 Resurs Kompetensplan Produktionsplan

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson I n f o r m a t i o n s b ä r a r e / s y t e m Bedöma och acceptera vårdbegäran Kompetens att -hämta underlag -Kvalitetsbedöma och acceptera -Medicinsk kompetens( kopplad till formell behörighet) En bedömd och accepterad vårdbegäran Tillgång till registrerad vårdbegäran regler och riktlinjer journalinformation Lämna bedömning acceptans underlag för hänvisning journaldokumentation information om utförd aktivitet En registrerad vårdbegära n C accepterad L e d t i d 2 Regelverk God Vård SOSFS 2004:11 Tillämpningsanvisning 2009 Resurs Kompetensplan Produktionsplan

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson I n f o r m a t i o n s b ä r a r e / s y t e m L e d t i d Bedöma/prioritera behov av aktiviteter Kompetens och behörighet att -hämta underlag -bedöma behov -formell och reell behörighet att göra en medicinsk värdering En bedömd och accepterad vårdbegäran Tillgång till accepterad vårdbegäran regler och riktlinjer journalinformation beslutsstöd standardvårdplan Lämna bedömning/prioritering acceptans journaldokumentation information om utförd aktivitet Ett bedömt behov av aktiviteter. En prioriterad vårdbegäran D1 prioriterad 3 Regelverk God Vård SOSFS 2004:11 Tillämpningsanvisning 2009 Resurs Kompetensplan Produktionsplan

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson I n f o r m a t i o n s b ä r a r e / s y t e m Planera genomförande av aktiviteter Kompetens och behörighet att -hämta underlag -Planera och boka beslutad aktivitet till rätt resurs -Planeringskompetens (operation mm) Karin L Ett färdigt och resurssatt planeringsunde rlag kommunicerat med och tid accepterad av patient. Tillgång till beslutade aktiviteter regler och riktlinjer Journalinformation information om tillgängliga resurser patientens agenda (möjlighet att komma) Lämna bedömning information till patient journaldokumentation acceptans tid/bokning information om utförd aktivitet Ett bedömt behov av aktiviteter. En prioriterad vårdbegäran D2 planerat L e d t i d 4 Regelverk God Vård SOSFS 2004:11 Tillämpningsanvisning 2009 Resurs Kompetensplan Produktionsplan

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Uppföljning av resultat! SÄS Verksamhetsplan 2010 Andel kliniker som följer Tidbokens krav* fr.o.m >25 % fr.o.m >50 % fr.o.m >75 % * Uppnått schemaläggning >4 mån Tidbokning >4 mån Kontinuerlig bokning av tid inom 10 dagar från inkommen vårdbegäran.

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Utveckling av andel schema och tidbok > 4 mån Exempel Kan gå att få fram med Manuella metoder för schema. Systemstöd för mätning av tidbokshorisont (bokad)

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Utveckling av andel avbokade /ombokade /uteblivna tider Exempel Delvis möjligt att mäta Kombination mellan automatik och manuell mätning. Delas i separata mätningar för att kopplas till förbättringsaktiviteter

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Mätning tid bokad inom 3 och 10 dgr. + 59%

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Manuell mätning under analysfasen 4 veckors mätperiod Antal inkomna remisser och genomförda nybesök per dag.

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Planeringsprocessen Källa Landstinget i Östergötland

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont Tid Kap

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont – tider planeras Tid Kap

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont Uppdatera löpande med hög frekvens! Tid Kap

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont Uppdatera löpande med hög frekvens! Tid Kap

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont Uppdatera löpande med hög frekvens! Tid Kap

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Kapacitetsplanering på olika horisont - exempel

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Framgångsfaktorer SÄS värdegrund Förhållningssätt ( attityder och värderingar) Tydligt MÅL (fokusering på målet) Läkarnas engagemang Värdeskapande aktiviteter. Lean filosofi, att identifiera alla faktorer i en process som inte skapar värde. Göra dagens arbete i dag. (från väntan till planering) Mod (våga prova och se) Processorientering Gemensam värdegrund Patientfokusering Support från ledningen Ta bort det som inte tillför värde Små förbättringssteg där alla deltar i Team Använd frigjord tid till ytterligare förbättringsarbete LEAN Läkarnas engagemang Mod

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Uppdrag Uppdragsgivare: Tidboken och Lars Rex Stödfunktioner: Katherina och Karin samt Jan-Olof Uppdrag: Införa TIDBOK - framförhållning med minst 4 månader i schemaläggning - smidigt och effektivt remissflöde Urvalskriterier för team: tvärproffessionellt aktivt team, störst remissflöde, flest mottagningar osv Pilotprojekt/team på kliniken där värdeflödeskartläggning används som verktyg Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Nuläge Tidbok uroteam VÄRDEFLÖDESANALYS vårdbegäran (nybesök) START Vårdbegäran in SLUT Kallad pat Nuvarande arbetssätt Stopp, väntan Förbättringsideér Nytt att mäta, ta reda på Mini tid: 16 dagar (20 dgr) Värdeskapande tid: 15 minuter Max tid: 75 dgr (79 dgr) Värdeskapande tid: 15 minuter Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Idéer/förbättringsförslag Kvalitetsäkra inkommande remisser Standarsremiss för kvalitetssäkring av inkommande remisser Skapa vårdtillfälle vid remissankomst?? Avsätt tid för remissbedömning och prioritering för läkare Avsätt tid för remissbedömning och prioritering för sekreterare Remisstämpel Se över momentet provtagning Vilka mätningar skall vi ha i framtiden Se över schemamall/schemaläggning, större framförhållning Ändra mottagning till v.a patient, prio 1 Ändra mottagning – nybesök på fm och åb på em Prio 1 på sommarbemanning Rensa innan sommaren Nödvändigt med namngiven doktor vid framförhållning i schemat - bokning? Revidera riktlinjen för vårdbegäran (1-3 dgr) Särskild arbetsplats vid bokning Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Leanspel Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Tvärprofessionella uroteamet skapar nyläge Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Nyläge START Vårdbegäran in SLUT Kallad pat Arbetssätt enligt nyläge Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Resultat Nuläge Nyläge Mini tid: 16 dagar (20 dgr) Värdeskapande tid: 15 minuter Max tid: 75 dgr (79 dgr) Värdeskapande tid: 15 minuter Mini tid: 24 timmar Värdeskapande tid: 26 minuter Max tid: 96 timmar (helg) Värdeskapande tid: 26 minuter Exempel från Kirurgkliniken SÄS

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Vad att göra NU Förankra metoden (den nya) på klinik. - Informera om metoden - VC stöd och beslut - Handlingsplan för genomförande på klinik - Kapacitetsplanering kopplat till schemaläggning och samordnat för alla kompetenser. - Kompetenskartläggning. - mm Förankra mätetal och uppföljning (V-plan) - Kliniken är med och tar fram vad den behöver följa för att gå mot sina mål/delmål (att äga sin data) Fortsätta dialogen med utdata om central uppföljning av beslutade nyckeltal. Avgörande att säkra resurser för detta. Långsiktigt Hantering av vårdbegäran (den optimala generella lösningen) central hantering? Ärendehanteringssystem? Fortsatt kontakt med Högskolan i Skövde (Vårdens framtida informationssystem) Kortsiktigt Vad är möjligt att göra 31/3? Tex: - Registrera inkommen vårdbegäran omgående. - Vårdbegäran bedömd och prioriterad inom 3 dagar. - Tid skall erbjudas inom 7 vardagar Vad mådte göras Patienten får besökstid/behandlingstid i samband med läkarbesöket eller när vårdbegäran inkommer tidbok > 4-6 månader finns schema för vårdgivare finns! Ökad delaktighet genom möjlighet för patienten att påverka/välja tid minskade ombokningar av besöks- och behandlingstider bättre nyttjande av besöks- och behandlingstider Bättre tillgänglighet för patienten (på sikt möjlighet för patienten att själv boka och boka om tider) Förankring Uppföljning Förhållningssätt ”köfri vård”

Södra Älvsborgs Sjukhus J Moberg /K Lennartsson/R Johansson Tack för mig