Kvalitetsutveckling - administrativa processer

Projekt: Administrativa processer 30 augusti 2010 – 30 januari 2011 9 maj 2011 Mål- och budgetprocessen Processen för ärendehantering Processen för kommunikation och samverkan   På uppdrag av ledningsgruppen Mats Dahl , jag och Eva E tagit fram en projektplan för det här arbetet

Vad är en process…. …kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för kunder

Verksamhetsprocessen Vi arbetar med ständiga förbättringar Process för systematiskt kvalitetsarbete Genomförande Nöjda Kunder Kundernas behov & önskemål Uppföljning Planering Verksamhet med engagerade, delaktiga medarbetare och ledare Analys och förbättringsåtgärder

Processorientering I processkartläggningen är avsikten att arbeta utifrån en helhetssyn vilket innebär en förståelse för hela flödet av aktiviteter från början till slut. Med den helhetssyn som processorientering ger blir det också lätt att hitta förbättringsområden. Det underlättar också för alla som arbetar i processen att på ett tydligare sätt se vilken påverkan just deras arbete har på slutresultatet och för förbättringsinsatser.

Processutveckling - tre huvudfaser Definiera, kartlägga processen Analysera och förbättra Ägarskap och ständiga förbättringar

Mål Projektets övergripande mål är att skapa förutsättningar, tydliggöra och kvalitetssäkra följande stödprocesser:   ·  Mål- och budgetprocessen ·  Processen för ärendehantering ·  Processen för kommunikation och samverkan Detta innebär att projektet för var och en av stödprocesserna ska leverera en tydlig processkarta över nuläge och börläge samt mätresultat ( tas bort och )   -Ersätts med handlings- och tidsplan för förbättringsåtgärder

Effekter Effekterna av de förslag till förändringar som projektet lämnar förväntas ge en ökad ändamålsenlighet för var och en av de stödprocesser som bearbetats. En förbättrad mål- och budgetprocessen förväntas ge: Ökad tillgänglighet för medborgare, medarbetare och politiker till de data som ingår i mål- och budgetprocessen Ökad prognossäkerhet i månadsuppföljningar och bokslut och därmed också en flexiblare och effektivare resursanvändning Definierad kvalité på de tjänster som verksamheterna skapar En förbättrad process för ärendehantering förväntas ge: Ökad tillgänglighet för medborgare och medarbetare Ökad rättssäkerhet i ärendehantering och beslut Definierad kvalité och effektivisering av ärendehanteringen En förbättrad process för intern kommunikation och samverkan förväntas ge: Ökad tillgänglighet till information för medarbetare Ökad dialog mellan ledning och övriga medarbetare Ökad delaktighet och inflytande i intern kommunikation/samverkan

Projektet ska ge dokumenterad kunskap om hur de administrativa Projektmål Projektet ska ge dokumenterad kunskap om hur de administrativa processerna kan utvecklas. Detta görs genom: beskrivningar av flödet i övergripande administrativa processerna, (med beskrivning avses notation, dokumentation och publikation) beskrivning av vilka resurser som åtgår i respektive process (tid, kompetens och ekonomi) identifiera och definiera vad som åstadkoms i de administrativa processerna, relatera till de resurser som åtgår i varje process, dvs. genomföra en nyttovärdering. (utifrån fokusgrupper, (mätningar) och processkartläggning) identifiera processernas lagenlighet föreslag till utveckling och förändringar av berörda processer skapa kunskap och förståelse om processerna i organisationen

Milstolpar Följande milstolpar (avstämningspunkter) har identifierats i projektet: implementering och information av projekt kartläggning av processer (mätningar) analys av resultat förslag till förbättringar och förändringar (avslutning av projekt.) Handlings- och tidsplan för förbättringsåtgärder utarbetas

Omfattning Projektet omfattar kartläggning och förslag till förbättringsområden. Handlings- och tidsplan för förbättringsåtgärder utarbetas Projektet omfattas av Öhrlings indikatorer och mätningar.-Genomförs inte i denna projektomgång.

Avgränsning Mål- och budgetprocessen avgränsas från direktiv till och beslut om kommunens budget från ekonomienhet till förvaltnings- verksamhets- och enhetsnivå. (tydligt ”start” och ”stopp” för processen) Projektet avgränsas till ärendehantering, arkivering och gallringsbestämmelser inom och till/från kommunstyrelseförvaltning, tydliga avgränsningar görs mot ärendehantering inom driftsförvaltning och dess nämnder. Inom intern kommunikations- och samverkansprocessen från ledning till enhetschefsnivå och mellan chef och medarbetare på enhetsnivå.

Personella resurser Styrgrupp Projektledare Processtöd från Öhrlings PwC Processledare - kartläggare utses till varje process En kartläggningsgrupp skapas för varje process. Gruppen representerar ett urval av berörda och aktiva i processen Intervju- och fokusgrupper