Lite historik De första reglerna i Sverige utfärdades i slutet av 1800-talet Man syftade på upphandla svenska varor framför utländska, vilket kraftigt särskiljer denna lagstiftning från dagens. Reglerna ändrades 1920 för att bättre passa det nya affärsliv som vuxit fram i Sverige. Fortfarande skyddade lagstiftningen svenska produkter.

Ett trendbrott kom först genom Upphandlingskungörelsen 1952 där i stället affärsmässigheten ? betonades. Rättssäkerheten och offentlighetsprincipen ingick också som viktiga komponenter. En modernisering av lagen skedde 1973. Lagstiftningen hade så långt endast omfattat statliga upphandlingar men kommuner och landsting rekommenderades att frivilligt ansluta sig till lagstiftningens riktlinjer genom att själva införa kommunala upphandlingsreglementen.

Dagens regelverk kring offentliga upphandlingar utgörs i första hand av tre olika lagar, nämligen Lagen om offentlig upphandling LOU, Lagen om ingripande mot otillbörligt beteende avseende offentliga upphandlingar LIU Konkurrenslagen

Varför upphandla? ”När företag tävlar – konkurrerar – på rättvisa villkor stimuleras de att bli mer effektiva. Detta skapar förutsättningar för högre kvalitet på varor och tjänster och för nya produkter samtidigt som priserna kan hållas nere.” (Lilla konkurrensboken, KKV)

Vad är upphandling? • Köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. (LOU). • Upphandlingen är en auktion/marknad där budgivning tillämpas i syfte att fastställa ett pris och fördela ett eller flera kontrakt.

Vinstintresset ät ett argument för att upphandla men: Lägre kostnad för företaget ≠ lägre kostnad för upphandlande enhet Men: Konkurrens → Lägre kostnader för upphandlande enhet Billigaste produkter ≠ hög effektivitet

Exempel på en bra auktion Umeå kommun 530 bärbara PC Tydlig kravspecifikation Lägsta pris vinner

Villkor för auktionen 3 dagar mellan kl 9-10 Minst ett bud per dag Minsta bud - 0,5%, högsta – 10%

Utgångsläge Lev 1: 4 654 460 Lev 2: 4 502 350 Lev 3: 4 922 110

Kl 09:57 -9,83 % Dag 1 Dag 2 Dag 3

Kl 09:57 -9,83 % Kl 09:58 -18,25 % Dag 1 Dag 2 Dag 3

Dag 1 Dag 2 Dag 3 Sista bud 12:02

Pris sänkning ca 31 % Resultat Vinnande Bud 3 081 213 Kr Eller 1 399 937 Kr

Ju fler anbudsgivare som deltar i upphandlingen desto lägre blir priset som upphandlande enhet betalar och desto lägre blir anbudsgivarens vinstmarginal. Samhällsekonomiskt effektiv upphandling – bästa möjliga användning av samhällets resurser! Kostnadseffektivitet → optimal resultat (balans intäkter/kostnader i offentligt sektor)

LOU gäller vid anskaffning, köp, hyra mm av varor och tjänster, byggentreprenad, upphandling inom vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena.  

Myndighetens förfrågningsunderlag ska bestå av: kravspecifikation kommersiella villkor d v s kontraktsvillkoren administrativa bestämmelser om vad som gäller, för anbudets avlämnande etc. utvärderingskriterier då det gäller öppen och förenklad upphandling kvalifikationskrav avseende leverantören De krav som ställts får inte ändras under upphandlingen.

Prövning av anbuden De två utvärderingsprinciperna är: Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget t ex pris, driftskostnader, kvalitet, service och underhåll. Utvärderingskriterierna skall vara rangordnade.   Det anbud som har det lägsta priset.

5 kap. Upphandling av tjänster A-tjänster t ex landtransporter, datatjänster, fastighets- förvaltning, underhåll och reparation av maskinutrustning, revision och bokföring. B-tjänster t ex hotell- och restauranttjänster, säkerhets- och bevakningstjänster, utbildning, hälsö- och sjukvård 6 kap

Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena Öppen upphandling: En upphandling där alla leverantörer som vill får lämna anbud. Leverantören begär efter annonseringen ett förfrågningsunderlag från myndigheten. Ingen förhandling med leverantören förekommer.

Selektiv upphandling: Myndigheten väljer ut lägst 5, högst 20, som får deltaga i upphandlingen. Förfrågningsunder- laget skickas samtidigt ut till de som valts ut. Någon förhandling med leverantörerna får inte förekomma.

Förhandlad upphandling: En kvalificering av leverantörerna görs, därefter upptas förhandlingar.

Upphandling under tröskelvärdena Förenklad upphandling: Anbud infordras genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller genom att annonsera på annat sätt t ex riks- täckande dagstidning. Urvalsupphandling: Alla intresserade leverantörer måste bekräfta sin intresseanmälan skriftligen. Myndigheten väljer sedan ut de leverantörer som ska få tillgång till anbudsunderlaget. Utifrån de lämnade anbuden sker sedan en prövning. Direktupphandling: Kan användas då upphandlingen avser ett lågt värde eller då brådska föreligger som är orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses. 

Det gäller både en ny lag om offentlig upphandling (den klassiska lagen) och en ny lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen).

Karteller mellan budgivare • Alla eller några av anbudsgivarna är med • Uppdelning av områden (till exempel regioner) • En vinnare som tar hem hela kontraktet men kartellen delar på vinsten • Turordning ”Du vinner den här gången så tar jag nästa” • Det finns säkert fler varianter …

Hur sker utvärderingen? Kvalificering Formella krav på anbudsgivaren Kompetenskrav Specifika krav på tjänst/produkt Här bestäms lägsta acceptabla nivå Den som inte är kvalificerad utvärderas inte

Utvärdering Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Fler kriterier (exv kvalitet, miljöpåverkan mm) än priset bedöms Kriterierna viktas i värde Sammantaget bäst vinner

Miljökrav Stark trend mot ökade krav Varor (livsmedel, kemtekniska, fordon) Tjänster (transporter) Miljöstyrningsrådet tar fram lämpliga krav Kan bli dyrare att handla

Exempel på miljökrav Livsmedel Transporter Ekologiskt odlade produkter skall finnas och kunna beställas Transporter ”Miljöbilar” med diverse krav Alkolås på långtidshyrda bilar/nya fordon

Etiska krav Politiskt intresse Kollektivavtal, barnarbete, arbetsmiljö, rättvisemärkt, svart arbetskraft Svårt att kontrollera efterlevnad Kraven är ofta inte relevanta för varan men viktiga ur ett mänskligt perspektiv Kan inte kräva svenska regler utomlands, men att inhemsk lag och internationella överenskommelser följs

Ex på etiska krav Antidiskriminering Kollektivavtal eller liknande villkor Vi ser till att det finns produkter exv rättvisemärkta att välja på bland sortimentet

Hur kraven kontrolleras? Skatter och avgifter regelbundet Krav på produkter ofta verifierade av annan (exv kravmärkt) Idag bristfällig kontroll av etiska krav Vi vill öka vår kontroll av etiska krav och att våra avtalsparter är seriösa, men är inte klara över exakt hur vi ska göra det

Fler överprövningar innebär Risk för Mer omfattande/detaljerade förfrågningsunderlag Hård granskning av formalia Juridik i fokus i stället för att göra bra affärer Bra situation där Öka småföretagens möjligheter att delta Arbeta med seriösa företag Effektivisera kommunens anskaffning Se företagen som samarbetsparter

Tumregler för anbud Var noga Svara på det vi begärt få svar på Kan du inte uppfylla våra krav, avstå Kom i tid med ditt anbud Fråga under anbudstiden vid oklarhet