Ombudsrollen Förändring av arbetssätt

Slides:



Advertisements
Liknande presentationer
Pilotprojekt för Digitalt Stöd i samverkan, H2O. Vad har vi lärt oss? Digitalt stöd ökar valfriheten och tryggheten för våra brukare, bibehåller kvalitén.
Advertisements

HSO Skåne Ett samarbetsprojekt mellan HSO Skåne och Furuboda Arbetsmarknad Finansierat av Arvsfonden De Offentliga Arbetsgivarnas Ansvar DOA.
EBP-cirkel 3: En lärande organisation BESÖKSADRESS: RÅDHUSGATAN 72, ÖSTERSUND
Socialdokumentation Består av två delar!
Kultursamverkansutredningen Spela samman – en ny modell för statens stöd till regional kulturverksamhet.
Från knattelag till årskullsverksamhet SvFF BSK P-00 Spelaren.
Grupputvecklingssamtal GUS Dokumentet har utarbetats efter att chefer i LiV efterfrågat en metod för att genomföra utvecklingssamtal i grupp. Gruppen ges.
TPI workshop. Team Pro Inventory Inledning Syfte Att få en tydligare bild av och diskutera hur väl teamet/arbetsgruppen samarbetar och interagerar. Mål.
ELEVHÄLSAN PÅ ALZAHRAÀ AKADEMI
I kväll Alla behöver underhålla, förbättra och utveckla våra byggnader och anläggningar. Hur ser det ut? Inventering, LCC Ta beslut Krav på beslutsunderlag.
regeringen. se/rattsdokument/proposition/2017/02/prop
Uppföljningar av hemtjänstutförare - fokusområden
Attraktiv Hemtjänst Välkommen till introduktion
Lönebildning inom friskolorna
Grön uppföljning Agenda
Processkartläggning Upphandling
Tisdag den 21 mars – Samling och kaffe/te med macka
Rondundervisning på läkarprogrammet
Förändringar inom etableringslagstiftningen
Index för att mäta företags kapacitet att energieffektivisera
Lärandeansatsen i Socialfonden
Etik- planering.
Svenska i gymnasieskolan
Pedagogen och det entreprenöriella lärandet
Nätverk för lärare på fritidshem
Johan M. Sanne Lisa Schmidt
Kommunikationsplan Bilaga 11 till överenskommelsen mellan Hudiksvalls kommun och Arbetsförmedlingen gällande samverkan för att minska arbetslösheten.
IT verksamhetens satsning utifrån IKT.
Kommunernas och Landstingens Arbetsmiljöråd (AMR)
Hjälpmedelsförskrivning
Tillsyn förskola, pedagogisk omsorg
Kundundersökning mars 2016 Operatör: Norrtåg Trafikslag: Tåg Sträcka:
Kundundersökning mars 2016 Operatör: SJ AB Trafikslag: Tåg Sträcka:
Kundundersökning mars 2016 Operatör: Tågkompaniet Trafikslag: Tåg
Gränsöverskridande Prehospital Samverkansutbildning November 2006
Uppföljning folkhögskola
Närsjukvårdsmöte Eugenia Strandberg.
Branschrådet för spårväg och tunnelbana den 17 maj 2018
Projekt! Mål, förstudie, uppstart
Program 16,30 – 16,45 Inledning Göran J och Per S
Systematisk dokumentation inom socialtjänsten
Samordning av miljöinformationsförsörjning Inte nytt men ”nystart”
Kunskapsprocessen Spånga Grundskola
Erfarenheter av dynamiskt Inköpssystem
Välkomna!.
Samordnad utveckling för god och nära vård S2017:01
Medarbetareinformation
Strategidag Fredagsgruppen
Systematiskt kvalitetsarbete
Verktyg för förändringsteori
Elevhälsoarbete och kvalitet ….vad innebär det?
Fördjupning till systematiskt kvalitetsarbete
Samordnad hantering Inledande utgångspunkter
Extrastämma
XX Benchmarking 2 Följa upp jämställdhetsarbetet och resultaten för olika grupper av kvinnor och män, flickor och pojkar.
Hållbar utveckling måste vara
Utvärdering av system för styrning, uppföljning och kontroll
Dokumentera rätt i vården
Revisionsredogörelsen 2017
Systematiskt förbättringsverktyg för samverkan
Idéburet offentligt partnerskap (IOP)
Nämndernas/styrelsernas utvärdering av arbetet med budget 2005
Länsstyrgruppen Uppdrag och organisering
Rapport från Temagrupp Psykiatri
Lag (2017:310) om framtidsfullmakter
Saker att ta upp… Skärpning av reglerna omkring MKN vatten
Guide för genomförande av grundutbildning Barnkonventionen
Framtagande av Regional utvecklingsstrategi Uppsala län
Struktur i modellen, 5 steg
Nätverket för barn-och elevhälsan
Presentationens avskrift:

Ombudsrollen Förändring av arbetssätt Mats Karlsson, Trafikverket

Program Inledning Nuläge – analys och orsakssamband Något om Samverkan BAS Lär känna din motpart Case 1 Förändrat arbetssätt för ombuden Case 2 Kvalificering av ombud, utbildning och kompetens m.m. Avslutning

Nuläge – analys och orsakssamband Följande arbeten har gjorts som underlag till denna förändring av arbetssätt Inom Anläggningsforums beredningsgrupp gjordes ett arbete januari – februari 2016. Detta resulterade i ett PM från vardera part. Workshop inom Trafikverket IVös under ledning av Lars Dahlman, Trafikverket Diskussion vid ett par möten inom Trafikverkets Nationella råd Intervjuer med personer verksamma inom Trafikverket samt vid Konsult- och Entreprenadföretag.

Ombudens ansvar och befogenheter I AB04 och ABT06 står följande Vardera parten skall utse ombud under entreprenadtiden. Ombudet har behörighet att med bindande verkan företräda sin huvudman i frågor som rör entreprenaden samt att träffa ekonomiska och andra uppgörelse. I ABK09 står följande Vardera parten skall utse ett ombud för uppdraget. Ombudet, eller den ombudet utser, har behörighet att företräda sin huvudman med bindande verkan i ekonomiska och andra frågor som berör uppdraget. Dessa skrivningar finns kommenterade i litteraturen av bl.a. entreprenadjuristerna Stig Hedberg och Lars-Otto Liman.

Nuvarande arbetssätt – exempel på orsak till brister Ombuden har i många fall för många projekt per ombud för att kunna genomföra ett bra arbete Bristande kompetens i kontraktshantering, huvudsakligen beskrivningsmetodik Brister i tillämpning av processer För många frågor blir ombudsfrågor. Detta har sin orsak i såväl process som produkt.

Bakomliggande orsaker i projektstyrningen som påverkar ombudens arbetssätt Exempel: Bristande planering vid projektstart när det gäller projektspecifikation, tidplan, kravhantering, kontrollprogram m.m. Brister i kravställande i kontraktshandlingar, huvudsakligen avseende tydlighet och kalkylerbarhet Bristande kvalitetssäkring. Detta gäller såväl handlingar som tas fram av egen personal som underlag för konsultuppdrag såväl som handlingar som tas fram av konsult. Vidare kvalitets- säkring i samband med entreprenadens genomförande och inom byggplatsuppföljningen. Ingen tydlig ”sign-off” mellan ombud och projektledaren. Avsaknad av fungerande samverkan. En väl fungerande samverkan kan vara proaktiv och lösa många frågeställningar inledningsvis.

Samverkan Bas – vilka aktiviteter ingår? Samverkan Bas gäller för i stort sett alla projekt. Samverkan nivå Hög gäller för ett fåtal projekt med hög komplexitet, väljs efter särskild kvalificeringsordning. Samlokalisering med upplägg anpassat efter entreprenad/uppdrag Gemensam målstyrning Gemensam riskhantering Konfliktlösningsmetoder Kontinuerlig uppföljning, förbättring och benchmarking Öppenhet i frågor av gemensam art

Lär känna din motpart Entreprenadföretagets verksamhet – viktiga karaktäristika Konsultföretagets verksamhet – viktiga karaktäristika Beställarens verksamhet – viktiga karaktäristika Vem är ombud i respektive företag och vad kännetecknar dem?

Case 1 Reflektera utifrån vårt arbetssätt och kännetecknen hos motparten vilka aspekter som kan underlätta ombudsdiskussionerna. Gäller inte ställningstagande i sakfrågan. Vilka delar i Samverkan Bas kan, om de genomförs på ett bra sätt, underlätta ombudsdiskussionerna?

Förändrat arbetssätt hos ombuden För att ombuden skall kunna fullgöra sitt åtagande enligt Allmänna bestämmelser krävs ett antal åtgärder. Ombudens arbetssätt behöver förändras och ansvar och befogenhet förtydligas. Projektstyrningen har en stor påverkan på ombudens möjlighet att arbeta på ett strukturerat sätt och måste därför uppfylla ställda krav till 100 % avseende planering, uppföljning, kvalitetssäkring etc. Antalet ombud behöver i många fall ökas för att kunna hantera projekten på det sätt som krävs. För detta behövs en kvalificering av de som skall gå in i rollen med krav på utbildning och kompetens.

Projektstyrningens påverkan på ombudens arbete Hur projekten styrs har stor påverkan på ombudens arbete såväl till omfattning som till innehåll. ”De enklaste ombudsfrågorna att hantera är de som aldrig uppstår.” Följande moment i projektstyrningen har stor påverkan på ombudens arbete: Den tidiga projektplaneringen med särskilt fokus mot projektspecifikation, tidplan, riskanalys, kravhantering, kontrollprogram etc. Kvalitet på kontraktshandlingar genom en väl genomförd kvalitetssäkring Fungerande samverkansarbete Ändringshantering med fokus på att driva sakfrågan framåt. ”Gör inte juridik” av ärendet förrän frågan är uttömd avseende sakinnehåll.

Ombudens arbetssätt Exempel på arbetsuppgifter i ombudsrollen: Ombuden ska säkerställa att projektplaneringen är genomförd. Särskilt fokus mot projektspecifikation, tidplan, riskanalys, kravhantering och kontrollprogram. Bekräftas med ”sign off”. Ombuden ska säkerställa att förfrågningsunderlag som sänds ut är kvalitetssäkrade. Gäller både handlingar upprättade av egen organisation såväl som de som upprättats av konsulter. Bekräftas med ”sign off”. Ombuden ska vara med på startmöten och vara inlästa på projektet. Ombuden ska säkerställa att aktiviteter enligt Samverkan Bas respektive Samverkan Hög är genomförda. Redovisning av projektledaren.

Ombudens arbetssätt forts. Ombuden ska hålla inplanerade avstämningsmöten med motpartens ombud. En viktig aspekt för att arbeta proaktivt Ombuden ska vara stöd och rådgivare till projektledaren i kontraktsfrågor. Hantera kontraktsfrågor på ombudsnivå när eskalering skett. Om ”samverkan” skett på avsett sätt är formaliteter m.m. redan avklarade vilket innebär att denna diskussion kan fokusera på sakfrågan, vilket är en klar fördel.

Eskaleringsgång Tvistehantering på företagsnivå Högsta projekt- /kontraktsnivå Ombudsnivå Högsta projektnivå för en lösning inom kontraktets ram. Det är bara i undantagsfall som något lyfts över denna nivå. Projektledarnivå Lyfts till Ombudsnivå först när överenskommelse enligt samverkansmodell inte uppnåtts.

Case 2 Gör en genomgång av arbetsuppgifter i ombudsrollen enligt PM 4.2.2 alternativt de två föregående bilderna och diskutera följande: Vilka punkter i arbetssättet innebär de största utmaningarna? Hur hanterar du/ni dessa utmaningar så att det leder framåt i att utveckla ombudsrollen? Ge exempel på ytterligare arbetsuppgifter som bör tas med.

Kvalificering av ombud Ombud ska kvalificeras med avseende på följande: Personliga egenskaper Utbildning och kompetens Dessa personer går att finna bland följande personalkategorier: Chefer Seniora projektledare Erfarna projektledare Specialister med hög kompetens i kontraktsfrågor

Utbildning och kompetens Ombud ska minst ha utbildning och kompetens inom följande områden: Beskrivningsmetodik och kontraktshandlingars uppbyggnad och systematik. Trafikverksskolan har utvecklat två kurser med inriktning mot beskrivningsmetodik, affärsmannaskap och juridik kopplat till totalentreprenader. Den ena med inriktning mot genomförande av totalentreprenader. Den andra med inriktning mot konsultuppdrag för att upprätta handlingar för totalentreprenader och uppföljning av dessa. Start januari 2018. Öppna kurser på marknaden i AMA, MER etc. Entreprenad- och konsultjuridik. Dessa kurser finns såväl internt inom Trafikverksskolan såväl som externt på marknaden. Förhandlingsteknik. Dessa kurser finns i ett brett utbud på marknaden.