SUHF:s & UK-ämbetes Rektorsprogram 1 - Ledningsgrupper Harry Wallenholm Implement MP AB 2013-06-18

Några ”utsiktspunkter” för samtal om ledningsgrupper Ledningssystemet Generella erfarenheter av möjligheter och utmaningar Dilemman – var klämmer skon Effektivitet – inre och yttre. Förtroende möjliggör allt. Hemuppgift till nästa steg

Utgångspunkter generellt för ledningsgrupper Gruppen konstitueras av högste chefen på dennes premisser: Ledningsgrupp eller inte.. Vilka bjuds in att ingå i gruppen. Uppgift och arbetsformer. Söker i gruppen ett gemensamt ansvar för hela verksamheten: Balans mellan särintressen och helhet. Uppgift att se till vad som är bäst för och gynnar hela verksamheten på kort och lång sikt. Arbetsgivarperspektiv. Balans mellan olika fokus: Operativt och strategiskt. Kort och lång sikt. Historik och framtid. Människor och uppgift.

Skapa förutsättningar: Utgångspunkter, forts. Skapa förutsättningar: Vision och mål. Verksamhetsplan och budget. Verksamhets- och kvalitetssystem. Processkarta.”Projektportfölj”. Förändringsarbete. Styrning och uppföljning. Olika arbetsmoment: Information, diskussion, samordning, omvärldsbevakning, problemlösning, beslutsfattande, vidareinformation. Initiera, bereda, presentera, analysera, besluta. Legitimitet för att ingå i och agera på ledningsgruppen: Representerar grupp eller särintresse. Sakkunskap, erfarenhet, färdigheter, utbildning. Personlighet. Processerfarenhet – ledarskaps- och organisationserfarenhet.

1. Lednings- systemet

Uppgift: Rita upp ”ledningssystemet” i din organisation på ett papper. Visa för varandra och berätta varför ni valt denna struktur. Reflektera över vad som fungerar bra respektive sämre. I dagsläget. Tid: ca 30 minuter

2. GENERELLA ERFARENHETER AV MÖJLIGHETER & UTMANINGAR

Uppgift: Ni bär samtliga med er en erfarenhet från arbete i olika ledningsgrupper i olika organisationer – samtala om era generella erfarenheter av möjligheter och utmaningar vid ledningsarbete. Skriv ner två listor medan ni samtalar. Tid: ca 15 minuter

3. DILEMMAN – VAR KLÄMMER SKON?

Dilemman i ledningsgruppsarbetet Representera sin funktion Ansvara för helheten Operativt fokus Strategiskt fokus Individuell agenda Gemensam agenda Stor grupp Liten grupp eller subgrupper Forum för information Forum för beslut och ledning Lång och ofokuserad agenda Kort och fokuserad, gemensam agenda Avvaktande och försiktigt Rakt på sak och öppet klimat Möten för ofta Möten för sällan Hålla information inom gruppen Informera vidare och nå ut med samma information i hela organisationen ”Demokrati” ”Diktatur” Snabbt och exekutivt Långsamt och eftertänksamt Balans mellan linje och stab Obalans, någon grupp dominerar Någon/några dominerar Samtliga har ”airtime” och bidrar Särintresse/LG till för mig Helhetsintresse/Jag är till för LG

Diskutera: Vilka dilemman känner ni igen från ert eget ledningsarbete? Vad är resultatet från LG-analysen? Var klämmer skon? Vilka är Din ledningsgrupps främsta utmaningar? Tid: ca 30 minuter

4. EFFEKTIVITET – INRE OCH YTTRE

Modell för att utveckla ledningseffektivitet YTTRE EFFEKTIVITET Gränssnitt i lednings-systemet INRE EFFEKTIVITET Omvärlds-fokus externt Roll och uppgifter Gemensam agenda Ansvar och befogenheter Yttre och inre förut- sättningar Arbets- former Spelregler Lära känna Kommunikation, klimat och samverkan Synergi Individ Team GÖRA RÄTT SAKER KOMMA TILL SIN RÄTT GÖRA SAKER PÅ RÄTT SÄTT Processer horisontellt För-ändrings-arbete Affärsplan Projekt

Diskutera: Tryck på ”knapparna”: Vad ser du av din egen ledningsgrupp från denna utsiktspunkt? Har ni arbetsformer som stödjer er: - att ha fokus på det viktiga - att vara effektiva - som skapar hög kvalitet på samtalen i gruppen - som hjälper er att hantera situationer när ni inte är överens - som säkerställer att alla i gruppen kan bidra maximalt med sin erfarenhet och kunskap Tid: ca 30 minuter

5. FÖRTROENDE MÖJLIGGÖR ALLT.

Ouppmärksamhet på RESULTAT Undvikande av ANSVARSTAGANDE Brist på ENGAGEMANG Tillit och förtroende = alltid grundläggande i en LG. Extra viktigt när man leder förändring! Rädsla för KONFLIKT Frånvaro av FÖRTROENDE

Diskutera: Hur har ni ”investerat” i att skapa de relationer (öppenhet, tillit och förtroende) som möjliggör ett effektivt ledningsarbete? Vilka är era bästa tips/erfarenheter som ni vill dela med er av? Tid: ca 20 minuter

6. HEMUPPGIFT TILL NÄSTA STEG

hemuppgift: Välj en utmaning i din ledningsgrupp, med boken som stöd. Arbeta med denna utmaning i din ledningsgrupp och var beredd att ”avrapportera” vid nästa tillfälle.