Leif Hallbäcken Föreståndare Miljödatastöd SLU Datahanteringsplaner som verktyg för planering och dokumentation vid SLU Leif Hallbäcken Föreståndare Miljödatastöd SLU

Innehåll Datahanteringsprocessen och kvalitetsarbete inom Fortlöpande miljöanalys (Foma) Datahanteringsplan Foma - Innehåll och tillämpning Erfarenheter På gång

Syfte med SLU:s datahantering inom fortlöpande miljöanalys (Foma) Att långsiktigt ta fram, förvalta och tillhanda miljödata för arbete kring miljötillstånd och dess utveckling.

SLU – Styrning av datahanterings-verksamhet Informellt integrerade ledningssystem och andra krav: Externa avtalskrav Myndighetsövergripande strategi för miljödatahantering Lagar, förordningar och interna krav Informationssäkerhet enl. ISO 27000 Miljöarbete enl. ISO 14000 Strategi för bevarande av elektroniska handlingar– samtlig verksamhet inom Forskning och Foma Kvalitetsguide inom datahantering – Foma

SLU – Styrning av datahanterings-verksamhet Informellt integrerade ledningssystem och andra krav: Externa avtalskrav Myndighetsövergripande strategi för miljödatahantering Lagar, förordningar och interna krav Informationssäkerhet enl. ISO 27000 Miljöarbete enl. ISO 14000 Strategi för bevarande av elektroniska handlingar– samtlig verksamhet inom Forskning och Foma Kvalitetsguide inom datahantering – Foma

Olika informationsbehov Omvärld - Finns beskrivning av data? Vilka metoder har använts? Finns begränsningar i användning av data? Ledning - Gör vi det vi ska? Behövs förbättringar eller resurser? Verksamhet - Var finns valideringsregler? Vem har ändrat i data? Jag hinner inte med!

Hantering av enkla dataflöden… PL Planering Samla in Kvalitetssäkra, beräkna och lagra Tillhandahålla

…….och mer komplexa PL Konsult Lab Datavärd Planering Samla in Kvalitetssäkra, beräkna och lagra Tillhandahålla Konsult Planering Samla in Lab Planering Samla in Kvalitetssäkra, beräkna och lagra Tillhandahålla Datavärd Planering Samla i Kvalitetssäkra, beräkna och lagra Tillhandahålla

Datahanteringsprocessen Det här gör vi Styrprocessen (planering av metodik, genomförande, bemanning, rutiner) Stödprocessen Exempel: förvaltning av tekniska miljöer, ärendehanteringssystem Samla in data Tillhandahålla data Lagra data Ta emot data Datahanteringsprocessen -

Kvalitetsguide Kvalitetsdokument inom Fomas datahantering Datahanteringsplan Kvalitetsguide Självvärdering Åtgärdsplan

Planera - genomföra - kontrollera - åtgärda Metodiskt förbättringsarbete genom Stöd, Lagarbete och Uppföljning Planera - genomföra - kontrollera - åtgärda Ständig förbättring….

Planera - genomföra - kontrollera - åtgärda …eller i varje fall stegvis förbättring i hela eller delar av datahanteringsprocessen. Planera - genomföra - kontrollera - åtgärda Nivå I (miniminivå) Nivå IV (finns ej ännu) Nivå III Nivå II Planera Genomföra Kontrollera Åtgärda

Kvalitetsguiden Konkretiserar vilka krav som ska uppfyllas för att kvaliteten i datahanteringen ska vara tillräckligt bra. Verksamheten bestämmer själv kravnivå. Bestämmer inte ’hur’ utan ’vad’ som ska uppnås. Kan finnas olika kravnivåer för olika processer i en verksamhet (Kvalitetsprofil). Används för ’diagnos’ och målformulering. Skapa förståelse för villkor och krav Grund för planering och prioritering av åtgärder. Ger en översikt på vilka rutiner som berörs.

Datahanteringsplan Utgör i praktiken en verksamhetsbeskrivning för datahanteringen (ramar, spårbarhet) för relevanta kvalitetsnivåer och processer. Svarar på frågorna: Varför? Vad? Hur? Vem? När? - ’Managementdokument’ för planering och styrning av olika genomföranden, ansvar, roller, kommunikation, publicering, databeskrivning - Metod- och rutindokumentation - Avtal - Förvaltning av data och stödsystem

Datahanteringsplan/ Dokumentation - 2 alternativ Checklista för dokumentation: 21 punkter med efterfrågad information. Referenser ges till befintliga dokument (Kvalitetsnivå 1). Datahanteringsplan: En gemensam mall, plats för beskrivande texter samt referenser (Kvalitetsnivå 2).

Exempel på aspekter som tas upp i datahanteringsplan Foma Personoberoende Kommunikation Dokumentation Långsiktighet Datasäkerhet och sekretess Hur data görs tillgängliga Metadatahantering Spårbarhet Ändringshantering Utbildning och instruktioner

Datahanteringsplan för forskning  Vilka data kommer att samlas in?   Hur kommer data att beskrivas? Vilka metadatastandarder, datainsamlingsprotokoll och riktlinjer tillämpas?   Hur är data organiserade? Vilka filbenämningar och filformat kommer att användas?   Hur mycket data kommer att samlas in, hur ofta kommer dem att ändras?   Vad göra för att data inte ska gå förlorade eller inte kan återanvändas?   Finns några specifika krav på data: sekretess, PUL, patent, forskningsetiska krav?   Vem har ansvar för data?   Behövs särskilda program för att framställa, processa eller visualisera data?   Vilka data blir möjliga att reproducera?   Hur planeras tillgång till data via open access publicering?   Vilka beständiga identifierare kommer att tilldelas till data?   Hur och hur länge ska data bevaras och var?

Var i kedjan är kvaliteten bra? Samla in data Lagra Ta emot Tillhandahålla Styr .

Åtgärdsbehovet speglar organisationens datamognad

Vanligaste åtgärderna Dokumentation Verksamhetsregler Kvalitetsäkringsrutiner Variabelbeskrivningar Se över avtalskrav samt egna ÖK med stödaktörer Göra informationssäkerhetsklassning Kontaktuppgifter till dataverksamheten på webben

Utvärdering våren -16 Stort behov av dialog direkt med verksamheterna Uppskattat av verksamheterna – något som ofta medvetet prioriterats bort Tendens att motivation falerar – brist på lokal styrning Kvalitetsarbetet kan upplevas utgöra en egen sfär skild från den egentliga datahanteringen Nya begrepp som är svårsmält Dokumentationen ’prövas’ sällan Nya krav på dokumentation jmf. tidigare praxis särskilt för ’management’-delar Utveckla målen annars svårt med ständig förbättring

Bevarandestrategi Mål: SLU har en god offentlighetsstruktur och möjliggör för allmänhet och forskare att lätt ta del av allmänna handlingar inkl. forsknings- och foma-data Ansvar och roller Bevarandeplan och dokumentation Tekniska krav och format E-arkiv Uppföljning

Bevarandeplan Vilken information som finns i systemet (typ av data, dataorganisation den verksamhetsprocess data har sitt ursprung i; systembeskrivning) Metadata Dataformat, filbenämning Restriktioner för tillgänglighet och återanvändning, t.ex. sekretess och upphovsrätt Gallringsregler Migreringsåtgärder Periodicitet för överföring till långtidsbevarande Tidsplan och åtgärder vid eventuell avveckling av system.

På gång Harmonisera interna dokument, processer och rutiner för enhetlig hantering av forsknings- och fomadata Inarbeta krav för ’Öppen data’- hantering t.ex. metod och format Metadatahantering, publicering, bevarande genom TILDA

Kontakt Leif Hallbäcken, SLU Miljödatastöd fortlöpande miljöanalys, mobil tel. 072-5229884 leif.hallbacken@slu.se Renata Arovelius, Chefsarkivarie vid Ledningskansliet, bevarandefrågor och hantering av forskningsdata, tel. 018-671283 renata.arovelius@slu.se