Agenda för möte 1 4/2-14 07:00-07:10 Genomgång av dagens agenda 07:10-07:40 Mötesregler, mötesprincip, roller, ansvar och förväntningar. Val av ordförande och sekreterare 07:40-08:00 Sammanfattning av värdecafe 1 och genomgång av dagens uppgifter 08:00-09:10 Beskrivning av mikrosystemet med 5P 09:10-09:30 Fika 09:30-11:30 Processkartläggning, identifiering av problemområden, identifiering av förbättringsområdet 11:30-12:00 Lunch 12:00-13:00 Nulägesbeskrivning, börlägesbeskrivning, identifiera kvalitetsgapet. 13:00-13:30 Orsaksanalys med fiskbensdiagram 13:30-13:55 Planering för nästa möte, intervjumaterial, avslutning och sammanfattning.

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om våra förväntningar Bra redskap att kunna arbeta på egen hand Vi fick information om Famna Ideell förening Riksorganisationen för idéburen vård och social omsorg Vi fick information om värdeforum Utvecklingsprogram för kompetensutveckling i systematiskt kvalitetsarbete

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om SBAR och beskrev vår verksamhet Situation Anledningen till ämnet, situationen Bakgrund Kortfattad relevant historia för att skapa en helhetsbild Aktuellt Aktuella fakta om nuläge Rekommendation Förslag till åtgärder, återkoppling

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om kvalitet i den egna verksamheten Förebygga trycksår Kommunicera över professionsgränser Öppet klimat Lyssna på varandra God omvårdnad Nöjda patienter Personal som trivs

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om systemförståelse mikrosystemet Det är där värden skapas Enheten, patienten, anhöriga Mesosystemet Organisationen Ledningen, IT, administration Makrosystemet Samhället Kommunen, landstinget

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Mikrosystemets 5P Purpose syfte Patients De vi finns till för Professionals Medarbetare, anhöriga och de vi finns till för Processes Flöden Patterns Mönster Vi arbetade med: Purpose, patients, processes

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om processkartläggning Vilka avgränsningar finns i processen Vilka aktiviteter gör vi i processen Vilka hinder stöter vi på Vad ”strular” Vad vill vi förbättra Parkera bra idéer Vi påbörjade en kartläggning av en hel process

Övergripande process Sjuk In Behandling Ställningstagande Ut

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi pratade om nu-läge och önskat läge Gapet mellan nu och bör utgör en kvalitetsbrist Vi pratade om orsaksanalys med fiskbensdiagram 5 varför Vi gjorde ett fiskbensdiagram ”punktade” orsaksområden

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Vi beskrev vår verksamhet enligt SBAR Situation Vi kommer från onkologiska kliniken avd 21 Södersjukhuset, men vi tillhör den verksamhet som bedrivs på Karolinska Sjukhuset. Vi vårdar vuxna personer med fastställd cancersjukdom. De vanligaste behandlingsformerna är cytostatika, radioterapi och övrig medicinsk behandling som ex.vis hormoner och antikkroppar. Vårt team består av läkare, sjuksköterskor och undersköterskor. Bakgrund Onkologiska kliniken har en verksamhetsplan som anger att ett kontinuerligt förbättringsarbete ständigt skall pågå. Vi har tidigare arbetat med flödesprocesser och framställt checklistor för olika processer i verksamheten. Aktuellt Vi har inte identifierat vårt förbättringsområde än, men vi har flera tänkbara områden. Rekommendation Vi har planerat möten och skall ta fram och enas om en process med förbättringsområde, där vi beskriver gapet mellan nu-, och börläge.

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 PGSA Planera Göra Studera Agera

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 Förbättringsmodellen PGSA Planera, Göra, Studera, Agera Planera Vad Beskriver problemet, samlar data, analyserar fakta, sätter mål Varför analyserar orsaker, formulerar tänkbara anledningar med ex fiskbensdiagram Hur Analyserar åtgärder, föreslår lösningar, väljer åtgärder för att nå målet, beskriver genomförande, bestämmer vilka mätningar som ska göras När Planering för genomförandet, tidpunkt, kommer igång Vem Vem gör vad

Sammanfattning av Värdecafe 1 28/1 PGSA Göra Genomföra förändringen enligt planen, mäta effekterna under tiden, beskriva svårigheter Studera Studera, analysera, tolka data. Jämföra resultatet med de uppställd hypoteserna och målen. Sammanfatta, var förändringen en förbättring. Behöver vi mäta igen. Agera Vilka slutsatser kan dras av testerna? Påbörja hjulet igen.

Förändringsarbete enligt PGSA flera varv i PGSA-hjulet leder till förändring = förbättring Idé Teori PGSA Förändring förbättring

Arbetsuppgifter SöS-möte 1 4/2 Till Värdecafé 2 13 februari Beskriv ert mikrosystem Beskriv den ni finns till för Gå igenom 5P (Behöver ni ta reda på mer fakta?) Genomför intervjuer Gör klart processkartläggningen Identifiera ert gap, beskriv det önskade läget Gör orsaksanalyser med hjälp av fiskben Prata om roller, ansvar och förväntningar Dokumentera i gruppens forum Fyll i postermallen ”Värdecafé 1”

Mikrosystemets 5P Purpose syfte (försvenskat poängen) Vilka värden vill vi skapa God omvårdnad Symtomlindring Trygghet Helthessyn Ansvar Medmänsklighet Varför finns verksamheten till Uppdrag av beställare, vi finns för patientens behov av vård och behandling, för att uppnå de värden som finns under syftet Är det balans mellan vad vi vill och de behov som finns Obalans; för få vårdplatser, patienter med specifika behandlingsrelaterade behov Vilken är vår vision Patienten alltid först

Mikrosystemets 5P Patients de vi finns till för Vilka är de Patienten, med närstående Personer med fastställd cancer Alla vuxna Kan vara vem som helst, vi kan inte neka någon vård Vilka behov har de Fysiska-, psykiska-, sociala-, existensiella behov; Trygghet Behandling Lindring Psykosocialt stöd Information Hur involverar vi dem Informerar om behandling, undersökningar, biverkningar etc Återkoppla med patienten efter given information Uppmuntra till att ställa frågor Fråga vad de vill ha, vad de vill veta Uppmuntrar närstående till delaktighet Andel män/kvinnor Ej aktuellt, ej väsentligt

Mikrosystemets 5P Professionals medarbetare, (anhöriga och de vi finns till för) Hur nyttjar och tillvaratar vi varandras kompetens på bästa sätt Alla är lika viktiga, känna till varandras arbetsuppgifter gör att det blir lättare att ta tillvara varandras kompetens, lyssna på varandra, öppet klimat för att våga fråga Hur involverar vi varandra Rapporter, möten, kommunikation, återkoppling hur ökar vi varandras förståelse för var och ens uppgift Informera om arbetsuppgifter som måste utföras på speciella tider, planerar tillsammans, be om hjälp, Andel män/kvinnor Flest kvinnor

Mikrosystemets 5P Patterns mönster Vilka resultat har vi Vi planerar och gör, men vi har svårt att studera och agera. Hur utvärderar vi variationer i arbetet Vi har svårt att skapa vana och utvärdera resultatet. Vi saknar verktyg för att utvärdera. Finns könsmönster Oklart, endast en tiondel män på arbetsplatsen . Vem pratar med vem Alla pratar med alla, alla fikar tillsammans, alla yrkeskategorier sitter tillsammans. Vad uppmärksammas och vad firas Uppmärksamma; vi behöver förbättra oss, behöver ge varandra feed-back i vardagshändelser Fira; Jämna födelsedagar, pensionsavgång, alla som slutar, storhelger.

Mikrosystemets 5P Processes Vad är värdeskapande och vad är icke värdeskapande Alla processer har ett värde. Allt hänger ihop och är beroende av varandra. Vad händer före och vad händer efter våra insatser Svårt? Funderar vidare på frågan Hur mäter vi våra processer Dokumentation och screening Vi mäter all som vi har nytta av i given process; Tid Kostnad Vårdtyngd Vikt Kalorier Vätska in Urin Vätskeflöden ut

Förmiddagsprocessen Svårt att ta beslut om process när inte alla deltagare är med på mötet. Per, läkare saknas, men vi arbetar oss fram till nedanstående process. Ronden är alla personalkategoriers gemensamma område och det är här vi kommer att ha vårt förbättringsområde Morgonrapport Pat.fördelning Morgonmöte Inläsning Planering Patientarbete Personalfika Rond Patientarbete Patientlunch Personallunch

Aktiviteter i fm-processen som kan ”strula” Åtgärd Rapport från nattpersonal Kan ta lång tid Patientfördelning Inväntan av ev försenad kollega l/t sen delning Kan bli skev vårdtyngdsfördelning Morgonmöte Behövs möte?, Syfte?, Folk kommer inte i tid, långdraget Inläsning Svårt att läsa ”att göra” listan, många onödiga aktiviteter i listan Planering Ovilja till samplanering, svårt att veta vem som ska göra vad Arbete Många arbetsuppgifter med lika värde l/t svårt att prioritera Många patienter vill ha hjälp samtidigt Rapport Kort muntlig rapport om ngt särskilt hänt, sedan läsrapport. Muntlig rapport behövs för ev oklarhet eller frågor. Fördelningen göra dagen innan av bitr.chefssk Möte enda tillfället alla är samlade, behövs för info, prata om ”veckans tema ”5 min. Inläsning Se över aktivitetsplanen, rensa listan, begränsa kontroller Planering Tidsbestämma vissa arbetsuppgifter, besluta om lunchtider, fördela och prioritera arbetsuppgifter. Arbete Planera tillsammans med patienten, bestäm när man kan komma tillbaka, informera patienten

Aktiviteter i fm-processen som kan ”strula” Åtgärd Fika Alla hinner inte fika Rond Startar inte i tid, tar lång tid, ostrukturerad, onödiga diskussioner, tar lång tid per patient, vet inte vad patienten vill, alla är inte lika pålästa, läkaren har oftast inte träffat patienten, mätvärden ej inskrivna, prover inte klara, mätvärden kontrolleras inte, beslut kan ej tas, ordinationer görs inte, checklista följs inte, alla kan inte vara med, alla får inte samma info, avstämning saknas Arbete Nya beslut och ordinationer tas efter rond = ”stjälper” arbetet, ej info om utskrivningar, ej info om inskrivningar, sena utskrivningar, transporter som inte kommer, patientens behov upptäcks inte i tid, koordinator ej alltid på plats Patientlunch Alla delar inte lunch till sina patienter Personallunch Oklara lunchtider för personalen, alla tar inte lunch Fika Samarbeta så att alla kan fika samtidigt, checka med varandra cirka 15 minuter innan om det är något som man kan hjälpa till med , lära sig att avsluta vissa saker kan vänta Rond Förbättringsområde Arbete Koordinator måste finnas, transporter senast kl 11:00, Många aktiviteter är relaterade till rond = förbättringsområde Patientlunch Påminn att lunchen kommit Personallunch Gör upp på morgonen vilka tider som personalen går på lunch, lära sig avsluta arbetsuppgifter, ”våga” lämna arbetsuppgifter till em-personalen.

Kvalitetsgap mellan nuläge och börläge Rond Nu-läge: Ostrukturerad och långdragen. Personalcentrerad, vi vet inte vad patienten vill. Rond Bör-läge: Patienten i fokus med patientens mål, behov och aktiviteter.

Fiskbensdiagram startar inte i tid Ostruktur Tar lång tid Äter sen frukost Dator inte på Lång tid per pat Vet inte vad som ska Vet inte pats behov Planering saknas tas upp Inte påläst Ingen leder ronden Checklista används inte Rondstruktur saknas