Aina Kalle Anders Ottosson JennyMee Le Hir Case Högsby 20 – 22 april 2015 Aina Kalle Anders Ottosson JennyMee Le Hir

Bakgrund 2011 skriver personal- och kommunchef ett förslag till en långsiktig ledarskaps- och medarbetarutbildning Utifrån styrkorten kan kommunen konstatera att man har en ekonomi i balans och kan genomföra denna satsning Målen var att skapa förståelse och delaktighet för gemensamma mål samt att säkra kompetensförsörjning inom kommunen Framgångsfaktor: Ledarskap

Bakgrund ? Ledningsutbildning 2012/2013 Medarbetarutbildning 2014 Uppföljning för ledare av medarbetarutbildning 2015 -01 ? Bakgrund

Problem/syfte Frågeställning Nuläge Utvecklingsarbetet har avstannat. Önskat fortsatt arbete med ledarskapsutveckling Frågeställning Hur går kommunen vidare när det gäller innehåll och struktur? Innehåll Konflikthantering? Beslutsprocesser? Annat? Struktur Föreläsning? Nätverksgrupper? Sammansättning?

Metod Intervjuer med personer i ledningsgrupp samt verksamhetschefer Kommunledningsgruppens underlag inför ledarutbildningen från 2011 Tidigare enkätsvar från chefer i kommunen Egen enkät till chefer i kommunen

Resultat Fokusområde utbildningsmål Vi har sett att chefer har olika syn på målen med utbildningen: ”Fokus var mycket på mig själv” ”Mycket låg på att vi skulle lära känna varandra” ”Skapa gemensamma mål, engagemang” Förslag Skapa samsyn kring målen med utvecklingsarbetet – ”koncerntänket”

Resultat Fokusområde struktur Det finns ett upplevt behov av standardiserade arbetssätt i verksamheterna. I nuläget saknas samsyn och gemensamma verktyg, oberoende av verksamhet. ”Jag tycker att det vore bra att man i kommunen har ett gemensamt program som alla chefer ska följa i sitt fortsatta utvecklingsarbete. Gärna med färdigt framtagen ppt osv, så att inte alla chefer måste sitta och lägga en massa tid på att "göra" sin egen utbildning. Trots allt är det ju samma saker vi ska ge medarbetarna, oavsett vilken verksamhet de jobbar i”. Förslag Vårt förslag är att kommunen använder sig av PDCA-modellen utformad av W.Edwards Deming. Syftar till ett systematiskt kvalitetsarbete och ständiga förbättringar genom att införa standardiserade arbetssätt. Plan Do Check Act Vårt överens-komna arbetssätt

Resultat Fokusområde utbildningens innehåll Intervjuer och enkätsvar bekräftar att det är utbildning i beslutsprocesser och konflikthantering som efterfrågas av cheferna. Andra förslag är till exempel lönesättning, kommunikation och medarbetarärenden. Förslag Börja med nedanstående två områden, utvärdera därefter se PDCA Rutiner för beslut och tydlighet – beslutsprocesser lika i alla verksamheter Konflikthantering

Resultat Fokusområde genomförande I vår undersökning har vi förstått att det finns önskemål om upplägg liknande föregående utbildning med föreläsningar och efterföljande diskussioner. Det har även framkommit önskemål om tid och organisation för att implementera i verksamheten. Verksamhetsöverskridande gruppdiskussioner upplevs positivt, några önskar dock att verksamheterna är åtskilda i en framtida utbildning. Viktigt att inte ha alltför stora grupper. Medarbetarbetarutbildningen har setts som mycket positiv av alla.

Resultat Fokusområde genomförande Förslag Uppstart hösten 2015 med en kick-off, eventuellt på annan ort, där kommunchefen presenterar gemensamma mål och syftet med utbildningssatsningen (tillbaka till ”aha-upplevelsen”) Föreläsningar om strukturen och arbetssättet enligt PDCA för att kunna ta sig an nästaläget, det vill säga arbeta med konflikt- och beslutsprocesser För att hålla fokus på ledarskapet och processen rekommenderar vi verksamhetsöverskridande arbetsgrupper om ca 6 personer Varje grupp har en processansvarig som synliggör och ansvarar för processen. Initialt bör den personen få handledning och möjlighet att samverka med övriga processansvariga

Beskrivning av PDCA-modellen PLAN Nuläge: Beskriv nuvarande tillstånd/läge Målbild: Beskriv hur ni vill att det skall vara/fungera. Hinder: Vad hindrar oss från att redan nu vara i målbilden? Formulera hinder /utmaningar som måste övervinnas Nästaläge: Beskriv vad ni vill uppnå i nästaläget DO 6. Åtgärder: Vilka åtgärder skall ni pröva för att nå nästaläget? CHECK 7. Följ upp och reflektera: Vad blev resultatet? Vad lärde ni er? ACT Om ni uppnått målbilden, besluta om ni skall standardisera. Om ni ej uppnått målbilden, gå tillbaka till steg 4

Processmodell enligt PDCA Plan Do Check Act 1-5 6 8 7

Sammanfattning enligt PDCA PLAN Nuläge: Behov av fortsatt utbildning, struktur och motivation Målbild: Tydlig gemensam struktur för utvecklingsarbeten i kommunen Hinder: Inga gemensamma mål eller samsyn kring arbetsprocesser Utmaningar: Tidsbrist, låg motivation, adhoc-frågor (fel fokus) Nästaläge: Initierat ett fortsatt utbildningsarbete med kick-off hösten 2015 DO Åtgärder: Upphandla föreläsare. Hitta lämplig konferensanläggning. Kommunledningen förbereder sig inför kick-off. En inbjudan sänds ut. CHECK 7. Följ upp och reflektera: Vad blev resultatet? Vad lärde ni er? ACT Om ni uppnått målbilden, besluta om ni skall standardisera. Om ni ej uppnått målbilden, gå tillbaka till steg 4

Övriga reflektioner Håll ut! Håll fast! Medarbetarutbildningen verkar ha mottagits mycket positivt av medarbetarna och cheferna En fortsättning efterfrågas Vi är imponerade av Högsby kommuns satsning på ledarskaps- och medarbetarutbildningen Vi är övertygade om att kommunen kommer att se positiva effekter av satsningen om man lyckas med en fortsättning. Håll i! Håll ut! Håll fast!