Uppdrag Vårt Uppdrag Vi har fått i uppdrag från Högsby kommun att ta reda på hur bemanningsenheter för vikarier fungerar i andra kommuner. Verksamhetens syfte, hur de är organiserade och vilka arbetsuppgifter som åligger bemanningsplanerarna.

Bakgrund I Högsby kommun bor det 5797 invånare på en yta av 799 km2. Vikarieanskaffningen inom äldreomsorgen i Högsbykommun har tidigare skötts av cheferna på respektive enhet. Efter ett beslut av socialchefen startade bemanningscenter i februari 2014. Beslutet togs utifrån en motion av kommunens politiker om medarbetarnas rätt till heltid. I kommunens organisation finns de under områdeschef för äldreomsorg och LSS men deras placering är lite otydlig. Idag finns det 160 tillsvidareanställda inom äldreomsorgen.

Personal Bemanningscentret har tre assistenter som är anställda på heltid. 48 mertidare (personal som redan arbetar deltid). 82 timvikarier Tidsredovisningen för år 2013: 58,35 årsarbetare Övertid: 1,42 årsarbetare Fyllnad 7,0 årsarbetare Tidsredovisningen för år 2014 fram till november: 46,7 årsarbetare Övertid: 1,21 årsarbetare Fyllnad: 5,14 årsarbetare

Arbetsuppgifter Bemanning Intyg Lönehantering Sjukdom Semesterplanering Administrering (Heroma) både för tillsvidare personal och vikarier Trivsel

Jämförelse Vårt material har vi fått mailat till oss från Lise-Lotte Bertilsson, Hultsfred, Robert Lindström, Vimmerby och Eva-Lena Sjöstrand, Vetlanda. Vetlanda kommun att rekrytera korttidsvikarier till de verksamheter som är anslutna till Bemanningscenter  att boka vikarier till de pass som arbetslagen anmäler till BC. Vi har också  vissa löneadministrativa arbetsuppgifter som bemanningsplanerarna utför.  att ”sälja” tjänster till andra förvaltningar i kommunen att underlätta för tillsvidare anställda att höja tjänstgöringsgraden   det är alltid arbetslagen som är med och ”godkänner” de vikarier som används  bemanningsplaneraren utifrån vissa prioriteringar beslutar vem av de ”godkända” vikarierna som bokas på respektive pass. Öppettider: må-sö 06.00-19.45 Hultsfreds kommun att bemanna korttidsfrånvaro upp till 14 dagar (sjukdom, semester, vård av barn osv)  att det endast finns en väg in i verksamheten när det gäller rekrytering. det finns politiskt beslut på att uppdraget är att ha koll på varje timvikarie som anställs i verksamheten. bemanningsenheten har 22 fast anställda undersköterskor som i första hand ska täcka frånvaron ute i verksamheten. av de fast anställda så är 3  även bemanningsplanerare. De kombinerar sitt arbete med att både vara planerare och att arbeta ute i verksamheten. bemanningsplanerarna har ett serviceuppdrag. De följer de rutiner som är beslutade och har i övrigt inget beslutsmandat. Öppettider: 06.30-16.00 Helger 0.6.30- 11.30 är inte alltid på kontoret men kan nås per tel. Vimmerby kommun resursenheten ligger organisatoriskt som en egen verksamhetsgren i socialförvaltningen.  att hantera korttidsfrånvaro genom beställningar som görs på enheterna ansvarar resursenheten för rekryteringen av vikarier till sommaren. delegation på beordring av övertidsarbete och förskjutning av arbetstid under ord. Chefs frånvaro.  en del administrativa insatser i verksamhetssystem. resursenheten ska ekonomiskt uppnå ett + - 0 resultat. när ersättare från resursenheten tjänstgör vid en enhet ska kvaliteten vid denna bibehållas. Öppetider: 06.15-15.30. Lunch 12.00 - 12.45. Helger mellan klockan 06.15-15.00. Lunch 12.00 - 12.30.

Analys Högsby kommun:5797 invånare Hultsfreds kommun: 13 617 invånare Viktigt att ha med oss när vi gör analysen utifrån dessa kommuner är att de skiftar i storlek och har mer invånare i kommunen än Högsby. Högsby kommun:5797 invånare Hultsfreds kommun: 13 617 invånare Vimmerby kommun: 15 288 invånare Vetlanda kommun: 26 419 invånare

Placering i organisation I jämförelsekommunerna har bemanningsenheten en tydlig placering i organisationen. De är placerade inom socialförvaltningen. I Högsby kommun är organisations placeringen inte så tydlig och där med blir tillgängligheten begränsad.

Mål med verksamheten Jämförelsekommunerna har uttalade mål. Vi kan inte se tydliga mål för verksamheten.

Syfte med verksamheten I jämförelsekommunerna är syftet: att bemanna korttidsfrånvaro upp till 14 dagar en väg in i verksamheten för vikarier I Högsby tolkar vi att syftet med bemanningscenter är att vara navet i resursfördelning och att avlasta cheferna vid löne- och personaladministration.

Arbetstider Öppettiderna ökar i takt med kommunernas storlek.

Tillsvidareanställd personal Jämförelsekommunerna har pool personal Högsby kommun har timvikarier

Beställning av vikarier I jämförelsekommunerna kommer beställningarna från arbetsplatserna. Beslut och beställning sker i samråd med ansvarig chef. I Högsby kommun kontaktar personalen bemanningscentret själv vid sjukdom/ledighet.

Administration I Hultsfred och Vimmerby hanterar bemannings enheterna ingen personal eller löneadministration. I Vetlanda kommun hanteras viss löneadministration. I Högsby kommun hanteras all löneadministration samt en hel del personaladministration.

Hjälpmedel I jämförelsekommunerna finns IT- stöd I Högsby kommun har man skapat ett eget

Bemanningsplanerare I jämförelsekommunerna kombinerar bemanningsplanerarna administrativt arbete med praktiskt arbete ute i verksamhet. I Högsby kommun kombineras bemanninsplanering med administration.

Befogenheter I Vetlanda och Vimmerby kommun finns det en delegation att beordra ordinarie personal. I Hultsfreds kommun finns ej delegering för detta.

Slutsats Tydlig organisationsplacering underlättar Viktigt med tydligt förankrade mål Fördel med förankring i verksamheten Viktigt med prioritetsordning Tillgänglighet Chefsförankring Flödesschema En väg in i verksamheten

Förslag på förändringar Tydlig placering i organisationen med en chef som är knuten till verksamheten Tydliga mål och syfte med verksamheten En väg in för vikarier Anställd poolpersonal Prioritetsordning för tillsättning av vikariebeställning Flödesschema vid sjukfrånvaro och ledighet Tydlig uppdrag för bemanningscenter Utifrån det vi ser anser vi att detta skulle ingå: - Hantera beställningar av korttidsfrånvaro - Anställning och introduktion av vikarier - Ansvara för LAS - Hantera IT- stöd - Kontinuerliga uppföljningar och utvärderingar av verksamheten

Produktion Magnus Bengtsson Barnomsorg Grundskola Gymnasieskola Kultur, fritid, turism Teresa Tolić Trossmo Äldreomsorg Handikappomsorg Hemsjukvård IFO Städ och måltid Bemanningscenter

Utopi Bemanningscentrets uppdrag är att säkerställa kommunens vikariebehov både för korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro. Effektivisera tillsättning vilket kan bidra till lägre kostnader för hela verksamheten. Öka servicen och trivseln för målgrupperna