Thomas Wedegren - Avdelningschef SLL Upphandling Landstingsstyrelsens förvaltning Thomas Wedegren - Avdelningschef SLL Upphandling

Vad är upphandlingsprocessen ? Landstingsstyrelsens förvaltning ….redovisar hur de effektiviserat upphandlingsprocessen Vad är upphandlingsprocessen ?

Upphandlingsprocessen Förstudie Förfrågningsunderlag Anbud Landstingsstyrelsens förvaltning Upphandlingsprocessen Förstudie Förfrågningsunderlag Anbud Utvärdering av anbud Beslut Tecknade av avtal Information Förvaltning Anskaffningsprocessen i 18 punkter ……   Identifiering av behov Analys av hur behovet  ska fyllas  Planering av upphandlingen Beräkning av upphandlingens värde Val av upphandlingsförfarande Utformning av förfrågningsunderlag Annonsering Utskick av förfrågningsunderlag Öppning av anbud Kvalificering av leverantör Prövning av anbud Beslut om leverantör Upplysning om tilldelningsbeslut Upphandlingskontrakt Dokumentation Leverans av det som handlats upp   Betalning Uppföljning av avtalsvillkor SKL > Startsida › Vi arbetar med › Arbetsgivarpolitik › Arbetsgivarfrågor › Arbetsmiljö › Upphandling av företagshälsovård › Verktygslåda › Anskaffningsprocessen i 18 punkter

Landstingsstyrelsens förvaltning

Upphandlingsreglerna en introduktion, Konkurrensverket Landstingsstyrelsens förvaltning Upphandlingsreglerna en introduktion, Konkurrensverket

8. Involvering av relevant personal 3. Strategiskt angreppssätt Landstingsstyrelsens förvaltning SMIL arbetet 2004-2007 - Smarta inköp inom landstinget 8. Involvering av relevant personal 7. Stödprocesser 1. Hög ambitionsnivå 6. Intern uppföljning 2. Stark faktabas 5. Leverantörs- nätverk 3. Strategiskt angreppssätt 4. Rätt kompetensnivå Källa: McKinsey PSM Practice

Valt att se upphandlingsprocessen i ett större perspektiv… Landstingsstyrelsens förvaltning Valt att se upphandlingsprocessen i ett större perspektiv… Ökat fokus på ”åsidosatta” delar av upphandlingsprocessen Förvaltning och uppföljning Analys ….. ….. ….. ….. Lagreglerade delar av processen

Landstingsstyrelsens förvaltning Genomförandet av upphandlingar är ofta den ”trånga” sektorn vilket gör att icke obligatoriska / icke lagstadgade delar lätt åsidosätts. Att välja att lägga mer kraft/resurser på de delar av processen som tidigare inte varit i fokus kräver förändring. Ett steg i detta förändringsarbete kan vara organisatoriska förändringar.

Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Upphandling Upphandlingsenheten

Landstingsstyrelsens förvaltning Upphandlingsenheten Upphandlingsenhetens uppgifter är i huvudsak hänförliga till den lagreglerade delen av processen.

SLL Upphandling Upphandlingsenheten Specialistenheten 11 Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Upphandling Upphandlingsenheten Specialistenheten 11

Landstingsstyrelsens förvaltning Specialistenheten Systemförvaltning ClockWork (beställarsystem) och Avantra Systemoperatörer – Stöd under ”upphandlingsprocessen” Ansvar för tillhandahållandet av avtalsinformation via webben Analytikerfunktion – i första hand analyser och utredning inför upphandling

Controllerenheten SLL Upphandling Upphandlingsenheten Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Upphandling Upphandlingsenheten Specialistenheten Controllerenheten 13

Controllerenheten Avtalsförändringar, ex. prisjusteringar Landstingsstyrelsens förvaltning Controllerenheten Avtalsförändringar, ex. prisjusteringar Leverantörsuppföljning och leverantörskontroll Marknadsföring Sortimentsförändringar Avtalslogg Uppgifter som i huvudsak ligger före och efter den lagreglerade delen av upphandlingsprocessen

Lagstiftningen utgör en av många ramar för verksamheten Landstingsstyrelsens förvaltning Lagstiftningen utgör en av många ramar för verksamheten - Lagstiftningen är inte målet med verksamheten LOU och den lagreglerade delen under upphandlingsskedet av affären behöver inte nödvändigtvis ses som den viktigaste delen av affären. Lagstiftningen är ett medel i verksamheten inte ett mål för verksamheten - Affären som helhet utgör målet för verksamheten.

Landstingsstyrelsens förvaltning Strategidokument Inför varje upphandling tas en upphandlingsstrategi i form av ett strategidokument fram. Dokumentet innehåller bl.a. ev. analyser inför upphandling, marknadsanalys, målet med upphandlingen, referensgrupp/styrgruppens sammansättning, utvärderingsmodell m.m. Dokumentet används både under upphandlingsskedet och efter det att upphandlingen avslutats i form av uppföljningskommentarer till varje rubrik rörande utfall. Dokumenten sparas och utgör en bas för kommande upphandlingar tillsammans med, statistik, avtalslogg m.m.

Controllerenheten i siffror - 2008 Landstingsstyrelsens förvaltning Controllerenheten i siffror - 2008 74 stycken pris- och valutajusteringar begärda av leverantören om sammanlagt 15 519 900:- varav 14 286 765:- genomfördes. 17 stycken pris- och valutajusteringar genomförda av SLL U om samanlagt 4 miljoner kronor. 968  962:- i inkrävda viten.

Controllerenheten i siffror - 2008 Landstingsstyrelsens förvaltning Controllerenheten i siffror - 2008 100-tals genomförda sortimentsförändringar. Hanterat 36 stycken avtalsöverlåtelser Över 300 tester 69 stycken uppföljningsmöten med brukare 196 stycken uppföljningsmöten med leverantörer Avvikelser på ett 20 tal avtal --- 100- tals avvikelser Två uppföljningar av miljökrav Ett stort antal avtalsförlängningar….

Landstingsstyrelsens förvaltning Är vi i mål ? En sammanhållen process har blivit delad och spänner över flera enheter – utmaningar: överlämning, prioritering, förståelse. Lätt att alltför mycket hamna i upphandlingsfokus. Prioritering i stort på avdelningsnivå

Landstingsstyrelsens förvaltning Hur går vi vidare ? Få våra olika roller/uppgifter att komplettera varandra Utveckla samarbetet så att alla tar ett ansvar för helheten Ha i åtanke att vår verksamhet är en stödverksamhet åt landstingets kärnverksamhet Tydliga indikationer och mål för alla delar av verksamheten Ha fokus på vad som är mål och vad som är medel och ramar för vår verksamhet

Avtalscontroller funktionen Landstingsstyrelsens förvaltning Strategidokument Avtalscontroller funktionen Affären i fokus - från ord till handling 21