Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria.

En presentation över ämnet: "Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria."— Presentationens avskrift:

1 Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren

2 Agenda Processutveckling Upphandling av ekonomisystem Implementering av ekonomisystem

3 EFFECTO

4 Effecto - Processorganisation

5 Vision och mål VISION Malmö stads ekonomiprocesser ska vara moderna och effektiva samt kännetecknas av hög kvalité och säkerhet. Vi ska ha en kultur som tillåter och uppmuntrar förbättringar och förenklingar av ekonomiprocesser i syfte att frigöra mer tid för analys och verksamhetsstöd. Mål Leverantörs- fakturor Mål LEDTIDKUNDNYTTA PROCESS- UTVECKLING KPI PPI Inköp Redovisning & Bokslut Budget, Prognos & Uppföljning Kundfakturor

6 Processhandbok  Roller och ansvar  Metodik och verktyg för dokumentation av ekonomiprocesser  Metodik och verktyg för processutveckling

7 Nyckeltalshandbok

8 UPPHANDLING AV EKONOMISYSTEM

9 2006-2012 2013-2014 2015-2016 2017 Raindance - avtal

10

11 Upphandling av ekonomisystem 2015 Omvärlds- analys Marknads- analys Behovskart- läggning Förfrågnings- underlag Annonsering Utvärdering Avtal

12 Behov och krav - metod

13 Upphandling ekonomisystem Del 1: Ekonomisystem Huvudbok Rapporter och analys Workflow Elektroniska inköp Leverantörsfakturor Internfakturor Kundfakturor Anläggningsredovisning Tidrapportering Projektredovisning Del 2: Konsolidering Kommunen Koncernen Del 3: Budget och prognos Budget Prognos

14 Upphandling Anbudsinbjudan Utvärdering av leverantörer Förfrågningsunderlag Utvärdering av anbud

15 Förfrågningsunderlag

16 Utvärdering Poäng Applikation550 poäng (55 %) Poäng Teknik50 poäng (5 %) Pris300 poäng (30 %) Användarvänlighet100 poäng (10 %) 1 000 poäng (100 %)

17 Utvärdering – viktning del 1 Redovisning & bokslut samt Allmänna krav20 % Leverantörsreskontra 18 % Inköp 15 % Internfakturering 12 % Utdata & analys 10 % Kundreskontra och fakturering 10 % Anläggningsredovisning 10 % Tidrapportering- och projektredovisning 5 %

18 Tilldelningsbeslut DEL 1 Ekonomisystem:CGI, Raindance DEL 2 Konsolidering:CGI, Raindance DEL 3 Budget&Prognos: CGI, Raindance

19 Avtal Malmö stad 2016-2022 (sju år) 2023-2025 (tre år) 2026-2027 (två år) 2028 (ett år) VA-syd 2016-2019 (fyra år) 2020-2021 (tre år) 2022 (ett år)

20 Framgångsfaktorer Projektledare – heltid Projektorganisation – bredd Förankring i organisationen IT-med från början Metodik Processbeskrivningar Tydliga krav i upphandlingen Ta hand om de interna kraven Granska anbuden noggrant

21 IMPLEMENTERING AV EKONOMISYSTEM

22 Ekonomisystem i Malmö stad Ny teknisk plattform 30 systemföretag (förvaltningar samt bolag, donationer, stiftelser och kommunalförbund) 9 000 användare varav 3000 beställare 13 000 000 transaktioner årligen 850 000 externa leverantörsfakturor 100 000 interna fakturor

23 Omfattning Teknisk installation av programvaran Implementera system och moduler/funktioner: –Huvudekonomisystem –Konsolidering –Budget och prognos Sätta upp integrationer till och från affärssystemet Konvertera register, kodplan och historik Utbilda systemförvaltare, superanvändare och användare Ta fram processbeskrivning, aktivitetsbeskrivning, utbildningsmaterial och systemdokumentation Ta fram förvaltningsorganisation

24 Organisation

25 Huvudekonomisystem Planering och uppstart Jan-feb Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning Aug-dec Produktion Jan 2017

26 Budget&Prognos Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning piloter Aug-dec Produktion Jan 2017 Utrullning övriga förvaltningar Våren 2017 Produktion övriga förvaltningar hösten 2017

27 Konsolidering Förstudie Jan-feb 2016 Analys och design Feb-mar 2017 Implementering Mar-jun 2017 Produktion Aug-sep 2017

28 Ekonomimodell KONTO KOSTNADS- STÄLLE VERKSAMHET MOTPART OBJEKT PROJEKT SLAG KOMPLEMENT XXXXX XXXX XXXXXXX XXX XXXXX AKTIVITET XXXX

29 Maria Kolak maria.kolak@malmo.se Sara Hasselgren sara.hasselgren@malmo.se