Delegering av uppgifter Kemiska institutionen – Lunds universitet

KILU - Fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom områdena arbetsmiljö, miljö, säkerhet och ekonomi  Denna delegering avser arbetsmiljöfrågor enligt Arbetsmiljölagen, 1977: 1160, 3 kap § 2a och AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete miljöfrågor enligt Miljöbalken 1998:808 26 kap § 19 och Förordningen SFS 1998:901 om verksamhetsutövarens egenkontroll ekonomiskt ansvar för kostnadsställets/enhetens ekonomi, attestansvar  

Delegering av ekonomiansvar Vad innebär det? Attest av fakturor o beställningar, kunskap om attestregler och representationsregler Ansvara för att inköp och upphandling sker lagenligt och effektivt mm Enligt delegering från prefekt: Hålla sig underrättad om den ekonomiska utvecklingen för kostnadsstället/enheten Tillsammans med ekonom budgetera kostnadsstället/enheten Vidta åtgärder som krävs för en ekonomi i balans Underrätta prefekten om ekonomiska utfall avsevärt avviker från det planerade/budgeterade

KILU - Undantag från delegering Delegeringen omfattar dock inte rätt att underteckna avtal och kontrakt. Föreståndare ska informeras om och godkänna alla avtal och kontrakt, men prefekten är firmatecknare enligt “Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet LS 2009/85” och är den som slutligen godkänner dem. Observera att ansökan däremot kan undertecknas av föreståndare.

KILU - Carl Tryggers Stiftelse, KVA m fl Ovanstående finansiärer kan i vissa fall utbetala medel direkt till forskaren För Carl Tryggers Stiftelse gäller detta för postdoc- stipendier Även dessa kontrakt/avtal måste skrivas under av prefekten. Ansökan kan skrivas under av prefekt eller den som har fått delegation (föreståndare), men avtalet ska skrivas under av prefekt

KILU – Förslag på ny rutin? Föreståndare bör alltid signera, t ex med initialer, kontrakt/avtal för att visa att de sett kontraktet och godkänt samfinansieringsbehovet? Därefter ska kontrakt/avtal alltid gå till prefekt för underskrift. Först därefter är det ett giltigt kontrakt för Lunds universitet. Några kanske redan gör så idag? Sedan vidtar rutiner för registrering i eKontrakt, scanning, rekvisitioner, upplägg av ny aktivitet etc

Firmatecknare för LU Rektor skriver under exempelvis Förvaltningschef Avtal med flera institutioner och mer än ett område Bidragsavtal över 200 prisbasbelopp (=8 900 000 SEK) Uppdragsforskningsavtal/samarbetsavtal över 100 prisbasbelopp (4 450 000 SEK) Förvaltningschef Samtliga uppdragsutbildningsavtal

Firmatecknare Dekan Prefekt Samtliga avtal som omfattar fler än en institution, som inte ska undertecknas av rektor eller förvaltn chef Bidrag inom EUs ramprogram (specifika handläggningsrutiner) Ser ni dem först? Både föreståndare och prefekt signera? Prefekt Bidragsavtal på mindre än 200 prisbasbelopp, 8 900 000 SEK Uppdragsforskn/samarbetsavtal under 20 prisbasbelopp, 890 000 SEK Memorandum of Understanding/Letter of Intent i vissa fall Licensavtal, avtal om examensarbeten, sekretessavtal, Material Transfer-avtal, avtal med anställda och ansökningar som inte ska skrivas under av rektor.