Fastighetsföretagande i offentlig sektor Strategiska frågor och den samlade kunskapen Verksamhetsfastigheter

Offentligt fastighetsföretagande i ett historiskt perspektiv Nicodemus Tessin dy 1697 Statens byggnadsväsen Överintendent 1810 Över-intendent-ämbetet eget verk 1918 Kungliga Byggnads-styrelsen 1993 Vasakronan, Statens fastighetsverk, Akademiska hus,Special-fastigheter 1635 Kungliga Fortifikationen 1948 Fortifikations-förvaltningen 1994 Fortifikationsverket Prop 2012 Styckas Specialfastigheter, Försvarsmakten, Statens fastighetsverk Kyrkan 900 –talet 1200-1500 talet 2350 kyrkor Idag C:a 3385 kyrkobyggn Tot 18000 förvaltnings objekt Landsting 1863 Alla län tillskapar ett landsting Ansvar för sjukvård,komm-unikation och kultur Reformrelaterat fastighetsägande Kommuner 1862 – 2500st primärkommuner 1952-816st storkommuner 1971-282 st kommunblock Reformrelaterat fastighetsägande Huvudman för skola o äldreomsorg Mynd för byggande, miljö, 2

Fastighetsportföljen och verksamheten Stor fastighetsägare 90 milj kvm c:a 2/3 landsting/kommunägt 60 milj kvm Näst största kostnadsposten i offentlig sektor är i regel lokalerna med service. 5- 30% (> 70 mdr/år) Största förmögenhetsbasen (> 1800 mdr återansk) Verksamhetsutövningen/ansvaret styr ägande och anskaffning –strategiska fastigheter Stor diversifiering, hög specialisering ger få marknadsaktörer och därför hög offentlig ägarandel 3

De offentliga fastigheternas betydelse Offentliga fastigheter bidrar till den ekonomiska utvecklingen Fastigheter och lokaler används för att skapa service och samhällsnytta. Offentliga byggnader följer medborgarna genom livet och påverkar vår upplevelse av hur samhället fungerar. Kvaliteten på byggnaderna visar hur mycket vi gemensamt är beredda att satsa på försvar, utbildning, barns uppväxt, vuxnas ålderdom, kultur, etc. Fastighetsverksamheten: nyttor och kostnader måste ständigt vägas mot varandra. Krav på ökad lyhördhet och effektivitet.

Utmaning, utveckling och förändring 5

Teknisk fastighetsförvaltning blir fastighetsföretagande Stort och genuint fastighetskunnande historiskt baserat på långt eget ägande och egna organisationer för byggande och vidmakthållande Fastighetsförvaltning dominerandes fram till 70-talet av tekniker o jurister Slutet av1980, Fastighetsförvaltning graderades upp där drift, underhåll och resurshantering prioriterades Begreppet fastighetsföretagande lanserades under 1990-talets ekonomiska kris.. Fastighetsföretagande signalerar att det handlar om att vara effektiv, ta hand om resurser, fokus på intäkterna och på att skapa värden för verksamheten. Risk! kan leda till suboptimeringar

30 års utveckling Kundperspektivet - kvalitetsfrågor Miljötänkande – energi och klimat Ekonomi – effektiva organisationer/internpriser Lokalförsörjningsfrågor – lokalen som resurs Fastighetsägandet - värdeorientering 7

Från Fastighets till Kundperspektiv 30 års utveckling Från Fastighets till Kundperspektiv Kundgrupper Personalen i skolan Eleverna i skolan Föräldrarna till eleverna Skattebetalarna Politiker som formella beställare Skolförvaltningen Fastighets-organisation Fastighets-organisation 8

Energi, miljö, hållbarhet 30 års utveckling Energi, miljö, hållbarhet Drivkrafter Effekt Klimat och miljölagstiftning Ökad insikt Stark ekonomisk koppling Politiskt korrekt Minskad energianvändning ( 10 – 50%) Ändrade krav i byggande och förvaltning (material, metoder, teknik) – livslängdsperspektiv Kompetensutveckling 9

Ekonomisk hushållning 30 års utveckling Ekonomisk hushållning Drivkrafter Effekt Minskade resurser Ökade kostnader Höjda effektivitetskrav Bättre planering Lägre kostnader Nya metoder och incitament (ex: internpris, decentr ekonomiansvar) Alternativa drift/förvaltningsformer 10

Lokalen som produktionsresurs 30 års utveckling Lokalen som produktionsresurs Drivkrafter Effekt Brister i funktionalitet Dåligt lokalutnyttjande Brister i planering Bättre och förändrad planeringsmetodik Bättre lokalsamordning Ökad funktionalitet Alternativa lokallösningar 11

Utveckla eller avveckla fastighetsägandet 30 års utveckling Utveckla eller avveckla fastighetsägandet Drivkrafter Effekt Fastighetsbrister (oförutsedda kostnader, sjukahus problematik etc) Kompetensbrister i egen organisation Dålig kunskap om fastigheternas verkliga värde Ökad grad av förhyrningar Outscourca vissa eller hela fastighetsverksamheter Kompetensutveckling Alternativa associationsformer Ökad insikt om marknadsvärden 12

Ett politiskt styrsystem 13

Centrala politiska besluts påverkan på fastighetsverksamhet Stiftar lagar och lägger fast ramar och regler Byggregler Tillgänglighet Arbetsmiljö Miljö Etc.

Lokala politiska beslut för det offentliga fastighetsföretagandet Planmonopol med översikts och detaljplanering för stadsutveckling. Politiska beslut om direktiv/reglemente för fastighetsverksamheten inom ramen för ”kommunala kompetensen”. Olika politiska majoriteter har ofta olika syn på centrala frågor inom fastighetsverksamheten Viktiga fastighetsfrågor kan avgöras helt utanför tjänstemännens värld som en del av det demokratiska systemet.

VAD! HUR Den politiska organisationen Medborgare/Kunder Medborgare Fullmäktige Nämnder FastighetsFörvaltning Medborgare/Kunder Medborgare Uppdrag/Mål Uppdrag/Mål Uppdrag/Mål TN Uppdrag/Mål Styrelse Ägardirektiv Politiken säger VAD! Bolagen AB HUR Kommunstyrelse Den politiska organisationen 16

Politikens styrsystem Politiken styr via: Visioner – varumärket, vad vill vi bli kända för Mål – vad vill vi åstadkomma Uppdrag och direktiv -om vad som ska göras, Ekonomi och Kvalitet– vilka medel som avsätts samt nivå på utförande 17

Vision och övergripande kommunala mål i Umeå (kommunfullmäktige) "Vi vinner i Umeå" - kommunens alla intressenter ska uppleva att de vinner på att bo och verka i Umeå. Vi samverkar över alla gränser för att nå 200 000 medborgare senast år 2050 Vi ska förstärka vår ställning som kulturstad. Kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället såväl som sina egna liv. Alla ska oavsett etnicitet, trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, och social bakgrund ha likvärdiga rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom livets olika områden Vi ska bidra till förutsättningar för en god omsorg och hälsa på lika villkor för hela befolkningen Jämställdhet ska uppnås och på ett konkret sätt tillämpas i alla verksamheter och led av beslutsprocessen. All information och rådgivning ska ha hög kvalitet och vara lättillgänglig. Grundläggande information ska kunna ges på våra nationella minoritetsspråk, på engelska samt på andra språk vid behov Vi ska fortsätta stärka vår ställning som en av Sveriges ledande kvalitets- och innovationskommuner. Vi ska utveckla kunskapsstaden Umeå med god utbildning och ett livslångt lärande, som en förutsättning för att hantera förändringar och nå en hållbar utveckling. Vi ska stärka vår ställning som en energihushållande kommun där energianvändningen minskar och utgår från förnybara energikällor. 18

Visionen och målen bryts ner till fastighetsverksamhet –”den röda tråden” Vision – vad ska fastighetsföretagandet uppnå och hur vill man bli betraktad i ett längre tidsperspektiv. Affärsidén/verksamhetsidén svarar på frågorna; vilken verksamhet fastighetsföretaget ska bedriva, vilka områden företaget ska verka inom och hur verksamheten ska bedrivas samt vilken kundnytta som ska uppnås. Anpassade mål - de politiska målen bryts ner till konkreta mål för fastighetsverksamheten Not För att nå visionen krävs att olika aktiviteter och processer fastställs och implementeras i fastighetsorganisationen.

Exempel på vision och verksamhetside för Fastighet i Umeå Kommun Vi skall betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen Verksamhetside Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamheter kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande. 20

Målstyrning och ägardirektiv Tydliga direktiv med koncernperspektiv är en förutsättning för att verksamheten som helhet ska fungera väl och att fastighetsverksamheten arbetar med helhetens bästa för ögonen. Mål kan vara: Uttryckta i ekonomiska termer Relaterade till verksamhetens resultat Relaterad till de funktioner som är viktiga för lokalförsörjningen Relaterade till kunder och medarbetare Samhällsrelaterade, t.ex. miljö- och energifrågor Inom ramen för ett övergripande ledningssystem – balanserat styrkort, där måluppfyllelsen mäts.

Exempel på politiskt beslutade direktiv och målstyrning i fastighetsverksamheten (UK) Lokalstyrdirektiv Strategi för kommunens fastighetsägande - princip för ägande, försäljning/återförhyrning, byggande, strategisk fastighetsportfölj Lokalförsörjning - vision, policy, mål, roller/ansvar, investeringsplanering, Lokalresursplanering - organisation, planer, arbetsprinciper och ansvar för planering och förändring Upplåtelser - Interna, externa, andra hand, uppsägning, internpris 22

Målstyrning och ägardirektiv Målen ska vara mätbara och realistiska. Formulera och implementera strategier/aktiviteter för att nå målen Krävs: En kultur/anda där alla medarbetare har en gemensam målbild. En tydlig organisation, befogenheter och ansvar. Ständigt lärande av den egna verksamheten –avvikelser och förbättringar samt av andra liknande verksamheter (benchmarking). Ett informationssystem för mätning av måluppfyllelse och effektivitet.

Exempel på målstyrning med styrkort fastighetsverksamheten UK Fullmäktigemål Nämndsmål Resultat-mått (Fastighets mål) Aktivitet Klart i % Ansvarig Klart senast Uppföljning Vi ska stärka vår ställning som en energi-hushållande kommun där energian-vändningen utgår från förnybara energikällor. Under 2010-2013 ska värme- och elenergi-användning-en ej överstiga 180 kWh/m², år och koldioxid-utsläppet understiga 69 kg/m². Under 2010 ska värme/el ej överstiga 200 kWh/m², år koldioxid-utsläppet understiger 76 kg/m² Genomförande av EPC-projekt Anpassa rutiner och anvisningar av de generella kraven för energianvändning på projektnivå och uppföljning Slutföra oljekonvertering Kompetenshöjning strategisk utveckling NN 2010-12 Beskrivning 24

Ekonomi och Budget i styrprocessen Kraftfull styrparameter money talks Generellt för en budget: Prognos över framtida ekonomiska händelser (planperiod 1-3 år) Plan för hur resurser ska satsas -verksamhetsplaner Driftbudget tidshorisont vanligtvis 1 år. (ett budgetår) Budgetarbete förutsätter : Direkta direktiv för budgetarbetet från den politiska ledningen –budgetdirektiv Bra information om fastigheters och den egna verksamhetens kostnader och intäkter. Varje fastighet bör betraktas som ett miniföretag med sina egna kostnader och intäkter.

Fastighetsverksamhetens budget i styrprocessen Olika budgetar för en offentlig fastighetsorganisation: Likviditetsbudget -Hur organisationen fortlöpande klarar sina betalningar (kassaflöden/betalningsströmmar). (oftast bolag) Resultat och - eller kostnadsbudget (K/I) (driftbudget) -Bedömda intäkter och bedömda kostnader. Förväntat resultat Balansbudget -Givet tillfälle, speglar anläggningstillgångar, hur de är finansierade. Investeringsbudget -Ekonomisk ram för investeringar, påverkar likviditeten, balansräkningen samt förväntade kostnader och resultat.

Budget visavi associationsform för fastighetsverksamheten Olika budgetar olika organisationsformer: Budget Likviditetsbudget (finansen) Investeringsbudget Driftbudget Balansbudget Politik KF Nämnd Nämnd Nämnd Nämnd KS Budgetdirektiv Ägardirektiv Budget Förvaltning Styrelse Förvaltning Förvaltning Förvaltning Likviditetsbudget Investeringsbudget Driftbudget Balansbudget Förvaltning K/I driftbudget Investeringsbudget Fastighet Bolagiserad fastighetsverksamhet 27

Planeringshjulet UK . 28

Fastigheternas livscykel 29

Fastigheternas livscykel Tre centrala processer : Anskaffning Förvaltning Avveckling Fastighets-företagande

Anskaffningsskedet binder stora resurser för en lång tid framöver. I alla lokalanskaffningar krävs underlag för: Verksamhetsutveckling Lokalbehovsanalys Alternativstudier Kalkyler/Livslängd Alternativt val/Beslut Anskaffning Nybyggnad + 10 kr

Förvaltningsskedet -fastighetens livsskede Skötsel – hur ska byggnaderna skötas/vad krävs/av vem ? Mediaförsörjning – energislag, system, förbrukningar Underhåll – planerat, oplanerat Anpassningar –verksamhetspåkallade, myndighetskrav , teknikkrav/energikrav Här skördas frukten av en väl genomförd anskaffning i form av ekonomi och verksamhetsnytta 32

Varför och när? Hur ? Avvecklingsskedet Byggnadens ålder Verksamheter förändras Befolkningsförändringar Organisatoriska förändringar Förändrade ägarstrategier Hur ? Försäljning Malpåse –” lokalbank/lediga lokaler” Rivning

Exempel på offentligt fastighetsföretagande Umeå Kommun 34

Lite fakta om Umeå Kommun

ÖVERGRIPANDE MÅL antagna av kommunfullmäktige 2001-2012 Den långsiktiga planeringen bör inriktas på att nå en genomsnittlig befolkningstillväxt överstigande 800-1000 personer per år med mål att nå 200 000 invånare senast 2050

Umeå - störst i norra Sverige C.a120 000 invånare Medelålder < 40 år Högutbildad arbetskraft 10 000 företag Umeå universitet SLU (Sveriges Lantbruksuniversitet) C:a 27 000 studenter 98 % av umeborna positiva

Tillväxt i Umeåregionen Sex kommuner En av landets snabbast växande regioner med mer än 140 000 invånare 54 % från andra kommuner Över3 000 nya arbetstillfällen de senaste fem åren Högt bostadsbyggande minst 800 lägenheter/år 5 mil

bostadsbyggande från 2004 och framåt Planering för bostadsbyggande från 2004 och framåt Ersmark 53 tomter (+ 30 ?) Brännland 10 tomter Sandåkern 300 Mariestrand 500 ? lgh V Umedalen 80 tomter Sporren 70+80 lgh Ekan 40 lgh Campus 500-700 ? lgh Dragonfältet 50+60 lgh Öst på stan 45 lgh (?) Kvarnvägen 48 lgh Höder 40 lgh (?) Kyrkhamnssk. 60 lgh Berghem 126 + 153 lgh Rovdjuret 12 smh Tvistevägen 432 lgh Öbacka II 600 lgh Täfteå 45 tomter Ön mer än 1000 lgh Ålidhem 98 lgh Nymfen 20 smh Yttersjö 12 tomter Vittergubben 42 smh Röbäck 21+ tomter Tomtebo 1B ?? lgh Carlshöjd 80 lgh Stöcksjö 40-50 tomter

Umeå 2050 - ett scenario 50000 nya bostäder

Lite fakta om kommunens fastigheter dess ekonomi

Fastighetsportfölj 2011 Bokförda värden c:a 3,5 miljarder Skolor/Daghem/ Inackord egna 478 000 m2 Skolor/Daghem förhyrda 19 300 m2 Servicehus/ Särskilda boenden egna 36 400 m2 Servicehus/ Särskilda boenden hyrda 49 000 m2 Fritidslokaler egna 80 800 m2 Förvaltningsfastigheter egna 70 466 m2 Förvaltningsfastigheter förhyrd 37 000 m2 Egna bostäder 38 300 m2 Förhyrda bostäder 25 600 m2 Affärs o servicelok 66 000 m2 Övriga (busstat, civförsvar, rs) 26 300 m2 Totalt c:a 929 000 m2 Egna 797 000 m2 Förhyrda 132 000 m2 Bokförda värden c:a 3,5 miljarder Försäkringsvärden c:a 13 miljarder

Ekonomi drift budget inkl kapital 2013 55 mkr 104 mkr 49 mkr 389 mkr 40mkr 180 mkr

Fastighetsinvesteringar (fastighets och verksamhetsutveckling)

Lite fakta om Fastighets organisationen

Fastighets uppdrag Gäller verksamhetslokaler Kommunens lokalförsörjare Kommunens fastighetsägarföreträdare och byggherre Kommunens fastighetsförvaltare

Organisation/Associationsform Förvaltningsform: - Innebär direkt politisk styrning/ underställd politisk nämnd Ekonomisk resultatenhet: -Redovisar kostnader och intäkter/ nollresultat/ Merpart i egenregi > 50% (Skötsel/tillsyn)

Organisation och uppgift Ledning och ekonomi Lokalförsörjning Upplåtelse/Hyresvärd/Kundansvar Ägarföreträdare UK Fastighetsdrift (skötsel, AU, FU, Media, Myndighetsbestämmelser Fastighets-förvaltning Kärnverksamhet Byggherrefunktion Bygg och driftteknik Projektledning Byggservice (ER bygg) Teknisk spetskompetens Bygg och fastighetsteknik Budget Redovisning Invester-ingar Hyresadministration Teknisk planering (drift o skötsel och avhjälpandeunderhåll) Register och byggdokumentation (info) Teknisk planering och adm

Kategori och ansvar Områdesansvariga förvaltare: (lokalresursplanering, kundansvar, hyresvärd, ekonomiansvar, processamordning) Områdesansvariga driftområdeschefer: (fastighetsskötsel och mediaförbrukning, avhjälpande underhåll, driftentreprenader, personalansvar drifttekniker/fastsköt Byggprojektledare: (byggherreföreträdare, byggprojektsansvar, kalkyler, upphandling) Administratörer: ( hyres adm, driftteknisk adm, register och byggdok, ärenderegistrering) Planeringsingenjörer: ( Underhåll, reinvesteringar, energifrågor, fastighetsinformationsfrågor, säkerhetsfrågor) Drifttekniker, hantverkare, fastighetsskötare: ( operativ verksamhet egenregi)

KUND 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN Fakta: Antal pers totalt: Ledning o utveckl: Ekonomi (köp): Teknik: Hyresadm: Plan o dok: Förvaltare Byggservice/arbl Dromr.chefer: Driftgr Förv.omr Ö Driftgr Förv.omr S Driftgr Förv.omr V KUND 100 3 2 14 4 5 6 17 15 13 Förvaltare Hyresassistenter Driftområdeschefer Driftledare Soc Skolan Fritid Kultur KDN Övriga förvaltn och Externa kunder 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN

Huvudprocesser Anskaffa - innebär köp, leasing, hyra samt eget ägande) Förvalta - Anpassa / förädla innebär förändringar i eget bestånd avhängigt av hyresgäst och teknikkrav - Vidmakthålla innebär driva och underhålla reinvestera,samt upplåta Avveckla - innebär övergångsuthyrning sälja eller riva

Vår vision Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av ändamålsenliga lokaler och bostäder med. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen

Vår verksamhetside Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamheter kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

Kommunens Styrprinciper

Kommunens styrmodell för det interna arbetet Med-arbetare Verk-samhetens ekonomiska resultat Resultat Ekonomiska nyckeltal Inre Kvalitet MEA Produktivitet /effektivitet Avverkningsnyckeltal Yttre Kvalitet NKI Kund-upplevelser Verk-samhetens produktions-förmåga

Politiska direktiv för fastigheter Bättre styrning av lokalresursplanering Större krav på långsiktighet, effektivisering av lokaler, verksamhets- och fastighetsbeskrivning Flytta upp fastighets och lokalförsörjningsfrågorna och förstärk koncernperspektivet med lokalstyrgrupp. Tydliggör roller och ansvar i planeringsprocessen Beskriv ägarfilosofi vision, mål och policys Fastställ beslutsgång i byggärenden Strategier för kommunens fastighetsinnehav och investeringar

Styrdokument fastigheter och lokaler

Styrdokument för kommunens lokalförsörjning Styrdokument gäller alla verksamheter Syfte Att stärka kommunen som fastighetsägare Att styra mot hushållning och god miljö Att åstadkomma effektiva och produktiva lokaler Att samverka med nämnder, förvaltningar och bolag Att vidmakthålla fastighetskapitalet till låga kostnader över tiden

Lokalförsörjning Vision Optimalt fastighetsbestånd genom omsorgsfull planering, till lägsta kostnad och miljöpåverkan över tiden. Policy Fastigheter är gemensamma resurser Kommunnyttan ska vara vägledande Mål Balans mellan innehav, nyttjande och ekonomiska ramar Uppföljning Ändamålsenlighet, NKI, nyttjande, kostnaderna, energiåtgång, miljöpåverkan

Strategi för kommunens lokalinnehav Fastighetsägande - långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH - kostnader Anpassas till nytta och för verksamheten. Inhyrning Fastighetsorganisationen hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt i kärnverksamheten Vakanser Regleras särskilt ( sådana som fastighetsorganisationen inte råder över)

Investeringsbegrepp Strategiska fastighetsinvesteringar som följd av strategiska verksamhetsbeslut och genomarbetad lokalresursplan Investeringar för att upprätthålla värdet och funktionen av befintliga fastighetstillgångar Lönsamhets- eller effektivitetshöjande investeringar a) Anpassning av lokaler för effektivare verksamhet b) Fastighetsinvesteringar som förbättrar driftekonomi Beslut om ny eller förändrad verksamhet som kräver investering i nya lokaler, innebär ökade hyreskostnader. Beslut måste fattas av hyresgästen och täckas av ökade ramar eller rationaliseringar Underhåll och reinvesteringar är ett utpräglat fastighetsägaransvar, beslut fattas av fastighetsägaren och kostnader ska i huvudsak täckas av löpande hyresavtal. Investeringar i syfte att effektivisera verksamhet beslutas av hyresgästen och ökad hyra ryms inom befintliga verksamhetsramar. Lönsamma fastighetsinvesteringar, t.ex. energibesparande åtgärder, beslutas av fastighetsägaren och kräver inte ökad hyra

Komponentvisa avskrivningar

Investeringsplan och beslut om anskaffning och avveckling Planering och beslut om investeringar, inhyrning och avveckling följer: ”Arbetsprincip för förändringar i lokalbeståndet” Fastighet upprättar lokalplaner och kalkylunderlag för alla fastighetsinvesteringar

Lite om Fastighets utvecklingsområden

Strategiska utvecklingsområden Kundrelationer och kommunikationer Kompetensutveckling Organisationsutveckling Energi/miljöoptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö