VÄGEN FRAM TILL KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET Bakgrund och nulägesanalys För en mer uttömmande bild, med redovisning av metod, källor och referenser, hänvisas till rapporten Nulägesanalys för projektet kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Varför universitetsgemensam kommunikationsstrategi? Utmaningar Ökat omvärldstryck, tuffare konkurrens Osäkerhet om vad Göteborgs universitet är och vart vi är på väg Begränsat med resurser Kommunikationsstrategi Planerad kommunikation Resurseffektiv kommunikation Ökat omvärldstryck och allt tuffare konkurrens om resurser, forskare, lärare och studenter Konkurrenstrycket kräver ökad tydlighet om vad vi som universitet vill och vart vi är på väg Ökad tydlighet och synlighet, internt såväl som externt, förutsätter planerad och strukturerad kommunikation För det behöver vi en universitetsgemensam kommunikationsstrategi Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Kommunikationsstrategin ska… …. bidra till att Göteborgs universitet uppnår de övergripande målen i Vision 2020. … bidra till en kommunikation som gör att universitetet upplevs som en sammanhållen organisation med en tydlig avsändare. … bidra till att kommunikationsarbetet bedrivas professionellt – med en tydlig process som innehåller analys, planering, genomförande och utvärdering. … bidra till en samordnad och resurseffektiv kommunikationsverksamhet inom hela universitetet. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Arbetet med kommunikationsstrategin har bestått/består av tre faser Nulägesanalys april – december 2012 2) Framtagande av kommunikationsstrategi Januari – augusti 2013 3) Införande och förankring Har pågått under hela arbetets gång – men särskilt viktigt våren 2014 Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Kommunikationsstrategi – fram till beslut… Rektorsbeslut om att ta fram kommunikationsstrategi, februari 2012 Arbete med förberedelser, upphandling av externt stöd, bemanning av arbetsgrupper mm mars-april Kickoff för arbetet 19 april 2012 Framtagning av nulägesanalys april-november Framskrivning av strategin startar vid årsskiftet 2012/2013 Första utkast från kommunikationsbyrån Solberg, april 2013 Slutlig framskrivning av skrivargrupp (GU) på fem personer, april Styrgrupp, projektledningsgrupp och referenspersoner medverkade Remiss under sommaren till kommunikationsenhet + IR Presentation för nya kommunikationschefen Anette Norberg, augusti Anette har bearbetat texten och presenterat för ledningspersoner Rektorsbeslut fastställd kommunikationsstrategi 20 januari Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Lite kort om nulägesanalysen Grunden för kommunikationsstrategin Togs fram av ett 30-tal personer i sex olika arbetsgrupper Resulterade i ett dokument på cirka 180 sidor ”Bilden av GU” – djupintervjuer (gjorda av kommunikationsbyrån Solberg) ”Bilden av GU” – medieanalys Undersökning av den interna kommunikationen (Nordisk kommunikation – benchmark) Inventering av kommunikationsarbetet på GU idag Benchmark – så arbetar andra organisationer Slutsatser och rekommendationer inför nästa fas Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Projektorganisation – nulägesanalysen Experter inom GU Projektledning A. Intern kommunikation B. Mediearbete C. Forsknings-kommunikation D. Student- relationer E. Varumärke/ profilering F. Omvärld/ samverkan Styrgrupp Styrgrupp: Ann-Charlotte Schützer, ordf./projektägare, Lena Kolvik, Lars-Olof Karlsson, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson Eventgrupp Helena Åberg, Lisbeth Kinnunen, Marie Örninge, Anna Sonberger Referensperson till styrgrupp (Lennart Weibull) Referensgrupp* Projektledningsgrupp Projektledare: Sofia Wallner/Maria Eriksson samt delprojektledare nedan Pauline Sjöberg Mikael Östblom Göran Liljedahl Karoline Axelsson Malin Carlgren Ulrika Lundin Krister Svahn Torsten Arpi Thomas Melin Jenny Lööf Malin Tengblad Miriam Lieberman Annika Koldenius Helene Backlund Wasling Camilla Persson Stina Björkerud Catharina Jerkbrant Johanna Ahl Mattias Lindgren Kicki Edgren Maria Norrström Carina Krantz Carina Elmäng Margareta Svedlund Kerstin Eiman Ann-Sofie Steen *Referensgrupp: Henrik Oscarsson (SOM), Marie Karlsson-Tuula,, Helene Brembeck, Maria Anvret, Magnus Gunnarsson, Magnus Åkesson, Marie Emanuelsson Studenter: Cecilia Jonasson, Eva Fransson, Thomas Hartvigsson Kommunikatörsnätverket för förankring, avstämning och utveckling Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Kommunikations-strategi Kommunikationsstrategin - ett stöd för Vision 2020 Interna och externa kommunikativa förutsättningar: intressenter, resurser, omvärldsfaktorer Filtrering Kommunikations-strategi Insatser Föreslagna kommunikativa åtgärder inarbetas i Vision 2020:s handlings- och verksamhetsplaner. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Bilden av Göteborgs universitet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Sammanfattning – den externa bilden av Göteborgs universitet, enligt nulägesanalysen GU uppfattas som stort och brett – utan internationell spets Bredden skapar otydlighet Många behöver det som erbjuds men bilden av vad som finns spretar Lär känna och lyssna på intressenterna Svårt att hitta ingångar och förstå GU De som har hittat in är oftast nöjda Hantera bilden av “en introvert miljö där det bråkas” Acceptera att rankingarna finns och hjälp omgivningen att förstå dem Våga ta klivet ut i samhället än mer – gör tredje uppgiften viktigare Fira döttrarnas framgång och visa fördelarna med släktskapet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Våra prioriterade intressenter Politiska intressenter Medarbetare Forsknings- och utbildnings-organisationer Studenter Näringslivet Allmänheten Massmedia Intresse-organisationer Presumtiva studenter Forsknings-finansiärer GU Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Alla drivs av egenintresse Vara först med nyheten, vara bästa mediet, vara bäst på redaktionen Söka ny kunskap, få svar på frågor, stilla sin nyfikenhet särskilt kring sådant som man kan relatera till (t.ex. hälsa, politik, miljö, konsumtion). Yrkesstolthet. Trygghet. Ett stimulerande och roligt arbete. Att tjäna pengar. Egen framgång. Tillgodose intressenters behov. Hitta bra jobb. Inspirerande miljö. Hitta rätt utbildning för att få rätt jobb – ”valuta för studielånet”. Självförverkligande. Kompetenshöjning. Identitetsbyggande. Skapa bra nätverk. Trivas. Trivas. Skapa bra nätverk. Självförverkligande Kompetenshöjning. Identitetsbyggande. Egna framgångar. Utvecklas och tjäna pengar. Makt och trovärdighet. Vill satsa på “rätt” forskning och visa det. Egen framgång som organisation. Alla drivs av egenintresse Det här är en viktig skillnad från målgrupper: egenintresset. Det här är en sammanställning av våra intressentgruppers egenintressen. De skiljer sig åt. Rätt olika som synes. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Exempel på analys av intressent: Näringslivet Drivkrafter: Egenintresset: Utvecklas och tjäna pengar. Samhällsintresset: Tillgång till kunskap och samarbete för forskning & utveckling, innovation, framtida arbetskraft Kännetecken: Tänker ekonomi och nyttiggöranden. Ont om tid, kräsna, vill få ut något mätbart av ett samarbete – gärna så fort som möjligt. Hård konkurrens från lågprisländer. Sverige konkurrerar med effektivitet/förädling/ spetskompetens. Intresserade av nya marknader. Intressentens betydelse: Anställer studenter. Samarbeten kan skapa legitimitet/ökad status för alternativt ett ifrågasättande av forskningen, och därmed uppmärksamhet. Visst finansiellt stöd. Varierar kraftigt beroende på fakultet/institution och från forskare till forskare. Beroende av: Kunnig arbetskraft. Bra FoU - forskningsresultat. Kontaktvägar De positiva associationer som samarbete med ett universitet/lärosäte kan skapa. Omvärldsfaktorer, generella företagarvillkor, politiska/legala och affärsmässiga beslut. Kundernas preferenser, t ex design. God långsiktig lönsamhet. Näringslivets bild av Göteborgs universitet: Utbildare av arbetskraft. Trovärdigt. Tungrott. Stort. Brett. Har inte så stor koll på verksamheten. Viss variation mellan olika institutioner/fakulteter. Exempel på aktörer: Internationella företag Inter-/nationella företag med stark lokal förankring. Lokala näringslivsföreträdare. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Politiska intressenter Egenintresset: Makt och trovärdighet. Samhällsintresset: Skapa ett bättre samhälle med kunskapsförsörjd befolkning. Exempel på aktörer: Politiker/tjänstemän. Myndigheter. Regionalt och kommunalt politiskt styrda org. EU Beroende av: Väljarnas/uppdragsgivarens/huvudmannens stöd. Allianser och samarbeten. Information, analys, sammanfattningar, lösningar på problem. Problemställningar. Forskningsresultat, kontakter. Politiska intressenters bild av Göteborgs universitet Trovärdig bärare av kunskap. Stort universitet Kunskapsdriven organisation Splittrad, byråkratisk och svårbegriplig organisation - svårt att få tag i rätt person. Osäkerhet kring om utbildning och forskning verkligen matchar behoven. Kännetecken: Aktiva, inflytelserika, opinionsskapare. Idédrivna, värderingsdrivna (politiska org.), eller styrda av uppdrag (myndigheter). Mandatperiodstänkande, vinna popularitet hos väljarna/uppdragsgivare/huvudman. Kraftigt tryck från enskilda intressenter kan orsaka snabba förändringar. Intressentens betydelse: Avgörande för Göteborgs universitets existens i sin egenskap av ”ägare”. ”Kontroll- kvalitetsinstans” (HSV) och ”samarbetsaktör” (VGR, BRG etc.). Viktiga som finansiärer. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Forskningsfinansiärer Egenintresset: Det är viktigt att det framstår som att forskningsfinansiärerna satsar på “rätt” forskning. Samhällsintresset: Har ett uppdrag att samhällets resurser ska användas till “rätt” forskning. Exempel på aktörer: Forskningsråd och myndigheter. Beroende av: Hitta rätt person för att bedöma ansökningar, osv. Fördjupad kunskap om de specifika delarna. Ha en korrekt bild av universitetets styrkor (och svagheter) “Design av forskningsprojekt” Dokumentation av de forskningsprojekt de stödjer. Forskningsfinansiärers bild av Göteborgs universitet: Stort och brett (ibland kanske på bekostnad av spets). Rörigt Kännetecken: Akademiskt präglade. Kritiskt tänkande, kritisk grundsyn. Stor kunskap, hög professionalitet, skickliga. Handläggare går lika mycket på egna kontakter och nätverk som inom andra organisationer. Intressentens betydelse: Viktiga för finansiering av verksamheten. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Så här säger de externa intressenterna om oss generellt Stort, brett, lite isolerat och utan internationell spets Många uppfattningar om vad som är universitetets styrkor Svårt att förstå sig på oss En introvert miljö där det bråkas Den som har en relation är dock oftast nöjd Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Detta säger de om vår forskning Det saknas internationellt profilerade spetsområden Forskningen bör vara mer kopplad till utmaningarna i samhället Splittrad bild av vilka forskningsområden som är starka Forskningen anses inte vara så stark som den skulle kunna vara Göteborgs universitet framstår inte som tillräckligt flexibelt Omgivningen bryr sig om rankingar men behöver hjälp med att tolka dem Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Detta säger de om vår utbildning Ranking anses viktigt för studenter. Relevant förhållningssätt viktigt för Göteborgs universitet Studentunderlaget väntas minska Viktigt att vara internationellt konkurrenskraftigt Priset inte längre konkurrensfördel bland internationella studenter Göteborgs universitet borde värdera sin grundutbildningsroll högre Det pedagogiska inslaget är underskattat. Titta på amerikanska universitet – låt t ex professorerna undervisa förstaårsstudenterna Göteborgs universitet borde fokusera mer på professionsdelarna Rankinglistorna anses viktigt mot studenter. Blir därmed viktigt för GU att hitta ett relevant förhållningssätt. Studentunderlaget väntas minska på sikt. Viktigt att vara internationellt konkurrenskraftigt Priset (tidigare subventionerat) är inte längre en konkurrensfördel bland internationella studenter. GU har en grundutbildningsroll som man borde värdera högre. Det pedagogiska inslaget är underskattat. Titta på amerikanska universitet – låt t ex professorerna undervisa förstaårsstudenterna. GU borde fokusera mer på grundutbildning och professionsdelarna (arvet och traditionen i västsvenskt internationellt näringsliv och samhälle) – möjlighet för GU då inget universitet/högskola har denna position idag. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Detta säger de om vår samverkan Göteborgs universitet behövs i samhällsutvecklingen Gör det lättare att hitta rätt information Fråga mera – ta reda på vad intressenterna vill veta Skapa mötesplatser för olika intressenter. ”Vi vill göra konkreta saker snarare än diskutera” Finns stort behov av forskningsinsatser hos intresseorganisationer, myndigheter och näringsliv Bli bättre på att på ett relevant sätt presentera Göteborgs universitet i sin helhet och samtidigt lyfta fram spetsarna Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Detta säger de om vår arbetsmiljö/organisation Inget problem med starka enheter. Bra för universitetet om en institution/fakultet uppfattas som bäst i sitt område Men viktigt att visa nyttan av att tillhöra Göteborgs universitet, internt och externt Ett större externt fokus kan påverka den interna kulturen, som upplevs fokusera på interna svårigheter istället för externa möjligheter Arbetet med Vision 2020 är välkommet. Nu är det upp till bevis Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Intresset har ökat men bilden är oförändrad 2003 2020 Intresset för GU Bilden av GU 2012 Nej, den externa bilden av Göteborgs universitet är nästan identisk med den för tio år sedan Det visar tre undersökningar sedan 2003 Samtidigt ser vi ett ökat intresse från intressenterna (minskade resurser till forskning, stora pensionsavgångar) Det finns också fler alternativ till universiteten. T ex onlineutbildningar SLUTSATS: Vi har ett kanonläge-vision på plats och intresserade intressenter! Vi måste våga prioritera, bli synligare, ta reda på behoven hos våra intressenter, analysera vad de säger SLUTSATSER? Misslyckats med att få ut våra budskap Ointressanta Osynliga Inte tillräckligt stark verksamhet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Vi har ingen brist på planer och analyser Har bilden av Göteborgs universitet förändrats? Nej, den externa bilden av Göteborgs universitet är nästan identisk med den för tio år sedan Det visar tre undersökningar sedan 2003 men… Samtidigt ser vi ett ökat intresse från intressenterna (minskade resurser till forskning, stora pensionsavgångar) Det finns också fler alternativ till universiteten. T ex onlineutbildningar SLUTSATSER? … däremot har vi varit dåliga på att införa, följa upp och återkoppla Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Så arbetar vi med kommunikation idag Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Sammanfattning - vårt befintliga kommunikationsarbete, enligt nulägesanalysen Förutsättningarna för universitetsgemensamt kommunikationsarbete olika Internkommunikation rymmer den stora förbättringspotentialen Mediearbetet fungerar bra, men behöver en tydlig plan Forskningskommunikationen utmanas av otydlighet kring samverkansuppgiften och kulturproblematiken Kommunikationen med befintliga studenter lider brist på utpekat ansvar och rutiner Avsaknad av ”varumärkespositionering” Olika mandat, benämningar, roller och ansvar centralt, på fakultet och institution Avsaknad av strategi, svårt att göra prioriteringar – ”du blir en producent och ett redskap för den som skriker högst” Bristande kunskap och förståelse för kommunikation som profession ”vi är alla kommunikatörer” Otydlig kommunikationsorganisation Outvecklat gemensamt kommunikationssystem t ex 40 intranät Arbetar inte medvetet med att sprida och bryta ned övergripande budskap till lokal nivå, t ex rektorsbeslut Grundbulten i pressarbetet vid Göteborgs universitet är pressmeddelanden som skickas antingen brett till stora delar av mediesverige eller mycket riktat till specifik fackpress. Ca 80-90% av de nyhetsartiklar som läggs ut på webben är forskningsresultat   Göteborgs universitet sprider i första hand information om resultat av den forskning som genomförs vid universitetet, främst avhandlingsresultat och vetenskapligt publicerade artiklar. Universitetet informerar också om namnnyheter, forskning som fått anslag, studentrelaterade ämnen som om det kommer ett nytt utbildningsprogram, studentutställningar och studentföreställningar. Representanter för medierna som intervjuats har anser också att universitetet har ett bra mediearbete Ineffektiva möten Otydlig och svårnavigerad webb Cheferna, inklusive universitetsledningen, anses inte ta sitt fulla kommunikativa ansvar Avsaknad av coachande kommunikatörer Avsaknad av universitetsgemensam struktur och samordning för våra kanaler, personliga och mekaniska Brist på tvärfunktionellt samarbete i gemensamma frågor, t ex kommunikation-HR, över fakultetsgränserna Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Följande områden har inventerats Intern kommunikation Mediearbete Forsknings- kommunikation Student-relationer Varumärke/ Profilering Omvärld/ Samverkan Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Förutsättningarna för ett universitetsgemensamt kommunikationsarbete kunde vara bättre… Olika mandat, benämningar, roller och ansvar centralt, på fakultet och institution Informationschefer, kommunikationschefer, informationsansvariga, informatörer, kommunikatörer, webbredaktörer, redaktörer, projektledare Få styrande dokument Avsaknad av strategi, svårt att göra prioriteringar – du blir en producent och ett redskap för den som skriker högst Bristande respekt för kommunikation som profession ”vi är alla kommunikatörer” Otydlig kommunikationsorganisation Outvecklat gemensamt kommunikationssystem t ex 40 intranät 60-tal kommunikatörer på heltid, ca 140 personer som arbetar hel- eller deltid med kommunikation, de är många men gör fel saker och är inte rätt rustade, mer utförare än strateger Olika mandat, roller och ansvar centralt, på fakultet, institution Många olika benämningar: informationschefer, kommunikationschefer, informationsansvariga, informatörer/kommunikatörer, Webbredaktörer, Redaktörer, Projektledare för implementering av grafisk profil Antal kommunikatörer Få styrande dokument/få riktlinjer (Policy för information och kommunikation + grafiska manualen) Brister kommunikationssystemet – 40 intranät Avsaknad av strategi, svårt att göra prioriteringar – du blir en producent och ett redskap för den som skriker högst Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Internkommunikation – här finns det utmaningar Arbetar inte medvetet med att sprida och bryta ned övergripande budskap till lokal nivå, t ex rektorsbeslut Ineffektiva möten Otydlig och svårnavigerad webb Cheferna, inklusive universitetsledningen, anses inte ta sitt fulla kommunikativa ansvar Avsaknad av coachande kommunikatörer Avsaknad av universitetsgemensam struktur och samordning för våra kanaler, personliga och mekaniska Brist på tvärfunktionellt samarbete i gemensamma frågor, t ex kommunikation-HR, över fakultetsgränserna Resultat från Arbetsmiljöbarometern och Nordisk Kommunikations benchmarkundersökning Arbetar inte med de övergripande budskapen, dvs vi anpassar inte till den lokala nivån Ineffektiva möten Webben uppfattas som otydlig och svårnavigerad Cheferna, inklusive universitetsledningen, anses inte ta sitt fulla kommunikativa ansvar Cheferna nyttjar inte det professionella kommunikativa stödet, blir moment 22 – chefer som inte tar kommunikativt ansvar behöver inte heller coachande kommunikativt stöd, dvs. kommunikatörernas kompetens inte till fullo utnyttjad. Kom ihåg att traditionellt kommunikationsarbete endast utgör 5 procent av hela kommunikationsuppdraget (enligt Nordisk Kommunikation) Saknas ett uttalat kommunikationsansvar för cheferna Får ingen kommunikationsutbildning Cheferna är en underutnyttjad resurs Saknar universitetsgemensam struktur och samordning för våra kanaler, personliga och mekaniska Saknar tvärfunktionellt samarbete i gemensamma frågor, t ex kommunikation-HR, över fakultetsgränserna Källa: Arbetsmiljöbarometern 2011 och Nordisk Kommunikations benchmarkundersökning, oktober 2012 Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Lösning: komplett kommunikationssystem VAD (budskap) Vision Värden Mål Strategier Förändringar Nyheter Omvärld Operativa Sociala Feedback HUR (kanal) Möten Intranät Personaltidning Nyhetsbrev E-post Sociala medier Telefon SMS VEM (aktör) Ledning Chefer Projektledare Medarbetare Facket Medborgare Kund Press/media Vi har allt men vi har ingen struktur, dvs saknar ett komplett kommunikationssystem Ett kommunikationssystem ska stödja organisationen att nå sina mål Vi har personella resurser men det finns stora kompetensluckor om vi menar allvar med att institutionerna ska bli självförsörjande vad gäller kommunikation Det finns rikligt med både information och kommunikation. Kommunikationen är inte samordnad och utgör inte ett stöd för verksamheten Saknas ett stöd för utveckling av organisationens interna och externa kommunikation utifrån verksamhetsstrategi Saknas riktlinjer för användning av olika kanaler och kommunikationsformer. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

I ett komplett kommunikationssystem för Göteborgs universitet Utvecklas cheferna till en kommunikationsresurs Arbetas det medvetet med de övergripande budskapen Utvecklas ett användarvänligt och individanpassat intranät Utvecklas nya arbetssätt, t ex tvärfunktionellt Införs resultatstyrd kommunikation med mätbara mål Blir vi snabbare, tydligare och mer transparenta Minskar ryktesspridning genom att tydliga processer införs Stärks ledningens kommunikation Utvecklas effektiva möten I ett komplett kommunikationssystem: Arbetas det medvetet med de övergripande budskapen (formulera, sprid, bryt ned, följ upp och återkoppla) Utvecklas ett intranät som är användarvänligt och individanpassat Utvecklas nya arbetssätt, t ex tvärfunktionellt Införs resultatstyrd kommunikation (mätbara mål och chefer som bedöms på kommunikationsförmåga, chefskommunikationsindex) Blir vi snabbare, tydligare och mer transparent Minskas ryktesspridning genom att införa tydliga processer Stärks ledningens kommunikation Utvecklas effektiva möten Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Studentkommunikationen bör segmenteras Innan studenter börjar Styrkor/möjligheter (exempel): Staden Göteborgs popularitet Göteborgs universitets goda rykte Svagheter/hot (exempel): Brist på samordning, otydligt mandat och ojämn resursfördelning Splittrad bild av Göteborgs universitet Svårt att marknadsföra ett så brett utbildningsutbud När studenten är hos oss Styrkor/möjligheter (exempel): Finns ett stort antal eldsjälar som redan idag lever upp till Vision 2020 Positivt med välkomstvecka för internationella studenter Svagheter/hot (exempel): Skiftande syn på devisen ”Varje student är viktig” Befintliga studenter otydlig som målgrupp Odefinierat ansvar och brist på rutiner För många kanaler Studentrekryteringen rider på: Göteborgs popularitet GU:s egna goda rykte Hög kvalitet och forskningsanknuten utbildning Bra samverkan mellan Studentrekryteringsenheten och fakulteterna Men: Resursfördelning och hur man organiserar sin studentrekrytering ser olika ut mellan olika fakulteter, vilket försvårar samarbeten. Otydligt ansvar och mandat för studentrekryteringen vid Göteborgs universitet. Svårt att marknadsföra ett så brett utbildningsutbud Ibland liten förståelse för vikten av att kommunicera Göteborgs universitet som varumärke. Att ”delarna stärker helhet och helhet stärker delar.” Kritisk kultur som gör det svårt att arbeta med kommunikation (Många som har synpunkter på studentrekryteringen) (Information om utbildningarna återfinns centralt, lokalt och på programnivå.) Dagliga kommunikationen med befintliga studenter avgörande för Göteborgs universitets rykte: Bra information vid rätt tidpunkt och i rätt kanal en viktig faktor ör hur studenterna upplever sin studietid och sitt lärosätes professionalitet, enligt Studentbarometern 2010 Finns ett stort antal eldsjälar som redan idag lever upp till Vision 2020 - ”Vid Göteborgs universitet ska studenterna alltid vara i centrum, både före, under och efter studierna” Servicecenter bidrar till en förbättrad studie- och arbetssocial miljö Positivt med välkomstvecka för internationella studenter Skiftande syn på devisen ”Varje student är viktig” Befintliga studenter otydlig som målgrupp Otydligt vem som äger ansvaret för målgruppen Saknas rutiner för samordning och samverkan när det gäller studenternas dagliga kontakt med GU Studentinformation förmedlas via många kanaler Ojämn nivå på innehållet i den service studenterna får vid olika program, institutioner, fakulteter (Otydlig webb, en blandning av ”Vill bli student” och ”Är student”.) Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Studentkommunikationen – så kan vi bli bättre Ha studenten i fokus Kommunicera en enhetlig bild av Göteborgs universitet Lär känna och kommunicera med studenterna på de arenor där de befinner sig Skilj på information till befintliga och blivande studenter Utveckla tydliga kanaler för student, befintlig och blivande Se betydelsen av det personliga mötet Arbeta mer med ambassadörskap, använd alumner mer t ex vid arbetsmarknadsdagar men även i undervisning Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Mediearbetet är på många sätt bra – enligt media Pigga på att få ut information. Bra på att föra fram forskning. De ligger på och tänker rätt utifrån ett medialt perspektiv. Fortsätt utvecklas i den riktningen! Informatörerna är duktiga. Förstår media och är bra på att slussa mig till rätt källa. Delar av GU är bra på att hantera media. Sahlgrenska akademin och naturvetenskapliga är två exempel. De har regelbundna arrangemang där man får träffa flera forskare utifrån ett visst tema. En guldgrej. Gav mycket press. Kollar GU:s hemsida titt som tätt. En viktig kanal. Oerhört värdefullt att ha en ”guide” som kan medla mellan oss och forskarna. Någon som förstår de redaktionella villkoren. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Mindre än 5 procent negativ medierapportering Till den här bilden bör det påpekas att den interna bilden är att andelen negativ rapportering är mycket högre. Siffor från Infopaq-rapport. Blå tårtbit (95,4%) visar positiv/neutral rapportering, röd tårtbit (4,6%) visar negativ. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Men vi saknar en plan för mediearbetet Inga tydliga budskapsmål från ledningen Vågar inte lyfta spets Vågar inte bortprioritera medialt ointressanta disputationer Spretar och brister i uppföljningen, fokus på kvantitet Bara spridda skurar vad gäller medieträning Splittrad avsändare ger splittrad bild, för lite gränsöverskridande och behovsanpassat Hinder för samordning Pressarbetet har inga tydliga mål från ledningen när det gäller vad man vill lyfta (budskap). Attraktiv arbetsgivare, spets etc. Brister i uppföljningen av mediearbetet Det spretar i mediearbetet Spridda skurar vad gäller medieträning. Både för ledningspersoner och forskare (t ex Leeds har regelbunden medieträning var tredje månad). Low hanging fruit Splittrad avsändare ger splittrad bild, för lite gränsöverskridande och behovsanpassat Hinder för samordning Konsekvensanalys: Obligarisk del av doktorandavdelningen Chefsutbildningen obligatoriskt Sociala medier viktiga men inte för att sprida nyheter. Dock viktigt att vi är med på Twitter, planerar saker längre fram i folks medvetande   Måste våga lyfta spets Samordnad pressverksamhet skulle stärka och effektivisera kommunikationsarbetet Dessutom viktigt att få fler forskare att vilja kommunicera sin forskning till media och att vara nåbara Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Med en plan och mer gemensamt mediearbete kan vi bli mer strukturerade och proaktiva… Förutsättningarna är goda… Spetsforskning som väntar på att bli framlyft Pressinformatörer med rätt kompetens God servicenivå - aktuella, nåbara, kan svara på i princip allt Bra infrastruktur Prestigelöst samarbete mellan pressinformatörerna Många kommunikativa forskare (men det kan bli ännu bättre) Förutsättningarna är goda… Intressant forskning i allmänhet och spetsforskning som väntar på att bli framlyft i synnerhet (våga lyfta spetsforskning) Kommunikativa forskare Pressinformatörer med rätt kompetens - redaktionell bakgrund, god kunskap om medias villkor, engagemang God servicenivå - dagsaktuella, nåbara, kan svara på i princip allt Bra infrastruktur - tillgång till teknik (streamingmöjligheter, utskickssystem, rörlig bild etc.) Prestigelöst samarbete mellan pressinformatörerna- delar tips, uppdaterar varandra, samordnade pressaktiviteter Mediegruppen ger förutsättningar för ytterligare förstärkt samverkan kring universitetets mediearbete En allmän uppfattning bland de flesta pressekreterarna att ett centralt mediearbete skulle effektivisera och stärka mediearbetet. Kanske inte moget för detta ännu men kan vara ett långsiktigt mål. Det vi kan och vill göra redan nu är att inom GF skapa en ”redaktion” där syftet är ett integrerat nyhetsarbete, dvs internt och externt sker parallellt. Det innebär att det är nyheten/aktiviteten/händelsen som avgör vad som ska publiceras internt och vad som ska publiceras externt. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Samverkan pågår hela tiden och överallt Har varit svårt att få en samlad bild men… Mycket bygger på personliga relationer Många solister Ansvaret ligger på alla nivåer, varje nivå avsätter sina resurser Universitetets nyckelintressenter upplever brister i relationer med Göteborgs universitet VGR-utredningen visar att det finns en stor förbättringspotential Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Samverkansarbetet behöver en karta Löpande inventering av behov Från personberoende till ett gemensamt ansvar Samverka mer gränsöverskridande internt. Utveckla en strukturerad omvärldsbevakning Struktur och plan med utgångspunkt i intressentanalysen Utveckla det kommunikativa stödet för samverkansuppgiften Behövs inventering, struktur och en plan så att vi kan gå från personberoende till ett gemensamt ansvar Fokus samverkan inom innovation/entreprenörskap: att säkra professionell hantering och utveckling av hela området inom Göteborgs universitet och gå ifrån kortsiktig projektifiering till långsiktig strategiskt arbete, samt att utarbeta former för ledningsansvar och kommunikation. Vi behöver tydliggöra vad som är det kommunikativa stödet i samverkansuppgiften t ex: Mötesplatser Stöd till forskare att kommunicera sin forskning t ex medie- och budskapsträning, budskapsformulering etc Budskap Informations- och marknadsföringsmaterial t ex presentationer om Göteborgs universitet, filmer, magasin, broschyrer, informationsblad Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Forskningskommunikation har en central plats... …och goda förutsättningar Ett fantastiskt innehåll att kommunicera Ett mycket bra pressarbete Inarbetade populärvetenskapliga plattformar och arenor, t ex Vetenskapsfestivalen och Akademisk kvart Engagerade forskare och kommunikatörer …och goda förutsättningar Vi har på vissa håll en stödstruktur som fungerar, men inte över hela universitetet. Vi har ett mycket bra pressarbete. Vi har flera inarbetade populärvetenskapliga plattformar och arenor, som fungerar bra, exempelvis Vetenskapsfestivalen och Akademisk kvart. Även Jonsereds Herrgård Vi har väldigt engagerade forskare och kommunikatörer och ett fantastiskt innehåll att kommunicera Men det finns ett par nyckelutmaningar att ta tag i… Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Otydlighet kring samverkansuppgiften Otydligt uppdrag ”Jag känner att jag har en skyldighet att ställa upp när det efterfrågas, däremot känner jag ingen skyldighet att själv ta initiativ.” Brist på incitament ”Varje gång man gör något med forskningskommunikation så hade man tjänat akademiskt på att jobba på en forskningsartikel istället.” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Den interna kulturproblematiken Jante behöver hanteras ”Det är svårt för mig att prata om det med mina kollegor, då många av dem är lite avundsjuka på att det har varit så lätt för mig att nå ut med min forskning. […] Vissa kanske tycker att man är oseriös, att man ”säljer sig” om man syns mycket i media och samverkar mycket med det omgivande samhället.” Felaktiga förväntningar på stöd ”Frågan är om journalister kommer att anpassa sig till att gå via en kommunikatör för att få kontakt med en forskare, och det ställer också stora krav på GU:s kommunikatörer att sätta sig in i forskningen.” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Men det finns mer att ta tag i Tydliga mål och gemensam struktur, ansvarsfördelning och resurser för forskningskommunikation Hur forskningsresultat kopplar till samhällsnytta Stora olikheter inom universitetet, på vissa håll en stödstruktur som fungerar, men inte överallt Chefsansvaret Paketering och standardisering av stödet till forskarna Fler samordnade populärvetenskapliga aktiviteter och mötesarenor Kopplingen till kompletta akademiska miljöer Otydlighet, olikheter och kulturproblematik. Behövs en professionalisering av forskningskommunikationen. Saknas tydliga mål, gemensam struktur, ansvarsfördelning och särskilda resurser för forskningskommunikation Stora olikheter inom universitetet, på vissa håll en stödstruktur som fungerar, men inte överallt Chefsansvaret Paketera stödet till forskarna, standardisera stödet, paketera och marknadsföra, prioritera Utveckla populärvetenskapliga aktiviteter och mötesarenor Koppla till kompletta akademiska miljöer Otydlighet: Kring beskrivning av innebörden av samverkansuppgiften för de olika tjänstebefattningarna på universitetet. Kring ansvarsfördelning mellan gemensam förvaltning, fakultet och institution samt mellan forskare och kommunikatör. Kring mål, som i den mån de finns är svåra att mäta och svåra att följa upp. Kring strategi. Det saknas i de flesta fall en plan för forskningskommunikation, både i enskilda forskningsprojekt och i organisationen. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Varumärke och visuell identitet ”En varumärkesstrategi och en verksamhetsstrategi ska egentligen vara samma sak. Visionen är det långsiktigt utmanande målet inför framtiden. Varumärkesstrategin bidrar till att nå målet.” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Så här ser det ut idag Vi har ingen varumärkesstrategi men vi har Vision 2020 Både interna och externa intressenter uttrycker både direkt och indirekt ett behov av en tydlig: Varumärkespositionering/-hierarki för Göteborgs universitet och ”döttrarna” Den otydlighet som intressenterna pekar på, signalerar även ett behov av: Kärnvärden Varumärkeslöfte Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Utvecklingsområden Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Tre utvecklingsområden för ett effektivt kommunikationsarbete Från organisationsstyrt till behovsstyrt Från ad hoc till planerat och strukturerat Från dom till vi Om vi inte gör detta riskerar vi: Minskad attraktionskraft för Göteborgs universitet Minskade anslag Minskad kundnöjdhet hos befintliga studenter Färre studenter och meriterade lärare, forskare och administratörer Minskat intresse från prioriterade intressenter Färre ambassadörer för universitetet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Från organisationsstyrt till behovsstyrt Prioritera och kommunicera utifrån önskat läge i Vision 2020, Definiera önskad bild av Göteborgs universitet i media Satsa på professionell och systematiserad issues-inventering och medieträning Satsa på systematiserad in- och omvärldsbevakning Lyssna på de externa intressenterna för att veta deras behov Utveckla intressentanalysen Bygg relationer med prioriterade intressenter, t ex politiker, näringsliv och forskningsfinansiärer Skapa mötesplatser Utveckla informations- och marknadsföringsmaterial Utgå från medarbetarnas behov Skapa prioriterad informationskanal för dem, t ex särskild nyhetskanal som en del av ett personaliserat intranät Utveckla chefernas kommunikation och tydliggör ansvar för chef och medarbetare Prioritera och kommunicera utifrån önskat läge i Vision 2020, Definiera önskad bild av Göteborgs universitet i media Satsa på professionell och systematiserad issues-inventering och medieträning Satsa på systematiserad in- och omvärldsbevakning Lyssna på de externa intressenterna för att veta deras behov Utveckla intressentanalysen Bygg relationer med prioriterade intressenter, t ex politiker, näringsliv och forskningsfinansiärer Skapa mötesplatser Utveckla info- och marknadsföringsmaterial Utgå från medarbetarnas behov Skapa prioriterad informationskanal för dem, t ex särskild nyhetskanal som en del av ett personaliserat intranät Utveckla chefernas kommunikation och tydliggör ansvar för chef och medarbetare Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Från ad hoc till planerat och strukturerat Utveckla universitetsgemensam kommunikationsstrategi Ta fram underliggande strategier/planer för internkommunikation, forskningskommunikation, studentkommunikation och mediearbete Komplettera Vision 2020 med en tydlig varumärkeshierarki Ta fram konkurrentanalys för att möjliggöra positionering Utveckla kärnvärden och varumärkeslöfte Skapa ett komplett kommunikationssystem Tydliggör universitetets kommunikationsorganisation Utveckla nya arbetssätt och samarbeta mer tvärfunktionellt Utveckla universitetsgemensam kommunikationsstrategi med underliggande strategier/planer för internkommunikation, forskningskommunikation, studentkommunikation, mediearbetet Komplettera Vision 2020 med en tydlig varumärkeshierarki Ta fram konkurrentanalys Utveckla kärnvärden och varumärkeslöfte (t ex attraktiv arbetsgivare) Skapa ett komplett kommunikationssystem (se bild komplett kommunikationssystem) Tydliggör universitetets kommunikationsorganisation Utveckla nya arbetssätt och samarbeta mer tvärfunktionellt Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Från dom till vi Komplettera Vision 2020 med en tydlig varumärkeshierarki Skapa ett komplett kommunikationssystem Identifiera den interna kulturen och inventera kommunikativa hinder/utmaningar till följd av denna Samarbeta med andra funktioner t ex Kommunikation + HR Skapa universitetsövergripande funktionsgrupper med syfte att stärka det gemensamma kommunikationsarbetet – ”ett Göteborgs universitet” Förbered ett generationsskifte strategiskt utifrån att bygga arbetsgivarvarumärket Göteborgs universitet Universitetet har möjlighet att arbeta aktivt med jämställdhet, jämlikhet och mångfald Universitetet har möjlighet att ha kreativa och kompletta miljöer för rekrytering Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

Kommunikationsstrategin är bara början… Exempel på ”output” på kort och lång sikt VARUMÄRKES-HIERARKI , KÄRNVÄRDEN, VARUMÄRKESLÖFTE Kommunikationsstrategin är bara början… VISUELL IDENITETET GUIDELINES GRAFISK MANUAL NULÄGESANALYS KOMMUNIKATIONS- STRATEGI POLICY FÖR INFORMATION OCH KOMMUNIKATION KOMMUNIKATIONS- HANDBOK UNDERSTRATEGIER internkomm., forskningskomm., studentkomm., mediearbete GÖTEBORGS UNIVERSITET FÖRNYAS OMORGANISATION MARKNADSPLAN- UTBILDNING FORSKNING SAMVERKAN UTVECKLING KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP OCH MEDARBETARSKAP Kommunikationsstrategi, nulägesanalys KARTA LEVERANSER 091217 PROJEKT KOMMUNIKATIONSSTRATEGI