Skriva rapport- analysera IT-projekt Hilmar Thór Hilmarsson

Mål och upplägg Att ge förståelse i projektarbete genom att göra en analys av ett projekt. Projektet kan vara avslutat eller pågående. Träna analys och åtgärd: Ta fram vad ni tycker projektet har missat, ta fram något som ni uppfattar som ett problem och ge förslag till åtgärd. Träna samarbete i en projektgrupp: Träna på problemlösningsförmåga och kommunikationsförmåga i ett praktiskt sammanhang.

Analysera ett IT-projekt inom sjukvården och kom fram till: 1. Vad är huvudproblemet? Det kan gälla juridik, teknik, organisation, införande, motivation eller samordning osv. …” 2. Sätt ett syfte: Det här vill vi lösa … för att … (tänk på att avgränsa er och välja något som är rimligt att göra på kort tid) 3. Hitta en åtgärder som leder till förbättring: Beskriv lösningarna och vilken effekt de ger. Se vidare ” 2008.Mall för projektrapport.”

Exempel uppfattat problem Uppfattat problem: Mer information kring varje patient … ”Eftersom många informationssystem inte klarar av denna överföring av data så tvingas ofta vårdpersonalen skriva ut patientjournalanteckningar och faxa dem till vårdenheten som begär dem.” sid 6. Uppsats 2007: Digitalisering av den radiologiska diagnostiken – digitalt bildarkiv

Exempel - syfte ”Syfte är att skapa en mötesplats som kan bli det självklara stället för diskussion om hur IT kan användas inom vården.” Uppsats 2007: IT i vården

Lösningsförslag/åtgärder Motivering av personal ”Genom att involvera personalen i diskussionen om förändringsarbetet …” Uppsats 2007 : Handdatorer för sjuksköterskor på strokeavdelning – analys av potential och restriktioner på teknisk och organisatorisk nivå

Att välja projekt Välj ett eget projekt: Krav IT-projekt inom sjukvården som har en tydlig dokumentation. Välj något av dessa projekt: ”Öppna jämförelser av effektivitet och kvalitet i hälso- och sjukvården”, ” ”VRIS - Vårdrelaterade infektioner ska stoppas” – Astrid Lindgrens barnsjukhus-TILDA ”Vardagens lärande – bensår och bensårsbehandling”   ”UTVECKLING AV IT-ANVÄNDNING INOM DEMENSVÅRDEN I VILHELMINA” ”IT-implementering av journaler på Södersjukhuset” Välj något av de tidigare projekten: Finns på webben. Tänk på att ni ska ha valt område i gruppen till den 9/9.

Öppna jämförelse av effektivitet och kvalitet inom hälso-sjukvården ”Socialstyrelsen, SKL. Öppna jämförelser av effektivitet och kvalitet i hälso- och sjukvården”, Sök via Google. Projektledare: Fredrik Westander@telia.com ”

Vriss – vårdrelaterade infektioner ska stoppas VRIS - Vårdrelaterade infektioner ska stoppas”, Astrid Lindgrens barnsjukhus. Sök via Google. IT-tillämpning TILDA (Tool for Interactive Learning and Daily Assistance): Se rapport fårn Astrid Lindgrens bansjukhus: http://kikaren.skl.se/artikeldokument.asp?C=4100&A=47415&FileID=195797&NAME=Sammanlagd+rapport.pdf Det finns många fler Vriss projekt i landet

Vardagens lärande – bensår och bensårsbehandling Lyckat IT-projekt inom vården sprids i landet: Adress: http://www.kks.se/templates/ArticlePage.aspx?id=9656 Sök mer information via KK stiftelsen. Sök via Google http://www.skane.se/upload/Webbplatser/Vardagens%20larande/rapport02x.pdf http://www.skane.se/default.aspx?id=43184

Utveckling av IT-användning inom demensvården INOM DEMENSVÅRDEN I VILHELMINA http://www.vll.se/Sve/Centralt/Standardsidor/OmLandstinget/%c3%84ldrecentrumV%c3%a4sterbotten/Nedladdningsboxar/Filer/%c3%84CR05-4.pdf barbro.johansson@vilhelmina.se

It-implementeringsprojekt på sjukhus – En rationell process? En kandidatuppsats i företagsekonomi vid Stockholms Universitet. Våren 2006. Av Carl Jägersten och Johan Liljekvist. Sök mer information – kontakta eventuellt: Åse Österblom, verksam vid IT-enheten på Södersjukhuset och fråga om ni kan få tillgång till tillgänglig dokumentation.

Förväntningar på er som deltagare Alla är delaktiga i sin grupps arbete och tar ansvar för både delar och helhet. Att förstå att det är en process med toppar och dalar – projektarbete går sällan på räls. Att ni är aktiva och kopplar detta till böcker, studieuppgifter och är aktiva att ställa era egna lärandefrågor och söka era svar. Att ni jobbar ”professionellt” i projektet - fördelar arbetsuppgifter, håller möten, kommunicerar och samarbetar.

Ex på ni hur kan arbeta Analysera och ta fram gruppens uppgift. Fördela arbetet i gruppen. Gör en tidsplan med hållpunkter Skapa effektiva möten, dagordning, ledare, dokumentera. Bestäm hur ni ska jobba – sätt grundregler, hur tar ni beslut osv … Ta in information om projektet via projektsidor, hemsidor, intervju, enkäter eller personliga kontakter. Besök liknande avdelningar, liknande vårdcentraler sjukhus. Var kreativ och sök information.

Metoder för datainsamling Arkivdata: Offentlig och intern information genom hemsidor, statistik, protokoll Observationer: Det ni sett vid besök, vid användande av tjänsten Intervjuer: De frågor ni ställt via besök, telefonkontakt Enkäter och bedömningsinstrument: Tester, simulering eller experiment

Analysmallen – genomgång av de fem olika grundstegen i ett projekt Den här analysmallen ska vara ett stöd för ert tänkande, hjälpa er att problematisera projekten – hjälpa er att hitta problem som man ofta förbiser. Förhoppnings få er att ställa ännu fler frågor och göra er egen analys.

De olika stadierna i ett projekt 1. Planering 2. Igångsättande 3. Genomförande 4. Avslut 5. Utvärdering (Parmander, 2005) Behov av utveckling uppstår Definiera vad som ska förändras Förutsättningar klargörs Planering Genomförande Utvärdering (Nilsson, Winsell & Djärv, 1999)

Fem stadier i ett projekt Planering Genom- förande Utvärdering Avslutning Igång sättande (Parmander, 2005)

1. Planering

Planering av ett förändringsarbete Idéstadium: Utgår från ett problem som meningsfullt att lösas Bred vision som kan förankras i vardagen Val av förändringstrategier som ska väljas: toppstyrt, representativt, delaktigt (Angelöw, 1991) Val av projektledare Kostnader Tidsramar

Konsekvens analys av problemet Orsaker Problem Effekter Samhälle Problem Samhälle Politisk ledning Problem Politisk ledning Organisation Problem Organisation Ledningteam Problem Ledningsteam Chef Problem Chef Grupp Problem Grupp Individ Problem! Individ Uppgift Pr bl m … Uppgift (Se ex: Monica E. Nyström, 2003 Utvecklings och förbättringsarbete inom vården)

Mycket vanligt fel när det gäller grupper Första fas: Gruppen identifierar problemet som ska lösas och planerar hur beslut ska tas. Mycket vanligt att gruppen hoppar över denna fas (Forsyth, 2005) När gruppen gör en orientering så får de en gemensam mental representation – gemensam syn på vad problemet är. Varför missar många grupper denna fas?

Planering av förändringsarbete Visionen ska förankras brett i organisationen – människor bör få ha åsikter och säga sin mening. Förändringar måste vara förankrade i vardagsarbetet: Problemet som ska lösas måste vara känt och meningsfullt att lösa.

Förankring av ett projekt i planeringsfasen Förankra projektet: både hos ledning och gräsrötter Identifiera nyckelpersoner – sök stöd hos dem Identifiera behov och intressen hos nyckelpersoner Sök de gemensamma grunderna – effektivare vård, bättre för personalen Involvera alla systemnivåer i förändringen Skapa ett klimat av förtroende, ärlighet och effektiv kommunikation

1. Planering analysfrågor I vilken omgivning finns problemet? I vilken omgivning ska produkten tjänsten användas? Vilket praktiskt problem ville man lösa? Uppfattas det här som ett problem av medarbetarna? Vad försöker man uppnå? Finns det en vision, mål för förändringen? Är förändringen, visionen brett förankrat? Finns det ett stöd för projektet? Vilka Vilken organisation ansvarar för produkten/tjänsten? krav finns det på produkten? Vilka funktioner finns det? Vilka restriktioner finns det? Vilka riktar man sig till? Vilka ska bruka produkten tjänsten? Finns det en eller flera olika typer av målgrupper? Vilka sociala roller, positioner eller kunskap har målgruppen? Har man gjort någon konsekvensanalys? Vilken förändringsstrategi har man valt? Toppstyrd? Representativ? Delaktig? Vem styr projektet? Hur följs det upp? Hur har man valt projektledare? Vilken kompetens ska projektledaren ha? Vilken budget finns det för projektet? Vilka tidsramar finns det?

2. Igångsättande

2. Igångsättande Planer och idéer tas fram och testas. Mötesplatser identifieras för informationsutbyte och dialog Förankring och legitimering är som mest intensiv i denna fas. Mobilisering av deltagare sker: Hur ska vi göra? Vi har tänkt så här; vad tänker ni om detta? Inte: Nu ska vi göra så här. Kartläggning – kultur, kontaktvägar, hinder, stöd Handlingsplan skapas – visar att alla strävar åt samma håll och förankrad i de individuella behov som finns: Visar även mål, strategier, medel.

Brukarmedverkan: En stark drivkraft i förändring Intervju undersökning från ett stort förändringsprojekt i ett landsting: Det som driver många är en stark lojalitet till tredje part, det vill säga dem är satt ”att tjäna”, men också till arbetskamraterna. Och en önskan att bli sedd i sitt arbete Keller & Wallin (2000:20)

Brukarmedverkan Brukarmedverkan är en viktig framgångsfaktor Vilka är brukarna? Hur kan brukarna involveras? Vad är lämplig nivå av brukarmedverkan? Har projektet avsatt tillräckliga resurser för brukarmedverkan? Är jag som projektledare öppen och lyssnande till alla intressenter? Planerar och genomföra projektet med hänsyn till alla involverandes synpunkter och intresse? (Nationellt nätverk för ”IT-stöd för vård och omsorg i hemmet” Anita Kemlén)

2. Igångsättande analysfrågor Vilken preliminär planering föregick projektet? Har man testat idéer för att genomföra projektet? Har man prövat i liten skala? Hur har man förankrat projektet? Hos ledningen? Hos deltagare? Hur har man kartlagt förändringen: Kultur? Kontaktvägar/möten/personer? Hinder/stöd för genomförande av projektet? Finns det en tydlig handlingsplan? Beskriver handlingsplanen delaktighet? Beskriver – utgår handlingsplanen från olika aktörers behov? Visar handlingsplanen: Mål? Strategier? Medel?

3. Genomförande

3. Genomförande Stora krav på ledarskapet: Initiera förändringen Följa upp – skapa fungerade kommunikation Förstå människors olika perspektiv Medla mellan perspektiv Skapa engagemang och ett kreativ klimat Hantera konflikter

3. Genomförande analysfrågor Vilken roll har projektledaren? Hur initierar projektledaren förändringen? Hur följer projektledaren upp förändringen? Hur mäts förändringen? Hur hanterar projektledaren motstånd? Hur hanterar projektledaren konflikter?

4. Avslutning

4. Avslutning Skapa förutsättningar för att deltagarna ska fortsätta driva förändringarna på egen hand. Skapa kanaler, hitta personer för fortsatt kunskapsspridning, uppföljning, ansvar. Blicka tillbaka – göra ett formellt avslut.

Ägare, ansvar och betalande kund Vad händer efter projektet: Vem äger slutprodukten? Vem implementerar? Vem vidareutvecklar och kvalitetsäkrar? Vem är den betalande kunden som efterfrågar produkten? (Nationellt nätverk för ”IT-stöd för vård och omsorg i hemmet” Anita Kemlén)

4. Avslutning analysfrågor Finns det ett formellt avslut av projektet? Hur skedde det? Hur har man skapat förutsättningar för att deltagarna ska driva projektet på egen hand? Finns det kanaler – möten, rutiner för metoderna i projektet ska fortleva? Finns det personer som tar ett tydligt ansvar för uppgifter?

Utvärdering

5. Utvärdering Vad är syftet med utvärderingen? Insamling av källmaterial Intervjuer Observationer Dokument Etiska överväganden

Utvärdering Två viktiga frågor 1) Vad är syftet med utvärderingen 2) Vilket aktörsperspektiv styr utvärderingen: Landsting, Ledning, projektledare, deltagare Formativ utvärdering Syfte: Utvärdera om programmet fungerar som planerat eller behöver förändras innan implementeringen Form: Löpande diskussioner, synpunkter, förändringar i planering Summativ utvärdering Syfte: Utvärdera slutgiltig produkt Programutvärdering Upplägg: Följer hela programprocessen med upprepade mätningar. Värderar och anlägger ett orsak – verkan perspektiv. Kopplar ihop aktiviteter, effekter och delmål.

5. Utvärdering analysfrågor Finns det en utvärdering? Finns det: Insamling av källmaterial? Intervjuer? Enkäter? Observationer? Dokument? Etiska överväganden? Någon utomstående som utvärderat?

IT – stöd för vård i hemmiljö tips till projektledare Sök mer tips om lyckade IT-projekt: Nationellt nätverk för ”IT-stöd för vård och omsorg i hemmet” Anita Kemlén IT i primärkommunal vård och omsorg – nu och i framtiden. Carelinks rapport nr 1/2002 sid. 19.