Medarbetarsamtal och lönesamtal Ett case inom projektet ”Ledarskapsutveckling över gränserna” Av: Susanna Dahlskog & Eva Ekdahl Jillbratt Caseansvarig: Viktor Dahl

Metod Vi har kontaktat Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Vetlanda, Aneby, Hultsfred Vimmerby och Högsbys kommuner i vårt arbete med att jämföra ovanstående kommuners underlag för medarbetar- och lönesamtal. Utifrån fyra grundfrågeställningar har vi fått svar, via mail och telefonledes, av respektive kommuns representant på personal/HR avdelningen. Vi har även pratat med andra chefer inom kommunen. Vi har sammanställt svaren och gått igenom de underlag vi har fått och gjort en översiktlig jämförelse mellan våra höglandskommuner när det gäller arbetet med detta. I slutet av vår presentation har vi valt att lyfta fram några relevanta forskningsresultat inom området samt våra egna tankar kring utformning och genomförande av löne- och medarbetarsamtal.

Hur arbetar kommunerna med medarbetarsamtal och lönesamtal?

Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år. Vetlanda Medarbetarsamtalet är framåtsyftande och beskriver vad medarbetaren ska bidra med det närmaste året. Lönesamtalet är utvärderande och visar på hur man har uppfyllt överenskommelserna i medarbetarsamtalet. Vetlanda har tagit fram två mallar, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.

Nässjö Varje medarbetare ska ha möjligheter och förutsättningar att påverka utformningen av sitt eget arbete och den egna arbetssituationen utifrån verksamhetens krav. Medarbetaren ska ges förutsättningar att medverka i förändringsarbete och verka för en god hälsa och arbetsmiljö. Nässjö kommun har checklistor för medarbetarsamtal men det är frivilligt om man vill använda sig av dem. Samtliga medarbetarsamtal ska resultera i ett medarbetarkontrakt utifrån en obligatorisk mall. Medarbetarsamtalet följs upp i en medarbetarenkät vartannat år. Vissa förvaltningar har mall för lönesamtalet. Medarbetar- och lönesamtalet sker en gång per år.

Sävsjö kommun har ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal om året. Medarbetarsamtalet är en form av direkt samverkan som ska ske i dialog mellan medarbetare och chef. Medarbetarsamtalet ska vara väl planlagt och förberett, systematiskt, tillbakablickande och framför allt framåtsyftande. Sävsjö kommun har en mall som ska användas vid medarbetarsamtal. Någon mall för lönesamtal finns inte i dagsläget. Sävsjö kommun har ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal om året.

Eksjö Medarbetarsamtalet är en strukturerad dialog mellan chef och medarbetare kring medarbetarens resultat, utveckling, arbetssituation och potential i organisationen. Eksjö kommun har en generell mall för medarbetarsamtal men de olika verksamheterna har själva möjlighet att utforma den utifrån sina behov. Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.

Vimmerby Målet är att det ska bli ett tydligt samband mellan lönerevison och RU-samtalen. I Vimmerby kommun har man RU-samtal, resultat och utvecklingssamtal. Det finns mallar som används. I samtalet talas pratas inte lön i form av kronor, men arbetsprestationen ska motiveras. Lönen ska sedan motiveras och grundas på RU-samtalet. I Vimmerby har man medarbetarsamtal och lönesamtal en gång per år.

Högsby Lön- och medarbetarsamtalet är en viktig länk mellan verksamhetens mål och medarbetarens aktiviteter, med syftet att skapa både ett bra arbetsresultat och ett gott arbetsklimat. Högsby kommun har tagit fram en mall för lön- och medarbetarsamtal men de olika verksamheterna har utformat dem utifrån sina behov. I Högsby kommun hålls medarbetarsamtal och lönesamtal en gång per år.

Aneby Medarbetarsamtalet syftar till att skapa förståelse mellan arbetsgivare och arbetstagare av det gemensamma uppdrag och de gemensamma mål som alla inom verksamheten skall sträva mot och arbeta med för att uppnå goda resultat. I Aneby kommun hålls ett utvecklingssamtal som innehåller en uppföljning av den enskilde medarbetarens måluppfyllelse/resultat. Man använder sig av olika mallar beroende på verksamhet. Aneby kommun har ett medarbetar- och lönesamtal per år.

Hultsfred Syftet med ett resultat- och utvecklingssamtal är att man systematiskt går igenom det som är av betydelse för arbete, utveckling och trivsel för den enskilde individen. Hultsfreds kommun har en checklista för medarbetarsamtal samt en mall för lönepåverkande kriterier. I Hultsfreds kommun har man ett årligt resultat- och utvecklingssamtal.

Överblick av jämförelse mellan höglandskommunerna

Har man medarbetar- och lönesamtal gemensamt? Vetlanda Nässjö Sävsjö Eksjö Nej Nej, det ska vara två samtal men ibland finns det anledningar att slå samman dem. Nej, det ska vara två samtal men när lönerevision drar ut på tiden har vi ibland slagit ihop dem. Vimmerby Högsby Aneby Hultsfred Ja, vi har ett gemensamt samtal. RUS-samtal Det är valfritt, man kan ha ett kombinerat samtal men rekommendationen är två samtal. Ja, i de flesta verksamheter men BUA- Barn och utbildningsavdelningen har utformat en mall för två samtal.

Har man färdiga mallar? Vetlanda Nässjö Sävsjö Eksjö Ja, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal. Ja, en checklista för medarbetarsamtalet men det är frivilligt att använda sig av dem. Några förvaltningar har mall för lönesamtal. Vimmerby Högsby Aneby Hultsfred Ja, men det är frivilligt att använda sig av dem. Ja, en gemensam mall för lön- och medarbetarsamtal. De olika verksamheterna utformar dem utifrån sina behov. Ja

Reflektioner från de intervjuade ” I dagsläget har jag inga tankar på förändring av dessa samtal, tycker att de fungerar bra. Det man möjligen skulle kunna tänka är att göra tydligare koppling läroplansuppdrag.” Anne-Cathrine Ingström, Verksamhetschef förskola/fritidshem, Vimmerby   ”Jag tycker det är bra att det finns kommungemensamma kriterier och man håller kvar i samma under några år.” Lena Nimhed, Verksamhetschef gymnasium/vuxenutbildning, Vimmerby ”Jag kommer att ta fram mer individuellt underlag som stöd till samtalet. Det är inte för att jaga ögontjänare utan för att hjälpa alla individer att utvecklas och belysa områden där vi har en klar förbättringspotential. Vi håller också på att skaffa oss fler metoder att mäta hur vår verksamhet uppfattas av omgivningen.” Anders Helgée, Förvaltningschef, Vimmerby ”Jag tror att det för oerfarna medarbetare och oerfarna ledare är till stor hjälp att ha ett grundläggande häfte. Efter ett par vändor med häftet tror jag att man kommer att bara ta vissa delar, och sedan komplettera med ”eget” material.” Birgitta Sahlin, Barn- och ungdomschef, Vimmerby

”Vetlanda har en helt ny modell där lönesamtalsmallen användes första gången inför 2013 års löneöversyn. Det är första gången mallen för medarbetarsamtal används i kommande samtal. Samtalet har ändrat innehåll och har betydligt större fokus på vad medarbetaren ska bidra till i verksamheten och verksamhetens utveckling. Vårt mål är nu att få detta att fungera i hela kommunen.” Annika Edvardsson, HR-konsult, Vetlanda ”Ständiga förbättringar är honnörsordet så det pågår ständigt en dialog kring att utveckla verktygen. Hur framtiden ser ut är svårt att sia om, men jag tror att det kräver mer utbildning för cheferna för att vi ska kunna öka kvalitén i dessa samtal” Åke Blomqvist, Personalchef, Sävsjö   ”Det är viktigt att chef-medarbetare hittar en modell som fungerar i just deras samtal.” Gunilla Strömqvist, Personalchef, Nässjö ”Vi testar lite olika modeller typ gruppsamtal, sammanslagning av de två samtalen (detta har skett då lönerevisionen har dragit ut på tiden). Hårdare koppling till medarbetarundersökningen etc. Men i grunden så är det detta system som vi tror på”. Anders Nermo, Personalchef, Eksjö

”Min syn på utvecklingen av medarbetar och lönesamtal ligger främst på tydligheten om målet för verksamheten. Att vi har ett tydligt definierat mål i organisationen som chefen på ett tydligt sätt kan beskriva för medarbetaren. Väldigt mycket i dialogen chef-medarbetare bygger på att förtydliga uppdraget och vad vi ska uppnå. En annan mer organisatorisk aspekt är att mer se hela dialogen chef-medarbetare som en ständigt pågående process. Chefen ska i så stor utsträckning som det är nödvändigt föra en dialog med medarbetarna om vilka krav som ställs och hur chefen bedömer att medarbetarna uppfyller kraven. Att se ett samtal per år som en lägsta nivå.” Anders Johansson, Verksamhetschef Mjuk sektor, Högsby ”Det pågår ett test av utveckling av mallen/arbetssättet inom handikappomsorgen där diskussionerna kring detta är väldigt färska. Framförallt handlar det om att få ihop den röda tråden från styrkort till verksamhetsplaner och utvecklingssamtal och att göra det hela till en positiv/stärkande upplevelse för medarbetaren.” Torbjörn Sundbrandt, HR-Konsult / PA-Ekonomienheten Aneby 

Forskning ”Vår studie visar emellertid att frågor kring arbetsrelaterad stress eller balans mellan arbetsliv och övrigt liv kolliderar med andra mål och normer i medarbetarsamtalet, vilket försvårar för medarbetare att lyfta upplevda problem och för samtalen att fungera som forum för att hitta konstruktiva lösningar.” Artikel ”Medarbetarsamtal som arena för att befästa normer kring Medarbetarskap” av Jakobsen, Nahnfeldt, mfl.

Om utvecklingssamtal, medarbetarsamtal och andra viktiga samtal http://www.personalis.nl/file_uploads/image/flexibel.jpg ”Det är viktigt att vara flexibel med vad som ska tas upp i medarbetarsamtalet och ge konkret feedback.” Om utvecklingssamtal, medarbetarsamtal och andra viktiga samtal av K. Ljungström

I vår undersökning har vi märkt att några kommuner har mer fokus på resultatet än på individen. Vissa kommuner satsar mer på detta 2013 än tidigare år. Vi tror att individen bör vara i fokus. Har vi välmående medarbetare som blir ”sedda” är det enklare att sträva mot ett bättre resultat gemensamt. Det bör således vara en bra balans mellan resultat- och individfokus. Det tror vi att man uppnår genom att dela upp samtalen i ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal. Det är annars lätt att fokus hamnar på prestation istället för på person under medarbetarsamtalet. I de kommuner där man har separata mallar och en genomförandeplan upplever vi att fokus på samtalen hamnar ”rätt”.

Vi tror att det är viktigt att vara medveten om att ett samtal om arbetssituationen kan vara svårt, för att medarbetaren både ska marknadsföra sig som en god medarbetare samtidigt som man ska belysa sina problem/utvecklingsområden. Medarbetaren kan känna sig orolig för att vara ärlig då man upplever att detta kan påverka lönesättning och andra karriärmöjligheter. Vi tror att det är viktigt att använda sig av öppna frågor där medarbetaren själv får uttrycka sig. Forskning som vi studerat styrker vår slutsats.

Många chefer väljer idag att testa gruppsamtal som ett alternativ samt har anonyma frågeställningar inför samtal för att få fram saker som kanske sitter i väggarna eller saker som annars inte kommer fram. Detta kan vara ett bra alternativ eller komplement till de individuella samtalen. http://www.svenskakyrkan.se/Sve/Bilder

Stort tack till medverkande kommuner.