Upphandling och Inköp inom Lidingö stad Chefsintroduktion 2012 Upphandling och Inköp inom Lidingö stad

Disposition Syfte Presentation av upphandlingsenheten Lagar, policy och riktlinjer m.m. Avtal och avtalskatalog Direktupphandling Sanktioner, skadestånd mm Planering av upphandling Effektivisering av inköpsprocessen eHandel och avtalsuppföljning Ansvar och attestregler

1. Syfte med chefsintroduktionen Ni ska veta vilket ansvar ni har som chefer inom Lidingö stad Ni ska veta hur och vad ni ska göra Ni ska förstå varför Ni ska veta vad andra ska göra för er Ni ska veta hur ni kan medverka Ni ska effektivisera inköpsprocessen Det ska vara lätt att göra rätt

2. Upphandlingsenheten upphandlingsenheten@lidingo.se Adriana Buzea, upphandlingschef Sinikka Suutari, upphandlare – kontaktperson för FKO, SLK och KSK Kerstin Thuresson, upphandlare - kontaktperson för ÄHO, UF och SOCK Yannice Lundquist, upphandlare – kontaktperson för KUFRI, TF, MSK Gun-Britt Lindblad Nordström, upphandlingskoordinator, tar emot alla frågor, upphandlingssupport Ö-nätet Anna Fritjofson, kostuppföljare

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU) En god affärsetik har sin utgångspunkt i de fem grundläggande EU-principerna om icke-diskriminering, likabehandling, transparens, proportionalitet och ömsesidighet. Principen om icke-diskriminering innebär att leverantör, anbudsgivare och anbudssökande inte får diskrimineras pga nationalitet.   Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer ska behandlas lika och ges samma förutsättningar som till exempel få samma information vid samma tillfälle.

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Principen om transparens innebär att upphandlingen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Öppenhet uppnås t ex genom annonsering och information om hur upphandlingen kommer att genomföras. Förutsebarhet uppnås bl a genom att förfrågningsunderlaget är klart och tydligt samt innehåller samtliga krav på det som ska upphandlas så att leverantören kan förutse vad som är av störst vikt vid valet av leverantör. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven i upphandlingen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas.

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Ömsesidighetsprincipen innebär att intyg och certifikat som utfärdats av ett medlemslands behöriga myndigheter måste godtas i de övriga EU-länderna. Den som för stadens räkning genomför eller deltar i en upphandling eller på annat sätt genomför inköp ska iaktta de fem grundläggande EU-principerna och bedriva arbetet i syfte att tillvarata och företräda stadens intressen. Detta förhållningssätt ska tillämpas oavsett om uppgifterna utförs av stadens anställda eller av externt anlitade konsulter eller uppdragstagare.

3. Upphandlings- och inköpspolicy Syfte: Säkerställa att upphandling och inköp sker i enlighet med lagstiftningen och stadens riktlinjer Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av konkurrens och hållbar utveckling Säkerställa att upphandling och inköp görs affärsmässigt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden.

3. Upphandlings- och inköpspolicy Hållbar upphandling Det finns tre dimensioner i begreppet hållbar utveckling; en miljömässig, en social och en ekonomisk dimension. Lidingö stad arbetar för att nå hållbarhet inom alla dessa tre dimensioner. Miljökrav Höga miljökrav ska ställas systematiskt i stadens upphandlingar när det är möjligt. Det handlar om krav på energieffektivitet, hållbara transporter samt miljökloka produkter och tjänster. De varor som köps in ska inte innehålla gifter som är miljö- eller hälsovådliga.

3. Upphandlings- och inköpspolicy Hållbar upphandling Sociala och etiska krav Möjliga krav kan vara att leverantörer ska leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILOs grundläggande konventioner (International Labour Organization), FN:s barnkonvention och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning. nummer 138 (Om minimiålder för arbete), 182 (Om förbud mot barnarbete), 100 (Om lika lön för lika arbete oavsett kön), 111 (Om diskriminering ifråga om anställning och yrkesövning), 29 (Om förbud mot tvångs och straffarbete), 105 (Avskaffande av tvångsarbete), 87 (Om föreningsfrihet och organisationsrätten), 98 (Om organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten).

3. Upphandlings- och inköpspolicy Affärsetik Företrädarna för staden ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt och genomföra upphandlingar och inköp i enlighet med gällande lagstiftning och stadens styrdokument så att alla upphandlingar och inköp tål en öppen granskning Samordnad upphandling Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov. Upphandling ska samordnas dels inom staden och dels i samarbete med andra externa aktörer för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö.

3. Upphandlings- och inköpspolicy Avtalstrohet Om avtal har tecknats ska inköp ske via dessa avtal. Om inte avtalen följs utan inköp sker hos annan leverantör kan köparen påföras en avgift motsvarande inköpsbeloppet. Elektronisk handel Beställningar ska ske elektroniskt när leverantören är ansluten till e-handelsplatsen. Endast certifierade beställare har behörighet att beställa genom e-handelsplatsen.

3. Miljöprogram 9 Miljöklok konsumtion och slutna kretslopp, systematiskt ställa höga miljökrav i Lidingö stads upphandlingar av varor och tjänster sträva efter att de varor som köps in inte innehåller gifter som är miljö- eller hälsovådliga se till att maten i stadens verksamheter är en profilfråga och arbeta för att råvarorna är ekologiska återvinna matavfall från stadens verksamheter till biogas och biogödsel (tillsammans med TK)

3. Indikatorer och måltal i M.P

3. Vad styr ? Lagen om offentlig upphandling (LOU) Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, försörjningslagen (LUF) Kommunallagen Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Avtalslagen m. f l Stadens upphandlingspolicy Riktlinjer för upphandling Stadens mål Organisation, besluts- och delegationsordning mm

3. Lagar, policy och riktlinjer Omfattar alla Avser all upphandling utom valfrihetssystem(LOV) Gäller även mellan kommunen och de kommunala bolagen

3. Bra inköp – ett gemensamt ansvar Analysera behov långsiktigt Beställ upphandlingar i god tid Medverka i kravspecifikation/referensgrupp Kontrollera pris/kvalitet/leveransvillkor Gör skriftliga reklamationer Skriv kommentarer i Avtalskatalogen

4. Avtalskatalog Sök avtal i avtalskatalogen på Ö-nätet Lämna Kommentarer - synpunkter, - förbättringsförslag eller klagomål Lämna skriftliga reklamationer till leverantör, kopia till upphandlingsenheten

4. Varför ramavtal Spara tid, pengar och miljö Reglerade villkor för köp, mindre avtalskrångel Enklare att beställa Totalt lägre kostnad, Billigare inköp genom avtalstrohet Kontrollerade företag Rätt vara/tjänst med tillräckligt bra kvalitet, tillräckligt bra kvalitet från avtalsleverantörer Spara miljön

4. Exempel på ramavtalsområden Tekniska konsluter Livsmedel Köksutrustning Möbler Järnhandelsvaror Litteratur Tidningar o tidskrifter Läromedel Kontors- och skolmateriel Kopieringspapper Personaluthyrning Tryckeritjänster Av-produkter Kopiering

4. Se upp med Oseriösa leverantörer - vilseleder om avtalets omfattning, - påstår att man har avtal - fakturerar fel priser eller andra avtalsvillkor - skatteskulder/svart arbetskraft - påstår att ni kan direktupphandla Icke godkända underleverantörer Undvik använda handkassa/ egna kontanter - hellre rekvisition Ta inte emot mutor (gåvor, lån av stugor) Jäv

5. Direktupphandling När kan vi göra en direktupphandling? Inköpet understiger direktupphandlingsgränsen för hela Lidingö stad Varor och tjänster: 284 000 kronor Ramavtal saknas Ramavtalsleverantörerna inte kan leverera Får inte direktupphandla p.g.a. dålig planering (Beställ ny upphandling i god tid)

5. Offert - direktupphandling Fråga minst tre leverantörer eller lämpligt antal Begär skriftlig offert Var affärsmässig i utvärderingen Dokumentera alltid vad du gjort och ditt val samt varför Ange överenskomna villkor i beställningen

5. Detta ska ni inte göra Inte teckna egna avtal (leasing, årsavtal, betalkort) Inte beställa IT/telefoni/fastighetstjänster/juridiska tjänster hos leverantör Inte jaga extrapriser hos andra när avtal finns Inte acceptera ändrade avtalsvillkor från ramavtal Inte anlita leverantörer utan att skattekontroll genomförts Inte anlita nya underleverantörer utan godkännande Inte frångå avropsordning/rangordning vid avrop Inte göra otillåtna direktköp (över gränsvärde) Inte avslöja sekretess under pågående/planerad upphandling Inte chansa, fråga upphandlingsenheten först

6. Sanktioner, skadestånd och upphandlingsskadeavgift Vilka sanktioner kan följa på en otillåten direktupphandling? Överprövning av otillåten direktupphandling (upphandlingen får rättas eller göras om) Ett direktupphandlat avtal ogiltigförklaras Upphandlingsskadeavgift 10 tkr till 10 mkr Skadestånd pga att leverantörer lider skada Skadestånd pga att man inte följer avropsordningen Merkostnader som uppstår för hantering (advokatkostnader, förlorad arbetstid) plus negativ publicitet och andra sanktioner

7. Planering av upphandling Tänk på att: Beräkna tid för kravspecifikation Anbudstid (minst 10, 40 eller 37+40 dagar) Tid för kvalificering och utvärdering Eventuella sammanträden Eventuella beslut i nämnd Förhandling med fackliga organisationer Tilldelningsbeslut Överprövning En upphandling tar ca 3-12 månader Implementering/leverantörsbyte (1 - 4 mån)

8. Effektivisering av inköpsprocessen Spara arbetstid - köp från avtalsleverantör - jaga inte extrapriser - träffa inte leverantörer/besök inte butiker - planera inköpsbehov långsiktigt - samordna upphandling - anlita upphandlingsenheten

9. eHandel - uppdrag Kommunstyrelsens beslut, Lidingö stad ska införa elektronisk handel i syfte att: öka köptroheten gentemot våra avtalsleverantörer sänka inköpskostnaderna utveckla och effektivisera rutinerna kring inköp och fakturahantering Besparingspotential 7 mkr/år varav 3,5 mkr i lägre personalkostnader

9. Mål för e-Handel Öka köptroheten till 90 % mot våra avtalsleverantörer och avtalade produkter  Minska direktköp över disk, utom av pedagogiska skäl Begränsa antalet beställare, för att uppnå högre beställarkompetens Uppnå ett effektivt arbetsflöde för elektroniska beställningar och fakturering Flytta attesttillfället från faktura till beställning

9. Mål för e-Handel forts. Halvera antalet leverantörer med få fakturor Spara på miljön genom att minska på pappersförbrukning och transporter

9. Avtalsuppföljning Enligt stadens interna kontrollplan ska varje förvaltning genomföra och rapportera in avtalsuppföljningen månadsvis Förvaltningarna har ett antal färdigbyggda rapporter i ekonomisystemet Förvaltningarna analyserar utfallet och markerar och motiverar avstegen från avtalen. Sedan signalerar de om det finns behov av nya upphandlingar, över direktupphandlingsgränsen.

9. Avtals- och inköpsstatistik

Elektronisk inköpskedja inkl. uppföljning

10. Ansvar - attestregler 4.3 Förvaltningschef ansvarar för att utse beställare och attestanter berörd personal är informerade om attestregler och tillämpningsanvisningar upprätthålla förteckningar över beställare, attestanter och slutattestanter. Aktuell förteckning över utsedda beställare, attestanter och slutattestanter med ansvarskod och användaridentitet i it-systemet ska finnas på respektive förvaltning samt konsult- och servicekontoret. eHandelsbeställarna ska certifieras

10. Ansvar - attestregler 4.4 Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att: berörd personal är informerade om attestregler och tillämpningsanvisningar attestrutinerna i den egna verksamheten fungerar i enlighet med attestreglerna och tillämpningsanvisningarna Det åligger verksamhetsansvarig chef att vid behov ta initiativ till att beställare och attestanter utses Verksamhetsansvarig chef har ansvar för att beställare och attestanter har erforderlig insikt och kunskap. Konsult- och servicekontoret ska vid behov ge stöd och utbildning.

10. Ansvar - attestregler 5. KONTROLLER Följande kontrollmoment ska i tillämpliga fall utföras: Med kontroll av beställning menas att inköp sker i enlighet med stadens upphandlingsregler och avtal. Kontrollen ska ske inför varje inköpstillfälle.   Med kontroll av prestation och kvalitet menas att varan eller tjänsten mottagits och överensstämmer med vad som beställts och avtalats. Med kontroll av pris och villkor menas att priskontroll ska ske, d v s att pris överensstämmer med faktureringsunderlag, avtal, eller beställning.