Kommunikationsplan Bilaga 11 till överenskommelsen mellan Hudiksvalls kommun och Arbetsförmedlingen gällande samverkan för att minska arbetslösheten Reviderad 2017-12-21 av Per Iversen Hur projektet kommuniceras är centralt för om förändringen blir genomförbar och resultatet hållbart. Kommunikationen ligger inte ”vid sidan av” projektet utan är ett redskap för att nå framgång och ett stöd för alla som deltar i projektet. Kommunikationsplanen hjälper dig att få så stor effekt som möjligt av kommunikationsinsatserna. Kommunikationsplanen hjälper dig att komma fram till vad du ska säga, genom vilka kanaler, när i tiden och till vem du behöver säga det. Kommunikationsplanen ska vara ett levande dokument som revideras utifrån önskad effekt, målgrupp och kanalval under projektets gång.

Kommunicera för att nå framgång Hur innehållet i överenskommelsen kommuniceras är centralt för att åstadkomma förändring och få ett hållbart resultat. Kommunikationen ligger inte ”vid sidan av” utan är ett redskap för att nå framgång och utgör ett stöd för alla som deltar i arbetet.

Varför kommunikationsplan? Kommunikationsplanen ska hjälpa till att få så stor effekt som möjligt av kommunikationsinsatserna. Kommunikationsplanen ska ge svar på vad som ska sägas, genom vilka kanaler, när i tiden och till vem det ska kommuniceras. Kommunikationsplanen ska vara ett levande dokument som revideras utifrån önskad effekt, målgrupp och kanalval under arbetets gång.

Målgrupper och kanaler Många berörs av överenskommelsen på olika sätt. Fundera över vilka grupper som behöver veta vad om överenskommelsens utveckling. Vilka berörs av överenskommelsen innan, under och efter? Vad behöver målgrupperna veta? Hur når vi målgrupperna bäst? Vilka kanaler ska vi välja? Ta gärna hjälp av ambitionstrappan i slutet av dokumentet för att hitta rätt metod för rätt målgrupp.

Vad ska vi göra? Samverkansparterna ska skapa ökad förståelse för varandras uppdrag och förutsättningar. En nyckel till framgång är tydliga roller, ansvarsfördelning och kontaktytor i olika överenskomna aktiviteter. Beskriv vad projektet handlar om, vad förändringen innebär eller motsvarande? ´T ex ”vi vill att det ska bli enklare att…”

Vad vill vi uppnå? En sömlös stegförflyttning av arbetslösa via utbildning till anställning.

Vad ska vi kommunicera? Tydliga beskrivningar av innehåll och krav för anställning i aktuella branscher. Tydlig beskrivning av hur vägen via utbildning till anställning ser ut i olika branscher. Här ska ni berätta ert huvudbudskap i det ni vill säga. Ni ska exempelvis både kommunicera: ”mjuka värden”, så som fördelar, nya förhållningssätt etc praktiska saker Exempelsituation Kommunen ska genomföra en omflyttning av arbetsrum. För att alla berörda ska känna sig delaktiga i det behöver de båda veta om syftet med det hela och vilka fördelar det för med sig, likväl så som praktiska saker som vart deras nya rum kommer vara placerat.

Vem behöver veta vad? Vilken effekt ni vill uppnå hos era målgrupper avgör vilken mängd kommunikativa insatser ni behöver lägga in. Det kan också vara så att olika målgrupper har olika behov av information och kunskap. Desto högre upp i trappan ni strävar desto mer integrerande aktiviteter behöver ni ta fram. Om ni bara strävar efter att er målgrupp ska veta något kanske det räcker med en enklare information (i lämplig kanal), men om ni vill att er målgrupp ska agera själva behöver ni ge dem forum för det.

Vem behöver veta? Berörda enheter på AF Berörda enheter på kommunen Berörda arbetsgivare Berörda arbetstagarorganisationer Arbetslösa Finns det flera olika grupper och roller som ni behöver kommunicera med?

Målgrupper och kommunikationsmål Vad innebär det för den här målgruppen? Kommunikationsmål= önskad effekt Personal AF Ökad samverkan Måste bli engagerad Personal kommunen Personal branscherna Facket Behöver veta Arbetslösa Tydligare valmöjligheter Behöver förstå

Hur når vi dem? Uppsökande verksamhet Workshops Skriftlig information Muntlig information Tydlig hemsida Vilka olika kanaler finns för att nå era olika målgrupper, alltså var ska ni ”prata” med dem? Exempelvis: Möten, aktiviteter Webben Hint Sociala medier E-post

Begrepp Det är bra att tidigt diskutera olika begrepp som används för att undvika missförstånd och begreppsförvirring Finns det begrepp som vi ska bestämma oss för att använda? Finns det begrepp som vi helt ska undvika? Förstår alla grupper begreppen? Om det finns flera sätt att beskriva en viss sak på är det bra att komma överens om några gemensamma ord/begrepp som ni väljer, så att alla säger lika. Försök att använda ord och begrepp som inte är lätt att misstolka.

Finns det några hinder? Det främsta hindret är initialt bristande samordning För många är tröskeln in på arbetsmarknaden stor Exempel på hinder: Språkliga Praktiska omständigheter Rutiner Kultur Missförstånd

Hur hanterar vi hinder? Fokus från alla parter på att upparbeta en allt mer inarbetad samordning av aktörernas aktiviteter Anpassa aktiviteterna de arbetssökandes behov av stöd för att etablera sig på arbetsmarknaden

Funkar det som vi tänkt? Får vi önskad effekt av kommunikationsinsatserna? Vad gick bra respektive mindre bra? Finns det behov av fler insatser? Det är viktigt att följa upp hur kommunikationen fungerar löpande under projektets gång. Samt att efteråt utvärdera för att kunna göra det ännu bättre till nästa gång.

Utvärdering Det är viktigt att följa upp hur kommunikationen fungerar löpande under projektets gång. Viktiga frågor: Får vi önskad effekt av kommunikationsinsatserna? Vad gick bra respektive mindre bra? Finns behov av ytterligare eller nya insatser?