Vad är upphandling? • Köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. (LOU). • Upphandlingen är en auktion/marknad där budgivning tillämpas i syfte att fastställa ett pris och fördela ett eller flera kontrakt.

Varför upphandla? ”När företag tävlar – konkurrerar – på rättvisa villkor stimuleras de att bli mer effektiva. Detta skapar förutsättningar för högre kvalitet på varor och tjänster och för nya produkter samtidigt som priserna kan hållas nere.” (Lilla konkurrensboken, KKV)

Vinstintresset ät ett argument för att upphandla men: Lägre kostnad för företaget ≠ lägre kostnad för upphandlande enhet Men: Konkurrens → Lägre kostnader för upphandlande enhet

Ju fler anbudsgivare som deltar i upphandlingen desto lägre blir priset som upphandlande enhet betalar och desto lägre blir anbudsgivarens vinstmarginal. Samhällsekonomiskt effektiv upphandling – bästa möjliga användning av samhällets resurser!

I Sverige regleras offentlig upphandling genom lagen LOU, Lagen om offentlig upphandling. Det är den offentliga upphandlingen av varor och tjänster som regleras av LOU. Det innebär att statliga myndigheter, vissa statliga bolag, landsting, kommuner, kyrka med flera måste följa lagen.

Lagen gäller vid anskaffning, köp, hyra mm av varor och tjänster, byggentreprenad, upphandling inom vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena.  

Lagens grundprinciper är att all offentlig upphandling ska ske i konkurrens, vara affärsmässig och ske på ett objektivt sätt. Lagen ska säkerställa att alla leverantörer inom EU får tillgång till berörda handlingar på ett enkelt sätt

"Grundläggande gemenskapsrättliga principer som skall efterlevas vid all offentlig upphandling är principerna om: icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Av principen om icke-diskriminering följer att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Härav följer att den upphandlande enheten t.ex. inte får ge ett lokalt företag företräde enbart därför att det är lokaliserat i kommunen.

Av likabehandlingsprincipen följer att alla leverantörer skall behandlas lika. Alla måste få samma information vid samma tillfälle. Det är inte tillåtet att lägga till eller dra ifrån några kriterier vid utvärderingen

Principen om transparens innebär att upphandlingsprocessen skall känne- tecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna skall ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som skall upphandlas.

Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i krav- specifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl. a Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna."  

Myndighetens förfrågningsunderlag ska bestå av: kravspecifikation kommersiella villkor d v s kontraktsvillkoren administrativa bestämmelser om vad som gäller, för anbudets avlämnande etc. utvärderingskriterier då det gäller öppen och förenklad upphandling kvalifikationskrav avseende leverantören De krav som ställts får inte ändras under upphandlingen.

Leverantörens tekniska förmåga och kapacitet samt finansiella och ekonomiska ställning Den upphandlande enheten ska i annonsen eller i förfrågningsunderlaget ange vilka krav som ställs på leverantören för att denne ska komma ifråga. Här ska också anges vilka certifikat, intyg mm som leverantören ska lämna för att visa att han uppfyller de ställda kraven. De ställda kraven måste dock ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas

Prövning av anbuden Då anbud ska antas finns det två utvärderingsprinciper som myndigheten kan använda sig av. Vilken av dessa måste framgå i förfrågningsunderlaget. De två utvärderingsprinciperna är: Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget t ex pris, driftskostnader, kvalitet, service och underhåll. Utvärderingskriterierna skall vara rangordnade.   Det anbud som har det lägsta priset.

Sekretess Under hela den pågående upphandlingen är anbudsansökningar och anbud hemliga. Normalt blir alla dokument offentliga handlingar då upphandlingen är avslutad.  

Tröskelvärden För riktigt små företag kan det vara svårt att vara med och konkurrera om upphandlingar över tröskelvärdena. Istället får man vara med och lägga anbud på det som efterfrågas under tröskelvärdena. Dessa publiceras endast nationellt och har ur kapacitetssynpunkt en mer rimlig omfattning för ett mindre företag. Naturligtvis finns det möjligheter att samarbeta med andra företag för att "styrkan" ska bli större.

3 kap. Upphandling av byggentreprenad Tröskelvärden m.m. "1 § Bestämmelserna i detta kapitel tillämpas vid sådan upphandling av bygg- entreprenad eller koncession som uppgår till minst det lägsta av 5 000 000 euro eller 5 000 000 särskilda dragningsrätter, exklusive mervärdesskatt. Lag (2000:877). 2 § Om ett byggentreprenadkontrakt delas upp i flera mindre delar, skall varje delvärde ingå i beräkningen av upphandlingens värde.  För delkontrakt under 1 000 000 euro behöver dock andra bestämmelser i detta kapitel än denna paragraf inte tillämpas, förutsatt att summan av de undantagna delkontrakten inte överstiger 20 procent av upphandlingens totala värde. En upphandling får inte delas upp i syfte att tröskelvärdet skall underskridas. Lag (2000:877)."

5 kap. Upphandling av tjänster (Avser så kallade A-tjänster d v s sådana tjänster som normalt är föremål för gränsöverskridande handel t ex landtransporter, datatjänster, fastighets- förvaltning, underhåll och reparation av maskinutrustning, revision och bokföring. Så kallade B-tjänster d v s tjänster som normalt inte lämpar sig för gränsöver- skridande handel upphandlas oavsett värde enligt LOU.) 

Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena Det finns tre upphandlingsförfaranden över tröskelvärdena. Öppen upphandling: En upphandling där alla leverantörer som vill får lämna anbud. Leverantören begär efter annonseringen ett förfrågningsunderlag från myndigheten. Ingen förhandling med leverantören förekommer.

Selektiv upphandling: Myndigheten annonserar på normalt sätt och talar dessutom om att det är en selektiv upphandling. De leverantörer som anser sig uppfylla de ställda kraven styrker detta och anmäler sitt intresse. Myndigheten väljer ut lägst 5, högst 20, som får deltaga i upphandlingen. Förfrågningsunder- laget skickas samtidigt ut till de som valts ut. Inga andra anbud får prövas än från dem som fått förfrågningsunderlaget. Någon förhandling med leverantörerna får inte förekomma.

Förhandlad upphandling: Kan bara genomföras om de två ovanstående upp- handlingsformerna misslyckats. Undantaget när det gäller anbud inom de så kallade försörjningssektorerna. En kvalificering av leverantörerna görs, därefter upptas förhandlingar.

Upphandling under tröskelvärdena Förenklad upphandling: Anbud infordras genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig eller genom att annonsera på annat sätt t ex riks- täckande dagstidning. Urvalsupphandling: Anbud infordras genom annons i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Alla intresserade leverantörer måste bekräfta sin intresseanmälan skriftligen. Leverantörerna måste få minst 10 dagar på sig att lämna en ansökan efter det att ansökningserbjudandet publicerades. Myndigheten väljer sedan ut de leverantörer som ska få tillgång till anbudsunderlaget. Utifrån de lämnade anbuden sker sedan en prövning. Direktupphandling: Kan användas då upphandlingen avser ett lågt värde eller då brådska föreligger som är orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses. 

6 kap. Upphandling som understiger de tröskelvärden som anges i 2-5 kap., m.m. Upphandling skall göras genom förenklad upphandling eller urvalsupphandling. Direktupphandling får dock användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Enheten skall vid behov fastställa riktlinjer för användning av direktupphandling. Lag (2002:594). 2 a § Vid förenklad upphandling skall den upphandlande enheten begära anbud genom annons i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig, eller annons i annan form som leder till effektiv konkurrens, om inte annat följer av 2 b §. Lag (2000:877). 2 b § En upphandlande enhet får utan föregående annonsering begära anbud genom att skicka en skrivelse till endast en leverantör om 1. det vid en annonserad förenklad upphandling inte lämnats några anbud eller inte lämnats några lämpliga anbud, under förutsättning att de i förfrågnings- underlaget ursprungligen angivna kontraktsvillkoren inte väsentligt ändrats, Av inbjudan skall det framgå 1. hur en ansökan om att få lämna anbud får lämnas, och 2. den dag då ansökan senast skall ha kommit in.

Nya lagar Det var meningen att de nya upphandlingslagarna skulle ha trätt i kraft redan den 1 februari 2006 men i stället börjar de gälla den 1 januari 2008. Det gäller både en ny lag om offentlig upphandling (den klassiska lagen) och en ny lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen). Vissa regler i försörjningslagen, som handlar om upphandling av verksamheter som omfattar posttjänster, ska inte tillämpas förrän den 1 januari 2009.

EU-direktiv De nu beslutade lagändringarna grundar sig på två EU-direktiv från 2004 och innebär bland annat: skyldighet att utesluta leverantörer som gjort sig skyldiga till viss brottslighet nya regler om förhandsannonsering möjlighet att offentliggöra information om upphandlingen på Internet bestämmelser om tidsfrister för att komma in med ett anbud eller en ansökan om att anbud kompletteras möjlighet att förkorta tidsfristerna om annons och förfrågningsunderlag tillhandahålls elektroniskt möjligheten att ta sociala hänsyn och miljöhänsyn vid upphandlingar förs in i både försörjningslagen och den klassiska lagen.

Karteller mellan budgivare • Alla eller några av anbudsgivarna är med • Uppdelning av områden (till exempel regioner) • En vinnare som tar hem hela kontraktet men kartellen delar på vinsten • Turordning ”Du vinner den här gången så tar jag nästa” • Det finns säkert fler varianter …