Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 BUDGET (Fö 6.2) Budgetens syfte, möjligheter/problem, mål och mått Budgetens form; dess struktur och fyra faser Resultatbudget (Övning) Likviditetsbudget (Övning) Budgeterad balansräkning (Övning) 27/10 Lektion Styrmedel och mätning: (budget), analys, nyckeltal Övningsexempel: Landstinget i Västmanland Utdelning av inlämningsuppgift (ABB) Må 1/11 (ej lektion) Inlämning senast 15.00 Ti 2/11 Lektion Redovisning PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Budgetens roll Budgetprocessen och budgeteringens processer Budgetens form; struktur och fyra faser Relation till andra områden såsom organisation och externredovisning Relation till prestationsmätningssystem Relation till styrkort (BSC) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Budgeteringens syfte För verksamhetsplanering i företagsekonomiskt perspektiv – inte samhällsekonomiskt. Budgeten som styrmedel har väglett vid organisationsförändringar i kommuner, landsting och andra offentliga organisationer Budgeteringen syftar till att åstadkomma förändrat beteende Vad är troligt (what is likely)? Vad är önskvärt (what is desired)? ”What gets measured gets done” ”What you measure is what you get” PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

För verksamhetsplanering ? Nedbrytning av de övergripande strategiska planerna till enhetsnivå Viktigt forum för kunskapsutbyte Här gör man t ex: Cost-/Benefitanalys Nollbasgranskning (zero-based review) Tidshorisont; några år PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Som styrmedel? Kommunikation Motivera chefer att upprätta planer Informera chefer om vad som förväntas av dem Åstadkomma ett åtagande från cheferna Åstadkomma en standard för bedömning av verkligt resultat Resursfördelning Samordna organisationens aktiviteter Lagstadgad i kommuner och landsting PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Förändrat beteende? Val av styrningsmetoder får effekter för mätning, uppföljning, utvärdering, beteende, personalnöjdhet etc.: effekten är det viktiga! Effektivitet allmänt kriterium: för mycket mätning och för mycket information minskar effektiviteten För mycket betoning av t ex budget kan ge negativa beteendeeffekter Motivera och skapa delaktighet PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Relation till organisationen Att få individerna i organisationen att handla i linje med målen för organisationen som helhet = målkongruens Att styra beteendet genom att belöna och uppmuntra beslut och beteenden som är målkongruenta/undvika suboptimering Medel för samordning och kommunikation Tydliggöra förväntningar Decentralisering av ansvar PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Några grundproblem… Att balansera intressen och hantera målkonflikter ”Delen tycker alltid att den är viktigare än helheten” Reducera komplexiteten – hitta rätt faktorer att basera organisationsstyrningen på En del kommer att tycka att det är orättvist Motivationsaspekter Olika individer har olika drivkrafter Arbetsgivaransvar – stimulera vissa individer, begränsa andra PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Vilken nivå? Styrningspyramiden Modell som avbildar en organisation i tre nivåer Antar att organisationen är hierarkisk (vilket väl alltid stämmer) Strategisk planering Verksamhetsstyrning Aktivitetsstyrning Verksamhetsstyrningen kan sägas vara länken för att genomföra strategierna Problem, beslut och information olika på olika nivåer PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Om budgetprocessen i sig… Traditionellt: planering (resultatplan), samordning, kontroll. Senare: också för motivation (kommunikativt redskap, ”träning” i ekonomisk tänkande för chefer…) Om effektmålet: En budget som inte påverkar handling är en dålig budget! Om budget i offentlig verksamhet; Viktigt eftersom det inte finns någon marknad som reglerar utbud och efterfrågan Om tekniker: Top-down och bottom-up PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Budgeteringens processer RESURSBASERAD MARKNADSBASERAD PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Resursbaserad process (vid t ex sjukhus) SWOT Kartlägga resurser och kompetenser Fastställa strategi Patientgrupper Utbud Specialisering Tillväxt Analys av makro- och mikromiljö PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Marknadsbaserad process (vid t ex sjukhus) ”Kundsegment” Verksamhetens varumärke/image Varför marknadsföra? Jfr. förskjutning i valmöjligheter och maktrelationer sedan några decennier tillbaka Marknadsföringens budbärare Marknadsföringens målgrupp (intressenter) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Budgetform Fast vs. rörlig budget; i förväg fastställt samband mellan kostnadsnivå och produktionsnivå/-volym Rullande budget; organisationen befinner sig i en ständig budgeteringsprocess Rambudgetering Reviderad budget (men spelregler ändras) Behovsbaserad budgetering Prestationsbudgetering Uppräkning av förra årets budget PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Budgetens struktur Resultatbudget (Övning) Likviditetsbudget (Övning) Budgeterad balansräkning (Övning) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Behöver vi budgetera? Diskutera! PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Behöver vi budgetera? Diskutera! Budget låser upp tankarna Minskar flexibiliteten Konstlad periodindelning Kan leda till osolidariskt avdelningstänkande Benchmarking som alternativ PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Några funderingar till sist… Fundera över och diskutera: Vem har tillgång till informationen? Hur distribueras den? Vilket fokus har informationen? Vilken rytm präglar informationsgivningen? Åtgärdsorientering (proaktiv, reaktiv) Vilken information mörkas? Hur presenteras informationen? Jfr det som finns i påvb-icke påvb, att kunna förstå o argumentera m h a ekonomisk terminologi PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Några ord om… roller, byråkrati, attityder och makt Budgetstyrning av sjukvården som tjänste eller kunskapsorganisation? (Diskutera) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Tjänsteorganisationer Tjänster är personalkrävande Kvaliteten är svår att värdera Unika inslag i “tjänsteproduktionen” Patienten/Kunden deltar - patientkontakten viktig Delegering av ansvar är ofta en viktig framgångsfaktor Tjänster kan vara lågkvalificerade och högkvalificerade, jfr. kunskapsorganisationer PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Kunskapsorganisationer Svårt att mäta utfall/resultat, t ex av undervisning Olika från gång till gång Traditionellt sett stor frihet för de professionella (t ex. präster, läkare, professor) att inte behöva rapportera hur de använder sin tid Marknadsföringsaktiviteterna inte skilda från ”produktionen” Ofta mindre utvecklade rutiner för budget och strategisk planering PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 inför övningen… Resultat och Balansbudget med Resultatanalys Likviditetsbudget Effektivitetsmålet Prestationsnyckeltal Finansiella nyckeltal Icke-finansiella nyckeltal Balanserat styrkort PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

BALANSBUDGET budget i balans vid årets slut Tillgångar Skulder Anläggningstillgångar Maskiner Inventarier Omsättningstillgångar Varulager Kundfordringar Likvida medel Eget kapital Aktiekapital Balanserade vinstmedel Budgeterad vinst Långfristiga skulder Banklån Kortfristiga skulder Leverantörsskulder PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Resultatbudgeten ger balansen utifrån årets händelser Kostnader Intäkter Direkta inköpskostnader Försäljning Direkta personalkostnader Rörelseomkostnader Avskrivningar Finansiella kostnader Finansiella intäkter Budgeterad vinst PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

LIKVIDITETSBUDGET Inbetalningar Utbetalningar Från kunder Till leverantörer Från ägare Till ägare Från långivare Till långivare Till anställda Till myndigheter Likvida medel vid årets början + inbetalningar – utbetalningar = Likvida medel vid årets slut PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Balansbudget och Resultatbudget utifrån en Resultatanalys Begreppen ”Vinst” och vinstmarginal Avkastning Lönsamhet Räntabilitet Kalkylmässig ränta (efter finansnetto) Totalt kapital Sysselsatt kapital Omsättningshastighet PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Ett annat sätt att beräkna avkastning… Räntabilitet på TOTALT KAPITAL = % Ränta EK x EK + % Ränta S x S TK TK PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Ett ytterligare sätt att beräkna avkastning Räntabilitet på SYSSELSATT KAPITAL KKM ränta (vägd mellan E och S) och inflationsrensad Sysselsatt kapital PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 Sysselsatt kapital Kalkylmässig ränta ska bara beräknas på det kapital som är räntebelastat ( = bara på det sysselsatta kapitalet) Ej räntebelastade leverantörsskulder ska då inte medräknas. (Totalt kapital ./. Leverantörsskulder = Sysselsatt kapital) De tillgångar som ska generera avkastning värderas oftast till bruksvärde (nuanskaffningsvärde ./. kkm avskrivningar) (Se Karlsson s. 107) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Denna känner vi igen:Lönsamhet/räntabilitet versus kapitaleffektivitet PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Intern ”effektivitet” (produktivitet) är att göra sakerna rätt Externt betyder EFFEKTIVITET att göra rätt saker! Vad är viktigast ? Produktivitet är framförallt kvantitet. Effektivitet är framförallt kvalitet ! PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 PRESTATION ? Vad är en prestation då? Process 1 Process 2 ? PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 PRESTATIONER Vi mäter på Företag och andra arbetsplatser (lönsamhet, resultat, kostnader, försäljning, trivsel) Skolor (betyg) (kursutvärderingar) + Möjlighet till kontroll av läget. - Allt mäts på redan gjorda saker. Men hjälper det? Och vem hjälper det? Ericsson 3-månaders rapporter… Varför denna mätning? För att se måluppfyllelse? PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Prestationsnyckeltal …några exempel: Lönsamhet Försäljning Kassationsprocent Ledtid Kundtillfredsställelse PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Finansiella nyckeltal Marginaler vs avkastningsmått Lönsamhet på försäljning Räntabilitet på totalt kapital Räntabilitet på sysselsatt kapital PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Icke finansiella nyckeltal Kvalitativa och kvantitativa mått som exempelvis Antal/andel nöjda kunder (strukturellt mått) Nivån på anställdas trivsel (socialt mått) Andel personer med viss kompetens (strukturellt mått) Andel resurser levererade i rätt tid; ex FOU (strukturellt mått) Volymen in/ut i olika processer (tekniskt-ekologiskt mått) Värdet av nyttan från olika processer (ekonomiskt mått) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Kundtillfredsställelse Ett kvalitetsmått kan givetvis mätas som Täckningsbidrag per kund …men ännu bättre med intervjusvar på en skala (bra – dåligt etc) PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88

Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88 BSC En metod med hög ambitionsnivå Det balanserade styrkortet - utifrån en vald strategi! Finansiellt perspektiv Internt perspektiv Medarbetareperspektiv Kundperspektiv Lärande- och tillväxtperspektiv PSB 2010-10-24 Företags- och Personalekonomi Kurskod 722G88