Elisabeth Ingesson, Kalmar Läns Landstingsavdelning 097 Digital skyddsrond Elisabeth Ingesson, Kalmar Läns Landstingsavdelning 097

Deltagare som inbjuds till skyddsrond: Medicinska sekreterare, medicinkliniken, Västervik Expeditionschef Skyddsombud IT-tekniker Verksamhetschef Skyddsingenjör eller motsvarande från Landstingshälsan Leverantör av programvara, i vårt fall Philips

Inför skyddsronden… En enkel enkät, Snabbtest – hur ser din arbetsdag ut? Mätning av tidsåtgång på grund av ”datastrul”, ange problemet. Förberedelse genom att påtala genomförande av en digital skyddsrond vid arbetsplatsträff, basenhetsråd, sjukhusråd, förvaltningsråd och centrala samverkansrådet. Funderade vi över användarvänligheten i Speech Mike och andra nya programvaror. Svara på frågan: Har jag rätt kompetens? Behov av utbildning? Finns haverirutiner och vem ansvarar för att sådana görs?

Hur vill vi genomföra skyddsronden? Vi definerar ETT problem som vi vill arbeta med Vi kommer med förslag till lösning av problemet Ansvarig får i uppdrag att genomföra lösningen Vi utvärderar resultatet av förändringen vid nästa skyddsrond Vi skriver ett protokoll som samtliga får ta del av och godkänna Tas upp vid nästa basenhetsråd Om så krävs – även sjukhusråd, förvaltningsråd och Centrala samverkansrådet

Problem: Användarnas perspektiv saknas Program upphandlas av personer som inte använder systemen Bristande kompetens hos användarna Orsakar stress Orsakar även fysiska problem Orsakar irritation på arbetsplatsen Det system som medicinska sekreterare upplever ha mest brister är Speech Mike Ljudet är ojämnt, ibland högt, ibland lågt. För att åtgärda detta måste man hitta exakt vilken dator läkaren dikterat vid och ställa om ljudnivån där. Om man öppnar en gammal anteckning öppnas även diktatet. Namnet på den som skrivit anteckningen byts ut till den som öppnat diktatet. Kringljud kommer med, vilket är störande. Handhavandefel vid diktering. Diktat ligger på fel ställen eller är inte avslutade.

Steg 1 Vi skapade en referensgrupp då vi är 16 medicinska sekreterare. Tre personer förutom expeditionschef och skyddsombud utsågs.

Övriga fick i uppdrag att Skriva upp vilket problem som uppstått, vilken dator som används vid diktering, ange tidsåtgång för att lösa problemet och skriva upp detta på ett block under cirka 1 månads tid. Därefter lämna in uppgifterna till någon av deltagarna i referensgruppen.

Steg 2 Samla in information från andra Landsting som använder systemet. Andra Landsting kanske har samma problem som vi? Vi kanske kan samarbeta?

Bra verktygslåda på Visions hemsida! Kan tipsa om att ni går in och läser om Digital skyddsrond. Om man behöver/vill göra en större skyddsrond direkt finns bra enkäter där. Man kan även som skyddsombud gå bredvid en halvdag och själv notera problem som uppstår. Arbetsmiljöverket har också enkäter man kan använda (men de är ganska stora och tar lång tid att fylla i).

Var inte rädd för att testa!

Vem gör vad hos oss? Viktigt att ha representant i Samvitgruppen (samverkande Vård-IT för Landstinget i Kalmar län. Tre grupper: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Psykiatriförvaltningen och Primärvårdsförvaltningen). Där informeras i tidigt skede om nya programvaror och system och man får även testa innan allt sjösätts… Då finns även möjlighet att ta upp aktuella problem på arbetsplatsen Skyddsombudet och arbetsgivaren tar gemensamt upp problemet på basenhetsrådet IT-teknikern får i uppdrag att se över rutinerna så att användarna i god tid får vetskap om ändringar och nya program Användarna får i uppdrag att återkoppla till övriga i gruppen vid förändringar Leverantören får feedback på hur Speech Mike fungerar och möjlighet att förbättra produkten

Dokumentation Vi använde samma mall som vid den ordinarie skyddsronden. Där anges risker, när något ska åtgärdas och av vem Protokoll skrivs direkt vid skyddsronden och godkänns vid sittande bord Uppföljning vid nästa digitala skyddsrond, två gånger/år hos oss Utvärdering av arbetssätt vid nästa skyddsrond