”En metod för att långsiktigt planera plats” © Svenska Akademien, uppdaterad:2008-09-24 STRATEGISK Metod, teknik att långsiktigt och övergripande leda en utveckling i önskad riktning LOKAL- Plats, ställe, ort PLANERING Planlägga, förbereda ”En metod för att långsiktigt planera plats”

Starta förändringsprocessen… Utveckla systemstruktur… ETT UPPDRAG – eller FLERA? VAD Strategisk Lokalresurssplanering Långsiktig strategi för arbete med försörjning av lokaler till verksamhet ETT ARBETSSÄTT! Som bedrivs i följande huvudfaser: Starta förändringsprocessen… Utveckla systemstruktur… Utveckla innehållet… Implementering… Lokalplanering Programskrivning av enskilda projekt i tidiga skeden Kvalitetsarbete… Utveckling av kvalitétsledningssystem Strategisk Lokalförsörjningsplanering Långsiktig strategi för arbete med försörjning av lokaler till verksamhet (lokaltyp, storlek, plats, tid) Exvis: Modell, processbekrivning, mallar, digitala verktyg, kommunikationsplanering… Lokalplanering Programskrivning av enskilda projekt i tidiga skeden Exvis: Modell, processbeskrivning, mallar, databaser, generella anvisningar och program, typrum, erfarenhetsåterföring… Kvalitétsarbete Utveckling av kvalitétsledningssystem Verksamhetsutveckling Hur ska vi på bästa vis samarbeta för att nå målet? Internt/externt… Nätverk: Sveriges Kommuner och Landsting, Forum för Vårdbyggnadsforskning, Chalmers, KTH, div föreläsningar Verksamhetsutveckling… Hur ska vi på bästa vis samarbeta, och utveckla organisationen, för att nå målet?

OMVÄRLDS- och SITUATIONSBESKRIVNING Minskade resurser kräver: VARFÖR Riksplan Regionbildning Budgetpropositionen Vårdval Valfrihet Apoteken Statligt tandvårdsstöd Läkemedelsförmåner Kulturpolitik Ett flertal nya lagar… Minskade resurser kräver: Helikoptersyn Helhetssyn Gemensamma ansträngingar Regionalt Demografi Ekonomi Ohälsa och tandhälsa: Personal - arbetsgivarfrågor - EN STRATEGISK PLANERING! Riksplan Regionbildning: Region Svealand (Uppsala-Gävleborg_Dalarna) AS dimensionerat för högspecialiserad vård av invånare i sju landsting Budgetpropositionen: Psykiatrin stärks under 2009, riktas mot barn och unga Kömiljarden Vårdval : Öka patientens valfrihet Underlätta för vårdgivare att etablera sig i primärvården med offentlig ersättning Valfrihet inom äldre- och handikappomsorgen LOV: Patienten väljer själv leverantör Apoteken: 900 Apotek till salu. Nya apotek kan öppnas Statligt tandvårdsstöd: Nytt statligt tandvårdsstöd innebär att kostnaden fördubblas Läkemedelsförmåner: Statsbidrag för läkemedel blir lägre Kulturpolitik Ny kulturpolitik Ett flertal nya lagar och förordningar, betänkanden, utredningar och propositioner Grundlag – it-strategi – vårdportal – språklag Regionalt Demografi: Folkmängden ökar i södra länsdelen, minskar i norra delen 20-64 år: Oförändrat till 2015 70 år och äldre: Ökar med 15 000 personer Ekonomi: Kostnadsutvecklingen – högre än snittet Pensionsskulden – ökar med 50 milj/år Såld vård – intäkterna ökat Upplänsk drivkraft, medverkan i processen – långsiktigt hållbar utveckling Samordning med andra landsting – stadstrafiken, Stockholm-Västmanlands-Gävleborgs Län Citybanan – bidrag från Mälarlänen Ohälsa och tandhälsa: Medellivslängd – hög Framtida sjukvårdsbörda – ökar med 25% fram till 2025 Dödsorsaker – hjärt/kärl, cancer Ekonomi och utbildning – låg utbildning/dålig ekonomi vanligare med dåligt allmänt tillstånd Tandhälsa – förbättras Frisktandvård – avtal om tandvård Personal - arbetsgivarfrågor: Arbetsmarknad – arbetslösheten stiger. Avisering från LS om effektiviseringar i syfte att bromsa kostnadsökningarna. Ökad konkurrensutsättning – pga fria valet Läkarutbildningen – 13 nya platser Specialistsjuksköterskeutbildningar – UU ingen rätt att examinera Lagar – Ersättning till sjukskrivna Diskriminering – ny myndighet

Strategisk LOKALPLANERING SYFTET och UPPDRAGET VARFÖR Att så stor del som möjligt av tillgängliga medel ska gå till verksamhet! SYFTE Att i ett långsiktigt ekonomiskt perspektiv se Landstinget som en helhet Att möjliggöra planering för strukturella förändringar Att styra investeringsinsatserna så att de svarar mot ställda krav, behov och kvalitet UPPDRAGET Att möjliggöra en Strategisk LOKALPLANERING

Landstinget hjälper alla att vara friska och må bra… MÅL VARFÖR Vi behöver hitta sätt att skapa: LÅNGSIKTIGHET FLEXIBILITET EKONOMISK HÅLLBARHET GENERALITET TYDLIGA RIKTLINJER… Landstinget hjälper alla att vara friska och må bra… Landstinget skapar förutsättningar för ett gott liv i länet… Hälso- och sjukvården ska vara lättillgänglig och ges på lika villkor… YTEFFEKTIVA lokaler TIDSVINST, att effektivisera processen i tidigt skede EN ENHETLIG UTFORMNING av lokalerna Större möjligheter till SAMARBETE MELLAN VERKSAMHETER FLEXIBLA lokaler som kan anpassas vid förändring Lokaler för NUTIDA VÅRDMETODER och med UTVECKLINGSPOTENTIAL för framtida utvecklingar TEKNISKA SYSTEM som klarar förändring av verksamhet

Proaktiv Reaktiv AMBITIONSNIVÅ Skapa Förutse Förhållningssätt Behandla VAD Komplext Skapa Framtiden Förutse Framtida behov Behandla Uppkomna problem Proaktiv Förhållningssätt Städa Akuta problem Reaktiv Enkelt Framförhållning Lång Kort

Uppdrag – förutsättningar, gemensam grundsyn, ansvar. SKEDEN och BESLUT HUR Måste få ta tid!!! Godkännande Uppdrag – förutsättningar, gemensam grundsyn, ansvar. Inventering Inhämtning av uppgifter Alternativa förslag Godkännande Behov Framtida scenario Gemensam syn Analyser och resultat Beslut Politisk beredning Underlag I enskilda projekt 7

BESKRIVA UPPDRAGET och ROLLERNA HUR POLITISK STYRNING Hur kan lokalerna stödja verksamheten – och vem ansvarar för vad? ÄGARE Beställare VERKSAMHET Verksamhet / hyresgäst FASTIGHET Fastighetsägare / hyresvärd Strategisk lokalplanering innebär en sammanvägning av: Ett antal politiska ambitioner Verksamhetsplanering Det tillgängliga beståndet av lokaler GEMENSAM SYN! 8

ÄGARE VERKSAMHET FASTIGHETSÄGARE ORGANISATION och ANSVAR VEM UPPDRAGSGIVARE POLITIK ÄGARE Strategiska planer, behov, prioriteringar, kommunikation Nämnd Beredning Kommitte STYRGRUPP Politisk förankring, styra och stödja processen VERKSAMHET Verksamhetskunskap LEDNINGSGRUPP Leda processen FASTIGHETSÄGARE Fastighetsfrågor Gemensam PROJEKTANSVARIG Fördelar och samordnar arbetet ÖVRIGA: Efter behov 9

Teknisk (myndighetskrav) Hyresavtalvtal, åtaganden HUR UPPDRAGSBESKRIVNING Utgångspunkter och avgränsningar Utveckling Utveckling Styrdokument Styrdokument Ekonomi ÄGARE Kapacitet: Teknisk (myndighetskrav) Avtal, åtagande Kapacitet: Uppdrag, ekonomi FASTIGHET Gemensam syn! Ekonomi Styrningar, mål och förväntat resultat Ekonomi Styrningar, mål och förväntat resultat Kommunikation, information, utbildning… Ekonomi Hyresavtalvtal, åtaganden Avtal, åtagande Ekonomi Ekonomi Styrningar, mål och förväntat resultat Kapacitet: Ändamålsenlighet Styrdokument – av betydelser för planeringsarbetet Utveckling VERKSAMHET

BESKRIVNING AV UPPDRAGET HUR BESKRIVNING AV UPPDRAGET Uppdraget En detaljerad beskrivning av uppdraget. Process, organisation, mål, styrningar… Styrdokument En redovisning av relevanta styrdokument – av betydelser för planeringsarbetet Beslut till grund för uppdraget Tagna beslut Utgångspunkter Fastighet Beskrivning över de utgångspunkter och avgränsningar som är av betydelse i planeringsarbetet SAMSYN Oavsett vem du frågar får du samma svar! Roller och Ansvar En redovisning av relevanta styrdokument - tolkning Ekonomi Ekonomiska styrningar, mål och förväntat resultat Utgångspunkter Ledning Beskrivning över de utgångspunkter och avgränsningar som är av betydelse i planeringsarbetet Kopplingar Till andra, befintliga, processer Kommunikation och Information Verktyg En redovisning av vilka digitala verktyg som använts Nyckeltal Mängder av uppgifter… Olika intressen… Olika aktörer… ETT BUDSKAP Bedömning av behov Beskrivning av hur bedömning av behov görs Verksamhetsnytta Utgångspunkter Verksamhet Beskrivning över de utgångspunkter och avgränsningar som är av betydelse i planeringsarbetet Lokalresursinventering Fastighet, teknisk status Redovisning av metod och parameterar till grund för arbetet med bedömning av fastigheternas tekniska status Enskilda objekt En redovisning av hur enskilda investeringsobjekt hanteras Miljö Styrningar, mål och förväntat resultat Lokalresursinventering Kapacitetsbedömning Redovisning av metod och parameterar till grund för arbetet med kapacitetsbedömning Åtgärdsförslag och konsekvensbeskrivning Metod Osäkerhetsfaktorer En redovisning av osäkerhetsfaktorer Begrepps-förklaring En förteckning över, i handlingen, vanligen förekommande ord och dess betydelse Lokalresursinventering Verksamhet Beskrivning av metod och parametrar som är av betydelse i planeringsarbetet Omvärlds-analys Befolkningsprognoser Mm…

KOMMUNIKATION och INFORMATION Hur man når ut med information och kunskap om lokaler och lokalkostnader till rätt personer och målgrupper, i rätt tid och på rätt sätt, kan vara helt avgörande för hur frågan i framtiden kan hanteras! MODET, möjligheterna till beslut, är beroende av riktigheten i våra underlag och av vårt sätt att kommunicera dessa!

VEM KAN, BÖR, SKA och FÅR GÖRA? Intresse och tidsperspektiv Intressenter och/eller ansvariga Lokal-resursplan Planering på en strategisk nivå Beslut NU – minst 20år framåt… Fullmäktige Styrelser, nämnder Beslut STYRGRUPP Verksamhetsledning Övergripande ansvar för alla verksamheter – strategisk ledning Behovs-analys Beslut Verksamhets- ledning Fackliga företrädare PROGRAMGRUPP A Övergripande verksamhetsansvar – berörd verksamhets ledning Förstudie NU – minst 10 år framåt, så länge jag arbetar i ledning Lokal-program NU – ett antal år framåt, så länge jag har verksamhetsansvar Verksamhets-ansvar PROGRAMGRUPP B Detaljerad kunskap om funktioner - sakkunniga i berörd verksamhet Funktions-program Beslut NU - så länge jag är anställd på avdelningen Medarbetare Beslut tas där konsekvenser för tagna beslut finns! Uppgifter lämnas alltid från det ställe kunskapen finns. Genomförande… NU - så länge jag bor i närområdet, är brukare i området Brukare, medborgare Och hur får vi alla att förstå vad vi vill göra…?

…om vi ska lyckas måste vi lita på varandra och vara eniga utåt! Det måste hänga ihop… Vem frågar – och svarar? Vem samlar informationen? Vem beslutar och vem har ansvar? Rollfördelning? Vem har kunskap? Respekt för andras kompetens? Förtroende? Öppenhet? …om vi ska lyckas måste vi lita på varandra och vara eniga utåt!

Helhetsgreppet – det finns inga fristående projekt…! PROCESS NÄR UPPDRAGSGIVARE Politik …ETT STÄNDIGT PÅGÅENDE ARBETE… Styrgrupp Ledningsgrupp Kopplingen mellan enskilda projekt och den strategiska lokalförsörjningsplaneringen! Helhetsgreppet – det finns inga fristående projekt…! Styrgrupp Beslut Politik Info Uppdrags-beskrivning Lokalresurs-inventering Behovs-bedömning Alternativ Arbetssgrupp Ledningsgrupp Beslut Erfarenhetsåterföring Förslag till Strategisk Lokalförsörjning BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER BERÖRDA VERKSAMHETER Politik Beslut Politik Beslut Genomförande Tidigt skede - Projektering - Entreprenad - Överlämning Förvaltningsobjekt 15

Hur stödjer vår egen organisation arbetet? DEN EGNA ORGANISATIONEN? Politik STYRGRUPP Politik Strategisk planering Hur stödjer vår egen organisation arbetet? LEDNINGSGRUPP Politisk förankriing Strategisk Planering LOKALBEREDNINGSGRUPP Strategisk planering BYGGHERRE Fastighetsägare Beslut Vet vi själva var vi hör hemma – i alla olika situationer – behöver vi förtydliga? SAMORDNING Strategisk planering / Projekt PROJEKTLEDARE Ansvaret för projektet Behovs-program STYRGRUPP Strategisk nivå Beslut Verkställande - projekt PROGRAMGRUPP A Övergripande ansvar för verksamhet Lokal-program Interna konsulter Sak-kunniga Externa konsulter Sak-kunniga PROGRAMGRUPP B Sakkunniga i berörd verksamhet Funktions-program Beslut Genomförande…

… reducerade lokalkostnader! RESULTAT! … reducerade lokalkostnader! En överblick Förenklad planering Resurssnål, kostnadseffektiv och långsiktigt hållbar fastighetsförvaltning Säkerställa flexibel och effektiv användning … en ökad kvalité i beslutsunderlagen! Ändamålsenliga rutiner Klarlagda ansvar, arbetsuppgifter och befogenheter Politiker och tjänstemän blir tryggare i sina beslut Enklare att kommunicera beslutsunderlag Undvika felaktiga beslut … en ökad service till allmänheten! Redovisa beslutsunderlag på flera olika sätt beroende på mottagaren Snabbt kunna förklara och motivera beslut

VILL HÅLLBARA STRATEGIER! FRAMTIDSORIENTERAT UTVECKLINGSARBETE Drömmar och mål Ansvar, roller och befogenheter VILL HÅLLBARA STRATEGIER! För leverans av: Ändamålsenliga lokaler och värdeskapande tjänster! KAN Dagens styrkor, resurser och kompetenser BÖR Omvärldens krav, formulera uppdraget

TACK FÖR UPPMÄRKSAMHETEN! KONTAKTUPPGIFTER TACK FÖR UPPMÄRKSAMHETEN! Lena.a.Lundqvist@lul.se