Mats Eklöf Arbets- och miljömedicin Sahlgrenska universitetssjukhuset Stress hos chefer Mats Eklöf Arbets- och miljömedicin Sahlgrenska universitetssjukhuset

Vad kännetecknar arbetsförhållanden som bidrar till stress hos de flesta? Höga krav Att prestationskraven är svåra att uppfylla på grund av mängd Att uppgifterna i sig är psykiskt svåra Att det finns motstridiga krav och otydliga mål. Att det är svårt att veta vad man skall göra för att göra rätt Bristande stimulans Att man vantrivs med sina arbetsuppgifter, oavsett mängd osv. Att man sitter fast och inte kan utvecklas i sitt jobb Låg egenkontroll, dåliga kontrollresurser Att man är styrd och kontrollerad av andra människors beslut, tekniska system, administrativa regler osv Att man inte litar på hur besluten fattas i organisationen Brist på socialt stöd Att man inte får hjälp och stöd av andra Obalans mellan ansträngning och utbyte Att man inte får uppskattning eller lön i proportion till hur mycket man måste anstränga sig Konflikter mellan arbete och privatliv

Vad kännetecknade arbetsförhållanden som bidrog till stress hos omoderna chefer? Höga krav Lång arbetstid För många arbetsuppgifter Stressade medarbetares behov av resurser, stöd och tydliga direktiv Rolloklarhet Rollkonflikter Bristande egenkontroll Begränsade befogenheter, hindrande organisation Bristande socialt stöd Relationer med överordnade, kollegor och underordnade Obalans mellan ansträngning och utbyte Missnöje med erkännande, status och befordran Konflikt mellan arbete och privatliv (Smith & Cooper 1994)

Varifrån kommer kraven? Arbetsmiljön Arbetsgivaren/överordnade ”Brukare”; Kunder Kollegor/medarbetare Utbildning, yrkesnormer, myndigheter Samhället i stort Individens egna ambitioner och personlighet

Är det alltid en fördel gilla sina arbetsuppgifter? Starkt engagemang och stimulerande arbete bidrar till att man är beredd att jobba hårt Kan leda till bristande återhämtning och vila Särskilt i kombination med prestationsinriktad personlighet (Hallsten 2002)

Är det alltid en fördel att kunna fatta beslut själv? Beslutsfattande medför osäkerhet Osäkerhet bidrar till stress

Chefsrollen är komplex

Chefsfunktioner Planera och organisera Lösa problem Tydliggöra ansvar och uppgifter Sprida information Följa upp och utvärdera Motivera medarbetare Delegera Göra medarbetare delaktiga Utveckla medarbetare Belöna Stödja och hjälpa Hantera konflikter Bygga team Bygga nätverk (e. Yukl, 1992)

Kunna saker som man kan göra ensam --------------------------- Vara bra på relationer

Expertparadoxen Chefer tillsätts ofta på basis av expertmeriter Detta kan vara nödvändigt för att vara trovärdig inför underställda experter Men expertmeriter garanterar inte att man är bra som chef

Allmänt om den goda chefen Stämma med medarbetarnas förväntningar Intelligent Ha en positiv människosyn Demokratisk Både produktionsinriktad och relationsinriktad Flexibel och situationsanpassad Förändringsinriktad Transformativ Empowrande och participationsskapande

Några studier av moderna chefer i Västra Götaland E Wikström, P Adolfsson, R Eriksson, 2004: Chefsskap i NU-sjukvården. Göteborg: Handelshögskolan i Gbg och V:a Götalandsregionen. Kvalitativ intervjustrudie K Skagert, L Dellve, M Eklöf, T Ljung, A Pousette, G Ahlborg jr, 2004: Ledarskap och stress i politiskt styrd verksamhet. ISM-rapport nr 1. Göteborg: Institutet för stressmedicin. Kvalitativ intervjustudie G Ahlborg jr, T Ljung, G Swan, K Glise, I Jonsdottir, E Hadzibajramovic, P Währborg, 2006: Stressrelaterad ohälsa bland anställda vid V:a Götalandsregionen och Försäkringskassan i V:a Götalands län. ISM-rapport nr 2. Göteborg: Institutet för stressmedicin. Enkätstudie L Dellve, E Wikström, 2006: Hållbart ledarkap i sjukvården. Göteborg, Handelshögskolan i Gbg, Sahlgrenska akademin och V:a Götalandsregionen. Kvalitativ intervju- och fokusgruppsstudie M Eklöf, G Ahlborg jr, L Dellve, A Ekman, A Pousette K Skagert: Utveckling av ett variations- och förändringskänsligt frågeinstrument för mätning av stressorexponering, copingbeteende och copingresurser bland 1:a och 2:a linjens chefer inom offentlig vård och omsorg. Opublicerade resultat. Enkätstudie

Hur skall en modern chef inom VGR vara? Vilja att leda Tydlig Strukturerad Analytisk Helhetssyn Beslutsam Kommunikativ Teaminriktad Relationsbyggare Förmåga att leda grupprocesser Förtroendeingivande Självkännedom och personlig mognad (Wikström, Adolfsson m fl)

Lojalitet mot systemet är viktigare än kompetens (off the record)

Att vara chef är att agera stötdämpare mellan krav från över- och underordnade och samtidigt försöka bibehålla sin personliga integritet (Skagert, Dellve m fl)

Detta skapar motstridiga krav Administrationen tar för mycket utrymme Chefer slits mellan Strategisk logik Att arbeta med verksamhetsutveckling Administrativ logik Pappersarbete, rapportering, gå på möten Medarbetarlogik Dialog med medarbetare kring verksamheten Detta skapar motstridiga krav Administrationen tar för mycket utrymme (Wikström, Adolfsson m fl)

Vad stressade chefer? Belastning uppifrån organisationen Krav på att klara mer med minskande resurser Krav på att bearbeta och förmedla information Dåligt samordnade administrativa system Krav på att vara med på mycket: möten, projekt etc Krav på lojalitet Otydliga och svårförutsägbara beslutsprocesser högre upp i systemet Manipulativt och oetiskt ledarskap Chefspositionen Ensamhet. Endast duktighet uppmärksammas Belastning från den egna verksamheten Instabil personalsituation Krav på att vara tillgänglig och stödjande Kompetensbrister hos medarbetare Frustration och stress hos medarbetare (Skagert, Dellve m fl)

Av intervjumaterialet framgår att den största variationen i problembeskrivningar fanns när det gällde problem i relation till medarbetarna

Problem med stress är vanliga bland offentliganställda chefer i vår region

Första linjens chefer (n=124) Varannan kände sig stressad på jobbet Var fjärde upplevde dessutom störd sömn flera ggr per vecka Fler än var tredje hade svårt att koppla av Var femte saknade ork för fritidsaktiviteter Var femte visade tecken på utmattningssyndrom Nästan alla hade positiva känslor inför arbetet (Ahlborg jr, Ljung m fl)

Vilka situationer upplevdes som mest problematiska? Prioriteringskonflikter och otillräcklighet Att det uppstår slitningar mellan administrativt arbete, verksamhetsutveckling och kontakten med medarbetarna Att du inte kan ägna tillräcklig tid till verksamhetsutveckling Att du måste ägna för stor del av tiden till administration Att det uppstår situationer då du känner att du måste göra flera olika saker samtidigt Att du faktiskt inte hinner med allt det du känner att du borde i arbetet Kognitiva krav Att du som chef måste ta del av, förstå och ta ställning till en stor mängd information Obalans mellan ansvar och befogenheter Att du har ansvar för att hålla budget, men inte själv får fatta de ekonomiska beslut som krävs (Eklöf, Ahlborg jr m fl)

Vilka situationer upplevdes som mest problematiska? Resursbrist Att medarbetare med särskilt viktig kompetens är svåra att rekrytera eller behålla Att din verksamhet är sårbar vid sjukdom och annan frånvaro bland medarbetare Att du har otillräckliga möjligheter att påverka hur mycket resurser din verksamhet får Att din verksamhet har otillräckliga resurser på grund av beslut från överordnade, politiker eller myndigheter Att din verksamhet inte kan få utökade resurser även om akut behov finns Manipulativt eller oetiskt ledarskap Att din chef manipulerar dig eller utnyttjar din lojalitet på ett sätt som du anser oetiskt (Eklöf, Ahlborg jr m fl)

Situationer vars förekomst hade starkast samband med stress och sömnbesvär: Vilka problem verkade allvarligast ur stressynpunkt? Ensamhet Att man på grund av sin chefsroll måste hålla en stark fasad och inte kan visa svagheter Att man upplever att ansvaret för verksamheten vilar på en personligen Otillräcklighet Att man ofta står inför problem som man inte har tillräcklig kunskap eller erfarenhet att lösa själv Personalansvar och medarbetarskap Att personalansvaret är krävande Att pressade medarbetare tynger en med sina problem Att man upplever att medarbetare inte är intresserade av att utveckla verksamheten Att man är osäker på vilket förtroende medarbetare har för en som chef Ekonomiansvaret Att ekonomiansvaret är krävande Tecken på överbelastning (Eklöf, Ahlborg jr m fl)

Vad kännetecknade arbetsförhållanden som bidrog till stress hos moderna chefer? Höga krav Krav på att klara mer med minskande resurser Krav på att vara med på mycket Krav på att bearbeta och förmedla information Krav på lojalitet Krav på att vara tillgänglig och stödjande Kompetensbrister hos medarbetare Ekonomiansvaret Prioriteringskonflikter och otillräcklighet Bristande egenkontroll och kontrollresurser Obalans mellan ansvar och befogenheter Resursbrist Otydliga och svårförutsägbara beslutsprocesser högre upp i systemet Bristande socialt stöd Ensamhet Manipulativt och oetiskt ledarskap Obalans mellan ansträngning och utbyte Endast duktighet och framgång uppmärksammas Konflikt mellan arbete och privatliv

Burke RJ, Weir T, 1980: Coping with the stress of managerial occupations Beteenden som chefer tyckt fungerat bra Byta till annan, lugnare, arbetsuppgift Analysera situationen och försöka hitta ny infallsvinkel Fysiskt avlägsna sig från den stressande situationen Ventilera känslor och prata igenom problem med någon annan Uttrycka känslor direkt i situationen Tänka på annat Fysisk träning Lugnande medicin Be till Gud Ta en tupplur Strikt uppdelning mellan arbete och fritid Ägna sig åt uppslukande fritidsaktivitet Ta ledigt Alltså coping fokuserad mer på den egna personen än på arbetsförhållandena

Att vara stötdämpare Uppåt Chefen själv Gentemot medarbetarna Göra sig oumbärlig genom att visa sig duktig, för att kunna få extra resurser Tala makthavarnas språk och vara PK Att bråka och protestera Skydda överordnade genom informationsfiltrering Chefen själv Att gilla att ha många järn i elden Strukturera och planera Söka socialt stöd Gentemot medarbetarna Vara tillgänglig Tydliggöra medarbetarnas ansvar Skapa återhämtningspauser Praktiskt hjälpa Försöka rekrytera bra medarbetare Skydda medarbetare genom informationsfiltrering Ta tydligt ansvar som chef (Skagert, Dellve m fl)

Distansering Att distansera sig från chefsrollen för att bibehålla sin identitet Att se sig som ett verktyg för demokratiskt fattade beslut Att ha en aktiv & tillfredsställande fritid (Skagert, Dellve m fl)

Att vara högaktiv som stötdämpare  Mer stress och sömnbesvär Hårt arbete Jag arbetar så snabbt som möjligt Jag håller ett högt arbetstempo Jag genomför inplanerade uppgifter innan jag går hem, även om det innebär att jag får arbeta mer än min arbetstid Noggrann planering Jag planerar medarbetarnas arbete Jag gör en noggrann planering för min arbetsdag Försöka begränsa belastningen på verksamheten Jag tar bort mindre nödvändiga uppgifter från medarbetarna Jag försöker undvika att verksamheten utför mer än vad som absolut krävs av lagar och förordningar Jag utnyttjar mitt inflytande i förhållande till högre ledning eller staber för att öka resurstilldelningen på min enhet Att buffra och filtrera Jag undviker att ta upp problem med min chef Jag undviker att visa för medarbetarna när jag själv är stressad Jag försöker vara en buffert mellan högre nivåer i organisationen och mina medarbetare Söka socialt stöd utanför arbetet Jag söker stöd från familj och vänner när jag har problem i mitt arbete Söka avkoppling genom ensamhet Jag kopplar av från arbetet genom att undvika umgänge med människor på min fritid (Eklöf, Ahlborg jr m fl)

Gränser och resurser  mindre stress och sömnbesvär Att kunna sätta gränser och acceptera begränsningar Att man inte tar på sig mer arbete än vad man tror att man orkar med Att man försöker kompromissa och hitta en ambitionsnivå som fungerar Att man försöker acceptera sig själv med sina styrkor och svagheter Bra medarbetare Att man har medarbetare som gör det egna arbete lättare Att det fungerar bra att tillsammans med medarbetare bearbeta problem och frågor kring arbetet Förtroende för och stöd från överordnade och chefskollegor Att överordnade visar verkligt intresse för vad man gör och vilka problem man har som chef Att man litar på att överordnade vid behov hjälper en att få en hanterbar arbetssituation Att man från överordnade har bra stöd i personalfrågor Att man litar på att överordnade vid behov hjälper en att lösa arbetsmiljöproblem bland medarbetarna Att man har ett förtroendefullt samarbete med sina chefskollegor Förmåga att koppla av på fritiden Att man har fritidsintressen som underlättar avkoppling från arbetet och dess problem Att man kopplar av från arbetet genom att ägna sig åt någon hobby (Eklöf, Ahlborg jr m fl)

Vad önskar cheferna själva för att få en bättre situation? Minskad administrativ börda Att högre chefer tydligt anger prioriteten hos olika adm uppgifter Att den adm chefsbördan minskas och läggs över på specialister Samordnade rapporteringsrutiner/system. Disciplin i e-mailandet Delat ledarskap, biträdande chef Ökat utrymme för utvecklingsarbete Minskat kliniskt arbete, mindre adm. Utvecklat ansvarstagande/befogenheter hos medarbetare Få utveckla sin förmåga och få bättre förutsättningar att samverka med medarbetarna Stöd, utbildning, metoder för att hantera relationerna Färre medarbetare Arbeta mer ”på golvet”, behålla grundprofession (Dellve & Wikström)

Vad önskar cheferna själva för att få en bättre situation? Tydligare beslutsprocesser Mer och bättre kontakt med politiska beslutsfattare Tydligt motiverade beslut från högre nivåer Rättvist och rationellt beslutsfattande, mindre ”mygel” Lära sig maktstrategier och vägar att få informellt inflytande Hälsoinriktad organisationskultur Organisationskultur som legitimerar och stöder gränssättning Att högre chefer är förebilder samt lyhörda för tecken på överbelastning hos underställda chefer Utbildning, inskolning och stödresurser Kraftigt förbättrade introduktionssystem med utbildning, mentorer och gradvis inskolning i chefsrollen Bättre kunskap om och tillgång till stöd från staber och specialister

Cheferna önskade alltså bättre arbetsvillkor, stöd och en mer hälsoinriktad organisationskultur