Ett arbete i att etablera en ny organisation Ledarforum 20e mars 2011

Vad sker idag? Målen för ESF projektet; Skapa utvecklande lärmiljöer Vad har skett sen den 1 januari 2011? Vad är syftet med arbetet och vad skall vi uppnå? Vad är planerat framöver i form av insatser? Samtalsgrupper – en ny mötesmetodik som kan stötta oss! Målen för ESF projektet; Skapa utvecklande lärmiljöer Ta fram metoder och verktyg som utvecklar den strategiska kompetensförsörjningen Möta aktuella kompetensbehov i organisationen genom utbildningsinsatser Men, arbetet inom projektet Utveckling på insidan handlar inte enbart om att uppfylla de mål som vi har gentemot ESF utan om att skapa en ny organisation, en organisation som utgår från våra värderingar och som uppfyller de mål politiken och lagstiftaren ställer på oss.

Våra utgångspunkter Det kommunalpolitiska handlingsprogrammet Kvalité och utveckling Att det finns bra styr- och ledningssystem med återkoppling och uppföljning Gott medarbetarskap och kunden i centrum Stärka ledarskap och medarbetarskap i Ulricehamns kommun

Kulturbärande beteenden vi utgår ifrån; Identitet Liten, stolt och annorlunda Ledningsfilosofi Vi är öppna och ärliga mot varandra och omvärlden, samverkar över gränser och tillvaratar varandras kompetenser. Grunden för detta är det goda samtalet. Vision – nya organisationen En öppen, modern organisation som tar tillvara medarbetares kompetens i ett kundperspektiv Våra ledord: stolt, helhetssyn, samverkan och brukarperspektivet Vi behöver skapa strukturer som gör att alla kan relatera våra värderingar till den struktur vi använder oss av och detta betyder att man behöver hitta kulturbärande beteenden. Stolt = fira framgångarna, sprida goda resultat, positiv feedback kultur etc. Vi behöver ta fram vilka grundläggande principer som skall gälla i vår organisation och därefter se vilka metoder som möjliggör principerna. Vems behov blir vägledande vid vägval: utgå från kundens behov.

Ett projekt i två faser, budget 6,5 miljoner kr Ett projekt i två faser, budget 6,5 miljoner kr. Utbildningsinsatserna skall stärka helhetsperspektivet, öka förståelsen för våra verksamheter och stödja lärandet i organisationen Genomförandefas. Utvecklingsinsatser i form av införande av nya arbetssätt, förbättringsverktyg , utbildningsinsatser. HT2011- feb.2013 Mobiliseringsfas. Mars – Augusti 2011. Intervjuer, enkäter, studiebesök mm Brukar din närmaste chef fråga om dina åsikter, vad du tycker i frågor som berör arbetet? Enkät ESF: Mina erfarenheter och min kompetens tas väl tillvara i organisationen. Underkänt: 53,7 % Godkänt: 39,8 % Mycket bra: 6,5 % Min chef står öppen för synpunkter och förbättringsförslag från sina medarbetare. Underkänt: 14,4 % Godkänt: 33,8 % Mycket bra: 51,8 %

Strategi för utvecklande av en lärande organisation Syfte: Att skapa en struktur och organisationskultur inom Ulricehamns kommun som kontinuerligt stödjer, tar tillvara och utvecklar medarbetarnas kompetenser. På detta sätt stärks organisationens kapacitet, attraktionskraft som arbetsgivare och möjlighet att ge god service. Utgångspunkter: Den viktigaste tillgången för vår organisation är de anställda och deras kompetens. Vår organisation är en del av omvärlden och behöver förändras i takt med att omvärlden förändras. Därför behöver vi skapa en arkitektur som stödjer lärprocesser, effektivt arbete och kvalitativ service.

Skapa gynnsamma miljöer för initiativ och kreativitet. Handlingsplan Införa tekniska förbättringar som stödjer lärprocesser och kvalitetsarbete Skapa strukturer i organisationen där lärande och kunskapsöverföring kan ske i det dagliga arbetet. Skapa ett helhetssynsätt och designa standardmodeller för vissa lämpliga rutiner. Utveckla metoder för att förbättra användandet av den interna kompetensen Definiera vilka kompetensområden som är mest kritiska för organisationen, nu och i framtiden. Skapa gynnsamma miljöer för initiativ och kreativitet. Definiera vilka kompetensområden som är mest kritiska för organisationen, nu och i framtiden.   Handlingsplan: Ansvar: kommunledningsstaben - Genomföra en nulägesanalys vartannat år för att undersöka hur all personal ser på organisationen, vilka kompetensbehov som är aktuella på kort sikt och hur lärandeperspektivet beaktas. Detta gör vi genom att: Klart: våren 2011, våren 2013 osv. Ansvar kommunledningsstaben - Genomföra en systematisk omvärldsanalys som ett planeringsunderlag för Ulricehamns kommuns stora processer. Omvärldsanalysen arbetas med kontinuerligt enligt en årsplan. Se bilaga 1. Klart våren 2012 Skapa strukturer i organisationen där lärande och kunskapsöverföring kan ske i det dagliga arbetet. Klart våren 2011 Ansvar styrgruppen - Skapa arenor för dialog. Utnyttja de fasta mötestider som finns för ledningsmöten, samverkan fackförbund och arbetsgivare, politik och förvaltning samt arbetsplatsträffar (APT). Klart hösten 2011 - Erfarenheter och nya lärdomar efter kompetensutvecklingsinsatser, konferensdeltagande och dylikt ska alltid delges det närmaste arbetslaget vid lämpligt möte, exempelvis APT. Ansvar styrgruppen med stöd av projektledningen Klart hösten 2011 (med fortsatt arbete framöver) Ansvar styrgruppen med stöd av projektgruppen - Uppmuntra tvärsektoriellt samarbete, såväl på ledningsnivå som bland övriga medarbetare. - Ge ledare konkreta verktyg och tips kring hur det dagliga lärandet kan gynnas. - Erbjuda alla medarbetare access till Kontentan, ett digitalt förlag där den senaste managementlitteraturen i sin bredaste bemärkelse finns att nå i sammanfattad form. - Införa lämpliga leanverktyg i vår verksamhet. Genom att såväl verksamhetsövergripande som inom arbetslag konkret arbeta med leans förbättringsredskap, uppstår ett gemensamt lärande och en delaktighet i utvecklingen av organisationen. Den egna yrkeskunskapen bidrar till att arbetet kan utvecklas effektivt och kvalitativt gentemot brukare/medborgare. Klart våren 2013 Skapa ett helhetssynsätt och designa standardmodeller för vissa lämpliga rutiner. - Införa ”Våra arbetssätt”. De uppgifter och uppdrag som kan sägas vara kommunövergripande och oberoende verksamhet ska ges standardiserade rutiner. Exempel på lämpliga områden är rekrytering, introduktion av nyanställda, budgetprocess och mötesordning för APT. Genom att skapa klara former för hur denna typ av arbete bedrivs, skapas en trygghet bland chefer, kvalitet säkerställs och en ökad helhetssyn inom Ulricehamns kommun uppstår. Ansvar Tas fram av staben ihop med en implementeringsmodell. Chefer inom organisationens olika verksamheter ansvarar för att ”Våra arbetssätt” används. Införa tekniska förbättringar som stödjer lärprocesser och kvalitetsarbete. Ansvar Staben - Komplettera QlikView-applikationen med fler kvalitetstal, nöjd medarbetarindex, brukarindex, det politiska handlingsprogrammet mål mm. Syftet är att skapa en ökad möjlighet till helhetsförståelse samt styrning i linje med politiska mål. - Ta fram ett system för synpunktshantering för att gynna såväl intern som extern service. Klart hösten 2012 - Systematisera tillvaratagandet av personalens förbättringsförslag genom att använda sk lean-tavlor. Utveckla metoder för att förbättra användandet av den interna kompetensen. Ansvar Personalavdelningen - Uppmuntra intern rekrytering där det är möjligt. - I större utsträckning använda intern expertis vid olika lärtillfällen. Ansvar Personalenheten - Undersöka möjligheten till ett digitalt system där anställdas CV blir sökbart. Skapa gynnsamma miljöer för initiativ och kreativitet. - Skapa tvärfunktionella team som får ansvara för hela eller delar av övergripande processer. Klart 2013 (inleds hösten 2011) - Uppmärksamma förbättringar och goda initiativ som görs i organisationens alla delar. Ex: Diplom, ”Månadens idé” etc. Ansvar Styrgruppen med stöd av projektgruppen - Utnyttja möjligheten att låta organisationen utvecklas, testa nya arbetssätt och angreppssätt genom projekt. www.ulricehamn.se/denlarandeoeorganisationen

Ulricehamns identitet; liten stolt och annorlunda Skapa system Utveckla ledarskapet Utveckla medarbetarskapet Ulricehamns identitet; liten stolt och annorlunda Vår lednignsfilosofi: Samverkan dialog, helhetssyn och sammanhang, att växa som människa Visionen för den nya organisationen: en öppen, modern organisation som tar tillvara medarbetarnas kompetens i ett kuns Stratsys och utveckla qlick view Våra arbetssätt Nya intranätet Nytt ärendehanteringssystem och diariesystem Skapa helhetsperspektiv, öka kvalitén och uppföljningsförmågan samt underlätta arbetet i organisationen Utveckla en syn på ständiga förbättringar

Vi kommer att arbeta med samtalsgrupper Chefs- utbildningar Kommunens ledningsfilosofi: Vi är öppna och ärliga mot varandra och omvärlden, samverkar över gränser och tillvaratar varandras kompetenser. Grunden för detta är det goda samtalet. Utbildningarna skall ge stöd till våra ledningsgrupper 1 heldag och 4 halvdagar/ grupp Vi kommer att arbeta med samtalsgrupper 25 chefer kommer att få individuellt ledarutvecklingsstöd 4*1,5 h Dessutom kommer vi att ha olika utbildningsinsatser som stöttar organisationen såsom processinriktat arbetssätt, utbildning i jämställdhetsarbete, kommunal förståelse, inköp, upphandling mm.

Ledarforum våren 2012 17 januari – processinriktat arbetssätt 21 februari - processinriktat arbetssätt 20 mars – avstämning och samtalsmetodik 17 april - processinriktat arbetssätt 15 maj – lärande ledarskap (GMI) 19 juni – Lean i vardagen

11 september – qlickview, våra arbetssätt, inköp och upphandling Ledarforum ht 2012 – vt 2013 11 september – qlickview, våra arbetssätt, inköp och upphandling 9 oktober – kommunkunskap och e-förvaltning 13 november – kreativitet, jämställdhet och innovation i kommunal verksamhet 11 december - kunden/ brukaren i centrum. 15 januari 2013 – presentation / genomgång / reflektion av allt vi gjort i den nya organisationen och hur arbetar vi vidare med den lärande organisationen Se nästa bild för ytterligare förklaring

Samtalsgrupper ht 2011 – vt 2012 nov/dec Tema Lean feb Tema processer och utveckling april Lärande ledarskap juni Att utveckla medarbetarskapet

Samtalsgrupper ht 2012 – vt 2013 Lean ger oss processtänket Sep 2012 Våra arbetssätt, förbättringsverktyg Nov 2012 Att skapa engagemang och delaktighet Jan 2013 Att lära och integrera lärandet i vardagsarbetet Lean ger oss processtänket

Medarbetarlyftet Kommunikation och bemötande Värdegrund och etik Förbättringsarbete och motivation Hälsa

Januari/ Februari Processinriktat arbetssätt Samtalsgrupper Omvärldsanalys Stratsys Budget hearing Mars/ April Samtalsledutb. Leanutbildning *2 Lean insats Utb. Systemteori Ledningsgruppsstöd Projektledarutbildning Maj/ Juni Leanutbildning Lean insatser Lärande ledarskap Ledningsgrupps-stöd Individuellt stöd

September/ Oktober November / December Januari/ Februari, 2013 Samtalsgrupper Kommun kunskap Lean insatser Värdegrund och etik (medarbetarna) Inköp, upphandling Samtalsledutb. Ledningsgrupps-stöd Individuellt stöd Förbättringsarbete (medarbetarna Samtalsgrupper Lean insatser Ledningsgrupps-stöd Individuellt stöd Strategiplan 2013-2015 Samtalsgrupper Lean insatser Ledningsgruppsstöd Individuellt stöd Jämställdhets-förbättringar Kreativitet och innovation Kommunikation & bemötande (medarbetarna) Hälsa (medarbetarna)

Leanutbildningar våren 2012 26-28 mars Lean 15 pers 24-26 april 18-20 juni Omvärlden påverkar oss i allt större utsträckning och vi måste bli mycket bättre på att agera proaktivt. Ett exempel på hur vi kommer att arbeta med detta är genom ett samarbete med Kairos Future. Kairos Future är ett internationellt forsknings- och konsultföretag som hjälper företag och organisationer att förstå och forma sin framtid. Ulricehamns kommun kommer att delta i ett nätverk som arbetar med förebyggande åtgärder kring generationsväxlingar. De närmaste åren har vi stora pensionsavgångar inom de flesta av våra yrken. Vi måste därför hitta metoder för att attrahera tillräckligt många nya medarbetare, att få de olika generationernas medarbetare att samsas på samma arbetsplatser trots olika värderingar och attityder samt att på ett bra sätt säkerställa kunskapsöverföring mellan avgående och nyanställda medarbetare. Som ett led i detta kommer Ulricehamns kommun under 2011 att delta i ett kommunnätverk lett av Kairos Future. Syftet är att vi tillsammans ska skapa en större beredskap för generationsväxlingen, att sammanföra våra kompetenser inom området, att skapa ett kvalitativt och kreativt forum för hanteringen av dessa frågor. Sammantaget kan vi få underlag för nya idéer för hur vi kan hantera rekrytering och kompetensförsörjning och hur vi kan stärka varumärket Ulricehamns kommun som en strategi för att uppnå våra mål. I inledningsskedet kommer en mätning att göras i form av en webb-baserad enkät till kommunens chefer. Resultatet kommer att utgöra underlag för vårt fortsatta arbete och vi kommer längre fram att återkoppla tankar och resultat av arbetet ut i vår organisation. Enkäten kommer ut i början av maj månad i form av ett mail från Karios Future med en länk till enkäten. Ni kommer där att få besvara frågor om hur vi arbetar med att attrahera och behålla yngre medarbetare, att integrera dem över generationsgränser, att säkerställa att kunskap och kompetens stannar kvar i organisationen etc. Det är viktigt att alla svarar på enkäten så att underlaget för det fortsatta arbetet blir så tillförlitligt som möjligt. Men först önskar vi att ni skall besvara en annan enkät. Den som är kopplad till nulägesanalysen av ESF-projektet. Vi inser att ni har mycket att göra och inte kan lägga en massa tid på att besvara frågor. Därför har vi försökt att ta fram en enkät som skall täcka hela målorådet för ESF-projektet och som samtidigt inte tar mer än 10 minuter att fylla i.

Välfärd 17 st Lärande 19 st Samhälls-utveckling 3 st Intern service 3 st Staben 3 st

Leanverktyg LEANSPEL VÄRDEFLÖDES- ANALYS 5S A3 FÖRBÄTTRINGS-TAVLA

Om vikarie för min medarbetare behöver tillsättas vid utbildning och leaninsatser - vem tar denna kostnad? 10 dagar per år – kommer verkligen varje leanhandledare vara så aktiv? Om jag har medarbetare som är leanhandledare – kan jag få hjälp med leanaktiviteter i min verksamhet av honom eller henne? Hur gör jag rent praktiskt om jag vill ha leaninsatser i min verksamhet?

ARBETSGÅNG: Beställning via e-blankett Planeringsmöte leanhandledare och chef Genomförande av valt leanverktyg Utvärdering efter 30-60-90 dagar Diplomering!

ARBETSGÅNG: Beställning via e-blankett Planeringsmöte leanhandledare och chef Genomförande av valt leanverktyg Utvärdering efter 30-60-90 dagar Diplomering!

Stratsys Strategisystem Ett stöd i att nå våra mål Avstamp i vår styrmodell ”Sexbeningen” Målen i KPH och andra politiskt beslutade mål SMARTA-mål Mätetal, målvärden, åtgärder Rapporter av olika slag kan skapas Tydlighet i vad som ska rapporteras, när och hur

Rapporterings-processen Stratsys Budget-processen Hearingrapport Målen i KPH, ekonomi, taxor, volymförändringar mm Underlag till politiken Rapporterings-processen Delårsbokslut Årsbokslut Rapportering och uppföljning ska vara enkelt och ta ett minimum av tid

Skapa utvecklande lärmiljöer Målen för ESF projektet Skapa utvecklande lärmiljöer Ta fram metoder och verktyg som utvecklar den strategiska kompetensförsörjningen Möta aktuella kompetensbehov i organisationen genom utbildningsinsatser

Hur kommer projektet att påverka medarbetarna och vad får de ut av det? Lärande ledarskap Chefer utbildas och utvecklas Påverkar medarbetarna Processinriktat arbetssätt Vi tydliggör våra processer Involverar medarbetarna i detta (tex. Lean) Brukaren i centrum Genom utveckling av bättre system ökar vi kvalitén Bra rutiner och system underlättar för alla i organisationen