SATSA 1.2 Handlingsprogram Effektiv planering Workshop 16 februari 2010

Upplägg 1. Presentation av SATSA 1:2 2. Dagens program – Inledning 3. Lärdomar från dokumenterad kunskap Analys av intervjuer 5. Identifiera de viktigaste insatsområdena Prioritering av SATSA:s aktiviteter Summering

1. Presentation av SATSA 3

Satsa - arbetspaket http://www.rtk.sll.se/satsa/ 4 T1 Långsiktig utveckling av tillgänglighet och effektiva planeringsprocesser Arbetspaket 1:1 Handlingsprogram för effektiv trafik Arbetspaket 1:2 Verktyg för effektiva planeringsprocesser T2 Tillgänglighet till bostäder och arbetsplatser Arbetspaket 2:1 Stärkt kollektivtrafik i korridoren Stockholm-Arlanda-Uppsala Arbetspaket 2:3 Busstrafikutredning för Stockholm Nordost Arbetspaket 2:2 Systemstudie Nordväst Arbetspaket 2:4 Spårväg Syd T3 Effektiv användning av transportsystemet T4 Effektiv och hållbar distribution i storstadsregioner Arbetspaket 3:1 Steg 1 – åtgärder för effektivare resor Arbetspaket 4:1 Effektiv transportlogistik Arbetspaket 3:2 ITS Stockholmsinitiativet 4 4

Organisation SATSA 1:2 Arbetsgrupp Referensgrupp Styrgrupp Jon Hansson, LST Susann Sass-Jonsson, LST Jan-Ove Östbrink, Regionplanekontoret Mikael Ranhagen, VV Anton Persson, BV John Odhage, SL Anders Hallmén, Sollentuna Referensgrupp Kent Lindgren, Haninge Shula Gladnikoff, Vallentuna Christina Johansson, Järfälla Niklas Svensson, Stockholm Riggert Andersson, VV Kerstin Örtengren, VV Ulf Brant, SL Stefan Persson, SL Styrgrupp Trafikberedningen Stockholms län Följeforskare Göran Cars, KTH

Utmaning Problem med ineffektiva planeringsprocesser Utmaning Förseningar i utbyggnaden av viktig infrastruktur är en hämmande faktor för Stockholmsregionens utveckling. Utmaning Många stora infrastrukturprojekt ska planeras och genomföras (ÅP 2010-2021). Klarar vi det? Planeringsprocesserna måste vara så effektiva som möjligt. Hur anta utmaningen? Göra planeringsprocesserna bättre, mer verkningsfulla och resurseffektiva, utan att äventyra rättsäkerhet, demokrati och miljömässiga kvaliteter. - (Lagar, ekonomisk planeringssystem, politik, arbetssätt, projektstyrning, m.m.) BA 6 6 6

utvärdering/vad tar vi med oss? Trafikberedning 4/3 Satsa 1:2 avslutas okt. 2011 Workshop 16/2 Trafikdirektörsgruppen 9/3 2009 2010 2011 Ansök SATSA Förarbete förstudie Projektaktiviteter + utvärdering/vad tar vi med oss? Dokumenterad kunskap Intervjuer WS 16/2 Förslag aktiviteter + + =

Upplägg 1. Presentation av SATSA 1:2 2. Dagens program – Inledning 3. Lärdomar från dokumenterad kunskap Analys av intervjuer Fika ca 14:40 5. Identifiera de viktigaste insatsområdena Prioritering av SATSA:s aktiviteter Summering

2. Lärdomar från kunskapsinventering 9

Kunskapssammanställning utifrån… ……. Ett flertal kommittéer PBL, MB mm. …… Det är möjligt att med fyra år tidigarelägga Ostlänken, till 2010. Regeringsuppdrag av Bo Holmberg. (2006) WSP konsultuppdrag Effektivisering i fysisk planering (2007) Miljövärn och samhällsnytta i fysisk planering – effekter på hållbar utveckling. Erfarenheter från Botniabaneprojektet. Bo Berge. Arkusfinansierad. (2007) Nutek initiativ. Vad kostar det att vänta?, Årsbok 2008 KTH rapport Bana väg för infrastruktur (2009) Boverket – Att samordna kommunal planering med utbyggnad av vägar/järnvägar (2009) Handelskammaren Konsten att bygga bättre, billigare och snabbare (2009 Den goda stadens Haffa tidstjuvarna! (2010)

Kunskapssammanställnings övergripande resultat Finansiering är den största knäckfrågan Kunskap och kompetens hos aktörer Samordning mellan aktörerna Samarbete i projekt Nyttja och öka möjligheter till effektivisering Justera lagstiftningen

Det är möjligt att med fyra år tidigarelägga Ostlänken Regeringsuppdrag utfört av Bo Holmberg. Redovisat december 2006 Inriktningen på att utan lagändringar åstadkomma en förkortad planeringsperiod. Förslagen bygger på idén att ersätta de linjära planeringsmomenten med parallella processer. Statlig samordnare i kontakt med lokala arbetsgrupper – för att klara åtagandena i de parallella processerna.

WSP Konsultuppdrag ”Effektivisering i fysisk planering” Beställare: ”SATSA-aktörerna” Indirekt beställare: Carl Cerderschiöld Hösten 2007 Utgångspunkt i projekten och aktörernas/projektplanerarnas perspektiv Samlad problembeskrivning Internationell utblick Förslag till lagjusteringar, utifrån ”Inga stora systemförändringar eller maktförskjutningar” Förslag till effektivisering i den praktiska tillämpningen

Bo Berghe:s studie av Botniabanan Bo Berghe, länsarkitekt Västernorrland Tjänstledig för att i ett Arkusfinansierat projekt dokumentera erfarenheter av planeringsprocess kring Botniabanan Totalt 383 prövningstillfällen med 448 enskilda fastställelser, domar och tillstånd ”Större hänsyn tas till fåglars tillfälliga rastmiljöer än till människors permanenta boendemiljöer?” Några rekommendationer på kort sikt: Tillgodose resursbehovet hos offentliga planeringsinstanser och miljödomstolar Förmå prövande myndigheter att tydligare avväga miljövärn och annan samhällsnytta och ta snabbare beslut med större beslutskraft Urval av inspel om förändringsbehov i lagstiftningen: Samordnad beslutsprocess och överklagningsordning Offensivare planinstrument för infrastrukturplanering Regional planeringsnivå med nya regionkommuner Större ansvar på nationell nivå för samordning av visioner och mål

KTH: Bana väg för infrastruktur KTH rapport på uppdrag av trafikverken och Nutek. Göran Cars, Patrik Tornberg och Bo Malmsten. Upplägg genom att studera sju stycken olika fall, inom samtliga trafikslag Internationell utblick Holland och Danmark) Åtgärder som skulle kunna effektivisera planeringsprocessen av transportinfrastruktur: Förbättra samordningen av olika intressen i infraplaneringen Förbättra samordningen i offentlig infrastrukturplanering Öka den regionala styrningen av infrastrukturprojekten Utveckla kompletterande former för finansiering av infrastruktur

Nuteks årsbok 2008 Nuteks årsbok 2008 hade tema kring Infrastrukturens betydelse för tillväxt I huvudsak sammanställningar av olika genomförda studier / uppdrag. Infrastrukturens betydelse för tillväxt, ”Det kostar att vänta” Sverige lägger jämförelsevis relativt lite medel på infrastrukturutbyggnad Planeringsprocessen Avseende effektivisering av planeringsprocess så framfördes behovet av reformering av lagstiftningen Förde ut kunskapen om behovet av att effektivisera till en ny krets av beslutsfattare

Boverkets rapport Att samordna kommunal planering med utbyggnad av vägar och järnvägar Ett större antal fallstudier bla Riksväg 50 genom Motala, Citytunneln Malmö, Botniabanan Slutsatser Kontinuerliga samarbetsformer Bra projektkultur Gemensam målbild Systemfel eller eviga frågor Processerna inte synkroniserade Otydlighet mellan trafiklagarna och PBL i stads/tätortsmiljöer

Handelskammaren Sthlm Konsten att bygga bättre, billiggare och snabbare – En studie av samverkan mellan kommuner och näringsliv i bostads- och infrastrukturplanering. Bygger på tre fallstudier Norrortsleden, Sollentuna Centrum och Tärby-Arninge. Ett antal rekommendationer och råd till kommuner, trafikverk, byggare, entreprenörer mm kring samverkan i planeringen. I allt väsentligt handlar rekommendationerna om samverkan och samspel mellan de ingående aktörerna. Några exempel: Det sociala kapitalet, det vill säga det sätt på vilket olika aktörer bygger relationer och tillit till varandra har avgörande betydelse för om samverkan ska fungera Ett väl utvecklat samarbete förutsätter andra former för kommunikation och förhandling än de som idag används. Skapandet av hållbara överenskommelser är viktigt. Det kan antingen ske genom att skapa forum för överenskommelser eller ett organ att samverka i För att undvika låsningar i olika delfrågor, där parterna har olika intressen, måste utvecklingsstrategier som rymmer flera frågor tas fram Samverkan blir effektivt först i det ögonblick berörda parter kan tillgodose sitt egenintresse i samspel med andra

Den goda staden – Haffa tidstjuvarna! Projektet Den goda staden – Boverket, Vägverket, Banverket, SKL, Tre kommuner: Norrköping, Jönköping och Uppsala Konstruktion av tidsgrafer över planeringsprocessen för ett antal olika infrastrukturinvesteringsobjekt Tidstjuven är ”glappen” snarare än respektive planeringsmoment

Kunskapssammanställning Finansiering är den största knäckfrågan Kunskap och kompetens hos aktörer Om planeringssystemet Om aktörssamverkan Att driva projekt – ”I huvudet på aktörerna” Samordning mellan aktörerna Samordna resurser mellan myndigheter Samordna aktörer i tillfällig organisation. Samarbete i projekt Ta fram gemensamma planeringsförutsättningar. Stadsutveckling! Tydlig projektplanering Återanvändning av beslutsunderlag mer systematiskt Nyttja möjligheter till effektivisering Behovsbedömning och sållning i MKB Öka användandet av metoder för strukturerade dialoger. Förhandlingsmän. Justera lagstiftningen Samordnande, tydligare och offensivare trafiklagar 17 kap MB SATSA 1:2 fokusering ? SATSA 1:2 testbänk för Bylund

3. Analys av intervjuer

Intervjuade Vägverket SL Kommun Banverket Länsstyrelsen Stockholms län Kerstin Örtengren (11/1) Robert Örtegren (15/1) Bertil Järnberg (21/1)  SL Kurt Seiliberg (12 /1) Ketil Kindestam (20 /1) Gunilla Glantz (18/1)  Kommun Olle Wallin, Vallentuna (28/1) Gunilla Wastesson, Åke Andersson, Huddinge (26/1)  Banverket Hans Öhman (18/1) Peter Huledal (22/1) Jim Johansson (29/1) Länsstyrelsen Stockholms län Claes Halling (1/2)

Några grundläggande iakttagelser ur intervjuerna Oftast fungerar lagarna och processerna. Oftast fungerar samarbetet på ett bra sätt. Lagarna är inget hinder – men kan användas som ett hinder. Man menar olika saker med samma begrepp. (t.ex. genomförande, plan, fastställa.) Förändringar skapar osäkerhet (ny kunskap behöver byggas upp). I långa projekt är det nödvändigt att hantera förändringar. Frustration över varför vissa projekt tar så lång tid/”fastnar” – förklaringarna är många.

Återkommande områden som kan utgöra hinder i planeringsprocessen Systemförutsättningar Organisation & samspel Samverkansprocesser Osäker finansiering Avsaknad av rutiner för medfinansiering o avtal Bristande aktörsförståelse Gällande lagstiftning Aktörers olika tolkning av ansvar för finansieringen Avsaknad av gemensam problembild Nuvarande tolkning av lagstiftningen Aktörers olika tolkning av ansvar för planeringen Rädsla att ta i konflikter Oöverblickbara parallella processer Otydlig projektstyrning Brist på tidiga dialoger Otydliga politiska överenskommelser Försiktigt politiskt beslutsfattande Bristande erfarenhets- och kompetensöverföring

Hur hantera de olika områdena i huvudstudien? Hinder Exempel SATSA:s insats Bristande aktörsförståelse Olika utgångspunkter, mål, förhållningssätt, lagrum, begrepp. ”Begreppsskola”? Processcontroller? Avsaknad av gemensam problembild Outtalade förväntningar Positionering Konkurrens om investeringsmedel ”Åka båt”? Rädsla att ta i konflikter NVV och RAÄ svarar för sent Det ”krokas arm” för lite. Utbildning? Goda exempel? Brist på tidiga dialoger Tidigt identifiera konflikter Hantera potentiella ”förlorare” Använda förstudieskedet Kommunikationsstrategi? (Exempel: Citytunneln? Att applicera på objekt i länsplanen (Förbifarten?) Bristande erfarenhets- och kompetensöverföring Generationsskifte. Fånga projektörers kunskap tidigt. Lst har nyckelroll. Insats i samband med trafikverket? (Inkl. kommuner och SLL.) Föreläsning: projektörer?

Hur hantera de olika områdena i huvudstudien? Hinder Exempel SATSA:s insats Avsaknad av rutiner för medfinansiering o avtal Oklart vad som är finansierat genom medfinansiering? Önskemål om andra beräkningar av kommunens nyttor. Aktivitet? Aktörers olika tolkning av ansvar för finansieringen Hur ska kostnaderna fördelas? Vem betalar vid en fördyring? Aktivitet? Aktörers olika tolkning av ansvar för planeringen Olika strategisk planering. Aktörer ”kör sitt eget race” RUFS är för frikopplad från genomförande (finansiering). Aktivitet? Otydlig projektstyrning Skapa projektkänsla. Vilja sitt projekt. Gemensamt mål. Förstå sin roll. Föreläsningar? Erfarenhetsöverföring? Försiktigt politiskt beslutsfattande Våga sätta ner foten. Skicka vidare? Fallstudie? Aktivitet?

Hur hantera de olika områdena i huvudstudien? Hinder Exempel SATSA:s insats Osäker finansiering Icke transparant planering Otydlig förhandling Vad är finansierat? Vem betalar fördyring? Skicka vidare (EP)? Vara testbänk? Metod för att hantera osäkerheter? (SCA) Gällande lagstiftning Ta bort utredning ersätt med utökad förstudie Flexibilitet innan fastställelse Möjlighet till tidig inlösen Skicka vidare (BB)? Vara testbänk? Nuvarande tolkning av lagstiftningen Citybanans alternativ Fastställeriets tolkning av tillfällig rätt Jurister istället för planerare? Skicka vidare (BB)? Vara testbänk? Oöverblickbara parallella processer Många lagrum ekonomisk planering Olika aktörer, olika förhållningssätt Skicka vidare (EP, BB)? Vara testbänk? Otydliga politiska överenskommelser Otydlighet i vad uppgörelsen omfattar. (ofta gällande finansiering) Fallstudie? Aktiviteter?

Länsplan

Objekt nämnda i intervjuerna

Huvudstudien, SATSA 1:2 Skicka vidare (Bo Bylund) Skicka vidare (ek. planering) Fördjupningsstudier Ekonomiska planerings-system PBL Lagrådet Katalysator Aktiviteter 24/2 Utfall Citybanan Nya trafikverket Bo Bylunds kommitté förstudie Rigga huvudstudie Genomföra huvudstudie utvärdera summera 2010 2011 Trafikdirektörsgruppen 9/3

5. Identifiera de viktigaste insatsområdena

Återkommande områden som kan utgöra hinder i planeringsprocessen Systemförutsättningar Organisation & samspel Samverkansprocesser Osäker finansiering Avsaknad av rutiner för medfinansiering o avtal Bristande aktörsförståelse Gällande lagstiftning Aktörers olika tolkning av ansvar för finansieringen Avsaknad av gemensam problembild Nuvarande tolkning av lagstiftningen Aktörers olika tolkning av ansvar för planeringen Rädsla att ta i konflikter Oöverblickbara parallella processer Otydlig projektstyrning Brist på tidiga dialoger Otydliga politiska överenskommelser Försiktigt politiskt beslutsfattande Bristande erfarenhets- och kompetensöverföring

5. Prioritering av SATSA:s aktiviteter 33

Exempel på ”diagnosblad”

6. Summering av gruppdiskussion

TACK !

Bordsplacering Bord 1: Kent Lindgren, Haninge; Niklas Svensson, Stockholm; Kerstin Örtengren, VV; Kurt Seliberg, SL ; Jon Hansson, Lst Bord 2: Shula Gladnikoff, Vallentuna mm.; Anton Persson BV; Robert Örtegren, VV; Ulf Brandt, SL?; Susanne Sass Johnsson, Lst; Anna Modin, WSP Bord 3: Olle Wallin, Vallentuna; Peter Huledahl, BV?; Bertil Järnberg, VV; Stefan Persson, SL; Jan-Ove Östbrink, Regionplanekontoret; Bengt Andersson, WSP Bord 4: Anders Hallmen, Sollentuna; Jim Johansson, BV; Mikael Ranhagen, VV; Ketil Kindestam, Tyrens (SL), John Odhage, SL; Ann-Katrin Berglund, WSP