Roller och ansvar Vi kommer bland annat att prata om: beslut om godkännande av LAG-gruppen LAG och leaderkontorets personal diarieföring, dokumentation och arkivering Leaderguiden webb Yvette Bårring och Ulrika Holmgren

Beslut om godkännande av LAG Istället för avtal med Länsstyrelsen Innehåller Beslut, Motivering och Villkor Inte bara ett dokument i pärmen på Leaderkontoret… LÄS! Besluten är viktiga, läs noga och följ under hela verksamhetstiden. Yvette

Beslut om godkännande av LAG Det är LAG, utvecklingsstrategin och området som blir godkända av Jordbruksverket. För att få beslutet ska LAG ansökt om att starta leaderområde samt fått sina kompletteringar godkända. LAG är föreningens styrelse. LAG-ledamöter ska vara medlemmar i föreningen. Senast fyra månader efter beslut ska LAG upprättat ett bemannat leaderkontor. Föreningen - LAG - har arbetsgivaransvar. Kommunikationsplanen bör vara en bilaga eftersom det är ett levande dokument och betydligt enklare att besluta om förändringar i än en hel strategi. Yvette

LAG:s ansvar: Utvecklingsstrategin inklusive mål. Geografiskt verksamhetsområde och fondavgränsning. Bedöma inkomna ansökningar, fatta LAG-beslut, fastställa stödbelopp samt lämna förslag på beslut till Jordbruksverket. Verka för att tilldelad budget används ändamålsenligt och effektivt. Kontinuerligt följa upp och utvärdera enskilda projekt och övrig verksamhet. Mobilisera och informera målgruppen samt främja de lokala aktörernas kapacitet att utveckla och genomföra projekt som leder till att uppfylla målen i utvecklingsstrategin. Kommunikationsplanen En strävan ska vara att beslut i LAG fattas i samförstånd. Alla ledamöter ska vara aktiva, hålla sig informerade, vara väl insatta i verksamheten och pålästa inför LAG-möten. Detta ska vara baserat på ett icke-diskriminerande och öppet förfarande med objektiva urvalskriterier som inte leder till intressekonflikter. Observera att kravet på LAG:s sammansättning gäller hela perioden! Personalansvar = arbetsgivare, trivsel, miljö, hälsa, försäkringar, pension, lönesättning etc. Tryck på LAG:s ansvar att hantera offentliga medel kostnadseffektivt. Ulrika

LAG-möten LAG-möten ska protokollföras. Protokoll skrivs enligt mall i handläggningsrutin. Alla sektorer ska vara representerade vid LAG-beslut. (Ska kontrolleras vid varje projektbeslut). Att man kontrollerat eventuellt jäv. (Ska dokumenteras). Projekten förbereds av leaderkontoren, handläggs i FLIT innan mötena. Det kan finnas AU eller beredningsgrupper som också tittar på ansökningarna innan mötena. Dessa grupper kan kräva kompletteringar. Protokollför även deras möten. I ett AU ingår en mindre antal LAG-medlemmar. Beredningsgruppen kan vara helt exter t.ex. experter men det bör ingå minst en LAG-medlem Yvette

Bemannat leaderkontor Minst en heltidstjänst som ska fördelas på två personer: • Verksamhetsledare (planering, marknadsföring, information, ansökningar, rådgivning, uppföljning, LAG-sekretariat) • Administratör (handläggning i IT-system, föreningens ekonomi, driftsbokföring, egna projekt, projektrådgivning). Personalens kompetens? Meritförteckning/CV. Anställningsbevis. Hur man rekryterat, annons, utlysning av tjänst Detta är exempel vissa tjänster köps in 1-fonds fiske områden har undantag från två personer men vad gäller? Ulrika

Exempel på arbetsuppgifter Stimulera lokala initiativ och idéer, ge information och stöd till sökande/beslutade projekt. Handlägga ansökningar i IT-systemet FLIT. Arrangera möten, seminarier och utbildningar. Tillsammans med LAG besluta om delaktiviteter inom LAG:s paraplyprojekt. Ta fram rapporter och underlag. Sköta externa kontakter, informera allmänhet /media samt webb och ev. nyhetsbrev. Kommunicera med förvaltningsmyndigheten. Detta innebär att i dialog med projektägaren göra ansökningarna så kompletta och tydliga som möjligt, vilket ibland innebär att ansökningarna behöver kompletteras, eller i vissa fall avgränsas. Ge stöd till sökanden Yvette

Diarieföring, dokumentation och arkivering Diarieför och arkivera handlingar. Dokumentera verksamheten. Dokumentera handläggning enligt handläggningsrutiner. Handläggningskurs för personal våren 2016. Regel – det som fordrar en åtgärd ska diarieföras. Om det avser information som ska följas ex. riktlinjer, förslag o liknande ska det diarieföras. Sk rivningar för kännedom eller liknande är inte nödvändigt att diarieföra. Tobias tar upp detta: Handlägga ärenden enligt svenska förordningen Journalföra skriftlig och muntlig kommunikation Handlägga i Jordbruksverkets IT-system enligt rutiner Årlig rapportering (inkl. kvalitetskontroll av egen verksamhet) Elin beskriver vad som är allmänna handlingar och offentliga handlingar Ska diarieföra allt som har med ärendehantering att göra, dvs ansökningar om stöd. Ulrika

Leaderguiden Stöd utöver till exempel handläggningsrutiner: Organisation ex. Stöd för ansvar och arbetsfördelning Projekt ex. Olika typer av projekt Ansökan om utbetalning ex. Handbok för projekt Ulrika

www.jordbruksverket.se/lokaltleddutveckling Läs frågor och svar! Webb www.jordbruksverket.se/lokaltleddutveckling Läs frågor och svar! Ulrika