Framtidens vårdinformationsmiljö Kommunikationspaket 1 - 2018 Instruktioner till dig som chef FVM (Framtidens vårdinformationsmiljö) är VGR:s största och viktigaste digitaliseringssatsning någonsin. Alla medarbetare inom hälso- och sjukvården kommer att beröras av förändringen. Du som är chef ansvarar för att kommunicera med dina medarbetare om FVM. Det här kommunikationspaketet är till för att ge dig stöd i det arbetet. Använd gärna materialet på till exempel arbetsplatsträffar. Paketet innehåller 11 bilder (+ försätts- och avslutningsblad) med talarstöd. I det separata ”frågor och svar-dokumentet” hittar du vanliga frågor och svar om FVM Om du där inte hittar svaren på just dina eller dina medarbetares frågor, mejla till FVM@vgregion.se

Hälso- och sjukvårdsinformation ska alltid vara tillgänglig för dem som behöver den Det ska bli enklare att vara invånare, patient och medarbetare Det ska finnas nya möjligheter för patienten att bidra med information och vara delaktig Då krävs nya arbetssätt och en gemensam vårdinformationsmiljö Hälso- och sjukvårdsinformation alltid ska vara tillgänglig för dem som behöver den. Det är visionen för VGR:s arbete med FVM (Framtidens vårdinformationsmiljö) VGR ska ersätta stora delar av vårdens nuvarande IT-system och skapar med en ny modern och gemensam vårdinformationsmiljö. Det ska göra det enklare både att vara patient och invånare och att arbeta i hälso- och sjukvården. I framtidens hälso- och sjukvård behöver det bli enklare för patienterna att vara delaktiga i sin vård och behandling. Patienter och invånare behöver bättre möjligheter att kommunicera med vården och kunna bidra med information om sig själva och sin hälsa. Ny teknik och nya arbetssätt ska förenkla och frigöra tid för arbete som gynnar patienterna. Då blir vården mer tillgänglig för invånarna och patientsäkerheten stärks . FVM är VGR:s största och viktigaste digitaliseringssatsning någonsin och kommer att påverka oss alla som arbetar i hälso- och sjukvården.

Nuläge – informationen bunden till organisation Ambulans Specialiserad vård Hemsjukvård Primärvård Informationen finns men kan inte nås av alla som behöver den (Förklaring till bilden: Den här bilden visar ett exempel på en vårdkedja där flera olika vårdnivåer ingår. Det finns tydliga organisatorisk gränser mellan de olika vårdnivåerna. Varje vårdnivå har sina egna IT- och papperssystem. Dessa symboliseras av ikoner som föreställande servrar och papper och pennor i de vita boxarna.) Generellt erbjuder vi VGR en vård av hög kvalitet, men tillgängligheten och samordningen behöver på många håll förbättras. Vi arbetar idag i en IT-miljö som på många sätt är föråldrad. Det är ineffektivt och innebär mycket dubbelarbete. Det bidrar till brister i vår arbetsmiljö och hotar patientsäkerheten. Vi har många olika system som inte kan kommunicera med varandra. Det skickas fortfarande mycket papper och det faxas. Vi har stora problem med att dela information över organisations- och verksamhetsgränser, mellan specialistsjukvård, primärvård och kommunal hälso- och sjukvård. Informationen finns men kan inte nås av alla som behöver den.

Målbild – säkrad informationstillgång genom hela vårdkedjan Ambulans Specialiserad vård Hemsjukvård Primärvård Strukturerad och rätt vårdinformation tillgänglig för alla Organisatoriska gränser utgör inte hinder (Förklaring till bilden: Den här bilden visar samma vårdkedja som i föregående bild, men med skillnaden att vi arbetar i en gemensam vårdinformation där ett gemensamt kärnsystem utgör navet.) VGR upphandlar nu ett nytt gemensamt kärnsystem som ska bli vårt nya huvudsakliga IT-stöd i vården. Det ska möjliggöra att vi alltid har tillgång till den information vi behöver genom hela vårdkedjan.

Kärnsystemet blir vårdpersonalens huvudsakliga IT-stöd Patientportal Journal- dokumentation Vårdplaner KÄRNSYSTEM Beslutstöd Läkemedelslista Vårdbegäran/ remisser Resurshantering Den här bilden visar de olika komponenter som ska ingå i det nya kärnsystemet. Kärnsystemet blir ett gemensamt IT-stöd för hela hälso- och sjukvården, med bland annat en gemensam journal och en samlad läkemedelslista. Det ska vara ett välfungerande arbetsredskap för alla verksamheter och alla yrkeskategorier inom hälso- och sjukvården. Kärnsystemet kommer att ersätta många av de system som hälso- och sjukvården använder idag, som Melior, AsynjaVisph, Obstetrix och Elvis. Just nu håller VGR på att upphandla det nya kärnsystemet. Först efter att upphandlingen är klar leverantör är vald kommer det att bli helt klart vilka system som kommer att ersättas. Det först när leverantör är vald som kommer att stå klart vilka konkreta funktioner som kärnsystemet kommer att kunna möjliggöra.

Medarbetare från hälso- och sjukvården delaktiga genom hela upphandlingen De flesta som arbetar med upphandlingen kommer från hälso- och sjukvården Bred verksamhetsinvolvering Livedemonstrationer Tester i kliniska testmiljöer 1500 medarbetare bidrar En arbetsgrupp med över hundra personer arbetar med upphandlingen av det ny kärnsystemet. De flesta av dem kommer från den kliniska verksamheten i VGR:s hälso- och sjukvård. De har olika professioner, kommer från olika specialistområden och olika förvaltningar. Detta är viktigt ör att säkra att det nya kärnsystemet blir väl anpassat efter vårdens behov. Utöver denna arbetsgrupp har också bredare grupper av hälso- och sjukvårdspersonal från VGR:s samtliga förvaltningar och specialistområden involverats genom workshops, intervjuer och studiebesök När VGR ska välja leverantör av kärnsystem görs utvärderingen huvudsakligen av medarbetare från vården. Under ett antal demonstrationstillfällen i augusti får 500 medarbetare från vården ta del av leverantörers demonstrationer av olika lösningar för att utvärdera dem. En särskild testmiljö har också byggts upp där medarbetare från vården ska testa och bedöma leverantörernas olika lösningar i en klinisk testmiljö. Innan upphandlingen är klar väntas omkring 1500 medarbetare från vården ha varit involverade

Samarbete för en enklare helhet Invånarens resa genom vården blir enklare genom att både Västra Götalandsregionen och alla de 49 kommunerna deltar i arbetet Arbetet sker i samverkan mellan VGR och alla de 49 kommunerna i Västra Götaland VGR genomför upphandling för egen räkning och på uppdrag av kommunerna som lämnat fullmakt till VGR att upphandla kärnsystemet även för dem. Det kan komma att se olika ut i olika kommuner vilka delar av systemet man kommer att ansluta till.

Vad betyder FVM för invånare och patienter? God och säker vård på lika villkor Ökad tillgänglighet till vården Patienten får större inflytande över sin vård och behandling Förbättrade möjligheter för patienter att ta ansvar för sin hälsa Patienter kan bidra med information om sig själv och sin hälsa Enklare för invånare och patienter att kommunicera med vården Vad betyder det för patienter och invånare? Själva syftet med förändringen är att stötta VGR:s övergripande mål om en god och säker vård på lika villkor och att öka tillgängligheten till vården för invånarna. Framtidens vårdinformationsmiljö ska också göra det enklare för patienter att vara delaktiga, ha inflytande över sin egen vård och behandling och ta ansvar för sin hälsa. En viktig förutsättning för detta är att patienter och invånare får bättre möjligheter att kommunicera med vården och kunna bidra med information om sig själva och sin hälsa.

Vad betyder det för medarbetare i vården? Enklare att hitta information oavsett var och när man behöver den Mer tid över för arbete som gynnar patienterna Enklare att ta del av kunskap för bästa möjliga diagnostik och behandling Det blir enklare att få fram underlag för beslut och ständiga förbättringar Vad betyder det för medarbetare? För oss som arbetar i hälso- och sjukvården ska det bli enklare att hitta den information som behövs oavsett var och när man behöver den. Det ska bli mer tid över för arbete som gynnar patienterna. Det blir enklare att ta del av kunskap för bästa möjliga diagnostik och behandling, med hjälp av bland annat beslutsstödet i kärnsystemet Det kommer också bli enklare att få fram underlag för beslut och ständiga förbättringar av verksamheten.

Omfattande förändringsresa och mycket mer än ett IT-projekt 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Upphandla kärnsystem Design, konfigura- tion & driftsättning Utbildning och utrullning Verksamhetsutveckling och standardisering Etablera IT-landskap FVM är ett omfattande och långsiktigt förändringsprogram som väntas pågå under minst 5 år framåt. Just nu pågår upphandlingen av det nya kärnsystemet. När upphandlingen är klar kommer kärnsystemet behöva designas och anpassas utifrån vårdens behov innan det kan sättas i drift och rullas ut i verksamheterna. FVM är mycket mer än ett IT-projekt. För att vis ka kunna använda det gemensamma systemet på ett bra sätt måste vi utveckla våra verksamheter och enas om regiongemensamma arbetssätt, termer och begrepp. Det blir helt enkelt svårt att använda ett gemensamt system om vi jobbar på alldeles för olika sätt. Precis som i arbetet med upphandlingen är det medarbetare från den kliniska verksamheten som behöver vara med och göra det jobbet. Därför kommer vi under de närmsta åren att behöva börja diskutera och se över våra egna processer och arbetssätt i samverkan med andra verksamheter i Västra Götalandsregionen. 2020 behöver arbetet med standardisering ha kommit så pass långt att VGR är redo att börja ansluta kärnsystemet. Arbetet med verksamhetsutveckling är ett ständigt förbättringsarbete som så klart behöver fortsätta även när kärnsystemet är infört. Planen är att kärnsystemet ska införas i etapper, i ett geografiskt område i taget. I början av 2023 ska det vara infört i hela Västra Götaland.

Vill du veta mer - välkommen till ett av vårens informationsmöten Hur kommer FVM påverka oss och våra patienter? Information och möjlighet att ställa frågor Öppet för alla regionanställda Anmälan via Regionkalendern Hur kan vi påverka? Vad behöver vi göra? Tre alternativa pass per dag: Kl. 10:00-11:30 Kl. 13:00-14:30 Kl. 15:30-17:00 Under våren arrangeras informationsmöten om FVM för oss medarbetare och chefer i hälso- och sjukvården. Det är bra om så många som möjligt har möjlighet att gå på detta. Det finns tre alternativa pass att anmäla sig på olika tider på dagen. Man anmäler sig via Regionkalendern.

Har du frågor? ? Ni hittar vanliga frågor och svar om FVM här: http://intra.vgregion.se/FVM/FAQ Om du inte hittar svaret på din fråga, mejla den till: fvm@vgregion.se

Ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland