Ledningens genomgång Industriell teknik och managements miljöledningssystem Möte

1. Mötet öppnas

1. Val av justerare Förslag: ?

1. Inledning och syfte Uppfylla krav i ISO 14001, 4.6 Ledningens genomgång. ”Högsta ledningen ska utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingen skall omfatta en bedömning av möjligheterna till förbättringar och av behovet av ändringar..”

1. Inledning och syfte Resultatet från ledningens genomgång Resultatet från ledningens genomgång ska resultera i beslut om åtgärder om eventuella förändringar i miljöledningssystemet som leder till förbättringar.

2. Föregående möte och uppföljning av tidigare beslutade åtgärder ÅtgärdStatusKommentar Prioritera ansökan om nya tillstånd för brandfarliga varor EGI/MMK PågåendeMMK inskickad, väntar på besked. EGI planerar att skicka in i slutet av februari. Arbeta vidare så att årsförbrukning av kemikalier kan sammanställas årligen Klart Labbutbildning HT2015Klart13 av 20 deltog Miljöombuden involveras i processen för utbyggnaden i Södertälje KlartMöte med EA Mötesdeltagarna ska se över hur KTH:s policy för hållbar utveckling efterlevs i verksamheten Hur har det gått? Fråga uppdragshavare inom miljö/arbetsmiljö att de har tillfredställande tid och resurser för att klara sina uppdrag Hur har det gått?

3. Resultat från interna och externa revisioner Intern revision genomfördes Resultat: 4 avvikelser rörande dokumentstyrning, inköp, omärkta kemikalier, skylt för brandsläckare. Status för avvikelser: Avvaktar miljöchefens besked.

3. Resultat från interna och externa revisioner Extern revision genomfördes Resultat: 4 avvikelser: Utbildning miljö: Rutin saknar information om utbildningsplan. Miljökrav på leverantörer: Dokumentation saknas där miljökrav ställts. Avvikelsehantering i vardagen: Avsaknad av dokumentation av lokala avvikelser. Nödlägesberedskap: Brandsläckare på TMT kontroll har inte genomförts inom 12- månaders intervall. Status för avvikelser: 4 stängda

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Miljöombuden anser att avvikelserna mer var observationer. Förslag till beslut: Inget beslut föreslås.

4. Information från externa intressenter inklusive klagomål Inga externa intressenter har kontaktat miljöombuden med information eller klagomål.

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Externa intressenter kanske i första hand kontaktar KTH central framför miljöombuden på skolan. Förslag till beslut: Inget beslut föreslås.

5. Resultat från utvärdering av hur lagar och andra krav uppfylls. Lagrevision genomfördes av miljöombuden med följande resultat: 3 avvikelsers: MSBFS 2013:3: Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om tillstånd vid hantering av brandfarliga gaser och vätskor och ITM - Tillstånd brandfarlig vara och drifttillstånd EGI: EGI överskriver gränserna för dagens tillstånd. AFS 2011:19 Kemiska arbetsmiljörisker: Dokumenterad riskbedömning av kemikalier saknas i vissa fall i KLARA. 2 observationer: ITM - Tillstånd hantering av brandfarlig vara vid Motorlabb byggnad 43:40 MMK: Tillstånd saknas men ingen verksamhet bedrivs i väntan på nytt tillstånd. SÄIFS 2000:2 Sprängämnesinspektionens föreskrifter och allmänna råd om hantering av brandfarliga vätskor: Riskbedömning genomförs inte alltid på ett tillfredställande sätt.

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: ITM är medveten om sina avvikelser och arbetar fortlöpande med att stänga dessa. Förslag till beslut: Skicka in ansökan brandfarliga varor EGI. Sätta upp ett nytt mål för kemikaliehantering, där riskbedömning ingår. Föreståndare för brandfarliga varor ITM får i uppdrag att undersöka hur det ser ut gällande riskbedömningar för brandfarliga varor i verksamheten.

6. Uppföljning av miljöprestanda Energiförbrukning Tjänsteresor Farligt avfall Årsförbrukning av kemikalier

6. Uppföljning av miljöprestanda ÅrEl kWh/m2 Värme kWh/m2 Kyla kWh/m2 Totalt ,35119,7427,93253, ,37112,818,63227,80 Skillnad 2012/ ,52 %-5,79%-33,31%-9,97 % Energiförbrukning (Ej TMT, då vi inte fått några uppgifter för 2012 och 2015) ITM:s mål Energi- förbrukningen ska minska med 5 % till år 2015

6. Uppföljning av miljöprestanda ÅrFlyg- resor Kg Co2 Taxi Kg Co2 Totalt Kg Co Skillnad 2013/ %+8,78 %- 11 % Tjänsteresor Jämför med 2013 då ingen statistik finns för ITM:s mål Transport/resor ska minska utsläppet med 5 % till år 2015

Kg CO2 från flygresor bokade via VIA

6. Uppföljning av miljöprestanda ÅrDestruerat farligt avfall, Kg (ex spillolja, glykol, diesel, småkemikalier) 2013 (6 gånger) (8 gånger) (7 gånger) 1387 Skillnad 2013/ % Farligt avfall

6. Uppföljning av miljöprestanda Inventerade kemikalier Jämför med 2014 då ingen tidigare statistik finns. ÅrKgm3Ampul/ Kit EnhetCMR- ämnen ,256,911, ,486, Skillnad 2014/ ,8 %- 8 %--- 7,9 %

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Energiförbruknings målet har vi klarat och energiförbrukningen har minskat för, värme, el och kyla. För tjänsteresor har vi klarat målet. Destruering av farligt avfall har minskat förhoppningsvis för att vi upprättat rutiner kring kemikalier och att vi arbetar ´systematiskt med att inte köpa in för stora mängder. Årsförbrukningen av kemikalier har ökat förhoppningsvis för att vi förbättrat inventeringen av kemikalier så att fler kemikalier inventeras. CMR ämnen minskar något Förhoppningsvis för att vi arbetat med kemikaliefrågan och uppmärksammat riskerna. Förslag till beslut: Nya mål antas för kemikaliehantering, energi, tjänsteresor och avfall.

7. Miljöaspekter och uppfyllande av mål

7. KTH:s betydande miljöaspekter Utbildning Forskning Samverkan Avfall Kemikaliehantering Resor och transporter Energianvändning Upphandling och inköp Byggnader, renovering och lokalplanering KTH:s campus Investeringar av stiftelse- och donationskapital

7. KTH:s övergripande hållbarhetsmål Utbildning Forskning Samverkan Arbetsmiljö KTH:s campus Resor Upphandling och inköp Kemikaliehantering Investeringar av stiftelse- och donationskapital (research office endast) Organisation och ledning (miljö- och hållbarhetsfrågor)

7. Skolans detaljerade mål MålStatusKommentar Förbättra hantering av kemikalier KlartAktiviteter är genomförda. Minska utsläppen från tjänsteresor KlartMålet uppfylldes. Minska energi- användningen KlartMålet uppfylldes. Aktiviteter är genomförda. Integrering av HU i GRU GA/ vice GA? Mål

7. Skolans detaljerade mål MålStatusKommentar Anställa två bitr. lektorat inom HU PågårEnligt tidplan för miljömål, justeras till en bitr. lektor. Mål

7. Skolans detaljerade mål MålStatusKommentar Forskning – 2 biträdande lektorer inom Cirkulär ekonomi Pågår Enligt tidplan för miljömål, justeras till en bitr. lektor. Campus: Farligt avfall Energianvändning Förslag på nytt mål. Kemikalier Förslag på nytt mål. Tjänsteresor minska koldioxidutsläpp Förslag på nytt mål. Organisation och ledning Förslag på nytt mål. Samverkan Förslag på nytt mål. Förslag på mål (Utbildning- & forskningsmål hanteras separat av KTH Sustainability Office med GA & FA)

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Vi har genomfört de åtgärder som vi satt upp med blandat resultat. Fortsatt arbete krävs för nå KTHs nya mål och minska ITM:s skolans påverkan för en hållbar utveckling. Förslag till beslut: Bilagda mål och handlingsplaner fastslås av ledningen. Forskningsmålet justeras.

8. Status för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Frågor/klagomål/synpunkter/information som inkommit från studenter och medarbetare på KTH gällande miljöarbetet på ITM: Sortering av avfall INDEK, Metall avfall EGI E-cigaretter Energiförbrukning statistik

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Finns potential/intresse för att förbättra avfallshanteringen. Våra studenter är intresserade över vår energiförbrukning. E-cigaretter behöver finnas med i rökförbudsanvisningen i regelverket på KTH, kommunicerat till personalavdelningen på UF. Förslag till beslut: Inga nya förslag till beslut utöver det nya målet inom avfall.

9. Förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relatera till KTH:s miljöaspekter Flytt och expansion av KTH Södertälje.

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Miljöombuden har tagit del av plan och hållbarhetsfrågan hålls aktuell. Förslag till beslut: Inget beslut föreslås.

10. KTH:s policy för hållbar utveckling KTH ska aktivt och ansvarsfullt bidra till en hållbar utveckling genom utbildning, forskning, samverkan och genom att minska vår egen miljöbelastning och verka för socialt ansvarstagande. Detta innebär att KTH ska: Integrera ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet på alla nivåer i den strategiska och operativa verksamheten. Ha en identitet och varumärke som förknippas med hållbar utveckling. Ha en verksamhet som präglas av öppenhet, demokrati och respekt för människors lika värde och livsvillkor. Erbjuda utbildning av högsta kvalitet som utrustar framtidens yrkesverksamma med kunskap, engagemang, kritiskt tänkande och praktiska verktyg som gör att de kan bidra till ett hållbart samhälle. Producera forskning av högsta kvalitet som bidrar med hållbara och innovativa lösningar på samhällsutmaningar.

10. KTH:s policy för hållbar utveckling, forts. Skapa nytta genom att sprida och stödja tillämpningar av teknik, metoder och synsätt samt aktivt delta i samhällsdebatten för att bidra till en hållbar utveckling. Systematiskt arbeta med att ständigt förbättra sitt hållbarhetsarbete och att förebygga förorening i miljön. Följa tillämpliga lagar och andra krav som verksamheten omfattas av. Uppmuntra, utbilda och skapa förutsättningar för medarbetare och studenter till att bidra till en hållbar utveckling i och utanför verksamheten. Arbeta med partners som bidrar till en hållbar utveckling och verka för hållbar utveckling i samverkan med lokala och globala aktörer. 1 Baserat på Brundtlandrapporten (1987) kan begreppet ”hållbar utveckling” definieras som: En hållbar utveckling är en utveckling som tillgodoser våra behov idag utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina. Det innehåller två grundläggande koncept: behov, och speciellt de grundläggande behoven hos världens fattiga för vilka prioritet ska ges, och de begränsningar av ekosystemens möjligheter att tillgodose nuvarande och framtida behov som också bestäms av teknologi och social organisation.

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Vad tycker ni? Förslag till beslut: Vad tycker ni?

11. Utbildning, medvetenhet och kompetens Utbildning som genomförts VT 2015: Risk assessment5 från ITM Kemikalielagstiftning & praktisk tillämpning på labb2 från ITM Miljöutbildningen66,8% (september ,4 %) Utbildning HT 2015: Systematiskt brandskyddsarbete5 Brandskyddsansvariga (2 saknar) Egenkontroll brandskydd6 Brandskyddsansvariga (2 saknar) Brandskydd med släckning (KTH)Utrymningsledare och Brandskyddsansvariga Säkerhantering av gas3 Föreståndare brandfarliga varor (1 saknar) Kemikalielagstiftning & praktisk tillämpning på labb2 anställda Workshop Riskbedömningar i labbmiljö13 Labbansvariga av 20 deltog Brandskydd på labb1 Föreståndare brandfarliga varor (2 saknar) Heta arbeten3 Föreståndare brandfarliga varor

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Stor utbildningsinsats under året. Endast ett litet behov 2016 för de som blev sjuka eller om ny uppdragshavare tillsätts. Utbildningsbehov för 2016 ligger i arbetsmiljöbudgeten för ITM och hanteras i respektive nätverk. Deltagandet för webbutbildning går neråt istället för uppåt. Förslag till beslut: Vad tycker ni vi ska göra för att öka/inte sänka deltagandet för webutbildningen?

11. Miljöorganisation och resurser Skolchef Miljöombud + vice skolchef (ses regelbundet) + GA Miljösamordnare Kemikaliekoordinatorer + KLARA registrerare Föreståndare brandfarliga varor Ses 4 grr/år Brandskyddsansvariga Arbetsmiljögruppen Krisansvariga och Labbansvariga finns dock ej regelbundet

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Nätverken fungerar, drar nytta av varandra. 4 möten per år är bra. Förslag till beslut: Inget beslut föreslås.

12. Rekommendationer till vidare arbete och förbättringar KTH:s nya hållbarhetsmål kommer behöva resurser för att uppnås (ekonomiska och personella) Nya mål ska kommuniceras ut och vara kända av personalen

Slutsats och förslag till beslut Slutsats: KTH:s hållbarhetsmål är väldigt ambitiösa och varje skola behöver ha egna mål inom områden. Ledningen kommer behöva ta ett större ansvar för att skolan ska lyckas. Förslag till beslut: Vad tycker ni?

13. Övrigt Ny version av standard införs nu successivt, den gällande versionen upphör september (Miljöombuden kommer få utbildning i detta maj 2016) Vid revisoner kommer hela ledningsgruppen att kallas, ansvaret blir tyngre och tydligare. Skolans miljömål/ KTH:s hållbarhetsmål ska behandlas på en strategisk nivå.

14. Nästa möte Ledningens uppföljning planeras i september 2016 kallelse kommer i juni.

15. Mötet avslutas