Förslag till Arbetsrutiner inför ”Nulägeskartläggning” MÅL 1 Förslag till Arbetsrutiner inför ”Nulägeskartläggning” MÅL 1. Skapa tydlighet kring en Trygghetslarms organisation 2. Uppdatering/utbyteplan av Trygghetslarm till dagens moderna teknik DTLS-UML 2014 Maarit & CO.

Inför arbetet, tips Bilda projektgrupp, utse sammanhållande/huvudansvarig Hitta ”eldsjälar” Dokumentera Sätt tydliga deadlines Förankra i organisationen BÖRJA NU! DTLS-UML 2014

Prioritering Nulägeskartläggning Ärendehantering Steg 1 Steg 2 DTLS-UML 2014

Nulägeskartläggning, steg 1 Varför: Kommunen behöver säkerställa en bild av ”dagens” nuläge för att hitta rätt fokus för kommande arbete. Hur: Varje kommun arbetar med sin analys utifrån ett antal viktiga punkter (finns i dokumentet) Risker: Fel nuläge kan framöver skapa onödiga kostnader och fördröjningar, tänk på att ta fram SWOT-analys, se över riskfaktorer för att hitta bästa möjligheter Effekter: Nulägeskartläggning påvisar statusen idag och tydliggör vägriktningen inför kommande arbete Fördelar: Säkerställande av Trygghetslarms-kedjan bidrar till kvalitetssäkring och kostnadseffektiviseringar och en tydligare framtidsprognos för helheten. Tips, Använd eldsjälar och de som besitter information/kunskaper. Samla ihop allt ni kan hitta och dokumentera! DTLS-UML 2014

Tillvägagångssätt ”nuläge”, se över följande punkter och dokumentera (förslag) Antal larm, digitala? Analoga? Ålder? Larmmottaning idag? Egen regi? Vilken leverantör/programvara? Prisbild, vilka kostnader finns kring larmen idag? -tänk på ”kringkostnader” som larmhantering/programmering -utbildning -info till anhöriga/vårdtagare -utsättning/hemtagning av larm - leverantörskontakter -fel/åtgärdsrutiner -pris inköp/avtal/hyra etc -etc etc Inköpskanaler, vem köper in larm/tillbehör och kringutrustning idag? -Processkarta över hur larmkedjan idag, vem gör vad? Roller i organsationen. -Flödeschema över ansvarsområden, vad innebär ansvaret? 5. Leverantörer, vilka finns samarbete med idag? Avtal, vilka finns idag? Avtalstider? Pågående upphandling? Vilka rutiner finns dokumenterade förTrygghetslarm? Hur ofta uppdateras dessa? Vilket kvalitetstänkande finns inom ramen för Trygghetslarm, tex rutiner, ansvar, möten etc? Hur ser ”larmorganisationen” ut idag? Finns den? Behov? -utgå ifrån ”Vem gör vad?” -processkarta över hela trygghetslarmskedjan inom verksamheten med ansvar/roller/funktioner Status idag, vilka pågående projekt / arbeten pågår kring Trygghetslarm/närliggande områden? Utbytesplan, vad passar oss? När i tiden? Hänsyn till avtal/hyresupplägg etc? DTLS-UML 2014

Steg 2 ”Ärendehantering” Denna del är till för att belysa de hinder/problem som föreligger inför säkerställandet av att införa en säker trygghetslarms-kedja med utgångspunkt från ”Nuläget” från respektive kommun. DTLS-UML 2014 Maarit & CO.

Tankekarta inför ”ärendehantering” (förslag) För att få ordning/ ha kontroll på alla ärenden skrivs de ner på en åtgärdslista där uppföljning/feedback sker 1 gång/månad när projektgruppen samlas. Nytillkomna ärenden påförs listan och de färdiga bockas av. Tänk utifrån, ”Vilka frågeställningar finns kring ”ärendet”? * Tex, vad är viktigt att få reda på? * Varför? * vilka problem/frågor finns idag? (gör en lista, gruppera) * Hur ska jag få reda på mina frågor? Samarbete, andra kommuner? * Vilka resurser (medarbetare/andra) behöver jag ta med i ”ärendet”? * Vilka tidramar har vi? * Vilka möjligheter finns? * Vad behöver vi? Skriv ner viktiga punkter att börja bearbeta (gruppera gärna istället för många små) DTLS-UML 2014

(utifrån frågor i underlaget) Exempel: Tex kan följande områden vara ”ärenden” som kräver förtydligande och arbetsinsatser. Nuläge (utifrån frågor i underlaget) Telefoni Roaming Kunskaps behov Larm- Organisation Ansvars- fördelning Tydliga rutiner Utbildning Leverantörs- kontakter Avtal/ Upphandling DTLS-UML 2014

Viktiga extra punkter att beakta! Förmedla Informera chefer/ansvariga Påvisa möjligheterna! Vilka fördelar finns för framtiden. Rutiner Skapa tydliga rutiner, gör tydliga processkartor Struktur och rätt införandekanaler Spridning Fastställ att rätt info sprids Samarbeta med andra kommuner/eldsjälar Kommunikationskanaler DTLS-UML 2014

Vart är vi på väg? Hur påverkar det vi gör idag och hur vill ha det framöver? 2020 2017 Idag DTLS-UML 2014

Slutord; Dokumentera och dela med dig Se möjligheter i din kommun Detta dokument är ett förslag att enkelt komma igång med arbetet ang Trygghetslarms kedjan (verksamheten) i respektive kommun. Det finns inga genvägar eller mallar färdiga att implementera varför det är oerhört viktigt att komma igång och starta arbeten med dokumentering där Trygghetslarmen och kringutrustning kommer i fokus. Dessa 2 steg är vägledande och ger tydlig inriktning mot de mål vi har framöver. Börja idag Se möjligheter i din kommun Dokumentera och dela med dig DTLS-UML 2014