Hur arbetar Västtrafik med Avtalsprocessen? 2011-10-05

Varför en ny Avtalsprocess? … ”att inspirera branschens aktörer att arbeta tillsammans på nya sätt i samband med upphandlingar för att öka förutsättningarna för att uppnå branschens mål att fördubbla kollektivtrafiken på vägen mot den gemensamma visionen om kollektivtrafiken som en självklar del av resandet i ett hållbart samhälle.” Beslutad av branschorganisationerna, juni 2010 Den nya Avtalsprocessen syftar kort och gott till att vi ska JOBBA TILLSAMMANS på NYA sätt för att skapa NYA RESULTAT som leder till ett ökat resande!  Att FÖRDUBBLINGENS MÅL UPPNÅS!

Struktur och Kultur VAD - STRUKTUR HUR - KULTUR POLICY/ SPELREGLER PROCESS/ ORGANISATION RITUALER SYMBOLER MÅLBILDER/ MÅLSTYRNING STRATEGIER VÄRDERINGAR HJÄLTAR SKAPAS GENOM UPPREPADE HANDLINGAR. ACCEPTANS OCH KONSEKVENS TAR LÅNG TID ATT ÄNDRA. NÖDVÄNDIGT MEN INTE TILLRÄCKLIGT KAN GÖRAS SNABBT.

Forum Arbetssätt Samspel Tillit Lyhördhet Mod Nytänkande Gemensamma värdeord Gemensamt beslut Nytänkande Lyhördhet Samspel Tillit Mod Forum Västrafik har valt att bjuda in branschförbund och trafikföretag i projektet Rollerna x2, för att arbeta sida vid sida i projektet. Arbetssätt: Beställare, trafikföretag och branschförbund jobbar tillsammans fram ett nytt arbetssätt för HUR man ska jobba med Avtalsprocessen. Att göra arbetet tillsammans hjälper till att skapa den nya kultur som branschen behöver för att nå sina mål. Man försöker ge konkreta svar på frågor som Vem gör vad? När görs det? Hur gör vi det? Vem ansvarar för vad? Gemensamt beslut: Arbetsättet utgår som sagt från Fördubblingens dokument Avtalsprocessen – BESLUTET. Målet är detsamma som Fördubblingens, Gemensamma värdeord: har projektet arbetat fram tillsammans. De utgår från Fördubblingens värdegrund och präglar projektarbetet och projektets resultat Forum: Projektet är ett forum där allas röst har lika värde.

Västsverige förbereder sig Vad saknades? Gemensamt arbetssätt för hur vi ska jobba med Avtalsprocessen Vem kunde skapa det? Gemensamt forum med branschförbund, trafikföretag och beställare Västtrafik Trafikföretag Branschförbund Regionalt perspektiv Projektet Rollerna startar 2010 med Västtrafik som initiativtagare och projektägare. Målet är att tillsammans ta fram ett nytt, gemensamt arbetssätt som svarar på frågan HUR vi arbetar i samverkan enligt den nya Avtalsprocessen. Projektet Rollerna x2 startar, på initiativ av Västtrafik. Syftet är att svara på frågan HUR vi arbetar enligt den nya Avtalsprocessen. Målet är att ta fram ett gemensamt arbetssätt som svar på frågan. Västtrafik är initiativtagare och projektägare. Följande ingår i projektet: Projektet bedrivs parallellt med pilotupphandlingen Det räcker inte med en rapport – man måste veta hur man ska jobba också. Initiativtagare till Rollerna x2 och tillika ägare av projektet är Västtrafik, beställare i Västra Götalandsregionen. Men lika viktiga deltagare är utöver Beställare även Trafikföretag och Branschförbund. Alla har lika värde i projektet – allas röst hörs lika mycket. Historia: Syftet med Avtalsprocessen är att inspirera branschens aktörer att arbeta tillsammans på nya sätt i samband med upphandlingar för att öka förutsättningarna för att uppnå branschens mål att fördubbla kollektivtrafiken på vägen mot den gemensamma visionen om kollektivtrafiken som en självklar del av resandet i ett hållbart samhälle. Rollerna x2 är ett forum för Beställare (tidigare kallade trafikhuvudmän), Trafikföretag och Branschförbund. Tillsammans tar vi fram ett arbetssätt för HUR vi ska jobba med Avtalsprocessen. Vi utgår från ramverket ”Avtalsprocessen” som Fördubblingen arbetat fram för att hitta vårt nya, gemensamma arbetssätt för upphandlingar. Vidare har vi enats i fem värdeord som präglar det gemensamma arbetet. Vi vidareutvecklar Fördubblingens Avtalsprocess till ett konkret arbetssätt – med utgångspunkt från det regionala perspektivet.

Ett viktigt verktyg i det gemensamma arbetet – en så kallad effektkarta för Avtalsprocessen framarbetad gemensamt i projektet Rollerna x2. Effektkartan svarar på frågan ”Vilka effekter vill vi uppnå genom att arbeta enligt Avtalsprocessen?” genom att visa: … vilka FÖRUTSÄTTNINGAR som krävs för att nå effekterna … vilka MÖJLIGGÖRARE vi har för att nå effekterna … vilka projektets ÖNSKADE EFFEKTER (fem gröna) är … och det yttersta målet: FÖRDUBBLINGEN De inringade områdena är de som vi valt att fokusera på för närvarande. En del av förutsättningarna och möjliggörarna ligger utanför projektdeltagarnas mandat och direkta påverkan, t ex ”stadsplanering med hänsyn till kollektivtrafiken” – men den är ändå en förutsättning för effekterna och det yttersta målet.

Från dokument till arbetssätt Kultur Den här bilden är ett sätt att visa det som krävs för att uppnå det önskade resultatet. Den är också kopplad till effektkartans möjliggörare “Kultur och värderingar” “Process”: Förklaring: Vänstre övre spetes: Struktur (processen) Höger övre spets: Relation (värderingarna) I mitten – struktur och relation tillsammans ger en Kultur = Cultura = att odla. Där kan det växa. Spetsen längst ner: resultat som växer fram – men både relation och struktur krävs alltså för att komma dit. Västtrafik och trafikföretagen arbetera tillsammans i en god relation med att skapa en struktur – det ger den kultur som är nädvändig för att skapa NYA resultat. Att jobba på NYA sätt är en förutsättning för att ge NYA resultat. Det handlar om att utifrån en “given” struktur, form eller avtal skapa en förbättrad leverans genom att samarbeta bättre. Utgångspunkten här är värdeorden: Samspel, Tillit, Mod, Lyhördhet, Nytänkande. För att uppnå fördubblingens mål – branschens mål - våra mål behöver vi en ny struktur. Dokumentet Avtalsprocessen är ett exempel på en sådan struktur. Det arbetssätt som arbetas fram baserat på det dokumentet är också exempel på struktur. Men sättet man gör det på – I samverkan, tillsammans, är I sin tur exempel på de relationer som är en förutsättning för den förändrade kultur som behövs för att branschen ska ta stegen och gå hela vägen fram till ett fördublat resande. Resultat

DELPROCESSER I VÄSTSVERIGES GEMENSAMMA AVTALSPROCESS STEG I FÖRDUBBLINGENS MODELL FÖR AVTALSPROCESSEN DELPROCESSER I VÄSTSVERIGES GEMENSAMMA AVTALSPROCESS Projektet Rollerna x2 har utgått från de nio stegen i Fördubblingens Avtalsprocess. Fördubblingens Avtalsprocess innehåller stödfrågor och tankar kring arbetsgången på ett mer teoretiskt plan och är inte en processbeskrivning, även om dokumentet kallas för Avtalsprocessen. Bilagor är framarbetade i form av Modellavtal. Västra Sveriges Avtalsprocess är ett arbetssätt som visar HUR man jobbar enligt den nya Avtalsprocessen. Arbetssättet - processen – beskrivs i processkartor. Processkartorna visar delprocesserna med utgångspunkt från stegen i fördubblingens Avtalsprocess. I varje delprocess beskrivs de aktiviteter som genomförs för att föra processen framåt. Gemensamt syfte och mål för båda - Fördubblingens mål. Hur gjorde vi? Vi välte helt enkelt de nio stegen och gjorde om dem till rubriker på delprocesser. Det blev projektets uppgift att fylla delprocesserna med innehåll – i processkartläggningar. Till stöd används också Västtrafiks pilotupphandling. Fördubblingens Avtalsprocess kan ses som en teoretisk modell som forumet Rollerna x2 har testat och konkretiserat i en tänkt verklighet. Notera: De fyra första stegen i tratten har vi valt att avvakta med eftersom mycket av förutsättningarna för dessa steg inte funnits. Detta beror på att dessa steg förutsätter att ex den nya kollektivtrafikmyndigheten är på plats.

Ett exempel på ett av projektets konkreta resultat – struktur. Processkarta: Här ser vi det strukturella resultatet som Västtrafik arbetat fram tillsammans med branschförbund och trafikföretag i projektet Rollerna x2. Det är en beskrivning av HUR man vill arbetar tillsammans i samverkan – här visad en övergripande nivån och ytterligare två mer detaljerade nivåer finns framtagna för flertalet av fördubblingens Avtalsprocess.

Avtalsprocessen i sitt sammanhang Affärsprocessen inklusive Avtalsprocessen Vi kan konstatera att Avtalsprocessen är en del av en större Affärsprocess. Ett antal affärsprocesser pågår ständigt. Olika aktörer är involverade i Affärsprocessens olika delprocesser – dem ni ser på bilden - och också i Avtalsprocessens olika delprocesser.

TILLIT NYTÄNKANDE SAMSPEL MOD LYHÖRDHET IG G VG MVG IG G VG MVG IG G VG MVG IG G VG MVG IG G VG MVG Med tillit avser vi: att vi känner och visar förtroende för varandra. att vi respekterar varandras uppdrag, utgångspunkt och ansvarsområde. att vi respekterar styrkorna i varandras roller och ser varandras fördelar. insikt om att de olika rollerna är förutsättningar för att få nya kunder. Med nytänkande avser vi: prestigelöshet och öppenhet för att anamma andras idéer. ett öppet klimat med högt i tak. att vi vågar lyssna, pröva nytt och misslyckas och lär av våra misstag. att vi uppmuntrar och har ett kritiskt granskande. att vi tänker verkligt nya idéer, som inte prövats tidigare. Med samspel avser vi: samverkan, samarbete och gemensamarbete att vi verkar med gemensam kraft i samma riktning. att vi inser att det är nödvändigt att samarbeta för att nå vårt mål. att vi arbetar i team istället för i stuprör och tycker om att samarbeta. att vi är ödmjuka inför uppgiften. att mångfalden är viktig och stärker oss. att vi har olika utgångspunkter och att alla kan bidra. Med mod avser vi: att vi vågar sticka ut och visa på vårt engagemang och våra goda syften. att vi känner oss trygga med att släppa kontrollen då någon annan övertar ägarskapet på ett tydligt sätt. Med lyhördhet avser vi: lyhördhet för kundens behov. öppenhet för andras åsikter och idéer, där vi gemensamt diskuterar för- och nackdelar. prestigelöshet avseende att pröva andras idéer. att vi slänger våra fördomar över bord. Passa på att sälja in detta till deltagarna på entreprenörsdagen så att vi får stort genomslag i Rollerna x2!! De fem värderingsorden beskriver vårt önskade förhållningssätt inom verksamheterna och mellan verksamheterna och är viktiga förutsättningar för att lyckas med Avtalsprocessen: TILLIT, NYTÄNKANDE, SAMSPEL, MOD, LYHÖRDHET Beskrivning av Tempmätaren som övning: Temperaturmätaren är en övning som syftar till att få fram en bild av nuläget av valda värderingar i en organisation och till att ta fram en aktivitetsplan med förslag på hur man kan arbeta för att bli bättre på att leva enligt värderingarna. Upplägg Rollerna x2: Fem värderingar har valts ut gemensamt av forumet Rollerna x2. Övningen är tänkt att genomföras på bredden och djupet hos såväl trafikföretag som Västtrafik, och kanske hos andra intressenter till Rollerna x2/Avtalsprocessen. En handlingsplan för genomförande är under framtagning. Hur når vi MVG? Hur når vi MVG? Hur når vi MVG? Hur når vi MVG? Hur når vi MVG?

Västsverige förbereder sig Västtrafiks upphandling ”Tvåstad och Flygbusstrafiken” inleds 2010 Upphandlingen är en pilot där man för första gången försöker arbeta enligt stegen i den nya Avtalsprocessen Resultatet blir fortsatt upphandling av ett nytt trafikavtal (incitament) för Tvåstadstrafiken Flygbusstrafiken upphandlas inte utan kommer att bedrivas som kommersiell trafik Piloten leder också till nya insikter… Den största skillnaden i arbetssättet hittills är det samråd som genomförs inför upphandlingen: ”Samråd inför upphandling av Tvåstads- och Flyggbusstrafiken” enligt Fördubblingens Avtalsprocess genomförs våren 2010 Inför samrådet skickas underlag ut med föreberedande information: Trafik, Marknadskommunikation och Ersättning Samrådet genomförs i två delar: Gemensam – alla har möjlighet att ställa frågor Individuell – respektive trafikföretag kan ställa frågor i enrum Samma agenda och frågeställningar gäller för båda delar Dokumenterade slutsatser distribueras till deltagarna efter slutfört samråd

Avtalsprocessen i sitt sammanhang Pilotupphandling Tvåstadstrafikens upphandling fortskrider Rollerna x2 Fortsatt framtagning av det gemensamma arbetssättet för Avtalsprocessen, med extra fokus på värderingsarbete, regional förankring och verktygsstöd Fördubblingen Kunskapslyftets Breddutbildning genomförs 15-16 november: Program 4 ”Hur utvecklar vi våra affärer med hjälp av inspirerande samverkansformer och ny avtalsprocess?” ger deltagarna en metod för att anpassa Fördubblingens Avtalsprocess till sina regionala förutsättningar, baserat på Västtrafiks arbete i Rollerna x2. Avtalsprocessen i sitt sammanhang – vad är nästa steg? Pilotupphandling Tvåstadstrafikens upphandling fortskrider Rollerna x2 Fortsatt framtagning av det gemensamma arbetssättet för Avtalsprocessen, med extra fokus på värderingsarbete och regional förankring av arbetssättet Fördubblingen Kunskapslyftets Breddutbildning genomförs 15-16 november: Program 4 ”Hur utvecklar vi våra affärer med hjälp av inspirerande samverkansformer och ny avtalsprocess?” ger deltagarna en metod för att anpassa Fördubblingens Avtalsprocess till sina regionala förutsättningar, baserat på Västtrafiks arbete i Rollerna x2.

Frågor? Avtalsprocessen i sitt sammanhang – vad är nästa steg?

Inför öppet marknadstillträde 1/1 2012

FRITT MARKNADSTILLTRÄDE 1/1-2012 Okt 2012 REGIONAL KOLLEKTIVTRAFIK-MYNDIGHET REGIONAL KOLLEKTIVTRAFIK-MYNDIGHET TRAFIK- FÖRSÖRJNINGS PROGRAM ALLMÄN TRAFIKPLIKT AVTAL FRITT MARKNADSTILLTRÄDE

Utgångspunkt Västtrafik Vi känner ett extra ansvar för kunder vars resor/trafik vi aktivt valt att inte upphandla. Vi har rätt att i ett samarbete ställa objektiva krav på aktören avseende ekonomisk stabilitet, planering, framförhållning etc., i syfte att säkerställa att tjänsterna ska fungera tillfredställande och Med objektiva skäl har vi rätt att behandla aktörer olika utan att missbruka vår dominerade ställning. Ägarforum 2010

Antagande De kommersiella aktörerna kommer att kräva tillgång till hållplaster och terminaler. Och i varierande utsträckning kräva/söka vidare samarbete för information till kund och betal- /biljettsamarbete. Ägarforum 2010

”Rättvisa och icke-diskriminerande villkor” – skydda konkurrens Krav på anmälningsplikt. Skyldighet att lämna information om trafikutbud till gemensamt system för trafikantinformation. Kollektivtrafikföretag skall på konkurrensneutrala och icke-diskriminerande villkor kan få tillgång till offentligt ägd infrastruktur som hållplatser/bytespunkter… Ägarforum 2010

Sammanfattning Objektiva skäl och villkor– ”Rättvisa och icke-diskriminerande villkor” – skydda konkurrens Objektiva skäl och villkor– utveckla komplement Särskild nytta/ansvar** VT - Biljettsamarbete Reseplanerare Resegaranti Information (utökad) Mervärde* Värde-trappa VT/TK Realtid Signalprioritet Oundgänglig nyttighet TRAFIKSAMORDNING TK/VT/Trafikföretag - Färdvägar Hållplatser Angörning trmnl/hlp Information hållplats? Busskörfält Formalia ANMÄLAN RKTM/Samtrafiken (?) - Granskning Information (TK/VT/mfl) Tidtabell Förenat med avtal om process, system, framförhållning, avgift, pant, mm Förenat med avtal om kvalitet, tillgänglighet, varaktighet, ekonomi, process, system, framförhållning, avgift, mm

Formalia Anmälan till regional kollektivtrafikmyndighet RKTM/Samtrafiken (?) - Granskning Information (TK/VT/mfl) Tidtabell Formalia Anmälan till regional kollektivtrafikmyndighet Anmälan till gemensamt system för trafikinformation. Information till berörda parter såsom Västtrafik, Trafikkontoret, mfl.

Oundgänglig nyttighet TRAFIKSAMORDNING TK/VT/Trafikföretag - Färdvägar Hållplatser Angörning trmnl/hlp Information hållplats? Busskörfält Oundgänglig nyttighet Trafik som ämnar angöra hållplatser och terminaler för kollektivtrafik. Diskussion med berörda parter angående trafikupplägg, färdväger, hållplaster mm för att åstadkomma mest effektiva lösning på ett konkurrensneutralt och icke diskriminerande sätt. Angöringsavgifter.

VT/TK Realtid Signalprioritet Mervärde Avtal och avgifter för tillgång för signalprioritet i stadstrafik. (TK ansvarar) Avtal och avgifter för realtidssystem. Avtal måste tydligt precisera vilka system, rutiner och processer som gäller samt krav på framförhållning. (Västtrafik ansvarar)

Särskild nytta/ansvar VT - Biljettsamarbete Reseplanerare Resegaranti Information (utökad) Information hållplats Särskild nytta/ansvar För kunder vars resor/trafik vi aktivt valt att inte upphandla finns ett särkskilt ansvar. Kommersiell trafik vars samhällsnytta och/eller annan väsentlig koppling till Västra Götalandsregionens trafikförsörjningsprogram kan betecknas som stor eller viktig kan utökade samarbeten ske. För dessa finns särskilda och objektiva skäl och krav.

Särskilda skäl Särskilda krav kommer ställas utifrån följande perspektiv: Trafikförsörjningsprogrammets mål och syften. Kundnytta Samhällsnytta Miljö Marknadsandel Resandemål

Särskilda krav Särskilda krav kommer ställas utifrån följande perspektiv: Kvalitet Tillgänglighet Miljö Ekonomi Kapacitet Framförhållning/varaktighet Lag- /myndighetskrav