Reveal Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad Nivå This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Nivå: Avancerad Ämne: HR och Volontärsamordning Modul 1: En stabil grund DU 1.1 En strategi för att engagera volontärer som utgår ifrån verkliga behov REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Analys av vilka behov ett samhälle har Följande analysverktyg kan användas: Intervjuer: Samla information från medborgare som känner till vilka behov samhället har. Dessa personer kan exempelvis vara ledare, professionella, eller individer som har anknytningar till särskilda organisationer, offentliga institutioner och företag. Publika forum: Samla en bredd av medborgare som tillsammans samlar in information via gruppdiskussioner. Fokusgrupper: Fånga åsikter och idéer från en mindre, utvald målgrupp. Enkätundersökning: Använd en enkätundersökning för att samla information från ett större urval av människor. Sekundär dataanalys: Granska och analysera data som redan har samlats in om samhällsfrågor och behov. Modul 1: En stabil grund REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Stegen i att genomföra en behovsanalys: Bilda en behovsanalysgrupp. Marknadsför och informera samhället om bedömningen, dess mål och metoder. Välj ett behovsanalysverktyg. Utveckla en plan för bedömningen (vem, vad, när, var, hur). Genomför bedömning med det valda verktyget. Analysera resultaten. Förbered rapport med uppgifter om resultaten. Använd rapport för att avgöra intressenter och frivilliga att engagera. Modul 1: En stabil grund REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Följande information finnas i alla analyser av samhällsbehov: Beskrivning av samhället och gällande statistik. Behov som identifierats av lokala ledare och medlemmar. Aktuella åtgärder som vidtas för att tillgodose samhällets behov (inklusive vilket ideellt engagemang som förekommer). Lokala resurser för att möta samhällets behov. Möjligheter för projekt. Utmaningar för projekt. Engagemanget i samhället för projektet. Långsiktiga effekter av projektet i samhället. Modul 1: En stabil grund REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Modul 1: Förbered din organisation REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 1: DU 1.2 Strategisk planering - hur man planerar för att involvera volontärer på ett meningsfullt sätt Ett policydokument klargör alla aspekter av det ideella engagemanget, och styrs av följande principer för god praxis: Alla uppgifter som utförs av volontärer ska vara klart definierade, så att alla är säkra på sina respektive roller och ansvarsområden. Organisationen följer lagen om dataskydd vid användning av uppgifter som lagras om alla volontärer. Volontärverksamheten kommer att komplettera, inte ersätta, den avlönade personalen. Volontärer kommer att få möjlighet att regelbundet utbyta idéer. Alla befintliga och framtida policys kommer att kontrolleras för att se hur de påverkar volontärerna.

Modul 2: Volontär- samordning REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontärsamordning De 9 stegen som vi föreslår att du följer är: 1.Förbereda organisationen på att ta emot volontärer. 2.Söka och hitta volontärer. 3.Urvalsprocessen. 4.Introduktion. 5.Utbildning. 6.Handleda och utveckla. 7.Motivera. 8.Uppmärksamma. 9.Utvärdera.

Förbered din organisation Att skapa beskrivningar av vilka roller som finns i er organisation och vad de innebär. Att skapa en volontärpolicy för er verksamhet. Att, om det finns anställda, förklara hur du vill att relationen till medlemmarna/volontärerna ska vara: Att beskriva organisationens struktur och position, volontärernas placering och deras uppgifter, och hur deras ideella engagemang ger ett mervärde REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontär- samordning

Hitta fler volontärer och urvalsprocessen Söka och hitta fler volontärer. Var noga med på vilket sätt du väljer att hitta fler. Var noga med på vilket sätt du hittar volontärer till viktiga positioner där volontärerna träffar brukare. Se varje volontäruppdrag individuellt. Undersök uppdragsbeskrivningen och bestäm vilken typ och grad av risk som brukarna kan utsättas för när verksamheten utförs av volontärer. Modul 2: Volontär- samordning REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Urval När du planerar en intervju med en volontär så bör du tänka på följande: Var gärna två personer. Förklara hur intervjuprocessen och urvalsprocessen kommer att gå till. Försök att skapa en avslappnad atmosfär. Beskriv rollen och volontäruppdraget i detalj. Hur verkar volontären reagera på målgruppen. Fråga alla volontärer basfrågorna för att göra det rättvist. Modul 2: Volontär- samordning REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå

Introduktion och utbildning Även om introduktion och utbildning av volontärer kräver resurser, så kan din organisation tjäna på det på sikt, genom bättre informerade volontärer, bättre volontärinsats, ökad tillfredsställelse, och en säkrare arbetsmiljö. Introduktion och utbildning ger en möjlighet lära känna volontärerna. Gör introduktionen obligatorisk och ha utbildningar vid behov. introduktioner och utbildningar ger organisationen en chans att se vilka volontärer som ägnar sig åt vilka ideella engagemang Involvera gärna andra volontärer och personal i introduktionen och utbildningen. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontär- samordning

Utvärdering och uppföljning Det finns många fördelar med att utvärdera och följa upp volontärverksamheten. Ett sätt kan vara att volontärer själva dokumenterar sina aktiviteter. Beroende på vilken typ av volontäruppdrag som utförs, kan det vara viktigt för dig som samordnare att du regelbundet träffar volontärerna för att ge feedback. Detta är en speciell roll för volontärsamordnare, att utvärdera och till viss mån/ibland kontrollera volontärernas insatser. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontär- samordning

Riktlinjer för att motivera och stödja volontärer Att betona framgång snarare än misslyckande. Att lyfta fram uppmuntran öppet och offentligt. Att vara personlig och ärlig. Att ge uppmuntran utifrån individen. Att ge den uppmuntran som passar just en uppgift eller en situation. Att ge uppmuntran i rätt tid, när det är aktuellt. Att se till att de förstår varför de får utmärkelser och uppmuntran – det vill säga vad det är som de gör eller har gjort för att förtjäna en belöning. Att lära sig känna igen människor som gör bra saker för organisationen. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontär- samordning

Under utvärderingen: Gå igenom lägesbeskrivningen/rollbeskrivningen punkt för punkt med volontären. Be volontären att kommentera sin prestation och hur de trivs med sitt arbete i organisationen. Ge feedback på deras prestationer. Hålla kommentarerna positiva men ange tydligt eventuella problem. Dokumentera utvärderingen. Ha ett dokument som undertecknats av både volontären och utvärderaren. Spara dokumentet i organisationens arkiv.. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 2: Volontär- samordning

Modul 3: Volontärverksamheten i det större sammanhanget DU 3.1 Aspekter på volontärverksamheten REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 3 Helheten

Aspekter på volontärverksamheten Riskhantering Riskhantering betyder att man ställer sig frågan "vad kan gå fel och vad gör vi för att undvika det?." Riskhantering innebär att identifiera risken för förlust eller skada, för en volontär eller någon inom den verksamhet som volontären utför sitt uppdrag inom. Det du kan göra är att identifiera riskerna, och göra det du kan för att förhindra, minimera och undanröja riskerna i er verksamhet. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 3 Helheten

DU 3.2 Arbeta med olika intressenter Berätta om ideellt engagemang. Hitta berättelser som du kan använda i mediala sammanhang, och anpassa din berättelse efter den publik du har. Det finns en del missuppfattningar om ideellt engagemang som gör att förståelsen för vad ideellt engagemang är, och vad det ger, kommer i skymundan. Rätt kunskap och rätt värderingar kring ideellt engagemang är det som kommer föra det ideella engagemanget framåt. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 3 Helheten

Hur arbetar man med företagsvolontärer Mer erfarna eller större ideella organisationer har mer resurser att använda, och en högre kapacitet när det gäller att möta olika slags volontärengagemang. Det är dock alltid att rekommendera att volontärengagemanget bör vara ett fritt val för de anställda, för att inte heller kompromissa fundamentet i det ideella engagemanget som bygger just på ett fritt val och en vilja av att engagera sig ideellt. Några exempel på vilka aktiviteter som företagsvolontärer kan utföra är: målning, trädgårdsarbete, plantera träd, städa olika områden som berg eller stränder, snickra, samla in pengar eller kläder, et cetera. REVEAL Kurs HR och Volontärsamordning Avancerad nivå Modul 3 Helheten

Tack för er uppmärksamhet och lycka till! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.