Ekonomisk styrning Bas This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author,

En presentation över ämnet: "Ekonomisk styrning Bas This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author,"— Presentationens avskrift:

1 Ekonomisk styrning Bas This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2 Nivå: Bas Ämne : Ekonomisk styrning I den här kursen kommer du att få en överblick över de viktigaste ekonomiska begreppen inom den ideella sektorn och du får användbara tips för den finansiella styrningen av din organisation. Du kommer att få lära dig att göra en enkel bokföring för din organisation och hur man kan använda olika ekonomiska termer för att rapportera om din volontärverksamhet. Slutligen kommer du också att få lära dig några grundläggande principer för insamling och även några praktiska verktyg för att starta eller förbättra insamlingsverksamheten inom din organisation. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

3 Modul 1 Budgetering Vad är en budget? Definition En budget är en handlingsplan uttryckt i kvantitativa och monetära termer, specifikt för en viss period, som anger de mål som ska uppnås och de resurser som krävs för att uppnå dem. Via en budget kan man förutse den ekonomiska hållbarheten av framtida beslutstagande, styra olika enheter (avdelningar) mot gemensamma mål, för att jämföra de faktiska kalkylerna med de estimerade kalkylerna och för att utbilda Modul 1: Budgetering REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

4 Budgeteringen roll I organisationens planering En budget är en tidsbegränsad plan. En budget är det viktigaste dokumentet för verksamhetsplaneringen och styrningen Genomförandet av en väl utformad budget kräver att man identifierar målen, vilket i sin tur förutsätter följande inom organisationen: – Aktivt deltagande i budgeteringsprocessen (dela med sig av motiveringar, fördelar och operativa verktyg för att uppnå målen) – Kontinuerlig utvärdering av resultat och effektivitetsmätning av den totala budgeten. – Kontinuerlig uppdatering av budgeten – Långsiktig planering Modul 1: Budgetering REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

5 Modul 1: Budgetering Här nedan kan vi se de viktigaste stegen i den ekonomiska processen för planering och styrning: REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

6 Modul 2: Redovisning och bokföring Modul 2 Redovisning och bokföring Vad är redovisning? Definition Bokföring, eller redovisning, har som funktion att kommunicera vidare finansiell information om en enhet (verksamhet), både inom den privata och offentliga verksamhet, till externa eller interna intressenter såsom aktieägare, chefer och kontrollmyndigheter. Den finansiella informationen kommuniceras ut i form av olika finansiella rapporter (resultaträkning och balansräkning som finns tillgängliga i en organisations årsredovisning). Redovisning går alltså ut på att bokföra, klassifiera och summera samtliga finansiella transaktioner inom en enhet som är av betydelse för hela verksamheten och organisationen. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

7 Modul 2: Redovisning och bokföring Tillförlitlig redovisning är vital för en sund finansiell styrning och rapportering. Redovisning har två grundläggande syften: - Visa intäkter, kostnader, tillgångar och skulder för en enhet för att underlätta den finansiella styrningen. - Tillhandahålla de uppgifter som behövs för att ta fram korrekta finansiella rapporter. För att uppfylla dessa grundläggande mål måste bokföringen vara: - Uppdaterad. - Noggrann och tillförlitlig. - Upprättad enligt korrekta redovisningsprinciper, metoder, riktlinjer och regler. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

8 Modul 2: Redovisning och bokföring Att tänka på när det gäller redovisning inom ideell sektor Här nedan är en lista över de vanligaste misstagen inom bokföring som hämmar en effektiv ideell verksamhet. – Redovisningen är otillräcklig eftersom det inte tillåter avstämning med relevanta kostnader. Till exempel om det inte är ett dubbelt bokföringssystem. – Alla kostnader har inte registrerats. – Redovisningen uppfyller inte god redovisningssed, – Redovsiningen upfyller inte organisationens redovisningspraxis, – Vissa handlingar har inte skrivits eller behållits. – Handlingar som har sparats ger inte tillräckliga bevis för att avtalsvillkor med givarna eller finansiärer har uppfyllts. – Projektdokument som sparats kan senare inte hittas. – Projektdokument kastas i förtid. – Falska dokument upprättas. En organisation som förfalskar dokument kan åtalas enligt lag. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

9 Modul 2: Redovisning och bokföring Här kommer några grundläggande tips för en korrekt redovisning och dokumenthantering för ideella organisationer: 1.Se till att använda rätt redovisningstekniker. 2. Om din organisation är mottagare av bidrag från en extern offentlig eller privat organisation, är det viktigt att uppmärksamma alla avtalsvillkor innan projektet drar igång. Bidragsmottagare som finansieras av externa organ uppmanas att skapa en omfattande dokumentation, som går långt över minimikraven i bidragsavtalet. Dubbelt bokföringssystem Ett dubbelt bokföringssystem är en rad regler för registrering av finansiell information i ett ekonomiskt redovisningssystem där varje transaktion eller händelse registreras i minst två olika huvudbokskonton. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

10 Modul 3: Ekonomisk rapportering Modul 3 Ekonomisk rapportering Vad är en ekonomisk rapport? En ekonomisk rapport är helt enkelt en sammanställning av intäkter och utgifter och visar hur ledningen har använt de tillgängliga resurserna. Grundläggande begrepp om ekonomiska rapporter En ekonomisk rapport är en formell uppteckning av de ekonomiska transaktionerna i en organisation, i ett företag, för en person eller en annan enhet. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

11 Module 3: Ekonomisk rapportering Trots skillnader från land till land omfattar dessa rapporter ofta fyra grundläggande byggstenar: – Balansräkning: även kallad för rapport över den finansiella positionen. Rapporterar företagets tillgångar, skulder och egna kapital vid en given tidpunkt. – Resultaträkning: även kallad för rapport över totalresultatet. Rapporterar ett företags intäkter, kostnader och vinster över en specifik period. Resultaträkningen visar ett företags operationella omkostnader. Detta inkluderar försäljning och de olika utgifterna som har uppstått under själva processen. – Förändringar i det egna kapitalet: Visar förändringar i bolagets egna kapital under rapporteringsperioden. – Kassaflödesanalys: visar företagets kassaflöde, klassificerat in i operativa, finansiella och investeringsaktiviteter. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

12 Module 3: Ekonomisk rapportering De finansiella rapporterna för ideella organisationer tenderar att vara enklare än för vinstdrivande företag. Vanligtvis i Europa är minimikravet för små ideella organisationer en enkel resultaträkning som stöds av en verksamhetsrapport. Medelstora och större organisationer, särskilt om de är delaktiga även i projekt som finansieras av externa organ/myndigheter, måste ha en omfattande uppsättning av finansiella rapporter, som omfattar: En balansräkning där med organisationens tillgångar, skulder och eget kapital En resultaträkning En uppsättning av noter som beskriver varje objekt mer i detalj En verksamhetsrapport. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

13 Modul 4 Insamling Modul 4 Insamling Vad är insamling? Definition Insamling går inte ut på att man ber människor om pengar. Utan insamling måste gå ut på att skapa långvariga relationer med människor för att tillsammans sträva mot gemensamma mål. Insamling är i grunden ett utbyte mellan människor som söker ekonomiska, materiella och mänskliga resurser, och människor som har möjligheten att möta detta behov. Insamling är inte ett utbyte av likvärdiga varor som i vinstdrivande företag, där varje produkt eller tjänst är tilldelad ett monetärt värde. Insamling går heller inte ut på att omfördela resurser, som i den offentliga välfärden där skatteintäkterna omfördelas enligt medborgarnas behov. Insamling bygger på principen om ömsesidighet REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

14 Modul 4 Insamling Insamlingsprinciper och grundläggande verktyg 1.Uppdrag: Berättar organisationens identitet och värderingar. 2. God saks-dokument (GCD): Visar varför det är värt att donera till organisationen. Inom den ideella sektorn är insamling en omfattande uppsättning av aktiviteter som organisationer inrättatar för att hitta de resurser som krävs för att nå sina mål och för att skapa relationella varor tillsammans med människor. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

15 Modul 4 Insamling 3. Från GCD till "fallet": Det är “berättelse” som du berättar till en potentiell dontator, det är det projekt som du frågar efter en donation till. FALL  TILLVÄGAGÅNGSSÄTT  MÖJLIG DONATOR (orsak) (hur) (som) 4. Förhållande till människor (forskning kring donationer) – C.A.I. Människor skänker i normala fall enligt deras egna preferenser och i förhållande till hur andra skänker. Varje potentiell donator identifieras och kvalificeras enligt CAI-matrisen: C = Relationen (Connection) till den egna organisationen. A = Förmågan (Ability) att donera (ingen skänker på grund av att hon/han är rik!). I = Intresse (Interest) i sakfråga. 5. Fråga: Hur ber vi våra potentiella givare? Vilka interaktioner kan vi ha med dem? 6. Tacka: Det är viktigt att tacka sina givare. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

16 Module 4: Fundraising Följande pyramid visar vilken typ av relation du kan skapa med potentiella givare beroende på den mängden donation som ni förväntar från dem. REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

17 Modul 4 Insamling Kommunikation i insamling God kommunikation är viktigt för god insamling. I kommunikation måste du alltid tänka på den så kallade '3 P-regeln': Personer (människor) ger till personer (människor) som hjälper andra personer (människor). Personer (människor) ger.. Det är människor som donerar, inte institutionerna. Människor som arbetar inom institutionerna kan ha viljan att donera/ge, och det är dem du måste tala till.... till personer (människor)... Människor ger inte för att återställa ett budgetunderskott. De ger till en ideell organisation eftersom denna organisation arbetar för ett gott syfte och som ger positiva resultat och eftersom organisationen kan hålla sina löften gentemot sina givare. Människor ger på grund av det ömsesidiga förtroendet som finns mellan människor. …... för att hjälpa personer (människor) Det är behovet hos behövande som får andra människor att ge (skänka). REVEAL Baskurs Ekonomisk styrning

18 Tack! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.