IDROTT OCH BESÖKSNÄRING - HÅLLBARA EVENEMANG WORKSHOP #1- KARTLÄGGNING AV BEHOV 27 augusti 2014

VILKA DELTOG? Leif Johansson, RF Jenny Svender, RF Patrik Wigelius, RF Björn Eriksson, RF Toralf Nilsson, Svenska Friidrottsförbundet Niklas Carlsson, Svenska Skidförbundet Per Svensson, Svenska Golfförbundet Stefan Lindeberg, SOK Eva Fohlstedt, BFUF Anna Setzman, RF Thomas Laurell, Visita Peter Thomelius, Visita Karin Ekebjär, Region Kalmar Carl Johan Ingeström, Visit Södra Dalarna Mats Forslund, Jämtland/Härjedalen Turism Åsa Karlsson Stockholm Visitors Board Donald Getz, University of Calgary Stina Algotson, BFUF Robert Pettersson, Mittuniversitetet Mats Carlbäck, Örebro universitet Erik Lundberg, Handelshögskolan vid Göteborgs universitet

BAKGRUND Idrottsevenemangen i världen växer i antal, omfattning och betydelse samtidigt som förutsättningar för att genomföra dem blir allt mer komplexa. Beräkningar av effekter av evenemang behöver utvecklas i både teori och praktik. För Sveriges del innebär fler evenemang fler besökare vilket påverkar de turistekonomiska effekterna positivt. Riksidrottsförbundet (RF) och Besöksnäringens forsknings- och utvecklingsfond (BFUF) beslutade i juni 2014 att tillsammans satsa över en miljon kronor för att utveckla och sprida beräkningsmodeller för att arrangera hållbara internationella idrottsevenemang. En av världens främsta forskare inom evenemang, professor Donald Getz, är knuten till projektet som kommer att samla svenska aktörer. Projektet påbörjas under hösten 2014 och är planerat att pågå i två år.

SYFTE Syftet är att: öka kompetensen i Sverige kring idrottsekonomi och evenemangsturism, utveckla standard för att förbereda, genomföra och utvärdera idrottsevenemang, främja regional och lokal samverkan för att attrahera internationella evenemang och verka för hållbar evenemangsturism i Sverige. Genom att samla relevanta aktörer (idrottsförbund, regioner/städer och forskare) med olika ingångar/grund för sitt intresse, ser vi att behovsbilden och kompetensen att beräkna och arrangera internationella idrottsevenemang kan lyftas och utvecklas.

METOD BFUF och RF skapar grundförutsättningar för en plattform där relevanta aktörer tillsammans driver en process som utvecklar kunskap och kompetens om beräkning och värdering av idrottsevenemang. Grundplåten i plattformen är professor Donald Getz som engagerats för att under två års tid bidra med sin expertkompetens inom området. Processen drivs framåt genom att Donald G under två års tid regelbundet kommer till Sverige och möter idrottsförbund, regioner, städer och svenska forskare ca 6-7 ggr och att Donald G och deltagarna däremellan arbetar med delfrågor.

Projektet presenterades som bakgrund på WS #1. Skissen kommer att utvecklas/revideras efter hand. SKISS NR 1, PROJEKTDESIGN

MÅL FÖR WS#1 Att utveckla en gemensam bild av: - nuläget och behoven av olika modeller som ska kunna användas före, under och efter evenemanget i syfte att skapa hållbara idrottsevenemang i Sverige. - projektets mål, ramar och upplägg Att gemensamt gå igenom och utveckla projektets innehåll, fokus och tidplan mer i detalj

GEMENSAM STRATEGI Björn Eriksson, Riksidrottsstyrelsen inledde dagen och hälsade välkommen och redogjorde för bakgrunden till den gemensamma strategin som idrott och besöksnäring gemensamt tagit i.PDF. Därefter kopplade han tre behovs-statements till projektet mål med värderingsmodeller: i.PDF Tillförlitlighet - att beräkna på rätt sätt Acceptans – att man räknar på samma sätt Konsekvens – för att legitimera och påverka beslutsfattare Utöver beräkningsmodeller verkar strategin inom tre fält: Marknadskommunikation Destinationsutveckling Skapa hållbara evenemang

DONALD GETZ Donald Getz, professor från university of Calgary, som har erfarenhet av att arbeta med evenemangsturism i flera länder, påpekade inledningsvis hur unikt han upplever det här projektet som i någon form “the Swedish Model” samlar berörda aktörer under två år för att tillsammans utveckla kompetens och verktyg. Sammanfattning:(Se följande bilder + bilagd PDF med samtliga ppt) Evenemang används i allt högre grad för att kommunicera – en slags ”livekommunikation” för att öka turism. De har värden och vinster med stort värde för länders regeringar att investera i. Vi ska förvänta oss fortsatt utveckling och tillväxt av evenemangen, och större konkurrens om dem. Det som kan bromsa utvecklingen är om/när flygbränsle ökar i pris. Ökat behov av värderingssystem som möter alla involverade aktörers behov inklusive vanliga medborgares. Erkännande av fler perspektiv på evenemangskostnader och vinster. Donald G ser som målbild att projektet resulterar i: En unik svensk utvärderings- och konsekvensanalyssystem framtaget i Sverige, fyllt med beräkningsmodeller och verktygslåda. Befintliga (internationella) toolkit borde till del kunna omvandlas till svenska och istället innehålla svensk forskning och svenska exempel. De behöver också utvecklas för att fylla de hål som finns (till ex Image, branding, heritage, culture, health, entertainment).

DONALD GETZ

FÖRSTUDIE RF Riksidrottsförbundet utför under hösten en förstudie om beräkningsmodeller för evenemang. Mats Carlbäck, Örebro universitet, presenterade upplägget för förstudien som ska vara klar i oktober 2014.

EVENTKOMPASSEN Robert Pettersson, professor från Mittuniversitetet, presenterade ett exempel på en modell som fångar flera av de viktigaste dimensionerna för framgångsrika evenemang. Modellen har utvecklats under flera år av forskare : Sammanfattning:(Se följande bilder + bilagd PDF med samtliga ppt)

EVENTKOMPASSEN

UTVÄRDERING Erik Lundberg, forskare på Handelshögskolan i Göteborg, presenterade en modell som han utvecklat, och bland annat använt för värdering av musikfestivalen Way out West ur ett hållbarhetsutvecklingsperspektiv. Sammanfattning:(Se följande bilder + bilagd PDF med samtliga ppt)

UTVÄRDERING

Modellen i analys av festivalen Way out West

UTVÄRDERING

GRUPPDISKUSSION Tre grupper (före/under/efter) diskuterade: Vilka modeller används idag? Deras styrkor och svagheter? Vad är de mest prioriterade behoven/utmaningarna rörande dessa modeller? Vilka verktyg använder andra (destinationer/idrottsförbund etc)? Vilka kontakter/samarbeten pågår med andra nationella/internationella aktörer? Andra behov/utmaningar kopplade till värderingsmodeller?

SUMMERING GRUPPDISKUSSION -Vi bör hitta samma språk/argument bland förbunden angående varför vi anordnar evenemang. -Hitta ett gemensamt förhållningssätt till verktyg vi använder så att vi vet vad som finns i ”black-box” (vi vill inte ha någon ”black-box” alls). -Rensa modeller från ”multiplikatorer” så att de enbart innehåller direkta besökarutgifter? Då behövs en grundkunskap rörande vilka som är besökare. Alternativt basera på tidigare studier av liknande evenemang. -Vi behöver hantera risk i modeller, inkludera en riskvärdering - svårt att standardisera i en modell. Beror mycket på arten av evenemang. En känslighetsanalys går att inkludera, t ex om antalet besökare minskar med 20% eller 10% förre övernattar. Detta kan var del av en riskanalys. -Ett system med flexibla verktyg kan vara realistiskt. Men hur kan vi testa det? -Utmaningen är att växla upp möjligheterna. Behov av professionalisering i ledarskapet. -Utmaning att organisationer bakom t ex ett VM finns kvar så kort tid efter evenemanget. -Ett annat spår handlar om hur organisation bör se ut i Sverige. -En modell är kanske inte en modell utan en familj av modeller. Men vem administrerar en sådan? -Ta fram i en strategi att tillvarataga både teoretisk och praktisk evenemangskunskap. -Ett antal länder har satt det här som strategiska frågor och i förlängningen kommer vi att halka efter om inte vi i Sverige också gör det. -För det internationella förbundet är det värdefullt att förstå att vi kan leverera säkerhet, att vi är tillförlitliga och pålitliga när det gäller genomförande av evenemang. Är det samma verktygslåda? Ta hänsyn till detta när verktygen utformas. -En växande trend är att använda olika kriterier för a) lokalevenemang och b) turismevenemang. Ett bra exempel är hur man jobbar med dessa olika kriterier på Sunshinecoast (destination i Australien).

PROJEKTDESIGN WS 1 utvecklade/resulterade i en bild över projektet i fem interagerande fält: 1.Riktlinjer som utgör det centrala. Till våra riktlinjer kopplar vi därefter: 2.Verktygslåda, med modeller för värdering 3.Forskning – testa riktlinjer i samband med evenemang under projektets gång 4.Kompetensutveckling/utbildning 5.Organisation/ansvar, ägarskap

NÄSTA STEG Donald Getz kommer under sept 2014 att sammanställa ett första förslag/skiss till guidelines. 28 –29 okt - WS 2 i Linköping, här samlas ca 70 deltagare från idrott och destinationer. Dag 2 kommer förslaget till guidelines diskuteras/bearbetas i grupper. Resultatet av denna process bli input till fortsatt arbete med de fem fälten (guidelines, verktygslåda, forskning, kompetensutveckling och organisation) Mars 2015 – WS 3 (av totalt 6-7 st) i Göteborg i samband med besöksnäringens ledarforum, planerat fokus = kompetensutveckling/utbildning. April 2015 – projektutvärdering Hösten 2015 WS Våren/sommaren 2015 WS 6 + 7