Lagen om offentlig upphandling Lars Lidström Varuförsörjningen Upphandlingschef Tel: 018-61 166 89 E-post: lars.lidstrom@lul.se T 1 1

Stor offentlig marknad Europa 8000 miljarder SEK Sverige minst 510-608 miljarder SEK Över 5000 upphandlande Myndigheter/enheter i Sverige 15-18,5 % av Sveriges BNP Direkta avtal med leverantörer som har utländskt säte (1-2 %)

Vad är offentlig upphandling? ”Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader” LOU 2 kap. 13 § T

Intressenter Domstolar Leverantörer Revisorer EG-kommissionen Medborgarna Media Politiker Revisorer EG-kommissionen Vi själva

Gäller upphandlingar som görs av Staten Kommuner Landstingen Bolag, föreningar, stiftelser och samfälligheter som har inrättats i syfte att täcka behov i det allmännas intresse under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär och vars kapital huvudsakligen tillskjutits av ovan nämnda enheter, eller vars upphandling står under tillsyn av ovan nämnda enheter, eller vars styrelse till mer än halva antalet utses av ovan nämnda enheter Privata företag inom försörjningssektorn som bedriver verksamhet enligt särskilt tillstånd, koncession

Tre byggstenar för LOU… EES-avtalet + Upphandlingsdirektiven Nationell lagstiftning = LOU – Lagen om offentlig upphandling T

Varför gör vi upphandlingar? Använda skattemedel på bästa sätt. Skapa och dra nytta av konkurrensen på marknaden. Leverantörerna ges möjlighet att tävla på samma villkor. T

Offentlig upphandling genom historien Äldsta regelverk för offentlig upphandling var militära 1920 1952 1973 1994 Svenska varor hade företräde framför utländska Svenska varor skulle äga företräde om de var av ”erforderlig beskaffenhet” Enbart affärsmässiga bedömningar Statligt bindande principer: Affärsmässighet Rättssäkerhet Offentlighet T LOU Gemensamt regelverk för stat och kommun Rättsmedel för anbudsgivare Kommun och landsting arbetade fram ett rekommenderat upphandlings- reglemente

De fem gemenskapsrättsliga principerna 1. Principen om likabehandling 2. Principen om icke-diskriminering 3. Principen om transparens 4. Principen om proportionalitet 5. Principen om ömsesidigt erkännande LOU 1 kap. 9 § R

1. Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika. Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. T

2. Principen om icke-diskriminering Förbjudet att diskriminera leverantörer p.g.a. nationalitet eller t.ex. geografiskt läge. R

3. Principen om transparens Öppenhet och förutsebarhet. Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt, klart och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas T

4. Principen om proportionalitet Naturligt samband med det som upphandlas. Rimlig proportion till det som ska upphandlas R

5. Principen om ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat utfärdade av behöriga myndigheter i en medlemsstat ska också gälla i övriga EU. T

Upphandlingsförfaranden Öppen förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Förenklat förfarande Urvalsförfarande Direktupphandling

Förfrågningsunderlag elektroniskt förkortning med 5 dagar Öppet förfarande Upphandling över tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att lämna anbud Förhandling inte tillåten Annonseringsskyldighet på ”Europamarknad” föreligger Anbudstiden minst 52 dagar (*40 dagar) * Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar Förfrågningsunderlag elektroniskt förkortning med 5 dagar

Selektivt förfarande Upphandling över tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud Förhandling inte tillåten Annonseringsskyldighet inom EU föreligger Minst 37 dagar *(30 dagar) för att lämna ansökan, 40 dagar *(35 dagar) * Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar Förfrågningsunderlag elektroniskt förkortning med 5 dagar

*(Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar) Förhandlat förfarande Upphandling över tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud Förhandling tillåten med en eller flera av anbudsgivarna Annonseringsskyldighet inom EU föreligger Minst 37 *(30) dagar för att lämna ansökan Andra tidfrister för försörjningssektorn *(Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar)

Förenklat förfarande Upphandling under tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att lämna anbud Förhandling tillåten med en eller flera anbudsgivare Annonseringsskyldighet i Sverige föreligger Anbudstiden skall vara skälig

Urvalsförfarande Upphandling under tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud Förhandling tillåten med en eller flera anbudsgivare Annonseringsskyldighet i Sverige föreligger, skall ske i elektronisk databas Minst 10 dagar för att lämna ansökan, skälig tid att lämna anbud

Konkurrenspräglad dialog Tillämpligt när kontraktet är särskilt komplicerat Upphandling under och över tröskelvärdet Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få vara med i dialogen Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna ha dialog med Förhandling tillåten under tröskelvärdet, ej tillåtet över tröskelvärdet Annonseringsskyldighet föreligger Anbudstiden enligt LOU över och under trösklevärdet

Direktupphandling Lågt kontraktsvärde Synnerliga skäl 15 kap 3 § En offentlig upphandling enligt detta kapitel skall göras genom förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Direktupphandling får dock användas om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Den upphandlande myndigheten skall vid behov besluta riktlinjer för användning av sådant förfarande.

Interimistiskt beslut Överprövning Innan avtal träffats Leverantör Göra om upphandlingen Rätta till fel Interimistiskt beslut

Skadestånd Efter avtalstecknandet Leverantör som lidit ekonomisk skada Ett år efter avtalstecknandet Ersättning för havda kostnader förlorad handelsvinst (”positiva kontraktsintresset”)

Upphandlingsskadeavgift Vid otillåten direktupphandling lägst 10.000 kr 10 % av kontraktssumman Max 10.000.000 kr

Utvecklingstrender Växande offentlig marknad Fler leverantörer bevakar offentlig sektor Kunskapen blir allt bättre Upphandlingen kan användas som verktyg för andra syften Konsult-medverkan allt vanligare Elektroniska hjälpmedel Samverkan

Flödesschema upphandlingsprocessen Behovsanalys Optimalt sortiment Förfrågningsunderlag Kravspecifikation Marknadsanalys Upphandlingsstöd Annonsera upphandling Anbudsprocessen Skapa avtal Utvärdering Tilldelningsbeslut Tilldelningsbesked Avtalsvård Upphandlings-kontrakt Uppföljning Skadestånd? Överprövning? Kontrollera leverans (3PL) Betalning (3PL)

Kostnadspåverkan vid upphandling % Behovs- analys Upphandling Avrop Uppföljning 60 50 40 30 20 10

Förfrågningsunderlagets struktur Anbudsinbjudan - administrativa bestämmelser Krav på leverantören Kravspecifikation – krav på varan/tjänsten Kommersiella villkor Anbudsutvärdering Bilagor

Administrativa bestämmelser Vilket upphandlingsförfarande gäller Administrativa bestämmelser Vilket upphandlingsförfarande gäller - Över eller under tröskelvärdet Hur skall anbudet utformas - Finns krav på att anbudet skall vara uppställt på ett speciellt sätt Vilka tidsfrister gäller - Är anbudstiden skälig, är det tillräckligt med tid att lämna ett konkurrenskraftigt anbud - Sista dag för inlämnande av anbud innebär att anbudsgivare har fram till kl. 24.00 på sig att inkomma med anbud - Hur länge skall anbudet vara giltigt

Administrativa bestämmelser Anbudets märkning och adressering - Hur och vart skall anbudet lämnas/skickas Kontaktperson - Hur och till vem/vilka kan frågor ställas till under anbudstiden Helt/delat anbud - Skall anbudet lämnas på hela eller kan anbud lämnas på delar

Krav på leverantören Lagenliga förutsättningar Kap 10 1 § 2 § Registreringar Betalning av skatt m.m. Ekonomisk ställning Årsomsättning Nyckeltal Fullgörandegaranti Teknisk förmåga Resurser Personal - Utbildning - Erfarenhet Kvalitetsrutiner

Skall-krav Ska vara tydliga Ska framgå hur anbudsgivare ska visa att skall-kraven är uppfyllda både vad gäller krav på leverantör och krav på varan/tjänsten Inte ställa större krav än som behövs och är ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen Ej diskriminerande Måste uppfyllas

Kommersiella villkor Hur ska priset anges Vilka är betalningsvillkoren Hur lång är avtalstiden/leveranstiden Ingår förlängningsklausul Vilka leveransvillkor ska gälla Finns vitesklausuler Måste försäkringar finnas Vilka krav på garantier gäller

Anbudsutvärdering Skall avse varan/tjänsten Funktionella och resultatinriktade kriterier. Anger vilka resultat som skall uppnås men inte hur detta skall se Kriterierna skall vara mätbara

Anbudsöppning Minst två personer Handelskammarrepresentant Förteckning

Krav på leverantören Köparen kontrollerar att anbudsgivare inte bör uteslutas till följd av reglerna i 10 kap. 1-2§ i LOU. Köparen prövar om anbudsgivare uppfyller uppsatta leverantörskrav. Köparen kontrollerar om det finns anledning att begära in förtydliganden eller kompletterande upplysningar från anbudsgivare.

Förtydligande eller komplettering En Upphandlande myndighet får begära att ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Enhet får medge att en anbudsgivare eller anbudssökande rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller ansökningen att få lämna anbud.

Prövning av kraven på varan/tjänsten Gå igenom varje anbud och kontrollera att kraven uppfylls Begär eventuella förtydliganden och kompletteringar.

Anbudsutvärdering Kap 12 1 § En upphandlande myndighet skall anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller 2. det anbud som innehåller det lägsta priset. Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, skall myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd. En upphandlande myndighet skall i annonsen om upphandlingen eller i förfrågningsunderlaget ange vilken grund för tilldelning av kontraktet som kommer att tillämpas.

Upphandlingsrapport/ Utvärderingsprotokoll/ Tilldelningsbeslut En upphandlande enhet skall anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen samt vem eller vilka som kommer att erhålla avtal. Sänds till samtliga anbudsgivare samtidigt.

Ramavtal Ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år endast om det finns särskilda skäl. Ramavtal fördelar: Administrativa kostnadsbesparingar - köpare/säljare - Genomarbetat - FFU, Avtal, Rätt kompetens - Volymfördelar - Logistik

Köptrohet Om behov finns ska avrop ske från avtalsleverantör Trovärdighet - långsiktigt bygga förtroende hos leverantörer - attraktiv köpare - bättre affärer Undvika avtalsbrott Undvika ”Backdoor” försäljning

Avtalsvård Är avtalet känt för avroparna? Är beställarna nöjda med avtalet? Fullgör leverantörerna sina åtaganden? (Vite?) Fullgör köparen sina åtaganden (Vite?) Efterlevs överenskommen leveranstid? Har uppställda mål uppnåtts? Har förväntningarna infriats? R