Linköpings universitet 2017-04-05 Linköpings universitet Kontaktpersonmöte – december, 2011 Detta är en generell mall för att göra PowerPoint presentationer enligt LiU:s grafiska profil. Du skriver in din rubrik och eventuell underrubrik i det blå fältet på sid 1. Det blå fältet kan justeras för att stämma överens med rubrikens längd. Namn och institutionstillhörighet ersätter den svarta texten. Börja sedan skriva in din text på sid 2. För att skapa nya sidor, tryck Ctrl+M. Sidan 3 anger placering av bilder och grafik. Titta gärna på ”Baspresentation 2011” för exempel. Den sista bilden är en avslutningsbild som visar LiU:s logotype och webbadress. Om du vill ha fast datum, eller ändra författarnamn, gå in under Visa, Sidhuvud och Sidfot. Linköpings universitet

Agenda Agenda Kl 9-10 Fika Kl 10.15 Projektet, Doktorandportalen ”Registervård” Projektet , konto till NYA stud. Inför ÅRR Lägesrapporter / klientbyte Hemsidan + kursanmälan Behörigheter Diverse

A D H Doktorandportal LiU-Dok Ladok ? ? ? ? ? ? Institution Fakultet spegling Verksamhets-processer Antagning Kursprogram Registrering Dokument-hantering/Information Examen Uppföljning Institution Fakultet HSV Forskarutbildningskansli IDA – Lillemor Wallgren, Anne Moe – 15 april 2011

Doktorandportalen Projektet behöver info om Aktuella handledare som ska ha tillträde (konto) till portalen Aktiva doktorander som ska ha tillträde (konto) till portalen

Metod Brev till berörda per mail (mottagaren) Två typer av listor Handledarlistan Samtliga doktorander per handledare Gäller doktorander med aktivitet 0-100% senaste kalenderhalvåret + nyantagna aktuell termin Doktorandlistan Samtliga antagna doktorander (ej gamla inst)

Vilket innebär… Att en mottagare till listan måste utses (projektet kommer att kontakta inst, som får utse en person) Ansvarar för att gå igenom listorna och skicka tillbaka dem till suzanne.svensson@liu.se Kvalitetssäkring av ” Ladok-data” I enlighet med gällande praxis I dialog med alla som berörs / ansvariga

Att gå igenom… Handledare Finns samtliga ”aktiva” doktoranders handledare med på listan? (konto)? Finns det någon handledare som inte längre har kvar några doktorander att handleda (ej konto)? Finns det någon av dem som inte längre har någon anknytning till inst? Framgår det om handledarna är doktorandens senast aktuella handledare? (ej slutdatum). För tidigare handledare/roller ska slutdatum finnas. Doktorander Finns samtliga ”aktiva” doktorander med på listan (konto) Finns det någon av dem som har slutat som saknar avbrottsdatum? Var särskilt uppmärksamma på 0% (nollaktiva) Finns doktorandens samtliga handledare med? Viktigt Att handledaruppgifterna är korrekta Att avbrottsuppgifterna är korrekta, särskilt om flera antagningar finns

Handledarlistan… Inaktiv=j Doktorand Handledare Aktivitet 0-100% senaste termin+ nyantagna aktuell termin Inaktiv=j

Kvalitet i Ladok – vi passar på nu! Att titel och namn stämmer på aktuella handledare Att titel stämmer överens med gällande praxis Unik kod numera för handledare-/examinatorskoder. Tidigare räckte det med att koden var unik för inst. En ”unik” handledare/examinator (kod) kan höra till flera inst Gamla data måste finnas kvar, men … Om flera koder finns för en och samme handledare – lägg ned EN av dem (inaktiv i Ladok) Om olika kod på olika inst. – kan man komma överens om att lägga ned en av dem? Fakultetsgemensamma ”inst”, FFK, KFU, HUK, TFK, ska inte användas för handledare i ForskarLadok De ordinarie inst-beteckningarna ska användas här

”Registervård”… Städning av preliminära listor, i princip klart Kontinuerligt underhåll Kontinuerligt ”hålla efter” och städa gamla listor Endast preliminärt skapade listor som ligger kvar i listboxen Definitivt inlagda listor tas per automatik bort från listboxen Man kan söka fram alla listor som man är behörig på (inst) Ökar säkerheten med att inga ”krockar” uppstår Examinatorer m fl Listor klara för att skickas till kontaktpersonerna (per inst) Examinatorer (examinerar kurser på er inst, dvs inte nödvändigtvis anställda på er inst) Är det någon av dessa som inte längre har någon anknytning till inst (inaktiv) Titel och namn ska stämma. Praxis finns för vilka titlar som får användas. (Fakultetsgemensamma institutioner, FFK, KFU, HUK och TFK ses över i nästa steg)

Personnummerbyte för doktorander Ej folkbokförda doktorander får ett tillfälligt pnr i Ladok (ÅÅMMDD-PXXX) Om de folkbokför sig i Sverige ska de även ”byta pnr” i Ladok De måste bifoga Personbevis eller motsv från Skatteverket (folkbokföringsdatum måste framgå) Beställs via www.skatteverket.se Lämnas till ansvarig administratör på inst Bif. UT90-utskrift + personbevis (kopia) Skickas till Suzanne Svensson, Ladokgruppen, hus Origo Skapa rutiner när doktorportalen är igång

Projektet översyn av studenters LiU-id Nyhet! Fr o m våren 2012 ska även nybörjare kunna registrera sig själva på Studentportalen Gäller alla som sökt utbildning via antagning.se (VHS), och antagits till LiU Gäller endast de som har svenskt pnr (är folkbokförda i Sverige) De får ett temporärt LiU-id och använder sin inloggning till antagning.se (VHS/NYA), för att aktivera det Det temporära LIU-id ger dem begränsad tillgång till några av studenternas IT-tjänster, men inte email Dagen efter att de har registrerat sig på Studentportalen, kan de som vanligt hämta sin aktiveringsnyckel och undertecknar samtidigt en ansvarsförbindelse (får email) OBS! Ny ansvarsförbindelse (ersätter alla tidigare blanketter) Information: Info på antagningsbeskedet Info i Välkommen-brevet http://www.liu.se/om-liu/organisation/uf/su/ant?l=sv Info till prefekter, kanslichefer OBS! Gäller inte lokalt nyantagna studenter, inte heller studenter som har tillfälliga pnr. De måste som vanligt få hjälp med registreringen.

Sista rapporteringsdag för år 2011 Sista dag för rapportering av registreringar och resultat år 2011 är 16 januari (kl 23.55) Riktlinjer finns i regelverket bl a Regler för rapportering av registreringar på kurs och studieresultat Regler för registrering, avregistrering, samt resultatrapportering

Support under julledigheterna Ring vårt gemensamma grupptfn 013-281400.