Förslag till inrättande av gemensam nämnd Kommunförbundets styrelse 13 december 2012

Strategi för eSamhället Kommunförbundets styrelse antog 2011-10-20 strategin för eSamhället Flertalet av länets kommuner har därefter antagit strategin Detta förpliktigar att man arbetar i strategins riktning Få kommuner i länet har ekonomiska och personella resurser att förverkliga intentionerna i strategin på egen hand

Samverkan ang strategin (1) För att utreda möjligheter till samverkan i länet kopplat till strategin för eSamhället utsåg kommuncheferna och kommunalråden en arbetsgrupp (AG IT) bestående av 3 kommunalråd, 3 kommunchefer, en IT-chef samt två tjänsteman från Kommunförbundet Omvärldsbevakning - studiebesök i Stockholm och Karlstad En lägesrapport lämnades till styrelsen 2012-09-27 Styrelsen beslutade att  ge AG IT i uppdrag att till styrelsemötet i december komma med ett konkret förslag för det gemensamma arbetet

Samverkan ang strategin (2) Kommunalråd- och kommunchefsträff i Kiruna 12-11-22 - representanter från Karlstad informerar om samverkan i Värmland - uppdrag till utredningsgruppen att titta närmare på samverkansalternativen IT Norrbotten resp gemensam nämnd Utredningsgruppens förslag förankrad i ”AGIT”

Aktiebolaget IT Norrbotten Möjligheter för de ägande kommunerna att styra verksamheten. Ägarnas inflytande över bolaget bestäms i utgångsläget av aktieposternas storlek. Storleken av styrelsen bestäms helt av aktieägarna. Norrbottens läns landsting äger 47% av ITNorrbotten vilket innebär att beslut fattas av ett organ som inte helt ägs av kommunerna. Aktiebolagsformen är en organisationsform som ger goda möjligheter att "skräddarsy" önskad samverkan genom ägande. ITNorrbotten saknar verksamhetskompetens och kompetens om verksamhetsnära IT-utveckling såsom e-tjänster och e-förvaltning. Detta är inte deras uppdrag enligt ägardirektivet. Kompletterande rekrytering av kompetens krävs. ITNorrbotten har begränsad teknikkompetens för system-, systemintegration- och driftsfrågor. Detta är inte heller deras uppdrag enligt ägardirektivet. Kompletterande rekrytering av kompetens krävs. ITNorrbotten kan inte utgöra en myndighet, vilket krävs t ex när man ska vara Personuppgiftsbiträde för de samverkande kommunerna.

Gemensam nämnd (1) SKL har granskat "Värmlandsmodellen" och rekommenderar deras sätt att organisera samverkan, se bilaga 3. Uppfyller kraven enligt lokaliseringsprincipen. Ger laglighet. Gemensam nämnd är förenlig med kommunallagen och LOU. Varje samverkande kommun behåller huvudmannaskapet. Kommunerna är likvärdiga partners i nämnden. Ingår i värdkommunens organisation och är därmed ingen egen juridisk person. Är en myndighet. Kräver samverkansavtal och reglemente. Blir en del av det kommunala verksamhetsuppdraget, vilket bäddar för effektivare verksamhetsutveckling.

Gemensam nämnd (2) Erforderlig teknik- och verksamhetskompetens samt verksamhetsnära IT-utveckling finns redan via de medverkande kommunerna. Resurser behöver dock förstärkas. Många av behoven är gemensamma för de flesta kommunerna vilket talar för en lösning med gemensam nämnd.

Processer & service Hård infrastruktur El, värme & VA Transport Telekom Industri Kultur Turism Miljö Media FoU Vård & Omsorg Lokalt näringsliv Hantverk Handel Fritid Skola Fastighet & Bygg Bank & Försäkring Omsorg Jordbruk, skog Processer & service Verksamhetsutveckling Mjuk infrastruktur Interoperabilitet Hård infrastruktur Tillgänglighet Standards Affärs- modeller Juridik Informationslagring Transmission Identifiering Gränssnitt Avtal Signering Protokoll, IP Licenser Termer & begrepp domänhantering Behörighet e-leg Tekniska plattformar Interoperabilitet förmåga hos system, organisationer eller verksamhetsprocesser att fungera tillsammans och kunna kommunicera med varandra genom att överenskomna regler skapas och följs. Ett projekt som bara genomförs i en nivå, möjliggör inte en utveckling totalt. Ex. ”smarta hem” projekt, där senaste tekniken kopplas in i fastigheten, (nivå 1 hård infrastruktur) underlättar inte kvarboende, om vi inte samtidigt kan överför vård- information på ett säkert sätt, och verksamheterna kan vara med och utveckla hur tekniken ska användas för att stödja kvarboendet, (dvs nivå 2 och 3). Stomnät Tomrör Radiolänk ADSL Kabel-TV Fastighetsnät PLC Kopparnät Lokala nät (fiber) WiFi TV 3G GSM Radio

Möjliga samverkansområden Nationell strategi för eSamhället – inrättande av e-tjänster och e-förvaltning. Gemensam drift av tjänster och 24/7-beredskap på sikt. Nationell strategi för e-hälsa Öppna Data (elektronisk tillgång till kommunala öppna data såsom geodata, trafik, öppna jämförelser, miljö etc. Ska kunna användas av näringslivet för att utveckla nya tjänster till medborgare och näringsliv). Regionnav – kvalitetssäkring av befolkningsuppgifter GIS E-arkiv

Förslag till beslut Med hänvisning till den genomförda utredningen föreslår utredningsgruppen att styrelsen för Kommunförbundet Norrbotten beslutar att rekommendera kommunerna i Norrbottens län att bilda en gemensam nämnd med representation från samtliga kommuner med syfte att samordna utvecklingsarbetet för att uppnå intentionerna i Strategin för e-samhället att föreslå Luleå kommun att inrätta denna nämnd i sin kommunorganisation

Fortsatt arbete Under förutsättning att Kommunförbundets styrelse beslutar enligt utredningens förslag: ansvaret för att inrätta den nämnden övergår till Luleå kommun och arbetsgruppen "AG IT" avvecklas Luleå kommun utarbetar tillsammans med intresserade kommuner förslag till samverkansavtal, reglemente och finansiering för nämndens verksamhet Luleå kommunfullmäktige beslutar om att inrätta en gemensam nämnd, fastställer ett nämndsreglemente och inbjuder övriga kommuner att ingå i nämnden Övriga kommuners fullmäktige beslutar om ev deltagande i den gemensamma nämnden, fastställer reglementet och godkänner samverkansavtalet

SWOT-Styrkor Utvecklingsarbetet förstärks genom att gemensamma resurser i form av kompetens och ekonomiska medel nyttjas – de mindre kommunerna klarar sina utvecklingsbehov bättre genom samverkan. Utvecklingsarbetet blir mer kostnadseffektivt Attraktiviteten ökar genom bättre service till medborgare och näringsliv – oavsett kommun Bidrar till att säkra kompetensbehov och kompetensspridning. IT-området utvecklas i hög takt och samtliga kommuner har behov av att ständigt utveckla och bibehålla spetskompetens. Omvärldsbevakningen förbättras för den enskilda kommunen Alla behöver inte vara med i alla samarbetsprojekt – minskar risken för svårigheter att genomföra och/eller finansiera enskilda projekt Alla kommuner har likvärdigt inflytande över styrning och ledning av nämndens arbete

SWOT - svagheter Om nämndens mål inte är tillräckligt tydliga finns risk för svårigheter att hantera vilka frågor som är lämpliga att driva i nämnden visavi den egna kommunen Handlingsfriheten för den enskilda kommunen begränsas Samordning kan upplevas som hämmande för den egna utvecklingen

SWOT - hot Kulturella skillnader finns inom länet - risk finns att enskilda kommuner inte vill vänta och inte anpassa sig. Samverkan försvåras om inte alla ställer upp på helheten En gemensam nämnd blir inte verklighet om den politiska nivån inte kommer överens om mandat, mål, prioriteringar eller finansiering Brister i samverkansavtalet riskerar att skapa tvister

SWOT - möjligheter En gemensam nämnd ökar möjligheten till en mer hållbar och långsiktig samverkan tack vare en politisk målstyrning Möjlighet till ökad kostnadseffektivitet i framtiden, exempelvis genom gemensamma upphandlingar och systemdrift Utveckling kan ske inom områden som annars inte hade skett. Mer fokus på utveckling och större möjligheter till gemensam finansiering Lägstanivån på service och tjänster kan höjas Länsperspektivet på samverkan kan förstärkas och öka även inom andra områden