När? Agenda dag 2 08.30 GOD MORGON! Samling och start på dagen Er egen MindMap 09.30 – 9.45 Kort kafferast Fortsättning på MindMap och start på LeanLir 12.30 – 13.15 LUNCH 13.15 – 14.00 LeanLir 14.00 Kaffe/the, under tiden vi jobbar 14.00 – 15.00 Sammanfattning, ert nästa steg & diplomutdelning 15.00 Dagen avslutas

SIQ Managementmodell GRUNDUTBILDNING SIQ Managementmodell nedladdningsbar SIQ Managementmodell A5 folder 2019 © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

Uppbyggnad av delkriterierna för arbetssätt SIQ Managementmodell GRUNDUTBILDNING Uppbyggnad av delkriterierna för arbetssätt Poäng totalt för huvudkriteriet Huvudkriteriets namn Delkriteriets namn Poäng totalt för delkriteriet Områden att beskriva arbetssätt och tillämpning inom Grundutbildning SIQ Managementmodell 2019 © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

Uppbyggnad av delkriterierna för resultat SIQ Managementmodell GRUNDUTBILDNING Uppbyggnad av delkriterierna för resultat Huvudkriteriets namn Poäng totalt för huvudkriteriet Delkriteriets namn Poäng totalt för delkriteriet Delar som resultat-redovisningen ska beskriva Grundutbildning SIQ Managementmodell 2019 © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

Aktiviteter Effekter Processmått Hur gjorde vi? Resultatmått Internt Jag har lärt Pricken att vissla! Men han visslar ju inte… Jag sa att jag har lärt honom, inte att han kan vissla. Hur gjorde vi? Internt perspektiv Aktiviteter Effekter Externt perspektiv Resultatmått

Hur beskrivs ”hur” hos er?

SIQ Managementmodell

1. Kunder och intressenter Fakta om verksamheten 1.1 Förstår kundernas och intressenternas behov och förväntningar 5.1 Resultat – Kunder och intressenter 1.2 Skapar värde med kunder och intressenter 5.2 Resultat – Medarbetare 1. Kunder och intressenter 1.3 Skapar löften till kunder och intressenter 5.3 Resultat – Social hållbarhet 5. Resultat 1.4 Följer upp nöjdhet hos kunder och intressenter 5.4 Resultat – Ekologisk hållbarhet 5.5 Resultat– Ekonomisk hållbarhet 2.1 Planerar för en hållbar verksamhet 2. Ledning 4.1 Etablerar processer 4. Verksamhetens processer www.siq.se 2.2 Leder verksamheten för hållbarhet 2.3 Leder medarbetare 4.2 Förbättrar processer 3. Medarbetare 2.4 Leder processer 3.1 Utvecklar medarbetarnas kompetens 3.2 Främjar kreativitet och delaktighet 3.3 Följer upp medarbetarnöjdhet och utvecklar en bra arbetsmiljö

SIQ managementmodell som MindMAp – Så här gör du! Ta fram materialet Välj ett kriterium Läs i modellhäftet Skriv ner arbetssätt Saknas arbetssätt? Sätt upp på MindMapen Ta fram utvärderingsmatrisen Bedöm arbetssätt (två olika alternativ) Skriv ner resultat Saknas resultat? Sätt upp på MindMapen Bedöm resultat (två olika alternativ) SIQ Managementmodell som MindMap 2019

Övning Er egen mindmap Ni kommer att prova på att påbörja er egen Mindmap. Steg 1 – 6; att beskriva arbetssätt. Fortsätta sedan gärna hemma.

1. Ta fram material som behövs SIQ Managementmodell som MindMap 1. Ta fram material som behövs Ni använder er av En MindMap över SIQ Managementmodell SIQ Managementmodell – häftet (papper eller digitalt) Små post-it lappar (gula och rosa) på dessa ska ni beskriva Vad ni gör (arbetssätt/resultat som ni har) inom området som efterfrågas Beskriv ert arbete kort, ge hänvisning till resultat Grön, röd och gul markering för ert nuläge © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

2. Välj ut ett kriterium i strukturen att beskriva Börja med arbetssätt, och gärna med ett område där ni vet om att ni har medvetet valda arbetssätt SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

3. Läs i modellhäftet vad som efterfrågas under det valda delkriteriet SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

4. Skriv ner arbetssätten Skriv ner arbetssätt som ni har utifrån vad som efterfrågas under respektive punkt i delkriteriet. (kom ihåg att ange bokstav också) Ta en ny post-it lapp för varje nytt arbetssätt Försök att också skriva med tillämningen (omfattning var och när) E.Veckobrevet från högsta ledningen beskriver veckoaktuella aktiviteter på övergripande nivå. Kvartalsvis gås resultat-rapporten igenom enligt beslutad agenda på APT SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

5. Saknas arbetssätt? Ta en rosa post-it lapp för resultat som ni saknar idag. Placera lappen på MindMapen. SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

6. Sätt upp på mindmapen SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

OM NI VILL – SKRIV IN ERA ARBETSSÄTT OCH RESULTAT I MALLEN FÖR VERKSAMHETSBESKRIVNING SIQ Managementmodell som MindMap - så här gör du! 2019-11-06

Examinatorutbildning Modul 2 LeanLir © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

”I dag arbetar över en miljon personer i Sverige i välfärden ”I dag arbetar över en miljon personer i Sverige i välfärden. Om inga förändringar görs i arbetssätt och bemanning skulle det behövas drygt en halv miljon nya medarbetare till välfärdssektorn under den kommande tioårsperioden.” .

Färre ska serva fler Andelen arbetat tid minskar Andelen medborgare i arbetsför ålder minskar Antalet medborgare över 80 år ökar Kravbilden förväntas bli högre på offentlig service Arbetsrelaterade stressen ökar Hur kan vi möta denna framtid bäst?

Vi behöver göra mer med färre resurser utan att slita ut oss = vi måste arbeta annorlunda!

Vad är lean? Tanke och arbetssätt för systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Med hjälp av kontinuerliga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd

Viktiga delar Arbeta med att öka den värdeskapande tiden och ta bort slöserier Synligt, tydligt och stödjande ledarskap Allas delaktighet och engagemang Lagarbete Strävan efter perfektion Ständiga förbättringar

Lean handlar om att…. Ge god service till kunder/brukare Utveckla verksamheten hela tiden Förbättra arbetsprocesser Att nyttja medarbetares kompetens och tid på rätt sätt

Lean handlar inte om att…. säga upp medarbetare jobba snabbare sänka kvaliteten hitta syndabockar

Lean är heller inte….. något nytt en snabblösning en rationaliseringsmetod något konstigt eller krångligt

Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på kundens väg Arbeta med att öka de värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Ständiga förbättringar, steg för steg Enkla metoder och verktyg

”Källan till vår konkurrens-förmåga är utveckling av våra medarbetare” Respekt för människan Kundvärde Lagarbete Ständig förbättring Utmaningar gör oss bättre Gå och se! Vi strävar mot det perfekta

En effektiv verksamhet använder tiden till värdeskapande aktiviteter Skapa största möjliga värde, med minsta möjliga resursåtgång Fokusera på det som är värdeskapande Ta bort det som inte skapar värde; sk. Slöserier

Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Fokusera värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier

Vad är slöserier? Sådant vi gör som inte skapar något värde direkt eller indirekt för dem och det som vi är till för.

Åtta slöserier Överproduktion Väntan Onödigt lager Onödiga rörelser Omarbete Överarbete Onödiga transporter Outnyttjad kreativitet

Överproduktion Att producera mer än vad som behövs, ex. ta för många kopior. Att utföra arbete tidigare än vad som behövs eller för säkerhets skull. Det värsta av slöserierna eftersom det orsakar flera andra slöserier.

Väntan Väntan på att något behöver hända innan man kan fortsätta sitt arbete, vänta på att IT-systemet ska komma igång igen, att få något attesterat, eller på att få hjälp av någon i ett moment där man behöver vara två.

Onödigt lager Att lagra eller spara mer än vad som är nödvändigt. Spara på gamla dokument som inte behövs i datorn, eller beställa hem för mycket till förrådet. För mycket personal på samma ställe samtidigt.

Onödiga rörelser Onödiga förflyttningar eller böjningar och sträckningar när man utför sitt arbete. Letande efter saker, information etc. Att gå i onödan till en arbetsuppgift som någon annan redan tagit itu med.

Omarbete Man behöver korrigera fel, omarbeta eller komplettera ofullständigt material. Ett lågt ”rätt från början” leder alltid till omarbete!

Överarbete Att lägga ner mer arbete än vad som faktiskt behövs. Som exempelvis onödiga kontroller eller dubbelarbeten. Att göra mer noggrant än vad som krävs.

Onödiga transporter Onödiga transporter av material, papperskopior, attestrundor

Outnyttjad kreativitet Att inte ta vara på medarbetarnas förbättringsidéer eller människors fulla potential

Bilder av ett slöseri?

Åtta slöserier Överproduktion Väntan Onödigt lager Onödiga rörelser Omarbete Överarbete Onödiga transporter Outnyttjad kreativitet

Undvika slöserier… Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt

Vad är LeanLir? Spel kring lean Fokuserar slöserier Framarbetat av kommun för kommun tillsammans med GNC AB Går att beställa via www.leanlir.se

INTRODUKTION TILL LEAN Kontinuerliga förbättringar i vardagen

Här startade det

Lean ”Att få in teorierna i huvudet är inte problemet. Problemet är att komma ihåg dem i kroppen, att handla efter dem instinktivt, att ha kraften att uthärda den träning som behövs längs vägen mot att segra i konkurrensen”. Taiichi Ohno

4 P & 14 principer Människorna (People) Filosofin (Philosophy) Ledare som känner verksamheten Enastående medarbetare och team Hjälp partners och leverantörer Problemlösningen Gå och se Fatta beslut omsorgsfullt och i konsensus Lärande organisation - Reflektera och ständigt förbättra Filosofin (Philosophy) Långsiktigt tänkande, vision och filosofi Processerna Kontinuerliga processflöden Dragande system, låt efterfrågan styra Jämna ut arbetsbelastningen Stoppa processerna Standardiserat arbete Visuell styrning Pålitlig teknik Källa: The Toyota Way, Jeffery K. Liker, 2004

Några exempel på leanlitteratur Isabel Runebjörk Monica Wendelby Niklas Modig och Per Åhlström Jeffrey K. Likerc Se www.leanforum.se & dess Bokbutik

PDCA PLAN DO CHECK ACT PLAN – planera DO – genomför CHECK – följ upp/ analysera ACT – förbättra/ standardisera

Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg

LeanLir

Varför? X 5

Ett exempel Du får alltid leta efter saker i förrådet, samtidigt som du regelbundet är den som städar. Varför? Varför struntar de i din ordning? Varför vet de inte om din ordning? Varför går det inte att se hur ordningen är tänkt? Varför är det inte uppmärkt på hyllorna? Dina kollegor struntar i din ordning De vet inte hur min ordning är Det går inte att se hur ordningen är tänkt Det finns inte uppmärkt på hyllorna För att ingen har märkt upp hyllplanen

Problemet Källa:Strängnäs kommun

Den spontana lösningen … Källa:Strängnäs kommun

Problemet växer. Vi tillsätter mer resurser….. Källa:Strängnäs kommun

Problemet är accepterat och inordnas i organisationen Problemet är accepterat och inordnas i organisationen. Man skaffar utrustning och personal samt bygger upp rutiner Källa:Strängnäs kommun

Arbetet rationaliseras och man är mycket nöjd med den nya lösningen. Arbetet är mekaniserat , en fulländad lösning med låg driftskostnad PUMP Källa:Strängnäs kommun

Tänk om man hade analyserat problemet från början…………. Känns detta igen ? Källa:Strängnäs kommun

Slöserier Slöserier visar på att vi har problem i sättet vi arbetar på Slöseri är ett symtom inte en orsak Orsaksanalysen hjälper oss att ta reda på den faktiska grundorsaken När vi funnit grundorsaken är det lättare att finna en lösning som resulterar i en förbättring

Visualisering Lätt och överskådligt Rätt information där och när den behövs Minskar slöserier: Omarbete Väntan Överarbete Rörelse

Hur? Fotografier Diagram & tabeller Bilder Symboler Texter Färger Ljud Ljus ……..

Att tänka på Nära Tydligt Lättförståligt för alla Uppdaterat Väl synligt

Vad ska ni göra? Välj ut ett förbättringsförslag som ni är nöjda med. Fundera över hur detta kan visualiseras på ett bra och gärna innovativt sätt. Beskriv tydligt på hur ni kan stärka förbättringsförslaget med visualiseringar på postit-lappar Ring på klockan när ni har beskrivit er visualisering

Hur noga ska ni vara? Beskriv eller rita HUR en visualisering av förbättringen kan se ut VAR ska den sitta någonstans? VILKEN information behöver vara med?

5 S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana) Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

En stunds reflektion Fundera en stund på egen hand, Vilket lag vann? Varför? Vilka lärdomar har jag gjort under LeanLir? Fundera en stund på egen hand, dela med i gruppen och presentera för oss andra!

Ert nästa steg…..

Processledarutbildning © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling

Från lärande till genomförande Skriv ner de viktigaste lärdomarna eller intrycken Prioritera de tre viktigaste Skapa en målbild – ett halvår/ett år framåt

Skapa en actionplan Fundera över vad du gör imorgon, nästa vecka, nästa månad och närmaste halvåret för att nå målbilden. Skriv ner

3 viktigaste intrycken/lärdomarna Målbild Detta ska jag göra för att få det att hända; Imorgon Nästa vecka Nästa månad Närmaste halvåret

SIQ Managementmodell GRUNDUTBILDNING © SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling