HGA informationsmöte 2015-11-26

Agenda DÅTID – NUTID - FRAMTID Dåtid – varför gjorde vi en omorganisation? Nutid – var står vi idag och vad har vi har kvar att göra? Framtid – hur ser det ut för HGA under 2016 och framåt, utmaningar och framtidstro.

DÅTID Vi startade resan för 2 ½ år sedan med Rektors beslut till ny organisering, mars 2013 Syftet med omorganiseringen: Förnya den administrativa organisationen Möjliggöra en effektivare, kvalitetssäkrad och högt kompetent stödverksamhet Agera som EN sammanhållen arbetsgivare Ändamålsenliga samordningsfunktioner Tydliga ansvar och uppdrag Process- och servicetänkande Centralisering av stödfunktionerna Levande diskussion utan inlåsningseffekter

Vad har hänt sedan beslutet i mars 2013 Skapat nya avdelningar Centralisering av stödfunktioner Samlokalisering till övervägande del Rektorsbeslut och förvaltningschefsbeslut Nya rutiner inom många olika områden, MBL, arbetsmiljöarbetet, lokaladministration Internt servicecenter Chefsseminarier …och listan kan göras mycket längre!

1:a handssökande program Ökning HT 2008-HT 2015 (%)

20 mest sökta utbildningarna i Sverige VT 2014 – sökande i 1:a hand Lärosäte Sökalternativ Program/Kurs Sökande 1a hand Stockholms universitet Juristprogrammet Program 1583 Karolinska institutet Läkarprogrammet 1373 Lunds universitet Juristprogrammet (2010 års utbildningsplan) 1356 Kandidatprogram i företagsekonomi 1028 Uppsala universitet 994 Ekonomie kandidatprogram 977 Socionomprogrammet 951 Psykologprogrammet 940 848 Göteborgs universitet 804 760 675 652 Högskolan i Gävle Ekonomprogrammet 645 604 577 Linnéuniversitetet Förskollärarprogrammet distans 566 Företagsekonomi I Kurs 555 Företagsekonomi II, kurspaket 545 Luleå tekniska universitet Kreativt skrivande 508 Ekonomprogrammet på 14:e plats bland landets mest sökta program Ekonom distans - 645 1:a handssökande. Vt13 (19:e plats, 539 1:a handssökande) 60 platser (i fjol hade programmet 90 platser).

Förändring i sökande 1:a hand på program mellan 2014 och 2015 (%) på lärosäten med blandat utbud Örebro universitet 10,7 Högskolan i Gävle 8,4 Högskolan i Jönköping 7,6 Högskolan i Borås 5,8 Högskolan i Skövde 5,6 Kungl. Tekniska högskolan 5,5 Malmö högskola 5,1 Stockholms universitet 3,5 Mittuniversitetet 1,9 Linnéuniversitetet 1,8 Mälardalens högskola 1 Luleå tekniska universitet -0,2 Göteborgs universitet -0,3 Uppsala universitet -0,6 Högskolan Kristianstad -2,4 Södertörns högskola -2,5 Karlstads universitet Högskolan Dalarna -2,6 Linköpings universitet -3 Lunds universitet -3,2 Högskolan Väst -3,5 Sveriges Lantbruksuniversitet -4,3 Högskolan i Halmstad -4,9 Umeå universitet -5 Chalmers tekniska högskola -7,4 Blekinge tekniska högskola -27,2

Vad vi har kvar att skruva på Fortsatt arbete med funktionerna inom HGA, gränsytor och ansvarsområden Fortsatt arbete med ekonomiredovisning, budgetering m.m. Statens servicecenter Utveckling av systemstöd (prioriterat område i verksamhetsuppdraget) Kommande utbildnings- och forskningsstrategi Utveckla kontaktytorna mot kärnverksamheten Arbetsmiljöarbetet Ledarskaps- och medarbetarskap Agresso Medel för samverkan Närstöd …med mera!

Krokben på vägen Chefsrekryteringar – under pågående omställningsprocess. Ekonomichef Personalchef (HR-chef) Förvaltningschef

DÅTID - NUTID Organisationsdokumentet som reviderades 2015-06-25 markerar ett avslut på omorganiseringen genom att HGA:s avdelningar, ansvarsområde och uppgifter fastslogs.

NUTID FC AKS UBS Infra PEP Kansli

Ekonomiska läget När vi startade omorganisering såg den ekonomiska verkligheten annorlunda ut. Nu är läget ett annat: ändrad organisation, förändrat anslag och externa medel, tidigare ekonomiska uppgifter revideras/ändras, den politiska kartan, ändrade säkerhetsläget.

DÅTID

DÅTID

DÅTID

DÅTID – NUTID – FRAMTID

DÅTID – NUTID – FRAMTID

NUTID-FRAMTID

NUTID-FRAMTID

FRAMTID Internat under feb och mars Verksamhetsplanering enligt VP och budget (beslutas av HST i december) Grupp- och organisationsutveckling, arbetsmiljö Funktionsbeskrivningar hellre än tjänstebeskrivningar Ny mötesstruktur för att möta behovet av information Hantera myndighetskapital Arbetsmiljö Säkerställa rättssäkerhet och kvalitet Utbildnings- och forskningsstrategi Ledarskapsprogram och medarbetarskap

Medarbetarskap Medarbetarskap I Arbetsgivarsamverkan, MIA Utvecklingsprojekt genom Arbetsgivarverket som Högskolan i Gävle deltagit i under ett års tid tillsammans med andra statliga myndigheter. Vad är medarbetarskap och hur kan man arbeta för ett ökat medarbetarskap inom statliga myndigheter? Föreläsningar, diskussioner, lära av varandra Långsiktigt arbete som tar tid, finns ingen ”utbildning” utan varje organisation bör identifiera sina behov och sina utvecklingsmöjligheter. Medarbetarskapet – definierat utvecklingsområde för Hig. Medarbetarskapet - nära sammankopplade med ledarskap och arbetsmiljö

Vad är medarbetarskap? Det handlar om ett förändrat synsätt där ledaren bjuder in till delaktighet och medarbetarna tar ett större ansvar gentemot både arbetsplatsen, arbetsgivaren och sina kollegor. Den tidigare annars så vanliga mentala bilden av chefen som ”tänker” och medarbetaren som ”gör” suddas ut mer och mer. Ledarskap och medarbetarskap är två sidor av samma fenomen och utvecklas bäst tillsammans – inte var för sig. Ett samarbete , där ledare och medarbetare tar ett gemensamt ansvar för att skapa en god och effektiv arbetsplats En utveckling för ett ökat engagemang, ansvarstagande och professionalism hos både individ, grupp och organisation med fokus på verksamhetsutveckling

Medarbetarskap Då ledaren öppnar upp för upp för delaktighet lämnas utrymme för medarbetaren till ökat engagemang och ansvarstagande. Medarbetarskapets tre grundstenar 1. Hur jag förhåller mig till/ser på mina arbetsuppgifter 2. Hur jag förhåller mig till/ser på mina kollegorna 3. Hur jag förhåller mig till/ser på min arbetsgivare Ansvar för arbetsuppgifterna Medarbetarskap Ansvar gentemot Arbetsgivaren Ansvar gentemot kollegor

Medarbetarskap i praktiken Medarbetarskap i praktiken handlar om att aktivt arbeta med frågeställningar och dialog kring de områden som ligger till grund för ett gott medarbetarskap. För den enskilde medarbetaren handlar det om att reflektera över vilken roll och inställning man själv har gentemot kollegor, arbetsgivare och arbetsuppgifter. Hur jag påverkar min omgivning och hur andra påverkar mig. Vad jag kan bidraga med för en positiv utveckling både inom arbetsgruppen och verksamheten i stort. För arbetsgivaren/chefen/ledaren handlar det om att skapa ett samförstånd och delaktighet kring verksamhetsnära frågor. Att ha tilltro till medarbetare och se deras fulla potential. Även ledaren är medarbetare och har även denna ett utvecklingsområde att som både ledare och medarbetare reflektera över sig själv och sin roll i dessa sammanhang. För organisationen handlar det om att aktivt skapa utrymme att arbeta med denna typ av utvecklingsarbete och att finna en kontinuitet då det kräves långsiktighet och en god förankring i verksamheten.

Mötesstruktur Skapa ett informationsflöde från högskoleledning till medarbetare HST Rektors ledningsgrupp Ledningsgrupp akademi, HGA, Bibliotek Avdelningsmöte

Mötesstruktur Frekvens Rektors ledningsgrupp 1 ggr/månad Ledningsgrupp, AK, HGA, Bibl 1 ggr/vecka Avdelningsmöte 1 ggr/månad HGA (Akademi) 3 ggr/vårtermin, 2 ggr/hösttermin Rektorsfika 2 ggr/vårtermin, 3 ggr/hösttermin Ligger på https://www.hig.se/Int/Startsida/For-mitt-arbete/Moten-beslut-handlingar-protokoll/Rektors-beslutsmoten/Beslutslista---REB.html

Det går bra för Högskolan i Gävle! Avslutningsvis Det går bra för Högskolan i Gävle! JULFEST 17/12