Hur svårt kan det vara att boka tider på nätet Hur svårt kan det vara att boka tider på nätet? Webbtidbokning via 1177 Vårdguidens e-tjänster Breddinförande Halland 2018-09-19

”Möjliggöra att invånare själva tar ansvar utifrån sin egen förmåga” Hälso- och sjukvårdens strukturomvandling - den ”digitala resan” Digitalt först... ”Möjliggöra att invånare själva tar ansvar utifrån sin egen förmåga” Mål 4 i Region Hallands hälso- och sjukvårdsstrategi

Så varför införa webbtidbokning? Bättre tillgänglighet – dygnet runt Kunna välja tid som passar - när det passar (slippa bli uppringd) Färre uteblivna besök Barn och äldre kan lättare boka tid med anhörig Invånare som behöver dialog kommer lättare fram på telefon Tid att vinna för patient Tid att vinna för personal Bättre nyttjande av resurser Bättre nyttjande av kompetens

Viktig del i välfärdsutmaningen Långsiktig kvalitetshöjning som ger ekonomi i balans Utvecklad arbetsfördelning – en metod Webbtidbok – exempel på verktyg Vården lämnar över ansvaret till invånaren att själv boka tid och av- och omboka tid. Hushålla med kompetenser Varje kompetens ska göra rätt saker Frigöra tid Kvalitetshöjning

Uppdraget webbtidbokning: Invånaren loggar in på www.1177.se och ska kunna Se sina bokade tider för besök, undersökning och behandling Avboka – alla tider till alla yrkeskategorier Omboka – alla tider till alla yrkeskategorier Boka till alla yrkeskategorier – så mycket som möjligt – övergripande mål 40% av all tidsbokning ska ske via www.1177.se All hälso- och sjukvård inklusive privata vårdcentraler och folktandvården och specialisttandvård

Hur gör vi? Förberedelser Dialog med chefer innan om uppdrag och resurser Tydlighet, struktur och mycket stöd – ger trygghet Kartlägger och skapa målbild Städarbete och förankring – checklista skapa förståelse kring uppdrag men också kring resursåtgång och behövda kompetenser

Vad har vi gjort och gör i Halland steg för steg - checklistor och stöd gemensam samarbetsplats men med en egen sida för varje verksamhet där allt samlas Erfarenhetsutbyte Mål, syfte och möjligheter och varför, Mätningar - nuläge och uppföljning Förbättrad teknisk funktionalitet från journalsystem

Utveckla under tiden – med det vi har, journalsystemet och processen för införande Ett exempel: Alla vill ha läkartid – vi måste kunna triagera och se till att patienterna kommer till rätt vårdnivå och rätt kompetens.

Triagering – byggde av det vi hade Villkorstexter i 1177 Vårdguidens e-tjänster – guidning först utifrån yrkesgrupp – otydligt Utvecklade sedan utifrån vårdens telefontriagering tillsammans med vårdcentralen Patienten guidas utifrån symtom till att boka till rätt yrkeskategori och tid i villkorstexter Alla vårdcentraler har infört denna standard – även privata Sedan 1 mars är alla vårdcentraler igång – införts i 4 omgångar Ingen konkurrens mellan privata – mycket generöst

Många andra förbättringar Kompetenshöjning: inom 1177 Vårdguidens olika tjänster nya vägar att jobba för vårdpersonal t ex distansmöte inom schemaläggning och flöden Kortat svarstider till 1 vardag i 1177 – digitalt och jämställt Öppnat mottagningarna för hela Sverige Ökat invånarfokus Mer ordning i tidböcker och mer samarbete

Förenklar flöden mellan olika typ av vård Exempel: Stygn - distriktsköterska Inga fler remisser Besökskort, skriver antal dagar på – invånaren bokar själv Nästa steg såromläggning? Öka standarder i utbud webbtidbokning på exempelvis vårdcentraler för då kan man skapa många fler effektiva flöden mellan vårdnivåer och olika specialiteter där patienten får välja och göra tidsbokning själv

Status införande - halvtid Screening och blodgivning sedan länge – cellprov 80% webbtidbok Vårdcentraler inklusive privata Hud, öron, logopedi, ortopedi, dietister, kirurgi och gynekologi, syncentral, hörselmottagning, hörselhabilitering och Dako Vuxenpsykiatrin snart – BUP därefter Resterande på sjukhus, habilitering, ungdomsmottagningar, kvinnohälsovård – start våren 2019 Tandvård – pilot Kvar röntgen och provtagning på sjukhus

Resultat just nu – en bra bit kvar till 40% Men oj, så mycket tid vi redan har sparat!

Äntligen!

Enkelt, kan göra och välja själv när på dygnet det passar. Det är ju så skönt med 1177 för jag kan gå in där på kvällen när jag kommit hem från jobbet. Jag behöver inte lägga min arbetstid på att bli uppringd när det inte passar. Svårt med kontakterna. Man ska ringa och knappa in och det klarar jag väl av. Sen ska man vänta på ett samtal och så en massa velande om tider. Jag tycker att det är ganska jobbigt. Därför är det bra att man kan boka på nätet. Enkelt, kan göra och välja själv när på dygnet det passar.

Då när jag gick in fanns det bara 3 tider( Då när jag gick in fanns det bara 3 tider(!) att välja på och DET kanske man kan tänka att de blir bokade ganska snabbt när det blir fler och fler som bokar på webben. Det är ju bara det att där är ju nästan inga tider! Men det kan jag i och för sig ha förståelse för. Det är ju tydligen problem med sjukvården. Ett problem – finns inte alltid tider! Tider för bokning – tider för ombokning.

Det blir inte som vi tänkt oss! (eller blev det som vi tänkt oss…)

Citat från vården Ska man kunna boka hej vilt? Tänk om vem som helst bokar – det går ju bara inte… Det är mycket felbokningar! Som en patient som skulle på återbesök men valde en tid för akut besök, när det inte fanns några tider för återbesök att välja.

Så bra det blev – nu kan vi göra annat!

Citat från vården Det fungerar jättebra – nu behöver vi inte lägga tid på att diskutera tider utan kan behandla istället. Patienterna är jättenöjda – de bokar en tid som passar själva direkt och slipper stå i kö för att boka tid till nästa gång! Dagen har blivit lugnare när telefonen inte ringer lika mycket och idag kom alla blodgivare – ingen uteblev!

Diskrepansen är stor Patienten: uppskattar att kunna planera och hantera själv – dock brist på tider (som kan bero på brist men också på att mycket inte läggs ut). Vårdpersonal (generalisering): letar fel men letar sällan det som är rätt. Stort läkarfokus. Där vården använder webbtidbokning för att lösa problem, se nytta och vågar ha tillit - där fungerar det.

Om det alltid var så här ”Jag är säker på att 90% blir rätt – det blir bra” - chef i införande ”Vi fokuserar på det stora och lämnar det mer komplicerade – det är ändå bara några procent” ”Vi måste dela på tiderna invånare och vård – ska det fungera så öppnar vi i princip allt – max 5% behåller vi” ”Vi tjänar mycket tid på Boka tid direkt – även om vi kollar de som bokar - enkelt med rutin – tar ingen tid i jämförelse” ”Vi hanterar de gånger det inte blir helt rätt, huvudsaken att patienten blir nöjd”

Hudkliniken Halland

Så här började arbetet på hud Kartläggning av alla flöden ”Bra mottagning” för återbesök till läkare fanns, flyttades över till webbtidboken

Beslut - så här bygger hud webbtidboken Hudmottagningen: Nybesök till läkare bokas från vården. Patienten kan av- eller omboka sin tid via 1177. Återbesök till läkare - patienten bokar tid själv via 1177 - patient får besökskort vid första besöket. STD-mottagningen (sexuellt överförbara sjukdomar): Nybesök till läkare/sjuksköterska på bokas direkt av patient via 1177 via en enkel guidning i villkorstext. Ljusbehandling: Alla patienter som ordineras ljusbehandling kan boka tid direkt via 1177 löpande.

Hur har det gått sedan start 6 mars? Mottagning Antal % via 1177 (boka, av/omboka) Hudmottagning (Halmstad/Varberg) 14% STD-mottagning (Halmstad/Varberg) 46% Mottagning Effekt Hudmottagning (Halmstad/Varberg) Minskning i telefon till fylld kö med 50% - som nu kommer fram STD-mottagning (Halmstad/Varberg) Minskning av ärende i 1177 med 58%

Framgångsfaktorer Tillit till invånaren att ta ansvar var etablerat genom bra mottagning sedan tidigare. Schemaplanering och strukturerad publicerad tidbok minst 8-12 veckor. Vårdpersonal och patient når i princip alla och samma tider Stående punkt på arbetsplatsträff där man kan diskutera och utbilda för att fortsätta utvecklas, även efter driftstart – viktigt för fortsatt utveckling.

Men vilka skillnader det finns!

Driftstart maj juni-augusti 2018 Ortopedimottagningen 1 1.74% Ortopedimottagningen 2 0.89% Ortopedimottagningen 3 4.63% Gynekologimottagningen 8.63% Erbjuder av/omboka tid direkt på samtliga mottagningar. Ortopedimottagningen HS kommer ser över till hösten.

Vårdcentraler med olika resultat

Varför skiljer det så? Koordinator – lokal ”projektledare” på mottagningen Chef och ledarskap Tillit till patienten att göra rätt Struktur och verksamhetsplanering Gjort det till sitt och ser och ta vara på möjlighet Sätter mål och följer upp – styrs inte av upplevelser Vissa gör det svårt och andra enkelt…

Citat - vårdcentral ”Vi jobbar på utifrån det vi lärde oss i införandet och använder det stödet vi fick när vi utvecklar nya idéer och öppnar upp mer”