INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Källa: A.J. Van Weele

Slides:



Advertisements
Liknande presentationer
Informationssystem om arbetsmiljö För en säkrare och effektivare arbetsplats.
Advertisements

Roland Carlsson Tungvikts- artiklar (Hävstång) Strategiska artiklar Icke kritiska artiklar (Standard) Flaskhals- artiklar Låg Extern påverkan Hög Hög Intern.
Effective Sourcing Alla strategier på ett papper Häromveckan beskrev jag en metod för att korta ner kategoriplanen till ett kategorikort.
Våldsbejakande extremism - en beskrivning av Nacka kommuns strategi Jan Landström Säkerhetssamordnare i Nacka kommun Jan Landström.
1 Patientlagen 1 januari Varför införs en patientlag? Lagen ska: -stärka patientens ställning -skapa förutsättningar för delaktighet och självbestämmande.
12:1 Kopiering tillåten. M2000 Compact © Liber AB Personlig försäljning Vid försäljning till konsument –i butiken –hemma hos kunden –via telefon Vid försäljning.
TPI workshop. Team Pro Inventory Inledning Syfte Att få en tydligare bild av och diskutera hur väl teamet/arbetsgruppen samarbetar och interagerar. Mål.
16:1 Kopiering tillåten. M2000 Compact © Liber AB Kampanjens förutsättningar sammanfattas i en brief Bakgrund Vilka är målgrupperna? Kampanjens mål Vilka.
Färdiga e-tjänster för att effektivisera er hantering kring ENSAMKOMMANDE BARN Under 2015 kom ensamkommande barn och unga till Sverige för att söka.
Träningsplanering Vinnare i långa loppet. Varför träningsplanera? Effektivisera sin träning Få vardagen att fungera Rätt träning vid rätt tidpunkt.
Färdiga e-tjänster för att effektivisera er hantering kring Bygga och Bo Att bygga ett nytt hus eller bygga till det hus du redan har, är något som för.
Mellanhänder: Rätt eller fel? SOI 2017 Ann Fryksdahl, Konkurrensverket
Den kommunala hälso- och sjukvården av idag
Mellan-/ Slutrapport Produktionsincitament för den audiovisuella branschen Utländska finansieringsmottagaren Diarienummer Produktions namn Rapporteringsperiod.
Lönebildning inom friskolorna
Farlig utrustning.
Grön uppföljning Agenda
Ekonomisk redovisning och rapportering för år
Kritiskt förhållningssätt
VÄGEN TILL MÅLGÅNG"   MålGång är en programförklaring som ska verka som stöd för våra aktiva, ledare och föräldrar och hela GSK/MIFs gemensamma fotbollsverksamhet.
Fastighetsbranschens knäckfrågor för en framgångsrik digitaliseringsresa Patrik Larsson, Meta.
Ekonomi och samhälle Introduktion
Index för att mäta företags kapacitet att energieffektivisera
LUP Mål 3 Satsning på kompetensförsörjning
Regler för upphandling
Etik- planering.
Utbildning Systemadministratör i C2
Kommer ni ihåg våra STORA frågor?
Lathund-Ladok-95-Studiedeltagande
SOCIALA MEDIER-KAMPANJ “The Butterfly Effect”
EXEMPEL GLOBALISERING Megatrend Konsekvenser för Helsingborg
Johan M. Sanne Lisa Schmidt
Kommunikationsplan Bilaga 11 till överenskommelsen mellan Hudiksvalls kommun och Arbetsförmedlingen gällande samverkan för att minska arbetslösheten.
Utvärdera för framtiden ...mer än ParaGå
Digital signering av hälso- och sjukvårdsåtgärder
9...
Affärskunskap.
UF Ett år som företagare Företagsamhet och arbetslivsfärdigheter i praktik Timme 4. och 5. – Affärsidé, personal och rådgivare.
Vässa SAM med hjälp av IA-systemet
Förskrivarutbildning Hjälpmedel vid rörelsenedsättning
Vad är ett system? "Ett system är ett nätverk av ömsesidigt beroende komponenter (fristående uppgifter, människor eller processer) som arbetar tillsammans.
Administrativ enhetschef vid Institutionen för hälsovetenskaper
Upphandlingsprocessen
Program 16,30 – 16,45 Inledning Göran J och Per S
Inköp i Region Norrbotten
Ditt kompletta kontorsvaruhus
Förskrivarutbildning Kommunikations- och kognitionshjälpmedel
Schyst offentlig upphandling
- ett verktyg för ANDT-uppföljning Introduktion
Nytt projekt för kvarstående justeringar efter omorganisationen
Erfarenheter av dynamiskt Inköpssystem
E-handel på KTH På följande sidor beskrivs hur vi på KTH arbetar med E-handel. KTH har i uppdrag att efterleva myndighetskravet om elektroniska beställningar.
Medarbetareinformation
Jenny Henriksson Hushållningssällskapet
Provisionsinformation
Vad är viktigt för dig? Att designa tjänster utifrån behov
Lathund-Ladok Hantera mallar för intyg
Leverantörer Bas Bedömning Utvärdering Samarbete Utveckling.
Länsdelsgruppernas sammansättning och arbete
Samordnad hantering Inledande utgångspunkter
VHS internationella antagningsomgång - Rekrytering och söktryck 1(2)
VHS internationella antagningsomgång - Rekrytering och söktryck 1(2)
Om standarden BEAst Supply Rental Laddas fritt ned på BEAst.se
Nämndernas/styrelsernas utvärdering av arbetet med budget 2005
Utveckling och samordning av virkesmätningen
HÅLLBARA LIVSSTILAR - Hur du lyckas med insats & utvärdering
RPA.
[Projektnamn] Utvärdering
Blodomloppet för vården
Kontinuitetshantering
Presentationens avskrift:

INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Källa: A.J. Van Weele Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Intern kund Leverantör Order- läggning Uppfölj- ning och utvärdering Leverans- bevakning Speci- fikation Kontrakts- skrivning Leveran- törsval Repetition från inledning i december Vi gick igenom inköps roll, lite historik, trender och benämningar (definitioner). Hur globaliteten påverkat inköpsarbetet och innebär mer fokus på risk management och koll på leverantörsmarknaden. Inköparens kontaktytor internt såväl som externt och vi tittade även på några modeller som generiska inköpsprocessen, dupont scheman och Kraljics matris för strategier. Sedan lärde ni er vad är det viktigaste en inköpare gör. Kommer ni ihåg? Har roligt genom att välja rätt leverantörer. Läser veckorapporter från föregående kurs som är på LIA 2 och dom skriver att dom upptäckt att jag talat sanning – inköp är roligt. Inköpsfunktionen i Van Weeles Inköpsprocessmedell visar på följande akitiviteter Fastställa inköpsspecen (förväntad kvalitet och kvantitet) för varor och tjänster. Välja den bäst lämpade leverantören och utveckla processer och rutiner för detta Förbereda och genomföra förhandlingar samt skriva avtal Lägga order eller att utveckla effektiva rutiner för order hantering Att övervaka och kontroller ordern för att säkra leverans (leveransbevakning) Följa upp och utvärdera (reglera fodringar, registervård, leverantörsvärdering o bedömning. Källa: A.J. Van Weele

FÖRKORTNINGAR CSR Corporate Social Responsibility EOQ Economic Order Quantity IPO International Purchasing Office MPS Master Production Scheduling MRO Maintenance Repair and Operating supplies Idag skall vi fokusera på det operativa inköpet och vi kommer att varva teori – praktik genom att ni får praktiserar teorierna i grupparbeten ibland genom inlämningsuppgifter och ibland genom att ni gör korta presentationer. Ni kommer att få bilda egna bolag i grupper och använda dessa bolag under främst operativt och taktiskt inköp samtidigt som ni får användning av de kunskaper ni fått under ekonomi kursen. Dessutom kommer ni att få jobba lite med hur en inköpsorder kan se ut.

Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur Stöd- aktiviteter Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Marginal Inköp / anskaffning Inkom- mande logistik Verksam-het Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Marginal Från Van Weeles bok kapitel 1 sidan 35. Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Inköp Grunder Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” Tidigare inköpsavdelningen en kameral funktion som säkrade köp juridiskt korrekt. Denna inköpsfilosofi benämns traditionellt inköp. Globalisering inneburit ökad konkurrens och pressade marginaler. på så sätt är grundstenen för modernt inköp lagd. Trenden är tydlig; på starkt konkurrensutsatta marknader satsat hårt på inköp inköpsfunktionen finns i företagsledningen. Monopolister och oligopolister inköpsdisciplinen fortfarande l en kameral funktion. Satsat på inköp märks främst detaljhandeln, bilindustrin och konsumentelektronik. I branscher såsom finanssektor, läkemedel eller offentlig sektor är inköp fortfarande lågprioriterat, sannolikt har anskaffningskostnaderna lägre betydelse i dessa sektorer. Det traditionella inköpet inriktat på kortsiktig problemlösning, handpåläggning och bygger mer på reaktion än aktion, benämns det ibland även transaktionsinsriktat inköp. Det moderna inköpet är mer proaktivt och bygger på att finna långsiktiga, värdeskapande och lönsamma lösningar och kallas samarbetsinriktat inköp. Det moderna inköpet arbetar tvärfunktionellt genom att samordna organisationens behov. Använder dock de gamla beprövade metoderna hämtade från det traditionella inköpet. Man brukar säga att inköp genomför stegen i den generiska inköpsprocessen Intern kund Leverantör Order- läggning Uppfölj- ning och utvärdering Leverans- bevakning Speci- fikation Kontrakts- skrivning Leveran- törsval Supply process

INKÖPSPROCESSEN Analys Uppföljning Ständiga Förbättringar Operativt inköp har den dagliga kontakten med leverantörerna. Operativt inköp är ofta en decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är vanliga inom operativt inköp: Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer samt lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp: Dagens inköpskarta ser lite annorlunda ut. Terminologin är inte solklar – funktionerna olika. Ericsson sourcing organiserat under inköp och supply under produktion. Procurement omfattar hela processen Strategiskt inköp högsta ansvarsnivå och i princip alltid centraliserad funktion ibland global . Det strategiska inköpet kan vara representerat i företagsledningen. Följande ansvar brukar ligga inom strategiskt inköp:

Arbetsuppgifter för en operativ inköpare. Prognostisering till leverantör. Orderläggning. Bevaka att ordererkännande erhållits. Orderändringar. Leveransbevakning. Följa upp kvalitetsavvikelser. Följa upp faktura avvikelser. Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga. Meddela leveransavvikelser internt. Förbereda leverantörsmöte. Koordinera med taktiskt inköpare. Det operativa inköpet är som regel inriktat på orderläggning, leveransbevakning och allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Operativ inköpschef Process för prognosgenerering och utskick Process för orderläggning Process för bevakning av ordererkännande Process för orderstyrning Process för leveransbevakning Process för bevakning av kvalitetsärenden Process för faktura avvikelser Process för mätning av leverantör (säkerställa att data registreras) Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand) Process för hantering av överskotts material Process för mätning av inköpsavdelningen (vad bör mätas?) Varför viktigt med över inköpsavdelning gemensamma rutiner Utbytbarhet vid sjukdom Bets practice – mindre risk för fel. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

6R Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet 6R Rätt produkt/tjänst Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd genom att ha rätt leverantör

Mätning av operativ inköpsenhet? Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Typer av inköp Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Retail / Trading – återförsäljning Från Gadde/Håkansson ”Professionellt inköp” Fråga efter exempel per område Utrustningar Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform, Kan upphandlas i form av kapacitet. Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion – std / icke std etc. Råvaror eller material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter, Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem. Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigast att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp. Tjänster Kan vara rese-, försäkring- konsult eller reklam tjänster. Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Klassificering av inköpta varor (1) Inköpsprocessen kan omfatta många olika typer av varor och tjänster. Generellt sett kan inköpta material och tjänster grupperas i följande kategorier: Råvaror; material som inte genomgått förädling eller ett minimum av förädling och som utgör grunden i en produktionsprocess. Tillsatsmaterials; material som inte ingår fysiskt i slutprodukten Halvfabrikat; produkter som redan genomgått en eller flera processer och kommer att gå igenom ytterliggare processer senare Komponenter; tillverkade varor som inte kommer att genomgå ytterliggare fysisk förändring, men som ska byggas in i ett system ihop med andra komponenter där det finns ett funktionellt samband.

Klassificering av inköpta varor (2) Färdiga produkter; alla produkter som köps in för att säljas efter en försumbar värdeökning, antingen tillsammans med andra färdiga produkter eller/och tillverkade produkter. Investeringsvaror eller fasta inventarier; produkter som inte ska konsumeras genast, och vars värde skrivs ner under en tidsperiod Underhålls-, reparations- och driftvaror (MRO-material); material som är nödvändiga för att hålla igång organisationen, särskilt stödaktiviteterna Tjänster; arbetsintensiva, immateriella aktiviteter som utförs av tredjepart baserat på ett avtal Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Retail / Trading – återförsäljning

Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp Del 1 Starta företaget (Fiktivt) Beskriv: 1. Företagets vision, mission och affärsidé 2. Företagets produkter – minst tre olika 3. Företagets kunder 4. Marknader 5. Organisation 6. Trender 7. Enkel RR & BR Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av produkter som finns Resultat för Del 1 mailas till anders.eriksson@effso.se senast 2013-01-20 och redovisas 2013-01-22 (c:a 10 min) Ni ska nu starta ett företag – ni behöver inte börja från steg ett utan startar från en tänkt framtida situation. Vi tar nu 1,5 tim till att ni får beskriva ert företag. Tänk på att företaget bör köpa i alla 7 kategorier vi gått igenom

Vad är en process Input Output Aktivitet För operativt inköp kan det vara: Input = rekvisition eller köpsignal från intern beställare eller MPS system Aktivitet = Hitta leverantör och upprätta inköpsorder Output = Skicka iväg en inköpsorder

Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Utvecklingsprocess Mätprocesser Långt tidsperspektiv Kategoristyrningsprocess Kontinuerlig mätning och rapportering Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Taktiskt inköp Kontraktshanteringsprocesser Medellångt tidsperspektiv Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Operativt inköp Betalningsprocesser Kort tidsperspektiv Kvalitetssäkringsprocesser Inköpsprocesser

Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen Seriell kommunikationsstruktur Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll Säljare Produktionsplan Inköpare Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Parallell kommunikationsstruktur Inköpare Säljare Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll Produktionsplan Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra Kommunikationsprocessen komplicerad men oerhört viktig för att kunna sköta sitt jobb som inköpare. Kombination Konstruktion Konstruktion Kvalitetskontroll Inköpare Säljare Kvalitetskontroll Produktionsplan Produktionsplan Godsmottagning Skeppning Lev. reskontra Kundreskontra

Flödesschemat är en förenkling av processkartan Order- läggning Leverans Betalning

Processer Kommer ni ihåg den generiska inköpsprocessen? Processkartan för en komplicerad process kan bli så pass omfattande att det uppstår behov av att förenkla den. Detta görs ofta genom att rita upp ett förenklat flödesdiagram, där momenten förefaller följa en slags löpande band princip. Verkligheten är förstås sällan sådan, vilket läsaren bör göras uppmärksam på. Varifrån får en operativ inköpare underlag för beställning? Från MPS systemet Manuell lagerinventering Anmodan från intern beställare Mail Telefonsamtal Exempel med Ericsson där fabrik behöver hjälp med operativt inköp av saker du inte alls känner till.

Process för orderstyrning Behovsbild (t ex prognos) förändras. Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag Annulleringsförslag. Senarelägga leveransdatum. Tidigarelägga leveransdatum. Ändra orderlagd kvantitet. Process för orderstyrning Efter en inköpsorder är lagd kan förutsättningar och behov förändras. Det leder till att liggande inköpsorder inte ger en optimal försörjning till produktion och/eller leder till för hög kapitalbindning. Därmed måste inköpsordern förändras. Ett MPS/MRP-system kan ge fyra olika signaler för omplanering av öppna inköpsorder; ·        Annulleringsförslag. ·        Senarelägga leveransdatum. ·        Tidigarelägga leveransdatum. ·        Ändra orderlagd kvantitet.  Under avsnittet om operativ inköpares arbetsuppgifter återfinns en förklaring till varför omplanering är nödvändigt och hur en omplanering går till. Generellt är det svårt att göra manuell omplanering och ett MPS/MRP-system är att rekommendera. Omplanering av order kan vara administrativt krävande varvid omplaneringsförslagen kan/bör filtreras. Annulleringsförslag och tidigareläggande av leveransdatum skall exekveras till 100 % om möjligt. Senareläggande förslagen kan rangordnas med avseende på den kapitalbindningseffekt som utvinns. Nedan följer ett exempel för att illustrera den kostandsbesparing ett senareläggande av leveransdatum kan ge:   Kostnad för kapital (ränta) 10% Pris på inköpt produkt: 50 SEK/st Antal på inköps order: 10 000 st Värde av inköpsorder: 500 000 SEK Nuvarande leveransdatum: 2002-12-15 Nytt önskat leveransdatum: 2003-01-14 Flytt av inköpsorder: 30 dgr framåt Beräkning: 500000*(10% *(30/365)) = 4109 SEK Bara i minskad kapitalbindning besparas ca 4100 SEK genom att hantera omplanerings förslaget. Därtill kommer besparingar genom uteblivna lagerhållningskostnader och minskad inkuransrisk. Filtreringsregler kan baseras på besparing (t ex min 1000 SEK besparing), antal dagar (t ex. min. 3 dagar) eller baserat på ABC klassificering. Det effektivaste sättet att minska behovet av omplanering är ha kortast möjliga ledtid pga. att det generellt kan sägas att osäkerheten i behovsbild (t ex prognos) ökar över tid och därmed behovet av omplanering. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>minskad administration =>minskade kostnader. Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder => => minskad administration =>minskade kostnader. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Vad händer om behov förändras från 100 till 80 per vecka och ingen åtgärd görs. Ökad kapital bindning Ökad inkurransrisk måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Effekten om jag får leverans var 6:e vecka måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Vad är e-procurement? Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet. Leverantör ofta genom ASP-lösning Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade. måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Introduktion till inköpsorder Titel ”inköpsorder” Beställare och referens Inköpsordernummer Leverantör (adress och referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris och valuta Betalningsvillkor Leveransvillkor (förpackning och transportinstruktioner) Hänvisning till avtal, offert eller villkor Antal (enhet) Dokumentation (Intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (t ex ordererkännande inom 24h). Organisations- och momsregistreringsnummer Underskrift måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Gruppuppgift fyll i en inköpsorder Leta reda på en mall eller exempel Använd det företag ni startat Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av ”Inköpsordern” Maila resultatet till mig senast söndag 20/1 anders.eriksson@effso.se måndag den 17 september 2018måndag den 17 september 2018

Företagspresentationen Ort datum  Gruppdeltagare   Företaget Rubrik Vision Produkter Kunder Marknaden Organisation: Inköp Trender & Utveckling Resultat- och balansräkning Ett exempel på vad en företagspresentation kan innehålla. Observera endast ett exempel det finns stora möjligheter till egna upplägg,