Kontaktkorten på 1177 Vårdguiden på webben Utbildning för huvudredaktörer och kontaktkortsadministratörer hösten 2016 Anna Momcilovic och Heléne Bäckström, kommunikationsenheten, oktober 2016

Dagens innehåll 8.30 – 12.00 Grundkurs/repetition Kort presentationsrunda 1177 Vårdguiden på webben idag E-hälsostrategi och mål Så här kommer du igång som kontaktkortsadministratör Översiktsbild kontaktkorten: informationskällor E-tjänsterna på 1177.se Generella missar Fika 9.45-10.00 Fortbildning Nytt från september: Kartan, hitta hit och Vårt utbud före Om oss. Tips Fix i storgrupp Nytt från december: Aktuellt och egna relaterade artiklar. Checklista och användarstöd Utvärdering

Presentationsrunda Jag heter…. Jag jobbar på… Har jobbat med kontaktkorten sedan… Vi jobbar med/jobbar inte med Vårt utbud på 1177.se… Viktigast för mig idag är/förväntningar på dagen… Max 1 min

1177 Vårdguiden på webben

Tillsammans har vi skapat Sveriges mest kända 1177-sajt 1177.se/ostergotland har högst kännedom i hela landet, 66 % jämfört med rikssnittet 51 % (2015) Användandet fortsätter öka. Gäller såväl lästa artiklar, besök på kontaktkorten och användning av e-tjänsterna. Vi gör ett viktigt och framgångsrikt jobb tillsammans! Antalet sidvisningar på kontaktkorten har ökat med 13 procent under årets första 8 månader jämfört med samma period i fjol. 2013 var vi först med att göra 1177.se till den primära webbplatsen för patientinformation, one-stop-shop, för medborgarna. Nu följer fler efter och nationell utveckling med det.

Strategier e-hälsa i Region Östergötland Öka kontakterna med invånarna via digitala kanaler Flytta över manuella ärenden till digitala kanaler där det finns en stor patient- och verksamhetsnytta Erbjuda kvalitetssäkrade råd om vård och hälsa via 1177.se Öka kännedomen om 1177.se och våra e-tjänster.

Nationell handlingsplan e-hälsa 2013-2018 Målbild e-hälsa 2018: ”Invånare/patienter inom vården och beslutsfattare har rätt att förvänta sig att e-hälsotjänster utvecklas snabbt och effektivt och ger nytta i vardagen” Medborgarna ska alltså ha god tillgänglighet till bra information och bra självbetjäningstjänster. E-hälsoutvecklingen drivs gemensamt av landsting, regioner och kommuner. 1177.se är en av många e-hälsotjänster. Det finns både vårdtjänster (för vårdens medarbetare) och invånartjänster. Invånartjänster bidrar till bättre hälsa och livskvalitet hos allmänheten, genom att erbjuda kvalitetssäkrad information och effektiva verktyg för att hantera sin egen hälsa och vård. De ger förutsättningar till ökad medverkan i vården och bättre överblick över vårdprocesserna. Invånartjänsterna förbättrar också tillgängligheten till vården, och stödjer dessutom valfrihet och flexibilitet i invånarnas val av vårdgivare. Men invånartjänsterna skapar också nytta hos vårdens medarbetare. De ger möjlighet till bättre användning av vårdens resurser och stödjer ett effektivare arbetssätt. Invånartjänsterna skapar förutsättningar för en ökad kvalitet i mötet med patienten, genom att hänvisa rätt patient till rätt vårdnivå i rätt tid, och genom att ge patienter möjlighet att förbereda sig, fördjupa sig och därmed bli mer motiverade och ta större ansvar för sin egen vård. E-hälsoarbetet är nationellt - Landstingens/regionernas gemensamma arbete med eHälsa förbereddes och beslutades under 2006 och startade årsskiftet 2006/2007. eHälsotjänster för invånaren har starka samband med vårdgivarens professionella verksamhetsstöd och områdena behöver integreras inom en samlad IT-arkitektur för att vara effektiva och värdeskapande. En central fråga är därför att samordna och integrera arbetet inom hela eHälsoområdet. Den enskilt viktigaste frågan är att öka varje individs möjlighet att delta mer i sin egen vård.

Hur många känner till och använder 1177.se? Många fler besök än på Region Östergötlands webbplats. (augusti 2016)

Fördelarna med 1177 Vårdguiden Ju mer självbetjäning – desto mindre belastning på vårdenheterna. Mer ”vårdtid” till de med störst behov.

Ny som kontaktkortsadministratör

Vem publicerar informationen? 1177 Vårdguidens e-tjänster E-tjänsteadministratör (MVK-administratör) lägger upp e-tjänsterna i verktyget Mina vårdkontakter. E-tjänsterna visas på kontaktkortet. HSA-information Huvudredaktör eller kontaktkortsadministratör via funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se Kontaktkortsadmin Kontaktkortsadministratör Vi går igenom vart informationen publiceras ifrån mer noggrant om en stund. Men det är ganska ofta informationen kommer från HSA. För er privata vårdgivare som inte har huvudredaktör så är det alltid via funktionsbrevlådan. HSA = en elektronisk katalogtjänst med information som används av olika tjänster.

Att komma igång - regionanställd Huvudredaktören på ditt centrum hjälper dig igång. Huvudredaktören: - sköter introduktion - skaffar behörighet till verktyget Kontaktkortsadmin enligt fastställd process.

Att komma igång – privat vårdgivare För publicering av obligatorisk information i HSA-katalogen och hjälp att lägga upp nya e-tjänster kontakta funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se. Har man egen webbplats kan det räcka med information från HSA-katalogen på kontaktkortet på 1177.se. Vill man ha mer information, exempelvis presentera sina utbud, på 1177.se behövs utbildning i verktyget Kontaktkortadmin. Utbildning erbjuds med viss regelbundenhet av Region Östergötlands kommunikationsenhet. Man kan anmäla intresse via funktionsbrevlådan 1177.se_ostergotland@regionostergotland.se Inbjudan mejlas till privata vårdgivare av avtalsansvariga på ledningsstaben. Informationen om utbildning och anmälan publiceras också på Vårdgivarwebben. Med utbud avses det som är upphandlat av Region Östergötland.

Glöm inte obligatoriska HSA-fält Presentationstext under Om oss, HSA-fältet Beskrivning, är obligatoriskt. Har sett några som saknar presentationstext på sina kontaktkort. Behöver detta kontaktkort finnas? http://www.1177.se/Hitta-vard/Ostergotland/Kontakt/Gemensamt-LAH-Norrkoping/

Kontaktkortsadmin För administration av utbud - och från och med december - Aktuellt och egna länkar till 1177-artiklar. Verktyget nås via 1177.se: http://www.1177.se/Ostergotland/Om-1177/Visa-din-vardmottagning-pa-1177se/ Det här berör ju er som jobbar med eller vill börja jobba med information under Vårt utbud, i verktyget Kontaktkortsadmin. Med utbud avses det som är upphandlat av Region Östergötland. Regionanställda kan även gå via stödsidan på Lisa

Logga in i Kontaktkortsadmin Logga in med ditt SITHS-kort eller motsvarande certifikat.

Leta upp ditt kontaktkort

Skriv och publicera Hur man loggar in, skriver och publicerar får ni se i momentet Fix i storgrupp efter fikapausen.

Ta hjälp av det nationella användarstödet https://invanartjanster.atlassian.net/wiki/display/OHJV/Kontaktkortsadmin+%28KKA%29+-+manual+och+riktlinjer?er=05

Kontaktkortens informationskällor

Ett kontaktkort – många informationskällor Vi ska nu gå igenom dessa steg för steg. Bilderna kommer från ett nytt nationellt användarstöd på webben som ni förhoppningsvis får stor nytta av. Exemplen är därifrån.

Från HSA och 1177 Vårdguidens e-tjänster Har inte vi https://invanartjanster.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=67567681

Från HSA

Från HSA Östgötaspecifikt: Vi har inte bild och HSA-fältet Personal.

Från Kontaktkortadmin och HSA

Från SKL Har inte vi Omdömen och fakta om tillgänglighet finns på alla vårdcentralers kontaktkort. Kommer från SKL:s nationella patientenkät.

1177 Vårdguidens e-tjänster

Om 1177 Vårdguidens e-tjänster Obligatoriska för alla vårdcentraler och mottagningar inom Region Östergötland. Övriga omarkerade är valbara e-tjänster. Verksamheterna får utveckla de e-tjänster de behöver i stor utsträckning. Som jag förstått det så finns det ingen detaljerad skrivning i avtalen med privata vårdgivare gällande e-tjänsterna. Tydligare markerade villkorstexter. Extern e-tjänst. Länk i Kontaktkortsadmin.

Exempel på egen e-tjänst

Kännedom och användande i Östergötland 38 % (riksgenomsnittet är drygt 30%) har loggat in på 1177.se (maj 2016) 82 000 inloggningar/månad i år (jan-aug) jämfört med 41 000 inloggningar/månad samma period förra året 18 000 genomförda ärenden/månad i år (jan-aug) jämfört med 12 100 genomförda ärenden samma period förra året Vårdpersonalen behöver lägga mindre tid på enkla saker som patienten kan göra själv.

E-tjänsterna på kontaktkorten Alla mottagningar har en e-tjänsteadministratör (tidigare ”MVK-administratör”). E-tjänsteadministratören lägger upp e-tjänsterna i verktyget Mina vårdkontakter. De visas på kontaktkorten på 1177.se. För att rätt e-tjänster ska visas på kontaktkortet måste det vara samma HSA-ID på kontaktkortet som på mottagningen i verktyget Mina vårdkontakter.

Vem gör vad? Kontaktkortsadministratören försöker säkerställa att rätt e-tjänster visas på kontaktkortet och kontaktar berörd e-tjänsteadministratör om något ser ut att behöva ändras. Ändring av anslutningar görs av berörd e-tjänsteadministratör, genom funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se. Det är verksamhetsansvarig som i slutändan ansvarar för att allt innehåll på kontaktkortet är aktuellt och korrekt. Har ni koll på er e-tjänsteadministratör/MVK-administratör? Ser ni knepiga villkorstexter, leta upp er e-tjänsteadministratör och säg till att de behöver ändra. Om ni inte vet vem denne är, vänd er till er chef.

Generella missar

Generella missar Fel mall Patientinformation i PDF Fel mall Saknar avsändare, regionloggan och datum. Detta ger ett trovärdighets- och kvalitetsproblem, hur ska patienterna veta var informationen kommer från? Formatering Onödiga mellanslag. Ta bort blankrader. Rätt mall finns i Word. Högst upp till vänster, välj Mallar och mallen som heter A4 patientinformation (ungefär i mitten av listan).

Tänk på hur du skriver Skrivmissar Använd inga versaler i du och ni. Skriv inte med versaler, det uppfattas som om man skriker ut sitt budskap. Skriv inga förkortningar. Skriv ut alla; exempelvis, med flera, med mera… Ni kan alltid kolla ”Riktlinjer för språket i invånartjänster” om ni är osäkra: http://lisa.lio.se/Startsida/Pressrum/Om-webbplatsen-/Webbplatsen1177/

Förklara fackspråk Medicinska termer och förkortningar måste förklaras i text, exempelvis PK-mottagning och Endokrin. Skriv kort, enkel förklaring. Se exempel http://www.1177.se/Hitta-vard/Ostergotland/Kontakt/Barnmottagning-US-Linkoping/

www.förklaravaddumenar.nu Länkar Bort med obegripliga namn utan sammanhang Länken bör kunna stå för sig själv utan förklarande text. Länktexten kan exempelvis skrivas: ”Läs mer om…”, ”Patientavgifter” eller ”Boka tid via våra e-tjänster”. Vid osäkerhet, titta på hur länkningar görs och hur länktexterna skrivs i faktaartiklarna på 1177.se. Ofta kan det räcka att använda artikelrubriken som länktext. www.förklaravaddumenar.nu

Fika! Nu dags för fika. Klockan 10 börjar vi igen och går igenom nyheterna som kommit och kommer i december.

Nytt: Kartan och hitta hit

Nya kartan och hitta rätt Samma som HSA-fältet Besöksadress. Länken går till Googles karta och vägbeskrivning. HSA-fältet Besöksadress ska ange byggnad (sjukhus) och ort eller gata, nummer och ort. HSA-fältet Vägbeskrivning/Färdväg rekommenderas för enheter på sjukhusen. Gäller särskilt US. Tidigare rekommendation från i våras gällande enheter på US gäller inte längre. Detta eftersom HSA-fältet Färdväg/Vägbeskrivning nu syns mycket bättre i nya designen. Tänk inomhusnavigering/beskrivning på plats. Den här informationen finns tydligt förklarad på vår stödsida på Lisa under Flytt-tips.

I HSA enhetshantering

Nytt: Vårt utbud före Om oss Berör er som jobbar med eller ska börja jobba med Vårt utbud i Kontaktkortsadmin.

Balans i texterna Se över så att det blir balans mellan inledande texten under Vårt utbud och Om oss. Blir särskilt viktigt när det inte finns utbudsrubriker mellan fälten.

Vårdcentral Vårt utbud visas tydligare nu så tänk på vad som blir en passande inledning. Inledningen under Vårt utbud kan behöva justeras. Kanske en inledande mening ”Välkommen till…”? ”Anmäl dig alltid i receptionen…” kanske för vissa passar bättre i i HSA-fältet Info till patient nu? Ta bort den sista meningen under Om oss: ”För kontakt och mer information…” Man har ju redan scrollat förbi Vårt utbud. Berör ganska många.

Klinik, med inledande text Inledande text under Vårt utbud: Passar bra om patienten har kontakt med själva kliniken, exempelvis om kliniken hanterar egenremisser.

Klinik, utan inledande text Utan inledande text under Vårt utbud: Om patienterna kommunicerar med enheterna under kliniken i första hand kan det fungera utan inledande text. Invånare får en övergripande bild av vilken vård som ges och för vem i presentationstexten under Om oss.

Viktig information tidigt Bättre att tidigt ange vilka man vänder sig till och vad som erbjuds. Alltså, bättre här än under Om oss.

Tips

Kan räcka med information från HSA Vissa enheter, exempelvis en avdelning, jourcentral eller privat vårdgivare kanske inte behöver jobba med utbud i Kontaktkortsadmin. Det kan räcka med att skriva viktig information i HSA-katalogen. OBS! Möjligheten att lägga in egna länkar försvinner. Det kan fortfarande finnas administrativa skäl (behörigheter till HSA) för att även arbeta med Kontaktkortsadmin.

Frivilligt att jobba med Kontaktkortsadmin Privata vårdgivare behöver inte jobba med Vårt utbud/Kontaktkortsadmin. Det viktigaste är att det framgår vilken vård som upphandlats av Region Östergötland, ifall det skulle kunna missuppfattas. Det kan stå under Om oss/i HSA-fältet Beskrivning (publicering via funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se). För mer information kan man hänvisa till egna webbplatsen.

Förtydliga e-tjänster under utbud I utbudstexten kan man hjälpa besökaren att välja rätt e-tjänst. Förslag: Ska du på utlandsresa kan du boka din vaccinationstid via e-tjänsten Boka tid direkt. Samma omformulering kan också göras under utbudet Provtagningen. Kan ju också vara bra att skriva om alternativa bokningssätt, exempelvis telefon, för dem som inte använder e-tjänster.

Inomhuskarta som utbud Om en enhet på ett sjukhus upplever att patienterna har svårt att hitta dit, finns möjligheten att göra ett utbud ”Vägvisning inomhus” med länk till sjukhusets inomhuskarta. Inomhuskartorna, som uppdateras regelbundet av FM-centrum, finns här: Universitetssjukhuset: https://wssext.regionostergotland.se/regsam/Övergripande%20dokument%20webben/USkarta%20inomhus.pdf Vrinnevisjukhuset: https://wssext.regionostergotland.se/regsam/Övergripande%20dokument%20webben/ViNkarta%20inomhus.pdf Lasarettet i Motala: https://wssext.regionostergotland.se/regsam/Övergripande%20dokument%20webben/LiMkarta.pdf Skriv begriplig länktext, exempelvis ”Vägvisning inomhus, Vrinnevisjukhuset i Norrköping”.

Dags att jobba lite! Vi tar 20-30 minuter, loggar in i Kontaktkortsadmin och förbättrar gemensamt i storgrupp. Vilka kontaktkort tar vi? Förslag! Efter detta, bensträckare 5 min.

Nytt från december

Aktuellt och egna länkar Aktuellt Underlättar att jobba med annat som inte är fasta utbud, exempelvis kurser och andra erbjudanden som ”Influensavaccination” Egna länkar Länkar till faktaartiklar på 1177.se, som inte är kopplade till ett specifikt utbud. Vi går igenom dem en i taget…

Aktuellt Korta och tidsbegränsade nyheter och satsningar, kampanjer, kurser och evenemang. Exempel: ”Influensavaccination”, ”Sömnskola”, ”Anhöriggrupp”, ”Vill du delta i forskningsstudie?” Mest relevant för vårdcentraler och mottagningar. Administreras på samma sätt som Vårt utbud i Kontaktkortsadmin per mottagning. Max 5 poster, 500 tecken. Lite samma tänk som med lokala info-PC-bilder. Det som passar på tv-skärmen i väntrummet passar i regel också här. Publiceringsdatum kommer att läggas till. HSA-fältet ”Tillfällig information” reserveras nu till sådant som rör tillgängligheten (stängt, flyttinformation…) Tillfällig information ska användas för sådant som rör tillgänglighet, som semesterstängt, flyttinformation och dylikt.

Arbeta gärna integrerat med budskap i Aktuellt och info-PC Riktlinjerna för info-PC-budskap: Innehållet i texter ska vara aktuellt, korrekt och sakligt, med formuleringar som är anpassade för målgruppen. Text på info-PC bör så långt som möjligt dessutom hållas kort och enkel för att underlätta läsning på skärm. Det är även viktigt att texten är fri från förkortningar och fackuttryck. Ha dialog med den som jobbar med er info-PC om hur ni kan arbeta integrerat med lokala budskap i era kanaler (Aktuellt på kontaktkortet och info-PC). Här kan ni läsa mer: http://lisa.lio.se/Startsida/Verksamheter/Patientinformation-fran-Region-Ostergotland/Film-och-bildspel/

Egna relaterade artiklar Nytt fält i Kontaktkortsadmin där ni kan lägga till egna relaterade artiklar på 1177.se (efter de obligatoriska). Ni kan ge mer information och bättre koppling till hela 1177.se. Frivilligt om man vill använda. Man kan fortfarande länka från ett specifikt utbud.

Exempel: Bättre möjlighet att informera Här, där man jobbar med information och rådgivning, borde det väl passa med en länk till Tema stroke? http://www.1177.se/Ostergotland/Tema/Stroke/

Exempel: istället för utbud Ta bort utbudet. Lägg istället till som egen relaterad artikel, med länktexten ”Tema gravid”

Exempel: om mycket information i ingressen Här kanske man kan flytta alla länkarna i ingressen till det nya fältet för egna relaterade länkar. Länktexter: Egenremiss Söka psykiatrisk vård Valfrihet i vården

Exempel: flytta länk i löpande text? Här kan man välja om man vill flytta länken i ingressen under Vårt utbud. Länk i löpande text funkar ju också. Om egen relaterad artikel, kanske länktext ”Om stomi”. Någon som ser några nya möjligheter att informera bättre?

Checklista och användarstöd

Checklista Länkar Fungerar länken? Kommer besökaren dit hen ska? Förstår besökaren vart hen hamnar? (länktext) Behövs verkligen PDF? Används rätt mall? Textinnehåll Vilken/vilka är våra primära målgrupper? Tänk dig in i deras situation! Vad vill de veta? Vad kan de få hjälp med? Hur kan de ta kontakt? Vad finns det för kontaktvägar? Lyft fram föredragna kontaktvägar, exempelvis e-tjänster. Behöver någon e-tjänst förtydligas under utbud? Tilltal Hur uppfattas informationen? Inbjudande och trevlig? Presentation Viktig övergripande information högt upp (Vårt utbud) Presenteras utbuden i bokstavsordning? Hur kan vi mer använda webben?

Att fundera på Behöver vi justera någon text när Vårt utbud kommer före Om oss? Finns det e-tjänster som behöver förtydligas under utbud? Hur kan vi använda det nya fältet ”Aktuellt”? Planerad för december. Har vi nytta av att kunna lyfta fram vissa faktaartiklar på 1177.se? Egna länkar i Kontaktkortsadmin. Planerad för december.

Hjälp – hur gör jag? Manualer och nationella riktlinjer för Kontaktkortsadmin och HSA finns numera i en wiki-baserad webblösning, där många människor kan redigera direkt i webbläsaren. https://invanartjanster.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=67567660 Man kan fortfarande gå via 1177.se… http://www.1177.se/Ostergotland/Om-1177/Visa-din-vardmottagning-pa-1177se/

Användarstöd - externt För privata vårdgivare på Vårdgivarwebben. Här finns bland annat Region Östergötlands riktlinjer för patientinformation på 1177.se/ostergotland. Gäller både redaktionella artiklar och kontaktkorten. Härifrån nås också det nationella användarstödet för arbetet med kontaktkorten på 1177.se. Utbildningsmaterialet finns också här.

Användarstöd – internt För regionanställda på Lisa Här finns bland annat Region Östergötlands riktlinjer för patientinformation på 1177.se/ostergotland. Gäller både redaktionella artiklar och kontaktkorten. Härifrån nås också det nationella användarstödet för arbetet med kontaktkorten på 1177.se. Utbildningsmaterialet finns också här.

Prenumerera på uppdateringar (regionanställda) Gäller regionanställda.

Tack för idag! Synpunkter och frågor kan skickas till funktionsbrevlådan: 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se Tack för idag – ni gör ett viktigt arbete! Ta 5 minuter till utvärderingen: Vad var bra? Vad kan bli bättre? Övriga önskemål eller synpunkter?

Bonusmaterial

Processen: Synpunkt  Hantering Ärendet inkommer direkt från 1177.se och hamnar i webmaster@regionostergotland.se. Kan även komma direkt från IT-akuten, webmasterfunktionen eller kommunikationsenheten. Ärendet vidarebefordras till berörd enhets kontaktkortsadministratör, med cc till huvudredaktör och funktionsbrevlåda: 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se Kontaktkortsadministratören för berörd enhet ser till att frågan hanteras och rapporterar tillbaka till den ursprungliga förslagsställaren när det är utfört.