Avveckling – Rutiner vid medelsbrist LiU rutin Aktörer i Avvecklings- arbetet Lagstadgat Avveckling – Rutiner vid medelsbrist Risk för övertalighet Inventera möjliga åtgärder Riktlinjer för besparingsarbetet Stöd under processen Förslag till beslut om verksamhets- förändring Beslut Förhandlingsprocess Underlag för turordningskretsar Turordnings- förhandlingar Omplacerings- utredning Annan anställning inom LiU Förhandling om uppsägning Uppsägning På grund av arbetsbrist Trygghetsavtal

Stöd under processen Personalavdelningen: Under hela avvecklingsprocessen är det viktigt med ett nära samarbete mellan institutionsledning/motsvarande och personalavdelningen, för att beakta varje institutions/enhets särskilda situation. Allt förhandlingsarbete avseende övertalighet sker på central nivå, då samtliga anställningar är knutna till Linköpings universitet och anställningstryggheten skall beaktas ur detta perspektiv. Det är viktigt att likforma och kvalitetssäkra den arbetsrättsliga processen. Previa: Vår företagshälsovård kan vid olika skeden i processen ge stöd till såväl ledningsgrupp/chefer och medarbetare. Det är viktigt med en tidig kontakt med Previa som då kan ha beredskap för olika aktiviteter. Trygghetsstiftelsen: Ger information om det statliga trygghetsavtalet och kan även medverka vid tidig omställning. Trygghetsstiftelsen kan ge institutionsledning/motsvarande stöd i avvecklingsprocessen. Kontakter med andra institutioner/enheter inom LiU som genomfört neddragningar: Att utbyta erfarenheter med andra i denna process kan vara ett bra stöd. Dra lärdom av varandras erfarenheter. Informationsmöte: Information till berörd personal bör planeras in i anslutning till neddragningsbeslut.

Trygghetsavtalet Målet med Trygghetssystemet är att så långt som möjligt skapa förutsättningar för att ingen anställd skall bli arbetslös till följd av arbetsbrist. Hot om Uppsägning Uppsagd Anställningen Förlängd uppsägningstid upphör Tidiga åtgärder för Individuella åtgärder t ex Fortsatt medverkan Intern och extern rörlighet - utbildning från stiftelsen t ex - inskolningslön - individuella åtgärder - starta eget-hjälp - särskild pensions- ersättning Information om det statliga trygghetssystemet se www.tsn.se

Aktörer i avvecklingsarbetet Arbetsgivarens roll: Arbetsgivaren beslutar om verksamhets- och/eller organisationsförändring samt avgör när det föreligger arbetsbrist. Personalavdelningen ansvarar för arbetet med övertalighet samordnas och förhandlingar genomförs, detta förutsätter ett nära samarbete med institutioner/enheter. Arbetsgivaren skall informera i LSG och CSG under processen. Facklig roll: Stödja medlemmar och företräda deras intressen. Företagshälsovårdens roll: Att ge stöd i förändringsarbetet till institutionsledning/motsvarande. Erbjuda individuellt stöd/handledning till enskilda och/eller grupper. Trygghetsstiftelsens roll: Att informera om trygghetsavtalet. Trygghetsstiftelsen arbetar med att analysera de uppsagdas möjligheter inför framtiden, ge adekvat utbildning och annat stöd som behövs under uppsägningstiden.

Risk för övertalighet I begreppet övertalighet/arbetsbrist ligger alla former av verksamhetsmässiga eller organisatoriska förändringar som leder till ett förändrat eller minskat personalbehov. Motivet till och skälen bakom en organisationsförändring saknar i princip betydelse. Universitetet kan själv besluta om en verksamhets- och/eller organisationsförändring. Ett beslut att överföra resurser inom universitetet från en verksamhet till en annan kan leda till arbetsbrist, trots att organisationen i sin helhet har oförändrade resurser. Det är Linköpings universitet som avgör när det föreligger arbetsbrist, d v s det är en ensidig åtgärd från universitetet. Personalminskningsbehov av tillsvidareanställd personal kan föreligga på en institution/enhet på grund av t ex ett - budgetunderskott som ej är tillfälligt - minskad medelstilldelning - ändrad inriktning av verksamheten - medelsbrist som gör att viss verksamhet måste väljas bort - den kan vara förorsakad av att man utan direkt samband med försämrad ekonomi väljer att inrikta verksamheten mot nya områden och konstaterar att delar av hittills bedriven verksamhet skall upphöra. Information: Det är viktigt att informera i LSG om den ekonomiska situationen och besparingsuppdrag. Denna information bör även ges till medarbetare vid exempelvis arbetsplatstäffar. Samverkan: Ett nära och tidigt samarbete med personalavdelningen är nödvändigt då ansvaret för rutiner i samband med eventuell övertalighet ligger både på lokal och central nivå. Ansvarig: Institutionsledningen/motsvarande Viktigt att det är alltid ett verksamhetsbeslut/arbetsgivarbeslut hur och var verksamhet skall dras ned eller ev helt läggas ned. Här är det naturligtvis viktigt att institutionerna funderar på var beslut om förändringar tas. Dialog mellan institutution och fakultet och ev. universitetsledning.

Inventera möjliga åtgärder Inledning - Personalens åldersstruktur, kommande pensionsavgångar, intresse för delpensioner - Avveckling av vikarier/gästlärare/timlärare/köp av tjänster från andra institutioner/enheter - Alternativ finansiering - Intern rörlighet inom LiU - anmäl till personalavdelningen ev. ”mjuk” omplacering av exempelvis administrativ/teknisk personal - Tidig omställning Information: Information om detta arbete/inventering skall ges i LSG samt till medarbetare. Samverkan: Personalavdelningen ansvarar för arbete med intern rörlighet, samordnar omplaceringsbehov och rekryteringsbehov mellan institutioner/enheter. Delpension beslutas av personalchef, ta kontakt med personalavdelningen även i övriga pensionsfrågor. Trygghetsstiftelsen medverkar vid tidig omställning. Ansvarig: Institutionsledningen/motsvarande

Riktlinjer för besparingsarbetet Institutionsledningen/motsvarande, eller den grupp som institutionsstyrelsen/motsvarande utser, arbetar fram förslag på hur budgetunderskott kan åtgärdas. För att underlätta processen är det en fördel om institutionsstyrelsen/motsvarande också lämnar riktlinjer för gruppens arbete. Exempel på direktiv; - Besparingen ska leda till en resultatförbättring År 1 om X kr och ekonomin ska vara i balans År 2. - Besparingen ska i första hand avse verksamhet där medelsbrist/arbetsbrist är tydligt framträdande. - Besparingen kommer huvudsakligen att avse personalkostnader. Samtliga personalkategorier ska beröras. - Personalminskningen, ska ske så att minsta möjliga skada uppstår för anställda och verksamhet, ska i första hand gälla personer med tidsbegränsade anställningar och i andra hand personer med tillsvidareanställningar. - En del av besparingen bör vara att teknisk/administrativ personal och forskarstuderande i högre grad finansieras av externa medel. Antalet doktorander som finansieras på fakultetsanslag minskas, allteftersom doktoranderna når examen. Enighet kring riktlinjerna bör uppnås i såväl LSG som i institutionsstyrelsen/motsvarande, denna samsyn är viktig för den fortsatta processen. Ansvarig: Institutionsledningen/motsvarande.

Förslag till beslut om verksamhetsförändring Institutionsledningen/motsvarande redovisar i ett skriftligt underlag Förslag till förändringar av verksamhet, personal och ekonomi. (Inklusive en tydlig redovisning av övertalighet i exempelvis antal personer och kategorier, ämnesområden, undervisning/forsning och tidpunkter för avveckling/förändring av verksamhet) Konsekvensanalys Exempel: Förslaget innebär att lärarnas undervisning ökar med i genomsnitt X antal timmar per termin. Att rutiner för teknisk/administrativ personal ses över och att arbetsuppgifter omfördelas. Ändrat innehåll i utbildningsprogram. Detta ska ske i dialog med fakultetsledningen. Riskanalys Hur påverkas arbetsmiljön? Personalens arbetssituation etc. Detta bör leda till åtgärdsplansprogram. Information: Information i LSG. Förhandling enligt MBL15 § i CSG. Samverkan: Personalavdelningen, Fakultetsledning, Rektor, Previa Ansvarig: Institutionsledningen/motsvarande Blankettstöd: Handlingsplan samt förhandlingsunderlag MBL15 § (chefsstöd PA-hemsida)

Beslut Före beslut: Innan beslut fattas i institutionsstyrelsen skall förslaget redovisas i LSG, samt förhandlas i CSG enligt MBL §§ 11-15 och 19 Beslut fattas i institutionsstyrelsen/motsvarande Efter beslut: Beslut översänds till personalavdelningen som ombesörjer att CSG informeras och en tidplan för det fortsatt arbete tas fram tillsammans med CSG och berörd/berörda institutioner/motsvarande. Information: Beslutet skall informeras till all berörd personal. Informationsplan för när, var, hur, till vem och i vilken form information ges, samt var anställda kan vända sig för att ställa frågor och få stöd. Anmälan till Länsarbetsnämnden: Vid övertalighet omfattande fem anställda eller fler skall skriftligt varsel lämnas till Länsarbetsnämnden. www.lan.se

Underlag för turordningskretsar Tas fram av personalavdelningen i samarbete med berörda institutioner. Kretsen av arbetstagare skall bestämmas med hänsyn till de arbetsuppgifter som arbetsbristen avser. Personalavdelningen samordnar aktuella beskrivningar över samtliga anställningar som bedöms kan bli aktuella för jämförelse med de övertalighetsanmälda anställningarna från institutionen/enheten. Turordning omfattar arbetstagare med i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter på den ort där arbetsbristen finns. En ort kan inte omfatta mer än en kommun. Dessa turordningskretsar kombineras med turordningsreglerna "sist in, först ut". All statlig anställning tillgodoräknas som anställningstid. Det kan innebära att övertalighet uppstår vid en institution/enhet men kan drabba senare anställda vid en annan institution/enhet. På de uppsagdas befattningar placeras därefter de "övertaliga" in.

Turordningsförhandlingar Turordningskretsförhandling Personalavdelningen genomför förhandling för fastställande av turordningskretsars. Vid denna förhandling fastställs beräkning av anställningstid (godkänns av den anställde) placering i turordningskretsen Turordningskretsar skall fastställas utifrån strikt rättslig tolkning av Lagen om anställningsskydd (LAS), det statliga turordningsavtalet (TurA-S) och Lagen om offentlig anställning (LOA)

Omplaceringsutredning En individuell prövning av omplacering av övertalig person genomförs av personalavdelningen. Universitetet är skyldig att erbjuda övertalig personal annan anställning inom universitet. Arbetet bör så långt som möjligt vara likvärdigt med det som han/hon tidigare hittills innehaft. Man måste dock ha tillräckliga kvalifikationer för den anställning som han/hon kan komma att bli omplacerad till. Universitetets omplaceringsskyldighet omfattar allt sådant arbete som universitet vet blir tillgängligt fram till den tidpunkt då en eventuell uppsägning skall träda i kraft. Det är viktigt att kartlägger även tidsbegränsade anställningar för att bedöma om dessa kan ersättas genom omplacering av övertalig person. Universitet har dock ingen skyldighet att inrätta någon ny anställning för att bereda omplacering till ny anställning. Information: Övertaliga skall informeras om arbetet med omplacering. Samverkan: Med aktuella institutioner/enheter vid LiU Ansvarig: Personalchefen/ personalavdelningen

Annan anställning inom LiU Finns rekryteringsbehov vid annan institution/enhet som övertalig person har tillräckliga kvalifikationer för skall han/hon erbjudas den nya anställningen. Sådan omplacering genomförs efter förhandling csg. Samverkan: Med aktuella institutioner/enheter vid LiU Ansvarig: Personalchefen/personalavdelningen

Uppsägning p.g.a. arbetsbrist Efter förhandlingarna föredras ärendet av personalavdelningen för rektor som beslutar om uppsägning. Skriftligt uppsägningsbesked skall personligen överlämnas till den anställde av prefekt/enhetschef. I samband med överlämnandet av uppsägningsbeslutet skall information lämnas om vad en uppsägning innebär och vilka möjligheter till hjälp som står till buds. Uppsägningen skall innehålla uppgifter om vad den anställde ska iaktta om hon eller han vill ogiltigförklara och/eller begära skadestånd för uppsägningen samt inom vilken tid detta måste ske. En anställd som blir uppsagd på grund av arbetsbrist har återanställningsrätt under uppsägningstiden och under nio månader därefter. Den anställde måste begära att få bli återanställd. Företrädesrätten bevakas av personalavdelningen för hela Linköpings universitet. Under uppsägningstiden är den uppsagde anställd med fulla anställningsförmåner och har full arbetsskyldighet. Dock har den anställde under denna tid rätt till såväl skälig ledighet för att söka annat arbete som att delta i de aktiviteter som Trygghetsstiftelsen erbjuder. Trygghetsstiftelsen arbetar med att kartlägga de uppsagdas möjligheter inför framtiden, ge adekvat utbildning och annat stöd som behövs under uppsägningstiden. Målsättningen för Trygghetsstiftelsens arbete är att individuella åtgärder skall leda till en ny anställning eller egen verksamhet. www.tsn.se

Förhandling om uppsägning Om omplacering eller annan lösning inte lyckas genomför personalavdelningen förhandling om uppsägningen av övertalig/a. Denna förhandling rör huvudsakligen arbetsgivarens gjorda omplaceringsutredning. När arbetsgivaren förvissat sig om att det inte finns någon omplaceringsmöjlighet föreligger saklig grund för uppsägning.

Handlings och åtgärdsplan i samband med neddragning (förslag till innehåll) MBL 15 §   En arbetsgivare skall i samband med förhandling inför beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist i god tid skriftligen underrätta motparten om 1. skälen till de planerade uppsägningarna, 2. antalet arbetstagare som avses bli uppsagda och vilka kategorier de tillhör, 3. antalet arbetstagare som normalt sysselsätts och vilka kategorier de tillhör, 4. den tidsperiod under vilken uppsägningarna är avsedda att verkställas, och Bakgrund Bemanning Nuvarande personalsituation Redovisning av genomförda neddragningar Ekonomisk redovisning, Intäkter/kostnader, Resultat/Prognos Handlings och åtgärdsplan Konsekvenser av neddragning/nedläggning Grundutbildning, Forskning, Forskarutbildning, Personalens arbetssituation/ arbetsmiljö, Ekonomi Förslag till beslut