Ledarskap och organisation HT16-VT17 Mia Jönsson 2017-01-20 Föreläsning 5 Feedback Ledarskap och organisation HT16-VT17 Mia Jönsson 2017-01-20

Koppling till ämnesplanen Centralt innehåll Kommunikation, samverkan och motivationsskapande faktorer inom en organiserad verksamhet. Ledarskap på olika nivåer, ledarstilar och ledarroller. I samband med det behandlas personlig ledarutveckling och hur man tar tillvara egna och andras resurser. Kunskapskrav Eleven redogör också översiktligt för former för kommunikation och samverkan samt metoder som kan användas vid konflikthantering och för att skapa motivation.

Vad menas med feedback? Även kallat återkoppling Att ge beröm och kritik på ett konstruktivt sätt Med en uppriktig önskan att förstärka eller utveckla Människor behöver bekräftelse på prestationer och beteenden – annars skapas osäkerhet och utrymme för tolkningar Stärkande resp. utvecklande feedback Kan vara känsligt då det involvera kritiska aspekter http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/ Återkoppling, eller feedback, handlar om att ge beröm och kritik på ett konstruktivt sätt, med en uppriktig önskan att förstärka eller utveckla. Kontinuerlig återkoppling är ett verktyg som gör att du kan utveckla både medarbetare och verksamhet. Människor behöver bekräftelse på prestationer och beteenden och utan återkoppling skapas osäkerhet och utrymme för tolkningar. Ge därför dina medarbetare återkoppling – både stärkande och utvecklande. Får dina medarbetare ingen återkoppling kan det leda till bristande engagemang och sämre arbetsprestationer. Tanken med att ge återkoppling är att något ska bli annorlunda efteråt. Att ge ospecifik återkoppling utan att personen får en uppfattning om vad i beteendet som fungerar bra eller behöver förändras är därför kontraproduktivt: till exempel ”bra jobbat, fortsätt så” eller ”det där var inte bra”. Sådan återkoppling kan till och med vara försämrande för arbetsprestationen visar forskning.

Syfte med feedback Något ska bli annorlunda efteråt Förbättra prestationen i en organisation Förebygger konflikter Ger utveckling Stärker självkänsla Bygger relationer Ger ökad effektivitet Gör att vi lättare närmar oss målet

Att ta emot feedback Feedbacktrappan http://www.altaleda.se/ledarskapsskolan/feedback/video/ Ofta mer fokus på hur man GER feedback, inte lika mycket om hur man tar emot. Säg inte ”få” feedback för det låter mer passivt. Att ta emot – gör något aktivt med feedbacken. Vår första initiala respons på feedbacken, kan ändras med tiden Förkasta – Slå till dövörat och skydda dig från dumma påhopp. Försvara – ”så var det inte”, försvarar beteendet. ”Och du då, du är väl inte mycket bättre du” Förklara - tar in feedback lite mer, men hittar förklaring till beteendet. ”Jo, men det berodde på olyckliga omständigheter.” Förstå – kanske viktigaste steget. Vill lyssna och förstå den andres perspektiv. Ta in och förstå, ofta ställer du frågor för att reda ut, vill veta vad feedbacken betyder  ev. stanna här (förbli), ELLER Förändra – förändra beteendet. Ett eget medvetet val efter att lyssnat. Det steg du oftast är på påverkar personers vilja att ge feedback till dig. Om du ofta förkastar spelar det ingen roll vad man säger och risken är då att du inte får någon feedback alls.

När du tar emot feedback Fundera på om du är beredd att ta emot feedback vid just detta tillfälle Lyssna noggrant, försök att förstå Ställ klargörande frågor om det är något som är oklart Var vaksam på eventuella försvarsbeteenden hos dig själv Bekräfta att du har hört vad den andre har sagt Ha gärna en dialog kring innehållet, t.ex. ev. missförstånd, råd inför framtiden etc.

Att ge feedback Jag-budskap Underlättar att feedbacken tas emot på ett bra sätt Du talar om DIN upplevelse och hur DU uppfattar personens beteende samt hur det påverkar dig Utgå från dig själv, utan att värdera Ta ansvar för ditt budskap! http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/ För att återkopplingen ska kunna tas emot på ett bra sätt behöver du använda jag-budskap. Det innebär att talar du om din upplevelse och hur du uppfattar medarbetarens beteende och hur beteendet påverkar dig eller någon annan. Du utgår från dig själv, utan att värdera. Det gör att du slipper låsningar och försvar. Du bekräftar medarbetaren och ger denne en möjlighet att växa. Använd jag-budskap för att förmedla det du vill ha sagt

Jag istället för du ”Du förklarar dåligt” ”Du ljuger”  ”Jag förstår inte vad du menar” ”Du ljuger”  ”Jag tror inte att den uppgiften är korrekt” ”Du glömde en sak”  ”Jag vill lägga till en sak” ”Du har fel”  ”Jag har en annan uppfattning” http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/ Thór Hilmarsson (2014) - Samtalet med känslomässig intelligens. Lund: Studentlitteratur Du-budskap är oftast anklagande och har en betoning på just DU. Det är i grunden ett aggressivt förhållningssätt. Skulden för det som har skett läggs på den andre, man tar inte själv ansvar för budskapet, känslorna eller problemen. Vi orkar inte bära våra egna känslor utan vi lägger dem på andra.

Exempel du-budskap ”Skynda dig nu och ta av dig jackan. Du är jämt så långsam!” ”Säg inte åt mig vad jag ska göra. Du har förstört hela kvällen som är så sen. Du kan aldrig passa tiden” A) ”Du får mig att skämmas över dig. Tyst nu, alla hör oss!” B) ”Du är så egoistisk och skyller alltid på mig!” Thór Hilmarsson (2014) - Samtalet med känslomässig intelligens. Lund: Studentlitteratur ”Konfliktdansen”: du-budskap som skickas fram och tillbaka

Modell för jag-budskap 1. BETEENDE Beskriv situationen och den andres beteende ”Jag upplever att…” ”När du…” 2. KONSEKVENS OCH KÄNSLA Beskriv hur beteendet påverkar dig och andra ”När du gör så får jag en känsla av att…” ”…så upplever jag att…” 3. ALTERNATIV Beskriv vad du önskar skulle vara annorlunda ”Jag hade gärna sett att du istället gör…” ”Jag vill att du…” http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/ Beskriv situationen och den andres beteende - Jag - Ser – hör - upplever Beskriv hur beteendet påverkar dig och andra - Tolkar - Känsla - Konsekvens Önskan - Jag - Beskriv vad du vill ska bli annorlunda När du… ... kom och gav mig en kram i morse Så kände jag… ... mig sedd och bekräftad Och det gör att jag… ... känner mig viktig När du… ... förklarade vårt nya datasystem för mig Så kände jag… ... att du la tid på mig för att jag skulle förstå Och det gjorde att jag… ... lärde mig hur systemet fungerar

Exempel på feedback med jag-budskap "När du ... inte tar fram materialet i tid så känner jag mig ... besviken och resultatet är ... att jag blir osäker på om jag kan lita på att du kommer att hålla dina löften framöver. Jag vill att du ... säger till i god tid om du har problem med att hinna med det du lovat att göra.” "När du ... utan att jag behöver säga något tar tag i uppgiften och strukturerar upp processen så känner jag mig så lättad. Jag förstår att jag kan lita på dig, att du förstår vad som ska göras vilket gör att jag känner mig mindre stressad." http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/ "När du ... inte tar fram materialet i tid så känner jag mig ... besviken och resultatet är ... att jag blir osäker på om jag kan lita på att du kommer att hålla dina löften framöver. Jag vill att du ... säger till i god tid om du har problem med att hinna med det du lovat att göra.” När du ger stärkande återkoppling följer du samma steg, men kan utelämna det sista: "När du ... utan att jag behöver säga något tar tag i uppgiften och strukturerar upp processen så känner jag mig så lättad. Jag förstår att jag kan lita på dig, att du förstår vad som ska göras vilket gör att jag känner mig mindre stressad."

När du ger feedback Välj rätt tillfälle och sammanhang Fråga om du får ge feedback. Önskad feedback har lättare att bli accepterad än den påtvingade Ta upp lagom mycket Ge feedback så nära det aktuella tillfället som möjligt Ge feedback direkt till den person det gäller Ta upp sådant som personen kan göra något åt Var rak och tydlig i ditt budskap, ge konkreta exempel Använd jag-budskap Ge utrymme för klargörande frågor från mottagaren Fråga gärna mottagaren hur hen har uppfattat vad du sagt http://www.rou.se/bdh_filearea/pdf/Att_ge_och_ta_feedback.pdf

Vanliga fallgropar Du beskriver inte beteendet tillräckligt specifikt Du förklarar inte tydligt nog vilken effekt beteendet leder till Du generaliserar och förenklar Du tolkar och filtrerar information Du moraliserar och mästrar istället för att vara saklig Du ger personomdöme istället för att beskriva beteende http://www.ledarna.se/Chefsguider/Medarbetarsamtal/Feedback/

Som pusselbitar!

Övning 1 Någon kommer till ett möte med dig långt efter den uppgjorda tiden och det är inte första gången. Du blir oerhört irriterad och vill få den andre att ändra sitt beteende.

Övning 2 Någon kommer till dig på fikarasten och börjar prata illa om en av era kollegor. Du vill inte ta del i detta skitsnack och vill att den andre ska ändra sitt beteende.

Övning 3 Du och din kompis ska gå på bio men ni har inte bestämt vilken film ni ska se. När ni möts upp har kompisen redan köpt biljetter till en actionfilm. Du hade hellre sett en komedi och tycker att det var egoistiskt av kompisen att köpa biljetter utan att fråga.

Övning 4 Du har berättat för en klasskamrat på sociala medier att din hund är sjuk och att du skulle behöva någon som tröstar dig. När du kommer till skolan dagen därpå kommer klasskamraten fram och ger dig en kram.

Övning 5 Din pappa frågar dig på morgonen vad du är sugen på till middag. Du svarar köttfärssås och spaghetti. När du kommer hem har pappa lagat köttfärssås och spaghetti, trots att han själv åt det till lunch.

Övning 6 Du kommer hem på söndagskvällen och märker att lägenheten inte är städad trots att din partner varit ledig hela helgen. Du blir arg och vill att din partner ska ändra sitt beteende i fortsättningen.

Övning 7 Du deltar i ett grupparbete i skolan. En av gruppmedlemmarna har inte gjort det hen ska och du tycker att hen inte tar tillräckligt mycket ansvar för att jobbet ska bli gjort.

Övning 8 Tänk dig in i en situation, gärna självupplevd, där du inte lyckades nå fram i din kommunikation. Formulera därefter ett klart jag-budskap i enlighet med modellen. Be deltagarna att enskilt tänka sig in i en situation, gärna en självupplevd, där de inte lyckats nå fram i sin kommunikation. Be dem sedan att försöka formulera ett klart jag-budskap i enlighet med jag-budskapsmodellen. Hur kändes det att göra denna övning? Skulle du kunna använda detta budskap i situationen på riktigt? Om ja, vad tror du effekten skulle bli? Om nej, vad är du rädd ska hända om du gör det? Prata om vad som händer om personen i fråga väljer att säga nej till vår önskan, vad känner/gör vi då? Och i samband med detta prata om skillnaden mellan en önskan och ett krav.

Läxa till nästa lektion Du ska ge stärkande feedback ELLER utvecklande feedback till minst en person genom att använda modellen för jag-budskap. Tänk på syftet med feedbacken samt att den kommer i rätt tillfälle! Personen bör vara mottaglig för feedback. Akta dig för fallgroparna! Var redo att presentera hur det har gått på lektionen tisdag 24 januari 

Övning kopplad till Föreläsning 5 - Feedback Ledarskap och organisation HT16-VT17 Mia Jönsson 2017-01-24

I studiegruppen 1. Repetera vad ett jag-budskap är för något. Titta gärna på PowerPointen från förra lektionen. 2. Berätta för varandra i gruppen hur det har gått med läxan. Vem gav du ett jag-budskap till? Varför? Vad sa du? Vilken situation valde du? Hur var reaktionen? Varför blev det så tror du? 3. Tänk dig in i en situation, gärna självupplevd, där du inte lyckades nå fram i din kommunikation. Berätta för gruppen. Hjälp varandra att formulera jag-budskap som skulle ha underlättat i situationen. Var beredda att spela upp situationen. 4. Titta på ert tilldelade case. Diskutera varför det är problematiskt samt hur ni skulle lösa situationen med hjälp av ett jag-budskap. Var beredda att spela upp situationen.