Breakthrough Series (BTS) Utvecklad av Tom Nolan, statistiker och Dr Donald Berwick, VD vid Institute for Health Care Improvement (IHI), Boston, USA ”Det finns ett gap mellan det vi vet och det vi gör.”

Breakthrough Series (BTS) Genom att upprepade gånger planera, genomföra och analysera små förändringar ökar kunskapen om hur de kan förbättras. Vid någon tidpunkt innebär den nya och samlade kunskapen ett GENOMBROTT i synen på hur problemet kan lösas.

Genombrottsmetodiken Syftar till att skapa struktur och kontinuitet i verksamheters förbättringsarbete Arbetet struktureras upp enligt ett antal lärande seminarier, LS, varvat med eget arbete på hemmaplan, arbetsperioder. Seminarierna utgör forum för planering och analysering Arbetsperioderna utgör en möjlighet för deltagarna att pröva olika förändringar i sin verksamhet

Tidsplan Genombrott Kirurgi LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 9/3 Heldag 4/5 Heldag 19/9 Halvdag 29/11 Halvdag Arbets- period och handledar- träff, 6/4 Arbets- period och handledar- träff, 14/6 Arbets- period och handledar- träff, 19/10 Handledarstöd Spridning och information inom klinker/enheter

Tvärproffessionella team Förbättringsarbetet baseras på delaktighet Deltagande verksamhet utser ett tvärproffessionellt team (samtliga yrkeskategorier som berörs av förändringen), 3-5 st. Deltagandet frivilligt Teamen sätter gemensamma mål och förhållningsregler Teamet är drivande i att förankra förändringsarbetet på hemmaplan (stöd från ledningen)

Roller i Genombrott Projektledare Har ett helhetsansvar för projektet Att anordna och planera lärande seminarier samt ev. andra mötesplatser Att förmedla och tillhandahålla expertkunskap inom området Att erbjuda stöd och verktyg för att driva förbättringsarbete Sprider information kring projektet till handledare och kontaktpersoner Att sprida projektets resultat

Kontaktperson Kontaktperson gentemot projektet Ta emot och sprida information till övriga teamdeltagare Sammankalla och hålla i möten Ta fram del-/ slutrapport och väggtidning/ poster

Handledare Metodstöd till förbättringsteamen. Leda gruppens arbete framåt, genom att aktivt stötta gruppen Har vanligtvis INTE expertkunskap inom problemområdet

Hörnstenar Förändringstryck och förändringsvilja Nolans modell Projektdesign Förändrings-koncept

Människan i förändring Modell för förbättringar Ledningens engagemang Förändringstryck och förändringsvilja Förändringskoncept och förändringsidéer Människan i förändring Modell för förbättringar PDSA Projektdesign Ledningens engagemang

Nolan-modellen P D S A Vad vill vi åstadkomma? mål! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? mått! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? idéer! P D S A test!

1. Vad vill vi åstadkomma? Avgörande är: Förändring sker med avsikt och vilja Målsättning/Syfte Mål uttryckt i specifika termer - kort och koncist! Skapa förväntningar - små förbättringar eller genombrott? Klargör att status quo inte är ett alternativ! Avgörande är: Konsensus/överenskommelse om målet Personal och andra resurser för förändringsarbetet

2. Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Vilka faktorer kan påverkas? Vilka mätetal kan vi använda? Hur ser dessa faktorer/mätetal ut i dagsläget? Påvisande av effekt - en viktig del av testande och spridning av förändring Mått behövs för lärande - hur gick testen? Fungerade förändringsidén hos oss?

3. Vilka förändringar kan vi göra som kan resultera i förbättringar? All förbättring kräver förändring, men all förändring leder inte till förbättring Vilka förändringsidéer är mest lovande för vårt system? Idékällor: Kartläggning av egna processer, kreativt tänkande, beprövade idéer och erfarenheter från andra inom och utanför området.… Kreativitet - tänk utanför vardagen - tänk ”omvänt” - hur skulle ni önska att det var?

Vad är möjligt…?? "Louis Pasteurs teori om bakterier är ett absurt påhitt." Pierre Pachet, professor i fysiologi i Toulouse, 1872. "Jag tror att det finns en världsmarknad för kanske fem datorer." Thomas Watson, IBM:s styrelseordförande, 1943. "Det finns inget skäl till att någon skulle vija ha en dator i hemmet." Ken Olson, ordförande, VD och grundare av Digital Equipment Corp, 1977. "640 kilobyte borde räcka till för vem som helst." Bill Gates, 1981. "Om jag hade tänkt över det hade jag nog inte gjort det här experimentet. Litteraturen är full av exempel som säger att sådant här inte går att göra." Spencer Silver berättar om sitt arbete som ledde till det klister som sitter på baksidan av 3M:s PostIt-lappar.

Testcykeln Ett hjul för lärande och handlande De tre vanligaste sätten att använda PDSA-cykeln är: 1. Att få kunskap för att besvara någon av de tre frågorna 2. Att testa en förändringsidé 3. Att sprida en förändring

Testa förändringsidéer ”Plan-Do-Study-Act ”-cykeln Lär Planera Studera Gör

Testcykeln: PLANERA Vad är syftet med testcykeln? Vad tror vi kommer att hända? Hypoteser Planera detaljerna: vem gör vad, när och hur?

Testcykeln: GÖR Genomför testet Dokumentera problem och oförutsedda observationer Börja analysera insamlade data

Testcykeln: STUDERA Slutför analysen av insamlade data Jämför resultaten med hypoteserna Summera slutsatserna - vad lärde vi oss?

Testcykeln: LÄR Vilka förändringar/modifieringar bör göras? Vad kan vi föra vidare till nästa testcykel? Vad är syftet med nästa testcykel? Vad kommer att hända i den?

Tidsplan Genombrott Kirurgi LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 9/3 Heldag 4/5 Heldag 19/9 Halvdag 29/11 Halvdag Arbets- period och handledar- träff, 6/4 Arbets- period och handledar- träff, 14/6 Arbets- period och handledar- träff, 19/10 Handledarstöd Spridning och information inom klinker/enheter

Lärande seminarium 1 (LS1) Genombrottsmetoden introduceras Mål och mätningar Förbättringskunskap Inspirera teamen till att starta sitt förbättringsarbete Teamen påbörjar problemidentifiering - Syfte och mål

Arbetsperiod 1 Mellan LS1 och LS2 Teamen: kartlägger nuläget förtydligar sina mål och problemidentifierar påbörjar förankring av arbetet med övriga medarbetare Handledarträff Reflektion Utvärdering

Lärande seminarium 2 (LS2) Teamen presenterar syfte och mål och förändringsförslag på ”poster”. Erfarenhetsutbyte mellan teamen Mål och mätning Förbättringskunskap/PDSA Grupparbete

Arbetsperiod 2 Mellan LS2 och LS3 Teamen fortsätter förändringsarbetet på hemmaplan Små tester genomförs enligt PDSA-hjulet Resultatet mäts och följs upp Förankring av arbetet med övriga medarbetare Handledarträff Reflektion Utvärdering

Lärande seminarium 3 (LS3) Teamen presenterar hur långt man kommit, vilka förändringar man gjort och uppnådda resultat på ”poster”. Erfarenhetsutbyte mellan teamen Fördjupning i de olika metoderna

Arbetsperiod 3 Mellan LS3 och LS4 Teamen fortsätter testa, mäta och följa upp förändringar på hemmaplan enligt PDSA-cykeln. Förankring av arbetet med övriga medarbetare Handledarträff Reflektion Utvärdering

Lärande seminarium 4 (LS4) Teamen redovisar vilka förändringar man genomfört och uppnådda resultat Ge idéer och inspiration till hur man går vidare. Erfarenhetsutbyte mellan teamen Utvärdering

Ett förbättringsarbete för ökad tillgänglighet Vårdcentral X Ett förbättringsarbete för ökad tillgänglighet

Syftet med vårt arbete är:

Teamsammansättning Doktor A- hon är intresserad Syster B- ordning och reda Läkarsekr C- duktig på Excel Stöd från Lyckans ledning finns

MÄTBARA MÅL Till slutet på projektet skall följande ha uppnåtts: 1. 3:e tillgängliga tid skall vara inom 3 dagar ( det skall mätas varje vecka) 2. Personalenkäten skall i medeltal indikera 7 eller mer angående frågan om ’kontroll på arbetet’ samt frågan ’glädje i arbetet’ (mäts genom personalenkät varje månad) 3. Antal patienter från X VC som söker akutmottagningen skall minska med 50% (mäts genom att akuten frågar alla besökare från Mellanstad om vilken läkare de är listade hos och skickar uppgift på detta en gång i veckan, behöver testas i liten skala för att se om patienterna vet vilken doktor de är listade hos) 4. Patienternas upplevelse av telefontillgängligheten efterfrågas i patientenkäten som genomförs varje vecka. Målet är att 80% av patienterna som ringer skall uppleva tillgängligheten som god eller mycket god

Hinder/problem Många patienter uteblir utan att meddela sig Stor andel av tillgängliga tider upptas av återbesök Vakanta läkartjänster

Förbättringsidéer Fler telefonlinjer, ev ny växel Ökad bemanning av telefonerna mellan 8-9 Gruppmottagning för diabetspatienter Telefonkontakt istället för återbesök Emailbokning och e-mail dialog Inga å.b. på måndagar Usk ringer dagen före till de patienter som brukar utebli 20% av arbetstiden avsätts för FoU Kontinuitetstest Genomgång av väntelistor Kartläggning av efterfrågan/kapacitet samt processer

PDSA-cykel Nr 1 Test: Återbesöksfria måndagar Hypotes: Om vi klarar fler akuta”idag” behöver vi inte inteckna kommande dagars tider Plan: Vem: Dr A När: Vecka 11 och 12 Do: Det gick inte att göra den planerade förändringen. Study: Tidboken full 4 veckor framåt Act/lär: Informera all personal att måndagar inte får bokas upp med återbesök

Motstånd Doktor B- 59 år, börjar motarbeta och få med sig de övriga Strategi: Förstå varför Föreslå att han blir ” de ungas handledare” Talesman för projektet

Tredje tillgängliga tid i medeltal

Tredje tillgängliga tid i faktiska siffror

Patientupplevelse av telefontillgänglighet