Inköpsprocessen Behovs- och totalkostnads-analys Leverantörs-marknads-analys Strategi Anbuds-infordran Anbuds-utvärdering Förhandling & avtal Order-hantering Leverans-hantering Uppföljning En presentation om Inköpsprocessen Västra Götalandsregionen Anteckningarna /speakersnotes innehåller bara fakta som kompletterar PPT bilden. Skriv ut enligt instruktion på första bilden.

Innehåll REGIONSERVICE, INKÖP Inköpen i Västra Götalandsregionen………………………………. 3 Målsättningar i Inköpsprocessen…………………………………… 4 Aktörer i Inköpsprocessen…………………………………………... 5 Inköpsområden…………………………………………………….. 6-7 Inköpsprocessen…………………………………………………...... 8 Inköpsprocess i tre steg……………………………………………... 9 Analys………………………………………………………………... 10 Upphandling………………………………………………………… 11 Avtalsvård…………………………………………………............... 12 Inköpsrådets uppgift……………………………………………….. 13 Styrgruppens ansvar………………………………………............. 14 Projektgruppens ansvar…………………………………………… 15 Projektgrupper organisation…………………………………........ 16 Aktiviteter – styrgruppen tillser att projektgruppen genomför….. 17 Inköpscontroller…………………………………………………….. 18 Viktiga uppgifter för inköpscontroller……………………………... 19 Marknadsplatsen……………………………………….................. 20 REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpen i Västra Götalandsregionen Totala inköpskostnaden 13 miljarder kronor per år Av dessa utgör ca 8 miljarder kronor kostnader för varor och tjänster (alltså ej köpt vård eller läkemedel) Västra Götalandsregionen har ca 13 000 leverantörer Organisation 1 januari 2013 www.vgregion.se/marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP

Målsättningar i Inköpsprocessen Regiongemensamma upphandlingar med starkt verksamhetsinflytande har som mål att: Minska totalkostnaderna Minska sortimentsbredden Minska miljöbelastningen Färre leverantörer Standardisera sortiment Minska fakturaflödet Organisation 1 januari 2013 www.vgregion.se/marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP

Aktörer i Inköpsprocessen Inköpsråd Inköpschef Styrgrupper Projektledare/inköpare Projektgrupper Materialkonsulenter Inköpscontroller Organisation 1 januari 2013 www.vgregion.se/marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpsområden Inköpen är indelade i 24 inköpsområden Ger en regiongemensam struktur Är kopplade till respektive verksamhet Styrgrupper ansvarar för hela upphandlingsprocessen Organisation 1 januari 2013 www.vgregion.se/marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpsområden REGIONSERVICE, INKÖP Administrativa tjänster Allmän diagnostik & terapi Ambulans Enhet Medicinsk och Kirurgisk Sjukvård Anestesi/IVA Bild & Funktionsmedicin Dialys Enhet Tjänster, Diagnostik och Terapi Fastighetsnära varor & tjänster Fordon & Transport Hjälpmedel Enhet Indirekt Material och Tjänster Hjälpmedel OTA, syn & hörsel Hud & Sår Hälso- och sjukvårdstjänster Inredning IT & Nätverk Kardiologi Kontor & Tryck Laboratorie Livsmedel, Husgeråd & Storkök Läkemedel & Läkemedelstjänster Läkemedelsnära produkter & tjänster Operation Textilier Ögon/Öron-Näsa, Hals Tandvård REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpsprocessen Policy Analys Regelverk Beställning Upphandling LOU, EU förordningar mm Beställning Portal EH-system Upphandling Miljö & sociala hänsyn Organisation Processorg Roller och ansvar Inköpsorganisation Avtalsvård Leverantörs- samverkan Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpsprocess i tre steg Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Enligt lagar Avtalsvård Förlänger värdet och totalkostnads-analys Behovs- Leverantörs-marknads-analys Strategi Anbuds-infordran Anbuds-utvärdering Förhandling & avtal Order-hantering Leverans-hantering Uppföljning Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Analys Gjorda köp Analys av marknad Nya sortimentet Vårdens behov Behovs- och totalkostnadsanalys Leverantörs-marknadsanalys Strategi Gjorda köp Analys av marknad Nya sortimentet Vårdens behov Leverantörsanalys Volymer Totalkostnad Nya behov Inköpsstrategi Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Upphandling Anbudsinfordran Anbudsutvärdering Avtal Produktkrav Sammanställning Upprätta avtal Kommersiella krav Utvärdering Förankra avtal Anbudsunderlag Förslag tilldelning Tilldelning Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Avtalsvård Uppdatera register Avvikelser Avtalsuppföljning Orderhantering Leveranshantering Uppföljning Uppdatera register Avvikelser Avtalsuppföljning Kundbeställning Inleverera Produktuppföljning Statistik Leverantörsuppföljn Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpsrådets uppgift Leda utvecklingen av inköpsprocessen Införa inköpsprocessens arbetssätt Utse representanter och ordförande till styrgrupper Fastställa nya områden för upphandling och mål Uppdrag från Regiondirektören Rapportera till Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Styrgruppens ansvar Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt inköpsområde Tillsätta erforderliga projektgrupper Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi för varje upphandling Vid behov medverka i analysfasen Svara för att följa upp avtalstroheten Ansvara för införingen enligt fastställd kommunikationsstrategi Uppdragshandlingen för respektive upphandling utarbetas av Inköp och beslutas av styrgruppen Styrgruppen svarar även för att, om tveksamhet råder eller avsteg behöver göras från den fastställda inköpsprocessen, föra frågan till inköpsrådet Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Projektgruppens ansvar Gör det mesta av det praktiska arbetet i de tre stegen i inköpsprocessen Ska med sin bakgrund och kompetens aktivt arbeta för att minska totalkostnaderna, minska sortimentsbredden och antalet leverantörer i enlighet med uppdraget från sin styrgrupp Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Projektgrupper organisation Styrgruppen tillsätter projektgrupperna Projektgrupperna arbetar utifrån fastställt uppdrag i styrgruppen Projektledare utses av Inköps ledning Projektledaren är ordförande och leder arbetet i projektgruppen. Rapporterar både till styrgruppens ordförande och till Inköps ledning Projektdeltagarnas ansvar innebär att ha ett regionalt synsätt i upphandlingsarbetet Respektive förvaltning svarar själv för insatserna i upphandlingsarbetet Projektgrupperna är permanenta under hela avtalstiden Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Aktiviteter – styrgruppen tillser att projektgruppen genomför Följa upp och utvärdera nuvarande avtal Utarbeta en inköpsstrategi Genomföra upphandlingen Undersöka gemensamma behov Ta fram modell för att mäta resultat och tillämpning av upphandlingen Göra behovsanalys Utreda frågan om olika avtals- tider för olika varor och tjänster Utveckla beställnings-, fakturerings- och logistikrutiner Genomföra leverantörsdialoger Ta fram strategi för att kommunicera resultatet av upphandlingen Sträva efter att upphandlade varor går via regionens depåer Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Inköpscontroller Inköpscontroller ingår i ett nätverk tillsammans med områdeschefen för Inköp Uppdraget är att bidra till samverkan mellan verksamheterna, sprida information och utveckla den egna verksamheten Inköpscontrollern svarar för en stor del i uppföljningen av avtalstroheten  Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Viktiga uppgifter för Inköpscontroller Mäta och följa upp resultat, formulera förslag till mål för det samlade inköpsarbetet i den egna verksamheten Slå larm vid avvikelser Ta initiativ till förbättringsprojekt Samarbeta med kundservice inom Inköp för faktainsamling Analysera inköpskontrakt som berör den egna verksamheten Följa upp avtalstroheten i den egna verksamheten Se till att det är ordning och reda i den egna beställningsverksamheten  Organisation 1 januari 2013 REGIONSERVICE, INKÖP

Marknadsplatsen I Västra Götalandsregionen sker all handel av varor och tjänster i Marknadsplatsen. Marknadsplatsen skapar ett sammanhållet elektroniskt flöde från order till faktura. I och med detta kan företag och organisationer bedriva handel med Västra Götalands- regionens alla verksamheter, interna såväl som externa.   Som leverantör till oss tar man del av följande fördelar: Produkter blir synliga för över 10 000 användare inom Västra Götalandsregionen Konkurrensneutralitet för alla avtalsparter Ett effektivare och säkrare flöde för båda parter från beställning till faktura Ökade möjligheter till affärer för dig som redan har avtal med oss För anslutning elektroniskt finns två sätt, via Web-EDI som är en kostnadsfri tjänst eller FullEDI, om du har egna IT-system som kan hantera detta. Produktunderhåll sker i Marknadsplatsens Produktkatalog. Det innebär att du som leverantör ska uppdatera befintlig produktinformation, lägga till/ta bort produkt och uppdatera pris efter överenskommelse med ansvarig inköpare för att våra kunder alltid ska ha rätt information vid beställning. Organisation 1 januari 2013 www.vgregion.se/marknadsplatsen REGIONSERVICE, INKÖP

Tack för i dag! April 2014