SOI Upphandlingskonferens 31/3-09 Inköpsprocessen i VGR Från upphandlare till projektledare Hur styr vi inköp i VGR - Mål och Nyckeltal

INKÖPEN I VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Totala inköpskostnaden ca 12 miljarder kronor per år Av dessa utgör ca 7 miljarder kronor kostnader för varor och tjänster. (alltså ej köpt vård eller läkemedel) Regionen har ca 13 000 leverantörsid’n INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

1. Inköpsprocessen

MÅLSÄTTNINGAR I INKÖPSPROCESSEN Regiongemensamma upphandlingar med starkt verksamhetsinflytande har som mål att uppnå: Ökade volymer Standardiserat sortiment Färre leverantörer Minskad miljöbelastningen Minskade totalkostnaderna Minskat fakturaflödet INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Leverantörs-samverkan INKÖPSPROCESSEN Policy Analys Regelverk LOU, EU förordningar mm Beställning Portal EH-system Upphandling Organisation Processorg Roller & ansvar Inköpsorganisation Miljö & sociala hänsyn Avtalsvård Leverantörs-samverkan INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys INKÖPSPROCESS I TRE STEG Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Avtalsvård Förlänger värdet Anbuds utvärdering Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys Strategi Anbuds-infordran Förhandling & Avtal Order hantering Leverans-hantering Uppföljning INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

BESPARINGAR I ANALYSFASEN Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Potentiell besparing Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer 10 % Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Den konceptuella fasen- ett nytt inledande steg i inköpsprocessen Bedömningen är att den stora besparingspotentialen finns i den konceptuella fasen Den konceptuella fasen innebär bland annat att identifiera vilka behov som finns i verksamheterna, att se över alternativa produkter och lösningar. Resultatet av den konceptuella fasen är en inköpsstrategi som utgör grunden för förfrågningsunderlaget vid upphandling. För att få ut full effekt av arbetet i den konceptuella fasen är det viktigt att utnyttja regionens samlade styrka och att verksamhetens företrädare samarbetar med inköpare på ett optimalt sätt. Fasen ger stora möjligheter att uppnå ett alltmer standardiserat sortiment. Den konceptuella fasen förutsätter tvärfunktionellt samarbete och leder till inköpsstrategin som visar: Behovs- och totalkostnads analys Omdefiniering av behov inkluderande krav på kvalitet och leverans Leverantörsmarknadsanalys och utveckling av leverantörsmarknaden. Standardiseringsmöjligheter Upphandlingsdelen fungerar väl e – beställningar, e-fakturering 5 % Analys Inköp Avrop Automatisering Transaktions-kostnader Tvärfunktionellt samarbete Totalkostnader Inköparens kompetens Pris INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

AVTALSVÅRD BEHÅLLER VÄRDET I UPPHANDLINGEN Fördjupat samarbete med leverantörer Inköp tillför värde Grundläggande avtalsvård Utan avtalsvård kan 75% av besparingarna försvinna på 18 månader Avtalsvård – den tredje steget i inköpsprocessen Avtalsvården gör det möjligt att identifiera och korrigera problem och brister, vilket i sin tur leder till besparingar. De positiva erfarenheterna från det tidigare inköpsprojektet innebar att avtalsvård blivit ett kontinuerligt steg i inköpsprocessen. När inköpet är avslutat fortsätter därför styr- och projektgruppen med att bedriva avtalsvård vilket innebär att aktivt vårda avtalen under avtalstiden. Det sker t ex genom kontinuerliga kontakter med verksamheterna för att få information om hur nöjd man är med en produkt eller tjänst , eller om andra behov har uppstått. Kontakter med leverantörerna ger möjlighet att följa upp valutaklausuler, rabattavta och leveranser. Avtalsvården syftar också till att öka avtalstroheten i verksamheterna. Sett över en hel cykel –upphandling och avtalstid – tillför inköp väsentligt värde. Om inget görs riskerar värdet att försvinna snabbt. Det är därför angeläget att bedriva aktiv avtalsvård. Inget görs Analys- och upphandlingsfasen Avtalsperioden Tid INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Västra Götalandsregionens Inköpsorganisation

INKÖPSOMRÅDEN Inköpen är indelade i 22 inköpsområden Ger en regiongemensam struktur Har kopplats till verksamheten Styrgrupper ansvarar Inköpsområden Som ett resultat av den inköpsanalys som gjrot inom ramen för det tidigare inköpsprojektet har Västra Götalandsregionens inköp har delats in i ca 25 inköpsområden. På så vis har regionens samlade inköp givits en gemensam struktur. Inköp i vissa av inköpsområdena har stark koppling till verksamhetens utförande. Ett exempel på detta är inköp av hjärtklaffar. I detta fall behöver verksamheten ha ett starkt inflytande på vad som köps genom en styrgrupp för inköpet. Andra inköpsområden har en svagare och bredare koppling till verksamheten. Ett exempel är inköp av operationstextilier. Även här behövs en styrgrupp med en helhetssyn på regionens behov inom inköpsområdet. Det finns också inköpsområden som inte har någon direkt koppling till verksamheten, till exempel drivmedel. Här behövs ingen styrgrupp, men inköparen är kopplad till någon specialfunktion i regionen. På detta sätt har regionens inköp kopplats till verksamheten.   INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSOMRÅDEN INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSRÅDETS UPPGIFT Leda utvecklingen av inköpsprocessen Införa inköpsprocessens arbetssätt Utse representanter och ordförande till styrgrupper Fastställa nya områden för upphandling och mål Uppdrag från Regiondirektören Rapportera till INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

STYRGRUPPENS ANSVAR Fastställa målen för upphandlingarna inom sitt inköpsområde Tillsätta erforderliga projektgrupper Initiera och följa upp arbetet i projektgrupperna Fastställa inköps- och kommunikationsstrategi för varje upphandling Ansvara för införingen enligt fastställd kommunikationsstrategi INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

PROJEKTGRUPPENS ANSVAR Gör allt praktiskt arbete i de tre stegen i inköpsprocessen Skall med sin bakgrund, kompetens och intresse aktivt arbeta för att minska totalkostnaderna, minska sortimentsbredden och antalet leverantörer m m INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

INKÖPSCONTROLLER Inköpscontroller ingår i ett nätverk tillsammans med områdeschefen för Inköp Uppdraget är att bidra till samverkan mellan verksamheterna, sprida information och utveckla den egna verksamheten Inköpscontrollern svarar för en stor del i uppföljningen av avtalstroheten   INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

2. Från Upphandlare till Projektledare

PROJEKTLEDARENS ANSVAR Projektleda hela upphandlings-processen i samverkan med ”sina” verksamhetsrepresentanter Ta fram projekt-, tid– och aktivitetsplan, stämma av med Inköps ledning Rapportera fortlöpande till Inköps ledning Leda dialogen med leverantörerna Statistiska bearbetningar, faktain- samling Göra totalkostnadsanalyser Föreslå inköps– och kommunikationsstrategi för styrgruppen Ta fram förfrågningsunderlag Genomföra upphandling Planera införandet Planera/genomföra uppföljning/ avtalsvård Skriva del- och slutrapport INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

3. Hur styr vi inköp i VGR, Mål och Nyckeltal

FAKTA, FAKTA, FAKTA –en nödvändig info för att göra bra affärer Citat ”Eftersom resultatet av offentliga upphandlingar är offentlig information, så tar vi reda på prisnivåer etc. och använder dessa som tak när vi börjar förhandla” Citat ”Vi har ju alltid möjligheten att ta igen förlorade marginaler i avtalet genom direktförsäljning till verksamheterna..” Citat ”Vi får fråga leverantörerna hur mycket vi köper?”

Mål och Nyckeltal Vi använder oss av Balanserade styrkort med perspektiven Kund, Process, Ekonomi och Medarbetare. Nedan några exempel på mål vi styr mot: MÅL: sänka kostnaderna för köpt material och tjänster -Nyckeltal: a)Följ upp avtalseffekter i kronor b)Följ prisutveckling ”varukorg”, som består av depåvaror till ett värde av ca 65% av omsättningen. Följs både som absolutbelopp och jämfört mot ett index c)Benchmarking med kollegor 2. MÅL: öka de regiongemensamma volymerna -Nyckeltal: Ta fram fakta om inköpsmönstret , dvs volymer, vilka leverantörer vi har, volymer från avtalsleverantörer och därmed avtalstrohet.

Mål och Nyckeltal forts. 3. MÅL: Minska miljöbelastningen av inköpta produkter och tjänster Nyckeltal: ex)Andel möbler från ”Gröna Listan” i % Andel ekologiska livsmedel Alla fordon skall vara miljöfordon 4. MÅL: Vi skall göra inköp med socialt ansvar som skapar en hållbar utveckling Uppförandekod framtagen i samarbete med SLL och Region Skåne. Uppföljningsarbetet i fokus

Tack för att ni lyssnat!