Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Joakim Kristensson

Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Vad är det egentligen och vad gör vi?

Resultatet sex avdelningar! Funktionsområde kommunikation Resultatet sex avdelningar! Informationsavdelningen Lön och personal Landstingshälsan Affärsenheten Redovisningsavdelningen Ekonomi Men många fler verksamheter…

Stor bredd Ca 130 st medarbetare uppdelat på: Funktionsområde kommunikation Stor bredd Ca 130 st medarbetare uppdelat på: 32 st olika roller och 25 st olika funktioner

Vad är den gemensamma nämnaren? Funktionsområde kommunikation Så… Vad är den gemensamma nämnaren? Eller är det bara en blandning av lite allt möjligt…?

Informationsavdelningen Jenny Gustavsson

Om informationsavdelningen Funktionsområde kommunikation Om informationsavdelningen Kommunikations-direktör Systemförvaltare 1 person Informatörer 3 personer Informations-avdelningen 1 avdelningschef/ informatör Landstings-service Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Tryckteknik 2 personer Grafisk formgivare 1,4 person Administrativt stöd formgivning 1 person Funktionsområde kommunikation

Vad gör en informationsavdelning? Vår verksamhet är ett strategiskt och operativt instrument för landstinget för att utveckla intressenternas kunskap, inställning och engagemang. Informationsavdelningen ska se till att intressenterna har relevant information om landstinget och förstår vår verksamhet. Vi strävar alltid efter att så mycket information som möjligt är tillgänglig och förståelig.

Det handlar om budskap Analyserar Ger råd och coachar Planerar och sätter mål Formulerar Kanaliserar Förvaltar

Det här gör vi också…

Det här gör vi också Vi gör en annons varannan dag. Vi skriver nästan två nyheter och pressmeddelanden varje arbetsdag året om. Vi planerar och genomför 10-15 kampanjer årligen, till exempel NPÖ, Stroke, Antibiotika, Akuten, HPV, Frisktandvård, Rabatten, Säsongsinfluensan…

… och det här Vi har hand om fyra olika webbplatser Vi använder tre olika verktyg för detta Vi ger support till cirka 120 personer som arbetar med våra olika webbplatser Dessutom har vi ansvar för landstingets närvaro i sociala medier

Vi bryr oss om miljön 2011 vägde Landstingskatalogen 186 gram och trycktes upp i 95 000 exemplar. 2012 vägde katalogen 112 gram och trycktes upp i 85 000 exemplar. Vi sparade 8,17 ton papper. För att göra 8,17 ton papper behövs 123 träd och det går åt lika mycket energi som för att brygga 1 307 200 koppar kaffe.

Vi bryr oss om miljön Allt papper vi trycker på är miljömärkt och våra upphandlade tryckerier är miljöcertifierade. Maskinerna på tryckericentralen är energicertifierade och vi strävar efter att bli ännu bättre. Tryckericentralen kommer dessutom att vara en nyckelfunktion i digitaliseringen av landstingets blanketter.

Avdelningen lön och personal Annika Risberg

Avdelningens olika funktioner 1,5 tjänst Marknadsföring Landstingets ansikte utåt mot arbetsmarknaden, främst mot ungdomar Deltar på mässor och arbetsmarknadskvällar Samordning av praoplatser samt hantering av feriearbetare Anordna studiebesök Hantering av landstingets personalakter 14 tjänster Personal Personal- samt kompetensförsörjning Rehabärende Chefs- samt medarbetarstöd Förhandlingar En stödfunktion till chefer och medarbetare Hanterar arbetsrättsfrågor 10,5 tjänster Lön inkl support Administration av ca 5000 löner/månad Support till chefer och medarbetare Myndighetskontakter, t.ex. Försäkringskassan och Skatteverket Utbildning i Heromakonceptet till chefer, schemaläggare, administratörer Säkerställer att lönerna i landstinget hanteras enligt gällande lagar och avtal

Avdelningens olika funktioner Praktikplats-planering 1 tjänst Hantering av centrala utbildningsanslaget, innebär möjlighet till intern kompetensutveckling Samarbete med gymnasie- och högskolor samt universitet Närverksträffar inom Sydostregionen Webbaserat verktyg för praktikplatsplanering System-förvaltning 3 tjänster Underhålla och anpassa systemets tabeller och regelverk enl krav från lagar, avtal och internkontroll Underhålla landstingets organisationsträd Behörighetsadministration Lönekörningar med olika filöverföringar Delta i nätverksträffar Pension 1,5 tjänst Beräkning och godkännande av pension på delegation av personaldirektören Svara på förfrågningar Samverka med bl.a. Pensionsmyndighet, Pensionsvalet, FK och KPA Hantering av löneväxling

Personalprocess – personalförsörjning - rekrytering Anställnings-avtal - LtB Nyanställd vid Landstinget Blekinge!! Löne-sättn. Behov Ref. Analys/ Kravprofil Annons Urval Intervju-er Urval

Lite av intresse: Heroma helpdesktelefon ank 2640 har öppet alla vardagar. I snitt inkommer 100 samtal per dag till funktionen lön! Vi säkerställer landstingets kompetensbehov genom samarbete med gymnasie- och högskolor samt universitet och tar emot ca 150 sjuksköterskestudenter ca 16 distriktsköterskestudenter ca 85 gymnasieelever.

Ytterligare lite av intresse: Idag löneväxlar 434 av våra medarbetare för en summa av 2 000 000 kronor per månad! Varje månad är landstingets bruttolönekostnad ca 129 300 000 kronor. Netto att utbetala är ca 92 000 000 kronor. Den redovisade skatten är ca 37 300 000 kronor! Åldersstrukturen i Landstinget visar att ca 800 av våra medarbetare är mellan 60 och 65 år!

Landstingshälsan Fredrik Björklund

Företagshälsovård enligt AML Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. FH skall särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. (SFS 1977:1160, 3 kap 2c§)

Arbetsglädje Hälsa Effektivitet Vårt uppdrag

Tre arbetsperspektiv Hälso-främjande Rehabiliterande Före-byggande

Vi bidrar med kunskap… Organisation och ledarskap Individ och hälsa Chefshandledning, Chefsutbildning Ledningsgruppsutveckling Organisationsutveckling Grupp- och teamutveckling, konflikthantering Individ och hälsa Medicinska insatser vid arbetsrelaterad sjukdom Individuellt samtalsstöd Stresshantering Hälsoundersökning, hälsofrämjande insatser Rehabilitering och arbetsanpassning Missbrukshantering Arbetslivsinriktad rehabilitering Arbetsförmågebedömningar Arbetsmiljö Systematiskt arbetsmiljöarbete Bullermätning mm Ergonomiska arbetsplatsbedömning

Åtta professioner och en chef Arbetsmiljöingenjör (0,2) Mätningar fysisk arbetsmiljö Konsult i systematiskt arbetsmiljöarbete Beteendevetare (2,25) Ledarstöd (utbildning, coaching) Teamutveckling, konflikthantering Ergonom/ Sjukgymnast (1,0) Stressrelaterade symptom Arbetsplatsutredningar, ergonomiutbildning Friskvårdskonsulent (3,5) Hälsoprofiler, träningsråd och gyminstruktioner Livsstilsförändringar, tex vikt, tobak, kost, träning

Åtta professioner och en chef Företagsläkare (1,6) Rehabprocesser Medicinska bedömningar Företagssköterska (4,5) Medicinska tjänster och rådgivning Läkarsekreterare (1,4) Journalföring Telefon och annat administrativt stöd Massör (2,5) Rehabmassage Träningsråd

Vad skulle man i högre grad kunna använda oss till? Strategiska dialoger inför t.ex. förändringar Förebyggande insatser Viktgrupper Sluta röka/snusa-grupper Kom igång med träning Stressförebyggande åtgärder Komma till rätta med sömnproblematik

Personalgymmen

Det här visste du inte om oss… På löpbanden i gymmet i Karlskrona har 9,4 miljoner kcal förbrukats… …vilket motsvarar 1500 liter kroppsfett …samtidigt produceras en bad- tunna svett varje månad.

Affärsenheten Göran Zackheden

Fyra professioner och en chef Upphandlare 6 medarbetare Upphandla varor och tjänster Teckna avtal Avtalsförvaltning Expert på affärer Materialkonsulent 1 medarbetare Länk mellan verksamhet och affärsenheten Expert avseende förbrukningsmaterial till vården Miljösäkerhetsrådgivare 1 medarbetare Expert på hantering av ”farligt gods” Ansvarig för Kemikaliehanteringssystem (Klara) Miljökrav/etiska krav i upphandlingar Administrativ sekreterare 1 medarbetare Avtalsinformation Handläggning av administrativa uppgifter

Affärsenhetens uppdrag Funktionsområde kommunikation Affärsenhetens uppdrag Affärsenheten är en strategisk resurs som agerar affärsmässigt med hög integritet och stort fokus på den goda affären. Att stödja landstingets ledning och kärnverksamheter. Att genom hög affärsmässighet tillgodose landstingets behov av varor och tjänster så att rätt vara/tjänst erhålls med rätt funktion, vid rätt tillfälle och till lägsta möjliga totalkostnad. Att all upphandling/inköp följer gällande lagstiftning, Lagen om offentlig upphandling, men även följa andra lagar och regler.

Vad gör vi? Tillhandahåller expertkunskap inom samtliga upphandlingsformer. Rådgivare i affärsutvecklingsfrågor Leder upphandlingsprojekt Avtalsuppföljning Avtalsjuridik Avtalsinformation Säkerhetsrådgivning (farligt gods) Experter på miljökrav och sociala/etiska krav i upphandlingar Expertrådgivning förbrukningsmaterial till vården

… och i siffror (2011) Upphandlat totalt (årligt värde): 96 000 000 SEK Per upphandlare: 53 000 000 SEK Tidsåtgång per upphandling: 70 (200) timmar Avtalsuppföljning per upphandlare: 300 timmar

… och resultat hittills (oktober 2012) 36 st upphandlingar och större avrop har genomförts där det beräknas resultera i ett årligt värde om ca 117 mnkr Potentiell årlig besparing beräknas till 36 000 000 SEK

Kostnadseffektivitet... Landstinget har kostnader för varor och tjänster för 1 700 000 000 SEK per år (exklusive investeringar) 10 % kostnadsreducering genom aktiv konkurrensutsättning, aktiv avtalstrohet och fokus på den goda affären? 170 000 000 SEK ytterligare till vården - motsvarar 337 st sjuksköterskor… Är detta möjligt? Självklart!

Redovisningsavdelningen Jeanette Sisins

Redovisningsavdelningens uppdrag Att bidra till en rättvisande och korrekt redovisning för Landstinget Blekinge. Att ge stöd och hjälp till organisationen inom redovisningsområdet. Att arbeta med utveckling och skapa möjligheter inom redovisningsområdet dels ur ett användarperspektiv och dels ur ett företagsperspektiv.

34 medarbetare och sex funktioner Leverantörsgruppen 9 medarbetare Hantera hela leverantörsfakturaflödet Uppdaterar attestregistret och cirkulationsmallar Kontera och kontrollera utomlänsfakturor (stora belopp) Kassa och avstämning 4 medarbetare Dagbokshantering Kassaavstämningar och redovisningar från 71 kassor Momsredovisning Patientadministration 5 medarbetare Patientfakturering inkl.avtalstolkning Ersättning till privata vårdgivare Sjukresor Centralkassa 6 medarbetare Patientens första kontakt Ta betalt för bokade och obokade besök Fakturera uteblivet besök Redovisning & rapportering 6 medarbetare Avstämning balanskonton, bokslut och analys Projektredovisning och rapportering Systemförvaltargruppen 4 medarbetare Systemförvaltning av ekonomisystemet inkl. e-handel Utveckling, underhåll och anpassning Filintegrering från försystem, 31 filer, varav 15 dagligen Utveckla E-handel

Lite siffror /statistik 200 000 000 kr i leverantörsbetalningar/månad 297 000 000 kr – landstingets skatteintäkter/mån 130 000 leverantörsfakturor per år 225 000 patient- och kundfakturor per år 7 500 internfakturor per år 18 000 bokföringsorder per år 180 000 besök via centralkassan per år

Vad har vi på gång? Uppdatera den ekonomiska delen i Landstingets gallringsplan Utveckla e-handel med möjligheter till att beställa via mailorder och sveorder Uppföljning avseende avtalstrohet via nya uppföljnings- och rapportmodulen i Raindance Införa bokföringsportalen i Raindance Införa elektronisk kundfakturering från Landstinget Blekinge Landstingets ekonomihandbok

Vad har vi på gång? E-handel – förbättringspotential Infördes 2002 Nyttjandegrad ca 35 % Potential 90 % Kostnadsreducering – Eskilstuna, Luleå, Lidingö Stad Mål?!

”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla rätt”

Syfte med elektronisk handel Öka köptroheten gentemot våra leverantörer Sänka inköpskostnaderna Utveckla och effektivisera rutiner kring inköp och fakturering

Verksamhetseffekter av e-handel Överblick av alla inköp från Landstinget Blekinge Ökad avtalstrohet Ökad kontroll och uppföljning av våra inköp Upptäcka ineffektivitet och omotiverade kostnader Underlag för kommande upphandlingar Bra leverantörs- och produktstatistik Ökad prismedvetenhet hos beställarna Rätt kontering med automatik Beslutsattest vid beställning Minskad miljöpåverkan

För delar i inköpsprocessen är e-handel ett effektivt stöd; hela kedjan hänger samman!

Fakturaflödet före och efter scanning

Avdelningen Ekonomi Anna Ericsson

Controllerna är stöd till ledningen på flera olika nivåer 4 förvaltningar + delar av LD-staben 45 basenheter/affärsområden 320 ansvar Verkställs av 14 medarbetare 200 chefer Verksamheterna omsätter: 1,9 miljarder kr i intäkter 4,5 miljarder kr i kostnader

Månadsbokslut och prognos Internkontroll Analys/Utredningar Budgetfördelning till basenheter/affärsområden Årsbokslut/ TKB/NYSAM Tertialbokslut och prognos Bokslut Budget/ Januari Mars Maj Juli September November Månadsbokslut och prognos Internkontroll Analys/Utredningar Intäktssäkring Allmänt stöd i ekonomifrågor Projektredovisning Budgetarbete Ingå i basenheternas /affärsområdenas ledningsgrupper Priskalkylering

Våra arbetsuppgifter Expertkunskap inom ekonomiområdet Föredragande ekonomiuppföljning i ledningsgrupperna Uppföljning nyckeltal Utredningar/analysarbete i samband med förändringar Bokslutsarbete (månads-, tertial- och års-) Prognosarbete Intäktssäkring Projektuppföljning och redovisning Budgetarbete (externbudget och internbudget inkl priskalkylering) Flertalet möten där controllernas deltagande är efterfrågad Tätt samarbete med förvaltningarnas ekonomichefer.

Controllernas uppdrag är också Allmänt stöd i ekonomifrågor relationsbyggande mellan förvaltningarna och LD-staben kunskapsbärare och tolkare av de politiska uppdragen utvecklare av nya arbetssätt och arbetsverktyg inom sitt expertområde Värdeskapande stödfunktion !

Den gemensamma nämnaren? Funktionsområde kommunikation Den gemensamma nämnaren?

Funktionsområde kommunikation Att tillhandahålla ett brett stöd för ledningen, bland annat för att man som chef ska kunna utföra sitt och allas vårt gemensamma uppdrag!

Blandningen är vår styrka! Funktionsområde kommunikation Blandningen är vår styrka!